设备监理师：科研项目实施中期质量管理模式的探究

1、设备监理师：科研项目实施中期质量管理模式的探究     科学研究的管理一般采用“项目”的形式，但又与一般项目的管理不同。科研项目是为了解决某一科技问题或比较复杂的综合性科技问题而确定的科研题目。科研项目的整个过程可分为前期（项目申报和立项），中期（项目启动、计划编制、组织实施、检查督促和阶段总结）和后期（论文发表、专著出版以及被引用情况的信息收集、分析评价及各种效益的跟踪等）三个阶段。这三个阶段的管理形成了一个完整的管理链，各阶段的管理都要遵循一定的程序进行。中期管理在整个过程中起着至关重要的作用，甚至影响到项目研究的最终成果。随着科技投入的不

2、断加大，研究项目的不断增多，科研项目出现了“来源多渠道，层次多样化，资助强度高”的良好态势。同时也出现了“重项目申报轻过程管理，重经费使用轻研究质量”的管理问题，致使有的项目草率结题，有的难以严格按预期目标验收，有的只有不断延期，甚至出现弄虚作假等现象。结果，不但造成大量的资源浪费，而且在科学界引起了不良影响。因此，对研究项目执行中期质量管理控制显得非常紧迫而必要。本文主要针对科研项目执行过程中普遍存在的问题进行分析探讨，坚持以质量管理为目标，构建科研项目中期管理模式，从制度层面对科研项目进行规范管理。一、科研项目中期质量管理存在的主要问题（一）科研项目成果质量与效益评定缺乏技术标准1作为项目

3、立题、验收、鉴定、评奖等决策过程，专家咨询、专家评审在规范决策和科学决策中起到重要作用，这也是决策民主化、科学化的良好方式。由于评审专家来自于研究人员，“专家”与“研究人员”不可避免的角色互换，有的专家不同程度地存在评“人情”项目、拔高水平项目的状况，使一些没有科学价值的科研项目得到资助。2科学研究的成果主要是技术产品，其质量水平主要依靠所刊发这些成果的学术期刊级别或获奖成果的等别来衡量，资助部门难以按一般项目的经济、社会和生态三效益投入产出比的统一指标来具体定量地评定，而主要由评审专家根据研究项目负责人完成的论文、专著、专利、研究报告、适用技术、获奖情况和培养人才等技术性成果与预期确定的数量

4、对照验收。近年来，由于各类学术期刊迅速发展，其级别和影响因子都难以全面代表期刊学术水平的高低，尤其在实际操作过程中往往变成论文、专著、专利、研究生等数量，成为了项目定量验收的主要依据。有时，几十万资助的项目只需几篇论文、几个学生，就可验收了事，资助的效益难以体现，研究的质量难以评定。同时，也是研究人员认为不需要花更多时间和精力在研究质量上的重要原因。（二）资金下达与研究计划脱离1科研项目的资助和预算没有统一的标准，资助额度主要依据项目申报预算再根据经验、惯例和大概的内容作出调整，所以虽然相同资助额度的项目，研究内容和工作却大不相同。而有的项目经费预算过于随意、笼统，预算内容难以反映项目的实际需

5、求，往往出现预算和支出难以准确对应，致使研究任务无法完成。2资金下达计划是根据项目预算拨款进度，按年度下达到科研项目。而科研项目成果是技术产品，具有较强的风险性，执行过程受诸多不可预见因素的影响，难以严格执行预期确定的研究计划。但目前的资金下达计划却很难按实际研究进展适时下达，极不利于项目研究过程中的督促和检查。3科研项目周期长，涉及面广，研究所需材料设备受物价等因素影响，对研究经费预算进行一定调整在所难免。目前难以根据项目的研究进展和预算实际执行情况进行适时调整，有的项目资金严重短缺，而有的项目结题时仍有大量资金积余；同时，资金计划与研究计划之间缺乏相互制约机制，既不利于实行有效的监督管理，

