用Word批量制作并打印准考证

1、用Word批量制作并打印准考证 &一张A4纸上要打印4个准考证用Word批量制作并打印准考证使用Word的邮件合并功能可以完成很多重复项目的劳动。不知道大家是否意识到，我们最熟悉的准考证也是使用这个完成的。当然，我们不否认很多专业化的考证制作工具已经完 全把这项任务承担了，但是作为Word中实用又很重要的功能，邮件合并在日常工作中还是有 重要的应用。我们以制作一张高考的准考证为例，把整个过程展示给大家，希望您能在每个 步骤中学到有用的东西。需要说明的是，本实例仅仅为熟悉Word操作而撰写，请勿用于非法用途。1、准备数据库，定立制作思路 kS# 粧.iJ帘曲祀匱中爭庄:出人盘 甘N首先找

2、一个准考证的实例。从例子中学习知识是很有效的。在着手制作之前分析一下文稿的特点，制定相应的策略， 可以使你在后面的过程中事半功倍，正所谓“磨刀不误砍柴工”。就本例而言，准考证是一个独立的页面，需要完成页面设置（尺寸，页边距等等）、证件名称、具体信息和备注等等。还有一些特殊格式设置，比如边框、下划线等。准考证跟一般 文档的不同在于它是在固定的内容，也就是母版上填充不同的数据，如考生姓名。当我们有 打印要求时，每一张证件是都不同的，依据的就是数据库中一个个记录。这就是Word邮件合并的用处所在了。首先应该打好模板，也就是将页面不变的部分整理好，留出需要填充的空 格，再将它们与数据库联系起来，最后完

3、成输出。我们从页面的基本设置开始做起。2、母版的制作根据准考证的规格，首先要把打开 Word时默认的纸张改变成需要的格式。 这里采取了一 个近似的大小，设置窗口长宽为15X 12cm关于页面的设置都被放在 Word “页面设置”选项 卡中，因为这是特殊的格式，所以要选择“自定义大小”来完成。页面设置好之后，就要将模板中的各个部分输入并定位了。这个时候您应该想到使用表 格。朋友们或许有疑问，为什么要插入表格？要知道，我们完全可以采用添加空格的方法来对用Word批量制作并打印准考证 &一张A4纸上要打印4个准考证页面的内容进行定位，这是很多Word初学者理所当然想到的。但我们很不提倡使用这

4、样的方 法。Word页面的格式定位最理想的方法就是使用表格，这跟我们制作网页时候的思路是一样 的。尤其是面对复杂的各式需要更是如此，朋友们一定要通过例子熟悉起来。从实例的照片 可以看出。按照行列数从多的原则，插入一个 3X10的表格。?Jniv*ii n JIW下面就是按照位置进行填充内容，这可是一项基本功，所设计到的基本操作有：合并单 元格、移动表格边线位置。表格对齐方式以及对表格中的字体格式进行设置等等。大家要在 实践中慢慢摸索，熟练掌握，制作完成后如图（因为照片的引用稍有复杂，我们暂时插入一张 图片示意，实现方法在文后另附）。1I B聲1*丨估上ill甘思出他表格的边线是不需要的。文字部

5、分完成之后，要做的就是在视觉上转变的重要一步了。 这就是去除这些多余的表格线。当然，并不是真正的删除，只不过是把不必要的框线去掉或 者隐藏，将需要的框线改成需要的格式，比如本例中的双下划线。设置框线显示与否首先要选中单元格。请注意，选中单元格和选中单元格中的文字是不 同的。朋友们会发现如果单元格中没有数据，选择起来会比较困难，那么您只要往其中输入 一个空格就可以了。选中单元格后，在“段落”工具组中可以使用下拉菜单直接选择需要的 框线，您也可以右键“单元格格式”中进行设置。准考证外围的大框线框粗细和颜色都有不 同，由于涉及到的部分比较多，请大家务必细心。我们在此仅展示最后的效果。证用Word批量

