纸质档案数字化加工和档案整理

1、招标物质名称：纸质档案数字化加工和档案整理一、投标邀请安徽省司法厅依照档案保管和移交的需要，拟对2020年前的档案文件进行数字化扫描和部份档案整理的招标,欢迎对此项目感爱好并具有纸质档案数字化加工效劳和档案整理能力的公司参加投标。一、招标文件发放时刻、地址：时间：2020年11月25日至2020年11月27日地点：安徽省司法厅招标办公室地址：淮河路335号联系人：黄金红联系：二、投标截止日期：2020年11月27日12：00时，超期不予受理3、开标时刻：2020年11月30日16:00时4、开标地址：安徽省司法厅招标办公室二、投标文件(-)投标文件说明：一、投标方应认真阅读招标文件的所有内容，

2、按招标文件的要求(见第二部份)提供投标文件，并保证所提供的全数资料的真实性、准确性及完整性，以使其对招标文件做出实质性响应；不然，投标将被拒绝。二、投标方投标时应按档案数字化扫描（提卷、拆卷、打印封面、扫描、图像处置、备份光盘、数据质检、整理装订、装盒、填写盒上目录、上架）和档案整理（提卷、拆卷、条款著录、数据质检、整理装订、装盒、填写盒上目录、上架）给出报价，报价为含税价钱。3、冒充他人商标或品牌者不准投标，假设发觉后废标并永久性中止合作。（-）关于投标文件：一、请投标方如实回答下例条款：（1）企业简介（档案数字化扫描和档案整理的公司要对提供的效劳进行简要介绍）、包括案例情形、完成周期、生产

3、能力、加工和整理效劳人员（所投标公司的效劳人员应具有全日制档案专业毕业或经由国家档案治理机构系统培训并取得档案专业技术资格证书）等。（2）参考按招标明细表：A.提供档案数字化扫描效劳（档案拆卷、目录建库、档案扫描、图像处置、图像存储、数据质检、数据挂接、数据验收、数据备份、功效治理等）和档案整理详细流程，并详细报价。B.详细填写扫描分辨率，档案数字化扫描的标准参数。C.投标单位请认真填写各投标项目明细表的单份文件价钱和投标合计价。D.投标单位效劳本地化，即经营实体在合肥以便提高效劳质量的高效和快捷。(3)技术要求：A.档案数字化扫描和档案整理采纳安徽省和国家相关标准；B.投标公司应具有档案综合

4、治理软件保护、升级和数据库治理体会。二、投标文件须附带的证件：(1)企业法人营业执照，注册资金不能少于100万；(2)中华人民共和国组织机构代码证；(3)税务记录证(含国税和地税)；(4)法定代表人授权委托书；(5)具有自主知识产权的数字化加工平台软件；(6)投标人在本地要有相应的分支机构。3、投标文件的密封与标记：(1)投标文件一式二份，投标方应将投标文件别离密封，并在封口处加盖投标方单位公章，在投标文件封皮明显处注明：招标人：安徽省司法厅招标项目名称：纸质档案数字化加工和档案整理投标方的名称(加盖公章)、地址、并说明“开标时启封”的字样。（2）投标文件字体采纳宋体、A4幅面纸张打印（手写无

5、效）o三、合同授予及付款方式（-）中标通知书：评标终止后，由招标方签发中标通知书（-）签定合同：一、中标通知书发出后，招标方与中标方签定合同。二、中标方自行终止合同、不能圆满（无缘故）履行合同、投标时弄虚作假而事实上所投物资达不到招标方要求的及阻碍招标方正常项目完成的，招标方有权取消其中标资格，并给予必然金额的惩罚。（三）质量要求，技术标准，提供商对证量所负责任：一、执行标准：国家、安徽省数字化扫描和档案整理标准。二、提供商对证量负责的条件及期限：档案数字化扫描效劳和档案整理公司中标后签定技术协议。3、提供商必需提供符合相应标准质量要求的效劳，数字化扫描效劳和档案整理终止验收合格，如发觉不符合

6、要求，需要提供二次效劳。（四）扫描地址：安徽省司法厅档案科及库房。（五）验收方式：按技术要求查验。（六）结算方式：一、费用以最终扫描加工和档案整理的实际数量为准。二、招标方与中标方签定合同后，招标方在3天内依照招标预算额的30%付给中标方作为项目启动资金；3、在项目完成50%时，招标方依照招标预算额付给中标方30%的款项；4、验收合格后付35%总款项的款；五、自验收合格一年内，将余下的5%的款项全数付清。招标项目要求一、安徽省司法厅对投标单位要求1 .投标人应具有档案数字化加工必要的专业技术和相应的软硬件设备。确保有稳固专业的档案数字化扫描加工和档案整理队伍，有从事档案数字化加工效劳和档案整理

