SOPPD010采购控制程序

1、深 圳 西 卡 姆 同 位 素 有 限 公 司SHENZHEN CICAM MANUFACTURING CO., LTD.SOP-PD-010-14 生效日期： 2012年07月23日 采 购 控 制 程 序 拟 稿: 日 期: 审 核: 日 期: 批 准: 日 期: 1. 目的为确保所采购的物品符合规定要求, 对采购过程进行有效控制，公司建立并实施采购控制程序;2. 适用范围2 1主要原材料及辅助材料采购;2 2外发加工物料的采购;2 3仪器（含治具和夹具）、设备、工具、自用模具的采购及送外维修;24模具的采购2 5生产、办公和生活日常用低值易耗品采购;26 专项采购27 IT设备、软件和服

2、务采购3. 权责采购部是物品采购的执行部门。4相关文件41仓库管理程序SOP-AD-01142 固定资产管理办法DI-FN-025 作业程序 51 生产用主要原材料、包装物、印刷品、辅助材料采购511采购部参照PMC MRP运算产生的需求或根据ERP的“采购通知单”或者“物品采购申请”下“订货单”。512 订货合同或订货单中应注明产品名称和型号、数量、单价、金额及结算期。513 订单发出后，采购部应负责跟踪订单的执行情况。514到货时，储运部根据合同或订单要求验货，如有必要，采购部应协助储运部办理验货手续；515财务部根据订单核准入库单，报总经理批准后财务做付款或应付帐款处理。516采购部根据

3、供应商提供的经采购和财务双方确认的“对账单“办理报销手续，经财务部核准，总经理批准后付款。52外发加工服务521 采购部依据计划与物控部的“委外计划单”对合格加工商下达“外发加工通知单”，明确加工的产品类型、加工数量和交货时间、单价及金额；522 外发任务完成后，储运部根据“外发加工通知单”的要求验货入库，并按仓库管理程序办理送检手续。523 付款方式同53 仪器、设备、工具、自用模具的采购及送外维修531使用部门填写“物品采购申请”经部门经理同意后报总经理审批;检测及测量仪器设备的“物品采购申请”需经计量负责人确认后报总经理审批。532申报时应同时提供有关规格、型号、图纸、技术资料和估计价格

4、; 533采购部进行性能、质量、价格、交货期、售后服务对比,择优购置。534采购部负责同供应商联系合同签署事宜，经有关部门（使用、技术、质量或指定的部门）确认后由采购部或其指定的部门（原申请部门或公司相关专业部门）实施采购；535进口的仪器、设备，采购部应及时向公司报关员提供报关用文件，报关人员负责办理进口业务；536到货时，实施采购的部门负责向储运部办理交库手续，储运部根据“物品采购申请”要求验货入库。如果“物品采购申请”ABCD类有选择的，采购部门应通知申请人组织验收并填写“仪器、设备验收单”交相关部门填写验收意见，“仪器、设备验收单”在使用部门、采购部和储运部各存1份。537储运部凭“仪

5、器、设备验收单”开具入库单并通知使用部门办理领用手续。538 对于自制新设备或改造设备，自制/改造部门需通知仪器/设备管理部门，视同新购设备同样需走验收、入库和领用手续。539 经使用不合格的仪器设备采购部或实施采购的部门负责同供应商联系更换、退货; 5310实施采购的部门凭“物品采购申请”、合同或订单和“仪器、设备验收单”及入库单办理财务手续，财务部核准后，经总经理批准由财务做付款或应付帐款处理。属于固定资产的,由财务部办理固定资产入账手续。5311采购部根据合同或订单办理报销手续，经财务部核准，总经理批准后付款。5312经仪器设备管理部门确认某仪器或设备需送外维修时，采购部依据设备维修人员

6、填写了送外维修意见的“设备维修申请单”，填写“物品采购申请”经总经理批准后，由采购部或其委托的部门（原申请部门或公司相关专业部门）负责联系送外维修；仪器设备需要送外校验时，由仪器管理部门填写“物品采购申请”。5313仪器验收部门负责将所有生产、检验仪器、设备说明书、技术文件、保修卡等移交给使用部门，使用部门需有专人管理。当设备发生转移时，说明书、技术文件、保修卡等需一并转移。54模具的采购541产品工程部提出“物品采购申请”报总经理审批; 542申请时应同时提供开制模具所必须的技术资料。543采购部选择至少两家供应商，组织有关部门对供应商进行审核, 并进行性能、质量、价格、交货期、售后服务对比