6、制作并打印准考证 &一张A4纸上要打印4个准考证大家注意，在最后需要增添数据的地方也要设置好格式，当我们在后面的步骤进行邮件 域合并时会自动按照预先设置的格式进行填充。我们只是照葫芦画瓢，这并不代表最完美的 页面呈现方式。在制作过程中需要您尽力发挥自己的想象力，把页面的呈示做到最美，这也 是增长技能最重要的环节。3、邮件合并、现在轮到进行数据填充了，这个步骤在Word中被称作“邮件合并”，主要意思就是在Word中将模板与一个数据源进行链接。为了更好说明这个步骤，先来看一下我们的数据源， 一个预先设置好的Excel文件，大家可以看到，其中每一列数据都有加黑显示的数据标题， 也称之为数据项

7、目。用Word批量制作并打印准考证 &一张A4纸上要打印4个准考证用Word批量制作并打印准考证 &一张A4纸上要打印4个准考证第一步：确认数据已经完好后转回到 Word中，打开“邮件合并分步向导”开始本实例的 核心步骤。注意一定要选择合并类型为“信函”。用Word批量制作并打印准考证 &一张A4纸上要打印4个准考证用Word批量制作并打印准考证 &一张A4纸上要打印4个准考证第二步：选择收件人，要在下方选择数据源，点击“浏览”找到数据源所在的表格第三步：接下来会出现这样的窗口用Word批量制作并打印准考证 &一张A4纸上要打印4个准考证很多朋友到了这里

8、往往摸不清楚怎么回事。其实稍加观察就会发现，因为我们添加的 excel 一个工作薄默认是含有三个工作表，名称分别是“ sheetl ”“ sheet2 ”“ sheet3 ”， 此处不正是让您来选择其中的数据表么 ？我们选择“ sheetl”。可以根据数据表格的具体格式 选择“数据首行包含列标题”，Excel还是不能完全智能化，需要手工完成的部分依然有很 多。第四步：将Excel中的数据项目跟 Word中建立联系，这叫做“插入合并域”，这个过程 是非常简单的，首先将鼠标移至相应的区域，右侧窗口中选择“其他项目”，在对话框中选 择好对应的项目插入即可。建议您在制作表格时候就做好名称的对应关系，这

9、样不会使您的 工作出错。这是插入完成后的样子，各个区域还仅仅显示域的名称，未能显示具体内容前旷年d,西習崔通睫璋孝粧栢生堀一考试准考证1r?_. 站*:碗S. - _军z *莊区学空H蛊拉*Jtti牽#营号甘樹证寻+ i “暨:ft 号"于量诲it绘、豊車世具山西省临曲市第一屮学校注；比证歪特通岛若心爱录斶生抿到凭证*用Word批量制作并打印准考证 &一张A4纸上要打印4个准考证此时，只要选择“预览结果”，效果立刻就可以呈现，在右侧的“预览信函”任务窗中 可以使用左右箭头来依次查看各个内容。用Word批量制作并打印准考证 &一张A4纸上要打印4个准考证用Word批量制

10、作并打印准考证 &一张A4纸上要打印4个准考证现在我们看到的还仅仅是一个人的准考证，怎样怎样看按照不同考生分列的准考证呢 这就是最后的合并环节，意思是将结果整合在某个单元之中。这个单元可以直接是打印机输 出，也可以是Pdf文档。在合并之前还可以选择起始和结束的位置，相当方便。如果您选择 “合并到PDF文档”，那么就可以分文件生成生成独立的 PDF文档。准畠三甲*丄一事-HX.IU* - r匿1!“工©2W7M列片用Word批量制作并打印准考证 &一张A4纸上要打印4个准考证用Word批量制作并打印准考证 &一张A4纸上要打印4个准考证至此，邮件合并的步骤基本介

11、绍完成了，诸如此类需要数据源的证件都可以使用邮件合 并的方法来完成。4、照片的合并回到我们还未完成的一个重要的问题，那就是照片的合并，因为它需要使用到特殊的方 法，我们把他单列在最后。这里我们采用的是 cro提出的解决方法，具体实现过程如下。1、在文件夹中建立统一的照片库，编码最好统一排序 ；2. 在表格中输入照片的完整路径，并将“ ”改为“ ”二即2血1IT 二I旳1 “議' tZ軒員再上：11=01 ml. J .I .ptn BjT r«i I ill UT* FJ i j ar 111 ._、r=_m a i i j , _.： aII就匚且£舛H川出丿七&