7、体会。2 .投标人在投标文件中依照本项目需求提出完整的解决方案，提出纸张质地状况较差档案扫描的实现方式，确保较薄纸张（如信纸、便笺纸）、破损纸张、底灰较深（如草浆纸、油印纸）、笔迹较浅（如铅笔笔迹）等纸张质地状况较差的档案扫描图像清楚，又不损伤档案原件。3 .依照对本项目的明白得，在技术文件中明确提出档案加工、整理作业流程，图像处置方式，设备及人员配置，质量操纵及过失防范方法。4 .投标人须在投标方案中明确加工厂地计划，说明所配备的硬件数量及规格，软件和网络环境。5 .投标人应依照项目需求提出相应的具体进度打算安排；6 .投标人必需在投标文件中确信项目主管，说明要紧参与人员的职责及任务，并附简

8、历。所确信的人员原那么上不许诺改换,如改换须经招标方同意。7 .投标人必需在投标文件中明确数字化加工现场的平安、保密、人员治理制度。二、时刻要求本项目自2020年12月4日开始至2020年3月30日截止。三、安徽省司法厅档案数字化加工项目要求(-)项目背景本项目涉及历史档案40-50万页，均按A4幅面计算，所涉及A4及以上幅面按比例折算成A4幅面。(-)扫描技术要求分辨率：200dpi颜色：黑白格式：tiff紧缩方式:TIFF（三）本项目整体质量要求1 .扫描进程中不对档案原件造成损伤。2 .依照国家标准纸质档案数字化技术标准。3 .档案扫描图像与原件一致、整洁、清楚。（四）扫描加工要求依照招

9、标方提供的工作单查对目录，修改有错误的目录并将档案实体依如实际扫描页从头编号并填写到工作单中，作为文件和质检依据。1 .启钉、拆分，保证纸张的平整、抚平边角。2 .采纳最为靠得住的扫描设备和扫描方式完成档案扫描，幸免纸张褶皱、撕裂、破损等情形的发生。3 .如碰到档案纸张质地脆弱，不适合反复拆装订的档案，应采纳不拆卷扫描设备和方式进行扫描。4 .为更好的展现档案原貌,节省存储空间，全数采纳TIFF的存储格式，扫描分辨率为200dpi。关于案卷中显现笔迹较小、较密集等情形，可将分辨率提高到300dpi。5 .扫描时，应依照纸张质地、底色、薄厚程度等因素，设置最正确的扫描明暗度、对照度设置，保证原始

10、扫描图像成效与原件吻合。6 .采纳平板进纸方式扫描，尽可能确保纸张扫描时放置端正，从而保证原始扫描图像无歪斜，减少后期处置可能带来的图像失真。7 .关于档案中的“筒子页”，应当平摊开后进行整幅扫描。折子页、图纸、表格等应整页扫描。超长页进行分页扫描后,要拼接成一页。（五）扫描图像处置扫描后的原始图像需要进行优化处置，使得成品图像清楚、端正。依照档案扫描后的具体情形，要进行如以下图像处置:一、图像歪斜：采纳自动或手动纠偏功能，调整图像角度。图像偏斜度不超过2度，对方向不正确的图像应进行旋转还原，以符合阅读适应。二、图像脏点、脏斑：对图像页面中显现的阻碍图像质量的杂质如黑点、黑线、黑框、黑边等应进

11、行去污处置。处置进程中应遵循维持档案原貌的原那么。为了节省存储空间，应付图像进行裁边处置，去除多余白边。3、笔迹泅透：采纳笔迹锐化的功能，清楚笔迹笔画。4、图像深浅不一：采纳平稳功能，调整图像深浅一致。五、图像拼接处信息要完整，不能缺少信息。六、将原始（200Dpi）格式的图像文件紧缩成TIFF（lOODpi）格式，最终提供给用户的档案数据200Dpi和lOODpi两种格式各一份，并将上述两种格式数据刻录成一套DVD光盘，提供给用户，保证图像清楚，详细需求见后“数据备份光盘要求”。（六）档案整理、装订档案扫描完成后，要进行细致认真的装订。具体装订要求如下：1 .遵循尽可能维持档案原貌的原那么,

