文件编号与编写格式规定.docx

1、内部资料不得翻印*有限公司.,LTD.文件编号与格式规定文件编号：*版本号：D审批:编制:日期:日期:页号页版号修改内容批准人修改日期版本号：D共06页第01页页版号：01编号：*编号：*文件编号与格式规定修订记录编号：*版本号：D编号：*版本号：D文件编号与格式规定共06页第02页页版号：011目的：规范公司质量体系文件的编写，确保文件编号与格式的统一。2范围：适用于与公司质量体系文件有关的文件与资料，国家标准对编号与格式己作规定的文件与资料从其规定，外来文件与资料保留原编号与格式。3职责：3.1质量手册由管理者代表负责组织编写。3.2各部门负责编写与职能有关的程序文件、作业指导书、操作规程

2、、管理制度和相应的记录表格。3.3管理部负责文件、资料与表格的统一编号。4工作内容：4.1文件编号4.1.1公司的质量体系文件分为四层，其对应关系如下表：代号层级类别1一级文件质量手册2二级文件程序文件3三级文件作业文件4四级文件表格记录4.1.2质量手册的编号CL1-01顺序号层级代号公司代号4.1.3程序文件的编号CL2-口口一顺序号4.1.4作业文件的编号CL3-作业文件顺序号对应程序文件顺序号编号：*版本号：D文件编号与格式规定共06页第03页页版号：014.1.5记录表格的编号CL4-记录表格顺序号对应程序文件顺序号4.2文件格式4.2.1质量体系文件一般由封面、目录、修订记录、正文

3、和附件等几部份组成，正文是主体部份，其他部份依赖于主体而存在，可以酌情删减。4.2.2质量手册、程序文件、作业文件用A4纸打印，质量记录根据实用的原则选择A3、A4、A5纸作为记录表格。4.2.3质量体系文件主要采用宋体、小四号、常规字形的中文记载，排版以清楚明了、美观大方为宜，具体要求参见本文附件。4.2.4质量体系文件正文从格式上分为刊头、条款、刊尾：刊头主要记载公司名称、文件名称、编号、版本号、页编号、页版号等；条款主要表达正文内容，程序文件一般由目的、范围、职责、工作内容、相关文件、相关记录等构成；刊尾主要用于文件签发，一般分为编制、审核、审批等栏目，分别由相关负责人签字并注明签字日期

4、；文件的签发也可集中在封面，文件正文不再设置刊尾。4.2.5正文条款号与首行文字相隔一个字符的距离，文字保持正常间距，条款内每行文字左边对齐。4.2.6质量体系文件一般按封面、目录、修订记录、正文和附件的顺序装订，封面和目录不编页码。4.3文件编写注意事项：4.3.1措辞准确，尽可能采用定量描述的方法，不使用可能引起误解的语言。4.3.2注重实效，一定要保持文件的可操作性，不要将脱离实际的要求写入。4.3.3相互联系，可以直接引用现行管理制度中的内容，引用时应说明引用文件的名称、编号及引用的条款。5相关文件：文件控制程序6质量记录：无。7附：编号：*版本号：D文件编号与格式规定共06页第04页

5、页版号：017.1附1封面7.2附2修订记录7.3附3书写用纸格式7.4附4记录表:内部资料J忍不得翻印.*有限公司（一号加粗隶书字）XXXX程序（小初加粗宋体字）文件编号:CL版本号：口（小三号常规宋体字）（三号加粗宋体字）编制:批准:日期:日期:（小三号常规宋体字）页号页版号修改内容批准人修改日期编号：CLE-口口版本号：口共口页第页页版号：口口XXXX程序修订记录说明：编号：CLXXXX程序共口页第页版本号：口页版号：口口1刊头文件名称用小三号加粗宋体字，编号、版本号、页码用五号常规宋体字。2条款标题用四号加粗宋体字，条款具体内容用小四常规宋体字。*有限公司（三号加粗隶书字）XXXX记录表