采购管理用例

1、采购管理§1.1 功能需求从采购计划 出库配套 产成品入库 发货或销售 退货报损等。一、采购管理工作的具体内容1. 采购计划 ·请购单对于临时的或追加的采购任务可以通过填写请购单来直接确定对某种物料的需求量和需求时间。2.选择一个供应商根据以往与供应商的交易历史以及对供应商信誉和物料报价的调查，分别从质量、价格和交货期等方面来考察供应商，为每种物料选定长期的供应商或本次订货的供应商并建立供应商档案。3.采购订单（合同）采购单的来源有以下两个途径：·通过采购计划制定采购单 ·直接填写 采购单 4.按采购订单跟踪、监督、协调供应商的供货过程采购订单发出后采购

2、管理人员要定期向供应商了解采购订单的落实情况，随时发现问题，及时采取措施。在供应商未及时供货的情况下，一方面积极催货，另一方面应分析情况，通知有关部门采取应急措施。采购人员还应对订单的每一次到货情况进行记录（如：到货数量、实收数量、退货数量等），向有关管理人员提供信息报告，便于管理人员作出分析决策。5.采购物料到货后组织有关部门的人员检验、接收采购物料到货后，应按订单要求（如交货地点、时间、数量、质量、包装等）组织对物料的接收。接收过程比较复杂，有的物料要求证100%检验后方能入库，有的要求100%复检入库，有的则要求抽检入库，有的直接进入车间（不入仓库），有的需要退货。对于每次收货要作好必要

3、的记录，建立完善的收货档案。6.结算采购帐款在收到供应商提供的符合条件的物料后，应按有关规定结清帐务，兑付货款。结帐付款工作应由采购部门配合财务部门完成。根据物料的采购结算单据和对采购各种费用的分摊，计算出采购成本。企业采购管理业务的流程图如图：图4.1.11 企业采购管理业务流程图§4.2 采购管理系统分析与设计一、采购管理业务分析1.采购管理业务分析企业的采购管理工作主要由采购部门和仓库部门完成。这两个部门与财务部门、生产部门、质量部门和销售部门有业务上的紧密联系。这几个部门在采购管理工作中的关系如下：采购部门按需求与供应商签订供货合同，货到后由质量部门对物料进行检验，合格物料进

4、入仓库，仓库部门将入库数量报给财务部门和采购部门；采购物料的应付款由采购部门配合财务部门兑付，物料采购成本由财务部门核算；销售部门按销售合同的交货期从仓库中发出商品给客户；库存部门将物料和产品的出入库凭证及仓库内部的盘点凭证转交财务部门作帐，进行存货成本核算。2.采购管理业务数据流图二、ER关系图根据企业采购管理各层的业务数据流图的详尽描述，经过加工处理，设计出采购管理系统的ER关系图，如图4.2.21。图 企业采购管理ER关系图对ER关系图中的每一个实体的属性定义如下：·采购计划 任务号，物品，车间，任务类型，任务数量，计划开工日期，计划完工日期，实际完成数，计划员·采购

5、订单 采购订单号，供应商，采购员，录入日期，建议订货日期，订单发出日期，货币，汇率，订单总金额，折合本币金额，付款期限，结算方式，订单说明，录入员，最近交货日期·采购订单明细 采购订单号，采购单序号，物品，计量单位，采购数量，采购金额，单价，需求日期，交货日期，交货地点，运输方式，采购方式，订单到货情况·到货通知单 到货通知单号，供应商，收货日期，录入员，采购订单号，采购单行号，货币，原币金额，汇率，折合本币，备注，确认日期，物品，发票号，计量单位，到货数量，收货情况，单价，批号，供应商批号 ·购进质量验收单 购进质量验收单号，供应商，验收日期，录入员，采购订单号