12、对扫描后的档案进行装订。2 .档案装订应依照历史档案原有的装订方向进行，不可改换装订的位置（如：改右装订为左装订）。3 .关于装订时某些页面必需进行折叠的情形，应以尽可能地减少折痕数为原那么，能不折叠就尽可能不折叠。4 .档案装订必需采纳专业装订线进行装订，不可利用金属装订物；如原始档案中发觉金属装订物，应予以剔除。5 .档案装订，应遵循“两对齐”要求，即装订线一侧边缘对齐，档案内页下边缘对齐。6 .档案装订应尽可能地依照原先的装订孔位进行穿线装订，尽可能不要新打孔装订，力求爱惜原件。7 .档案装订后，需装盒且正确著录盒面。（七）图像数据挂接档案扫描完成后，需要与室藏现有的运算机目录数据校对且

13、一一对应。其中，扫描文件以卷为单位进行存储，案卷目录应付应到相应图像文件所在的文件夹；卷内目录应付应到相应页数的图像文件。为确保数据挂接的正确性，投标方应确保档案目录数据与档案扫描图像的一一对应，确保加工扫描功效在招标方所利用的档案治理系统中有效检索和显示。确保扫描图像与案卷目录、卷内目录100%挂接正确，并将正确的数据导入安徽省司法厅档案室现有档案数据库中。（八）档案扫描加工质量要求1 .图像要求：图像完整、整洁、无歪斜、无黑边、阅读及打印清楚。2 .数据对应：档案目录数据（包括案卷目录和卷内目录）与扫描图像100%正确对应。3 .招标方按批次提供案卷给投标方，500卷为一批。招标方对投标方

14、质检后的扫描图像进行抽检，抽检率为10%。当抽检图象合格率达到98%、扫描图像与案卷目录、卷内目录100%挂接正确时，招标方可提供下一批次案卷，但投标方需对错误数据从头检查修改，直到合格率达100%;如抽检合格率低于98%,招标方有权不予提供错误数据而且再也不提供下一批案卷，招标方将该批案卷全数退回给投标方从头检查修改，直到质检合格，由此造成的后果由投标方负责。（九）数据备份光盘要求1 .一卷档案的影像文件必需寄存在同一张光盘上，不许诺拆分。2 .提交原始扫描图像（DIFF200dpi）及转换后的图像（DIFFlOODpi）数据DVD光盘各1套。200dpi数据光盘应包括：本盘内所包括档案卷号

15、及图像清单（Excel格式）；档案扫描图像文件和档案目录数据；100dpi数据光盘应包括：光盘检索调阅程序（光盘自运行）；3 .光盘封面要依照分盘时生成的索引项打印出光盘编号与档案编号对应的光盘标签。4 .存储的DVD光盘，必需为国际闻名品牌金盘。5 .提交光盘刻录目录表一套，记录光盘号与案卷内容。（十）作业环境及设备要求档案数字化加工要求在安徽省司法厅档案室内进行，招标方提供场地、桌椅。投标方需提供数字化加工所需的全数设备及软件，并按招标方的保密、平安要求进行设备处置及网络布线，和数字化加工中的软硬件及网络的保护工作。（十一）人员要求为了保证档案实体和档案信息的平安及扫描质量，投标方要有必要

16、方法保证一支相对稳固的扫描队伍，扫描人员要严格遵守招标方的保密、平安各项要求，同时效劳人员应具有全日制档案专业毕业或经由国家档案治理机构系统培训并取得档案专业技术资格证书。（十二）平安保密要求投标方需提供保证档案实体和档案信息的平安的具体方法和许诺。四、安徽省司法厅档案整理招标文件（-）档案整理的流程：本项目涉及档案整理约4000卷，均按小卷计算；本项目所涉及大卷及以上按比例折算小卷成计算。（二）档案整理工作方案依照国家、安徽省档案局最新案卷整理标准进行档案整理、区分全宗、分类、组卷、卷内文件的排列、拟写案卷题目、复查、编目、装订（或不装订）、条款著录、案卷装盒排列上架等。遵循档案自然形成规律

17、，区别不同类型档案的保留价值和内在有机联系，进行整理立卷。一、文件分类：确实是把同一年度内的应归档文件材料，依照问题、形式,对照分类方案的规定进行整理分类归并。二、组卷：将分类后已归并的文件材料，依照问题、时刻、重要程度和文件材料的自然形成规律，分成不同的保管期限，并依照文件之间的前后进行排列组成案卷。(1)立卷原那么维持其有机历史联系，适当照顾保留价值，分类组卷，以能准确、全面反映我单位真实面貌和部门的要紧职能活动，便于查找利用为原那么。a检查案卷的文件成份。文件是不是搜集齐全完整，同时检查案卷有无不需要立卷归档的文件材料。b检查案卷文件的联系。依照案卷类目纠正案卷之间文件归卷不统一，彼此混