6、也不利于科研经费的协调管理。（三）项目执行责任不清晰执行责任不明确，也是科研项目进行过程中难以实施有效管理的主要原因。科研项目组成人员大多由松散的学术团队构成，学术团队对项目的研究具有较为灵活的自主权，研究项目完成质量的高低，很大程度由该学术团队的学术水平、责任心、道德素养等所决定。项目一旦失败，却难以追究执行人的直接责任，主要的原因：一是难以明确组成人员的责任；二是项目一经批准，依托单位虽与下达单位签订项目执行合同，项目组需填写计划任务书，这些文本对各方责权利都作了相应约定，但与技术合同相比，它们对各行为主体的约束力明显较弱；三是科研项目行政管理部门和项目依托管理单位及项目组均不具有独立承担

7、法律责任的能力，难以实施有效的法律监督。二、科研项目中期管理模式科研项目中期管理是项目研究程序的重要环节，只有重视研究项目的过程管理，项目才能顺利实施，预期确定的目标才能实现。项目中期管理实施质量控制就是按设定的质量目标，采取若干措施对影响科研质量的各个环节进行控制。科研项目质量控制就是对有关的人员、经费、技术、时间、信息等方面进行控制与协调，并对研究计划是否按预期的要求进行、研究过程是否存在问题等方面检查与监督。项目实施过程中不仅需要周密的计划，更需要严格的管理。根据科研项目的特点，笔者提出了“一个机构”、“两个机制”、“三个控制”、“五项制度”的科研项目中期管理模式。（一）一个机构组建一个

8、适合的实施机构是顺利完成项目预期目标的重要组织保证。在许多未按时结题的研究项目中，缺乏组织机构的管理是其中的一个重要原因。因此，项目执行办公室，负责项目研究过程中的组织、协调、监督等工作，即时解决项目实施过程中碰到的问题，并负责管理资金的使用、文件、资料的上报和归档等工作。特别是“973”、“863”和国家支撑计划等国家级重大项目，还应有科研管理人员参与到项目执行办公室中来，直接参与项目的全程管理。（二）两个机制随着科研项目跨学科，跨区域，跨部门的发展趋势，参与者越来越多，涉及的单位或部门也较为复杂，尤其是重大项目或产业发展项目的实施，需要建立两个机制进行项目的有效管理。1协调沟通机制建立协调

9、沟通机制，主要是项目执行学术团队与参加单位之间、与各职能部门之间、项目组成人员之间的沟通协调。明确各参与单位的职责，加强负责人和成员之间、成员与成员之间的沟通和信息交流，并且贯穿项目执行全过程。2监督机制对研究项目实施过程监督，不仅是项目经费资助单位和上级主管部门的职责，也是项目实施过程科学化管理，确保项目顺利实施的必然要求。为确保项目实施监督的有效性，监督机构应由上级科研管理部门、经费管理部门组成。监督机构定期检查和听取项目主持人的工作进展汇报，并把项目实施过程中存在的问题及时反馈各项目参与单位和协调机构，督促项目负责人限期整改。（三）三个控制1研究进度控制由于科研项目的严格时限性，严格项目

10、进度控制，是确保项目顺利完成，抵抗研究风险的重要措施。进度控制主要包括编制进度计划和监督执行进度计划两个方面。通过研究进度控制，对科研项目的完成程度、质量和社会经济价值进行考评，可全面掌握项目执行情况。同时总结研究过程中的新经验及时推广应用，以确保项目研究进度。进度控制要定期形成书面报告，作为项目验收时的重要材料。2研究经费控制研究经费控制是指研究项目支持资金的监督和管理，使其不突破预算，达到预期目标。经费控制包括直接研究经费控制和非直接研究经费控制两个方面。重点在直接研究经费控制，经费控制的主要工作是严格经费审批程序和严格的财务制度，建立定期经费使用和研究进度对照分析报告制度和定期审计制度，