7、,综合评价后，采购部提出明确采购意见，公司批准后实施，由采购部负责合同签署事宜。545对于需要办理进口的模具，采购部应及时向公司报关员提供报关用文件，报关人员负责办理进口业务；546模具开制完成后，由采购部负责组织验收，协同产品工程部验货，并通过模具生产出来的产品，由产品工程部对模具是否合格进行确认，并根据验收结果填写“仪器、设备验收单”，“仪器、设备验收单”正本交财务部，副本留采购、使用部门及验收部门。储运部根据“仪器、设备验收单”开具入库单。547 采购部负责模具的管理，建立模具台帐。由使用单位（加工商）向采购部办理领用手续，签署“模具移交使用协议”。采购部将该协议副本交储运部存档。548

8、 模具开制过程中的所有技术性问题由产品工程部全程跟踪；采购部负责在合同约定期限内，督促制造厂商按时制造出合格的模具。 549五金、塑胶模具的付款方式由供需双方根据实际情况协商。模具的付款按照进度分期进行，除首期付款外，其余付款需经产品工程部确认，CICAM付款程序应该体现在与供应商的模具合同中；采购部凭“物品采购申请”、合同或订单、入库单、验收报告办理财务手续，财务部核准后，经总经理批准由财务做付款或应付账款处理。属于固定资产的,由财务部办理固定资产入账手续;5410模具的维修、维护等按照合同及“模具移交使用协议”执行。 55 生产、办公和生活日常用品55. 1 每月初由各使用部门向计划物控部

9、提出采购需求，计划物控部汇总各部门需求参考安全库存和现存量后根据需要填写“物品采购申请”，“物品采购申请”报总经理审批后由采购部或其委托的部门（原申请部门或公司相关专业部门）实施采购; 55. 2 以上物品由负责采购的部门办理入库手续，储运清点数量开具入库单，各部门领用需做登记签名，同时储运做好出、入库台账；553 执行采购的部门凭购物发票、入库单和物品采购申请办理财务手续，经财务部核准，总经理批准后报销，由财务部记入当期费用；56 专项采购561 承担某项专门工作任务（技术改造、设备更新或工程改造、厂房装修、计算机系统完善等）的部门或临时成立的项目组负责提出项目预算，其中包括各种“物品采购申

10、请”的填写；562 总经理负责组织各有关部门对预算进行审核，并负责批准预算，必要时应报请董事会审批；563 由项目的责任部门或小组负责提出具体采购申请，填写“物品采购申请”经总经理批准后，可由采购部或其委托的部门（专项小组、公司相关职能部门）协助完成专用原材料、专用仪器设备的采购工作；“物品采购申请”中应尽量明确物料或设备的需用时间.564其中设备更新完毕或工程改造完成后，项目负责人需填写“项目/工程验收报告”，由总经理指定的验收小组成员进行验收并填写验收结论，当需要提供数据支持时，项目/工程验收报告需包含验收数据，只有验收合格的设备或项目/工程才能投入使用。565 专项采购的材料，同样应遵照

11、本程序对不同类物品办理入库、出库、报检、验收和报帐的规定，由具体采购的执行部门办理相关手续。 57 IT设备、软件和服务采购 5.7.1 IT设备主要是指计算机（台式机和笔记本）、打印机、复印机和路由器、交换机、电话程控交换机、电话机等网络设备，承担安全监控的CCTV系统设备和防入侵系统设备。 572 IT设备、软件和服务的采购需要预算，预算由安保部根据“计算机、软件配置指南“和公司安排统一申请。如按相关规定列入固定资产采购范围的，按固定资产采购相关规定进行预算申请和采购，原则上每年申请预算一次；如未列入固定资产采购范围的，由安保部按月填写“物品采购申请”一次，批准后实施采购。 573 IT设备、软件和服务的使用需求部门填写“IT设备、软件和服务采购信息采集表”，交给安保部处理。如需采购，由安保部参考“计算机、软件配置指南”统一填写“物品采购申请”，经批准后由采购部或按照专项采购方式实施采购。 574 IT设备、软件和服务的验收由安保部组织，软件和服务如与仪器、设备有关，填写“仪器设备验收单”，工程项目类验收时填写“项目、工程验收报告”。 575 IT设备、软件和服务验收完成后，安保部根据需要制订合适的IT设备、软件维护保养计划，按计划进行维护保养。 58 以上各项采购中凡涉及固定资产的，采购前需求部门必须先提出申请，经核准后才能填写“物品采购申请”实施采