6、，采购单行号，是否通过，备注，确认日期，物品，发票号，计量单位，到货数量，收货情况，单价，批号，供应商批号 ·入库单 入库单单号，供应商，入库日期，录入员，采购订单号，采购单行号，货币，原币金额，汇率，折合本币，备注，确认日期，物品，发票号，计量单位，到货数量，收货情况，单价，批号，供应商批号基础资料供应商 供应商代码，供应商名称，联系人名，地址，邮政编码，电话号码，传真号码，电报挂号，开户银行，开户帐号，信誉级别，付款情况，纳税登记号，交货情况三、 财务系统，成本核算功能改进1财务可以新建供货商应收账款表，方便添加功能，不会影响现有功能。2.成本关系表3.成本E-R模型表四、模块功

7、能详细设计1、采购计划管理a)增删改查，打印。b)权限控制c)有草稿状态，提交后进入审核流程。d)审核通过后，根据采购设置是否自动生成下一步单据，自动的话，下一步不用提交审核，直接通过，不自动的话，只生成下步的草稿。 4、采购合同a)增删改查，打印。b)权限控制c)有草稿状态，提交后进入审核流程。d)审核通过后，这里的采购设置无效，只是通过后生成下一步草稿，因为有需要填写的项。5、到货通知单a)增删改查，打印。b)权限控制c)有草稿状态，提交后进入审核流程。d)可以直接新增，但必须与采购合同勾兑，也可以从成功的合同引入，生成草稿。e)审核通过后，根据采购设置是否自动生成下一步单据，自动的话，下

8、一步不用提交审核，直接通过，不自动的话，只生成下步的草稿。 6、质量验收a)删改查，打印。b)权限控制c)有草稿状态，提交后进入审核流程。d)不能直接新增，只能从成功的到货通知引入，生成草稿。e)审核通过后，根据采购设置是否自动生成下一步单据，自动的话，下一步不用提交审核，直接通过，不自动的话，只生成下步的草稿。7、入库通知a)增删改查，打印。b)权限控制c)有草稿状态，提交后进入审核流程。d)审核通过后，根据采购设置是否自动生成下一步单据，自动的话，下一步不用提交审核，直接通过，不自动的话，只生成下步的草稿。e)通过时，添加公司应付款。8、支付货款a)添加支付货款确认单.b）确认时，新增公司

9、应付款明细。9、采购退货单（已有，更改）a)通过时，添加公司应付款明细。b)修改入库记录。c)添加出库记录。10、采购调价单a)增删改查，新增时需要和入库单勾兑，b)通过时，添加公司应付款明细。c)添加出库记录。 （一） 采购待收明细表采购单号： 供应商代号：下单日期（起）下单日期（止）供应商名称采购单号物料编码品名规格预定交货日待收数量采购数量接收数量拒收数量退还数量采购数量单价付款数量（二） 供应商交货明细表采购单号： 供应商代号：交货单号：交货日期（起）交货日期（止）供应商名称交货单号采购单号物料编码品名规格交货日期待收数量采购数量接收数量拒收数量退还数量采购数量付款数量（三） 交货退还

10、明细表采购单号： 供应商代号：交货单号：交货日期（起）交货日期（止）供应商名称交货单号采购单号交货日期物料编码品名规格单位待收数量接收数量拒收数量退还数量采购数量检验单号（四） 供应商评估标厂商代号： 评估日期（起）评估日期（止）供应商名称采购批数交货批数按期率逾期率采购数量交货数量接收数量拒收数量退还数量合格率一、采购单据设计采购单据：采购订单（可以不启用）、收货单和收货退回单（包含仓位，不再生成仓库单）、发票、付款单、凭证（放到“存货核算”中）1、采购订单采购订单表头栏目帐套ID业务类型：对应单据类型的采购收货单、采购退货单、受托代销商品入库单、受托代销退回入库单、代管物资入库单、盘盈单、

11、其他入库单、组合入库单等。选择，非必填。便于按照业务类型统计业务数据。默认为普通采购，可选普通采购、直运、受托代销。选择直运采购时，只能参照直运销售订单；选择受托代销时只能录入外购且受托属性的商品。受托代销、直运业务只有设置相关业务时，才可以选择。单据日期：录入或参照，必填。默认值为进入系统时输入的业务日期，即系统登录日期，可修改。参照日历；录入必须符合日期格式，即“yyyy-mm-dd”。单据日期必须输入大于等于当前会计月第一天的日期，可以录入本月及以后各时间段日期。单据号：录入或自动生成。用户可以设定单据生成规则，同一类型的单据号保证唯一性。供应商：指产品或商品的供应单位。供应商确定后，在