11、严格非直接研究经费的开支，监督直接研究经费的完成情况，控制研究项目的变化，适时检查项目研究情况，实施财务监督，保证科研经费的合理使用。3风险控制科研项目动态性与复杂性特点决定项目目标的不可控制性。导致了科研项目预期目标、经费预算和时间进度的独特风险性。风险控制提高科研项目研究的风险管理能力。科研项目具有创新性强、投资量大、综合系统优化需求高等特点，因此在项目的可行性研究阶段、审批阶段、招标投标阶段、招标后及在项目的实施期间，均应进行风险管理。科研项目的风险来源、风险的形成过程、风险潜在的破坏机制、风险的影响范围以及风险的破坏力错综复杂，单一的管理技术或单一的工程、技术、财务、组织、教育和程序措

12、施都有一定的局限性，必须综合运用多种方法、手段和措施，提高范围管理、质量管理、时间管理和成本管理的效能；通过对风险的影响作出结合实际的评估，将由不确定性造成的损失减小到最低限度。三、建立完善五项制度（一）项目负责人制在科研项目管理中难于处理的问题往往不是上下级的问题，而是与平级的各职能部门的关系问题。为解决此类问题，可借鉴工程建设的管理办法，建立科研项目负责人制度。项目负责人制是根据项目的一般运行规律而提出来的一种对项目进行有效管理的承包制度。主要基于科研项目时限性和开放性突出的特点，从经济学的角度按照部门利益最大化的要求通过明确项目相关方责权利来促进项目管理，把项目管理的目标、任务和责任制落

13、实到人，加强重大科研项目实施全过程的跟踪管理。从而形成让项目负责人对研发项目的策划、资金使用、项目实施和项目成果管理实行全过程负责的一种项目管理制度。（二）定期督查制定期或不定期开展项目督查制度，可使科研中期管理阶段始终处于受控状态，是项目中期管理实施质量控制的有效手段。常规的项目年终考核制度对实施项目中期管理质量控制有一定效果。但如按一年的时间才检查一次，对于一般的科研项目已经过了1/31/2的时间，如果此刻才发现问题，纠正起来就有较大的难度，甚至可能到了无法挽回的地步。因此，应根据每个项目的研究进展、取得的阶段性成果、是否根据合同研究计划执行、经费是否使用合理等控制指标进行定期或不定期的监

14、督检查，切实掌握在研项目动态情况，及时发现并解决项目实施过程中存在的问题，促进研究项目顺利完成。（三）定期报告制科研项目的定期报告制度，是让科研人员适时对照研究目标，检查研究路线，梳理研究初步成果，及时总结存在问题，及时纠偏纠错。科研项目应执行月、季度、半年和年度报告制度。项目上报主要包括两方面内容：一是项目执行阶段性总结和交流。要求项目负责人每月、每个季度、或不定期地进行项目成员内部总结和项目组之间的交流，主要总结研究项目的创新性、应用研究项目的实用性等内容，以及项目实施中新的发现与重大突破。并把项目执行情况形成书面材料报主管部门；二是执行过程中发现和解决存在的问题。定期报告制，有利于及时总

15、结阶段性成果，有利于项目的管理和项目储备，建立质量控制管理体系。（四）适时查新制科技查新为科研项目立项和成果鉴定提供了科学、可靠的依据。为经济发展提供快速、准确的信息服务。科技查新在科研中期管理工作中仍有巨大的作用，应建立适时查新制： （1）查新报告不是某一项目的信息服务的终结，而是其专题信息服务的开始。课题研究人员能否取得重大科研成果，很大程度上取决于占有信息资料的质量。在项目研究过程中，课题研究人员要尽量保证资料的查全和查准率，并及时了解反馈信息。（2）适时查新可跟踪本项目的研究现状，明确现存问题、课题研究的具体成果和预期结果、项目进度等，随时掌握国内外的最新信息、动态等，确保项目研究目标的实现。（五）目标责任制科研项目管理目标责任制是指科