18、淆重复或拆散文件联系的现象。c检查案卷文件保留价值。查看各案卷中文件保留价值是不是有不同，各部份之间是不是大体一致。d检查案卷文件数量。一样不超过50页。对同一问题文件数量多的，宜酌情适当分卷。问题单一、文件数量少者可组薄卷。(2)立卷分类分年度先将文件按其形成或针对的年度分开，一样文件归入文件形成年度；跨年度的请示与批复，归入批复年度；跨年度计划、打算，一样可归入文件内容针对的第一个年度；跨年度的总结、报告，归入文件内容针对的最后一个年度；跨年度的会议文件，一样可归入会议揭幕的年度；跨年度的非诉讼案件材料，应归入了案年度；跨年度的调查项目、科研项目、基建项目、设备项目等，其全套材料统一归入终

19、止年度。法规性文件归入发布或批准年度；按常年处置的文件归入专门年度。(3)卷内文件材料按重要程度或顺序排列；批复、指示在前，请示、报告在后；正件在前，附件在后；正本在前，定稿在后；转发件在前，被转发件在后；非诉讼案件结论性材料在前，论据性材料在后；其它文件材料按时刻顺序排列。照片档案按问题分类前后顺序排列。(4)填写卷内文件目录顺序号：卷内文件依照排列顺序标上页号，页号打印在正面文件的右上角、背页文件的左上角，凡有文字、图表的文件材料都应编页号。文号：文件制发机关的发文字号。责任者：形成该文件的单位或对该文件负有责任的签名者。落款：即文件题目，一样应如实抄写。没有题目或题目不能说明文件内容的文

20、件，可自拟题目，外加“口”号。日期：文件的形成时刻。填写时可省略“年”、“月”、“日”宇，在表示年、月、日数的右下角加号。页号：卷内文件起止之页的编号。(5)填写卷内备考表本卷情形说明：填写卷内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情形。案卷立好后发生或发觉的问题由有关的档案治理人员填写并签名标注时刻。立卷人：由组本钱卷的责任者签名。检查人：由对案卷质量进行审核的责任者签名。(6)拟写案卷题目。拟写案卷题目要确切反映卷内文件材料的内容，要求结构完整，一样应准确归纳卷内文件要紧责任者、内容、名称(文种)。除会议文件外，不得用“XXX文件材料”。3、装订：案卷可采纳装订和不装订两种形式，案卷装订必需符

21、合要求。(1)卷内取掉所有金属物。(2)用三孔一线法结实装订，保证脊背和底边的平直，线结在卷后的中位。(3)科技文件材料案卷内不同尺寸的要折叠为统一幅面，在案卷的装订线一边和下边的卷内文件必需折叠齐平。(4)做到坚实、平整、美观。(5)案卷的厚度为公分。(6)将卷内目录和备考表别离装订在案卷的首页和末页。4、填写案卷封面：第一将已拟写好的案卷题目草稿填写在题目栏内，笔迹端正、清楚o然后编写档号。把同一类的档案依照二级类目按年度排列,再依照同年度档案按永久、长期依次排序，案卷号采纳大流水号法编排。每一类的短时间依照年度采纳大流水号依次编排。编号一概采纳阿位伯数字，填好“保管期限”、“文件件数、页

22、数”、“文件起止日期"，用模章盖好全宗名称，中间模线内容盖分类模式章，在备考表中填写立卷人、检查人、立卷时刻。(1)案卷落款：凡党政工作类的要归纳简练地表达出本卷内文件的特点，应包括作者、内容和名称三要素，一样应少于50字.(2)归档号填写本处档案归档的字号。(3)档号中的全宗号、目录号、案卷号都由档案室工作人员统一编制。五、档案著录六、填写归档档案的交接凭据。7、档案上架入库、有序排放。八、特种载体档案。要紧指录音、录像、照片、软盘、光盘、实物等，别离参照照片档案治理标准(GB/T11821-2002),电子文件归档与治理标准(GB/T18894-2002),CAD电子文件光盘存储、归档与档案治理要求(GB/)。五、评分因素专门提示：在本招标文件中所列的好、较好、一样的判定标准为：在所有有效投标方的单项指标中列第一名的为“好”，列第二、三名的为“较好”，其他为“一样”，许诺并列（-）业绩与综合实力（0-35分）一、注册资本金（0-5分）1（）。万及以上：5分；99-50万：2分；50万以下：0分。二、档案专业队伍（0-8分）好：8分；较好：4分；一样：。分。3、综合实力：（0-5分）；具有公检法专业档案治理软件开发、保护及升级能力的：5分不具有