12、该单据的部门及业务员未录入的情况下，将分管部门及专营业务员自动带入部门和业务员栏，可修改。部门：指某使用单位下辖的具有分别进行财务核算或业务管理要求的单元体，不一定是实际中的部门机构。业务员：经办此项业务的业务员，如未输入业务员，则不能进行业务员方面的统计。税率：表头税率是表体税率的默认值，必填，不可以为负。订单、到货单、专用发票的表头税率，根据专用发票默认税率带入，可修改。普通采购发票的表头税率默认为0，可修改。运费发票的表头税率默认为7，可修改。付款条件：录入或参照，默认为供应商档案中的设置，可修改，可为空。付款条件的信用天数从发票日期起算而不是从受订日期起算。备注：录入或参照，备注要求简

13、洁明了，参照的内容为常用摘要。对于一些常用的备注，如“采购入库”等，可在【常用摘要】里预先定义好这些常用摘要，以便加快录入速度。制单人：新增或修改单据保存时，系统自动带入当前操作员。审核人：审核时，自动带入当前操作员。变更人：变更时，自动带入当前操作员。关闭人：关闭时，自动带入当前操作员。单据表体栏目商品编号：录入或参照，必填，参照的内容为商品档案，根据商品档案进行合法性校验。参照单据时，根据参照单据自动带入。根据商品编号，系统带入商品名称、规格型号、主计量等栏目。商品名称、规格型号、主计量：数量：指按主计量单位统计的货物的个数，数量必须输入。含税单价：含税单价指每一主计量单位货物的含税的原币

14、价格。普通发票、运费发票中的“单价”栏目为含税单价。无税单价：无税单价指每一主计量单位货物的不含税的原币价格。根据取价方式取值，可修改，不能为负数。无税金额：货物的无税原币金额。无税金额无税单价*数量。如果数量和无税单价已经输入，则系统自动计算，可修改。税额：根据税率自动计算，可修改。采购订单、到货单、专用发票的税额无税金额*税率%。普通发票、运费发票的税额含税金额*税率%含税金额：含税金额，即货物的含税原币金额。含税金额含税单价*数量。若含税单价、数量已输入，则系统自动计算。金额：录入金额。公式：金额单价*数量。如果用户输入了数量、单价、金额三项其中的两项，系统自动计算第三项。输入数量和单价

15、，则自动计算金额。输入数量和金额，则自动计算单价。单价改变，系统自动反算金额，数量不变。金额改变，系统自动反算单价，数量不变。数量改变，系统自动反算金额，单价不变。调拨单上的商品的金额必须大于等于零。税率：必填，不可以为负。一张单据中允许有不同的税率；同一种商品在同一张单据中也允许有不同的税率。2、采购收货单采购收货单表头栏目帐套ID单据类型：采购收货单、采购退货单、受托代销商品入库单、受托代销退回入库单、代管物资入库单、盘盈单、其他入库单、组合入库单等。供应商：指产品或商品的供应单位。供应商确定后，在该单据的部门及业务员未录入的情况下，将分管部门及专营业务员自动带入部门和业务员栏，可修改。日

16、期：制单的日期业务日期：采购业务发生的日期，可手工录入，必录项目单据编号：系统按单据编码规则自动生成，允许手工修改，必填项目订单号：当收货单与订单或发票关联时，由系统自动生成，如无关联，也可手工录入，系统根据订单号码跟踪订单的采购及入库情况通知单号：当采购收货单与收货通知单管理时，由系统自动取收货通知单号，如无关联，也可手工录入采购部门：指某使用单位下辖的具有分别进行财务核算或业务管理要求的单元体，不一定是实际中的部门机构。业务员：经办此项业务的业务员，如未输入业务员，则不能进行业务员方面的统计。交货地点：经办人：仓管： 负责人：审核：审核时，自动带入当前操作员。制单：制单时，自动带入当前操作