12、#163;£ II竺注拦岂空包岂呼-3竺巴 if蛊云IZjfrn瞋IZTfr tf匚M rrh 址匸也«L*St*騎MIT.訴£: 9fari YU 比 uet： 'gh-：T =应九話1 NYiiMd 、垃乳 at沾曲用Word批量制作并打印准考证 &一张A4纸上要打印4个准考证3、将光标定位于需要插入照片的单元格内，按“ Ctrl+F9 ”来插入一个域，此时单元格 内会出现一对大括号，在其中输入“ INCLUDEPICTUR&MERGEFIELD照片"” （不含外边 引号），其中的大括号也是按“ Ctrl+F9 ”来插入的，不

13、可以自行添加。这样就可以显示照片 了。这就是最后制作完成的准考证式样。从这个例子可以看到，一项特殊工作的完成需要各个方面的知识点的汇合，从文档母版 的制作一直到打印输出，涉及到页面设置、表格操作和邮件合并。这仅仅是大类，还有很多 实际遇到的小内容，小技巧。实践是必不可少的，希望广大读者多多练习，不断提高自己的 综合办公水平。用Word批量制作并打印准考证 &一张A4纸上要打印4个准考证一张A4纸上要打印4个准考证大家知道，如果要在一页纸上连续打印多个准考证，用Word邮件合并功能，插入下一记录域的方法可轻松实现。不过这要涉及Word和Excel两个软件，使用起来不太方便。其实，只用Ex

14、cel也可以在一页纸上连续打印多个准考证(本文以打印两张准考证为例)。1、按照轻松一文介绍的方法，在 Sheet2工作表中先制作一张准考证套打模板，然后复制粘贴所 有文本框及图像框(如图1)，接下来就是用 VLOOKU函数建立第2张准考证的数据关联。在A17单元格中输入公式“ =A16+1'，在 B17 单元格中输入公式：“ =VLOOKUP(A17,Sheet1!A2:l1000,2,FALSE)”，该 公式含义是通过 A17单元格的数值，查找 Sheet1工作表A2:I1000区域中符合条件的行，并返回该行中指 定列(第2列)的数据，并将该内容填充到B17单元格中。其他依此类推。仿

15、照轻松一文，建立第2张准考证中相应矩形框与Sheet2工作表中17行数据的联系。2、执行“插入t名称t定义”命令，定义一个新名称为“ Y”,里面包含公式“ Y=INDIRECT(ADDRESS(MATCH(Sheet2!$A$17,A,0),9,1,"Sheet1") ”，该公式表示当动态地址栏为Sheet2表中A17数值时，返回Sheet1 表中第9列即照片所在列单元格的内容。其中“A=OFFSET(Sheet1!$A$1,0,0,COUNTA(Sheet1!$A:$A),1) ”，选取图像框，将编辑栏改成“ =Y',将照片 导入到第二张准考证中。3、 右击微调按

16、钮标志，打开如图2所示的“设置控件格式”对话框，在“单元格链接”中设定为“$B$14', “步长值”设为“ 2”，这样第一页纸就打印1、2条记录，第二页纸打印 3、4条记录，避免了第一页纸打印1、2条记录，第2页纸打印2、3条记录而出现的重复。 如果在一页纸上打印 3张准考证， 则将步长值设为3，依此类推。，改为VBA编辑4、执行“工具t宏t Visul Basic编辑器”命令，打开如图3所示代码窗口，将“ a=a+1”“a=a+2'，同样道理，如果是连续打印3条记录则改为“ a=a+3'等等。修改完毕后，保存关闭窗口，返回工作表状态。此时，只要选择打印起始页和终止页页码，设定打印区域，按下打印按钮， 准考证就会连续打印出来了。弘h flEP