17、员。单据表体栏目商品编号：录入或参照，必填，参照的内容为商品档案，根据商品档案进行合法性校验。参照单据时，根据参照单据自动带入。根据商品编号，系统带入商品名称、规格型号、主计量等栏目。商品名称、规格型号、主计量：实收数量：手工录入，必填项目，其等于应收数量加上溢缺数量溢缺数量：手工录入，溢余数量以正数表示，短缺数量以负数表示，非必填项目单位成本：成本：溢缺成本：系统根据溢缺数量和单价计算得出收入仓位：可直接录入代码，也可查询获取，必填项目。系统缺省取商品设置时选取的默认仓位批号：可直接录入，商品计价方法为分批认定法或采用批次管理时必填项目；到期日：手工录入，商品进行保质期管理时填入，必填项目3

18、、采购发票采购发票表头栏目帐套ID业务类型：对应单据类型的采购收货单、采购退货单、受托代销商品入库单、受托代销退回入库单、代管物资入库单、盘盈单、其他入库单、组合入库单等。确定采购的方式，系统预设一般采购、直运采购、受托入库，必录项目；发票类型：普通发票、采购增值税发票、农林计税发票。供应商：指产品或商品的供应单位。供应商确定后，在该单据的部门及业务员未录入的情况下，将分管部门及专营业务员自动带入部门和业务员栏，可修改。日期：制单的日期业务日期：采购业务发生的日期，可手工录入，必录项目单据编号：系统按单据编码规则自动生成，允许手工修改，必填项目直运单号：处理直运采购业务，可通过录入的直运单号与

19、相应的直运销售联接，非必录项目付款方式：采购付款方式，可手工录入运费：处理商品采购过程中的运输费用，其不计入商品成本，手工录入，非必填项目其它费用：处理商品采购过程中除运费以外的其它费用，其不计入商品成本，手工录入，非必填项目单据表体栏目商品编号：录入或参照，必填，参照的内容为商品档案，根据商品档案进行合法性校验。参照单据时，根据参照单据自动带入。根据商品编号，系统带入商品名称、规格型号、主计量等栏目。商品名称、规格型号、主计量：数量：指按主计量单位统计的货物的个数，数量必须输入。含税单价：含税单价指每一主计量单位货物的含税的原币价格。普通发票、运费发票中的“单价”栏目为含税单价。无税单价：无

20、税单价指每一主计量单位货物的不含税的原币价格。根据取价方式取值，可修改，不能为负数。无税金额：货物的无税原币金额。无税金额无税单价*数量。如果数量和无税单价已经输入，则系统自动计算，可修改。税额：根据税率自动计算，可修改。采购订单、到货单、专用发票的税额无税金额*税率%。普通发票、运费发票的税额含税金额*税率%含税金额：含税金额，即货物的含税原币金额。含税金额含税单价*数量。若含税单价、数量已输入，则系统自动计算。可修改。金额：录入金额。公式：金额单价*数量。如果用户输入了数量、单价、金额三项其中的两项，系统自动计算第三项。输入数量和单价，则自动计算金额。输入数量和金额，则自动计算单价。单价改

21、变，系统自动反算金额，数量不变。金额改变，系统自动反算单价，数量不变。数量改变，系统自动反算金额，单价不变。调拨单上的商品的金额必须大于等于零。税率：必填，不可以为负。一张单据中允许有不同的税率；同一种商品在同一张单据中也允许有不同的税率。4、付款单帐套ID预付款余额：即时显示前期已经预付的帐款余额，以提示用户谨慎付款。这给用户进行往来款项的管理提供了一个控制功能，以避免用户重复付款。根据窗口的供应商名称，即时显示前期已经预付给该供应商的末核销预付款余额。由于显示的是即时余额，故只在新增时显示，修改、查看界面不显示预付款余额。同时考虑到付款时可能存在多种币别的情况，为对整个预付款进行控制，预付款余额栏显示的是所有币别预付款折合为综合本位币后的合计数。其次预付款余额栏统计的是该核算项目当前末核销的预付款余额，不包括已核销的预付款，也不包括已核销或末核销的付款单。付款类型：根据类型维护付款单类型中的