《商务英语写作》期末复习直播课讲稿(定稿)

1、商务英语写作期末复习直播课讲稿（定稿）中央电大外语部杨启宁 （ 2004年12月15日）浏览人次393崔松同学们，老师们，大家好！这里是中央广播电视大学直播课堂，今天我们要辅导的课程是开放教育专科“商务英语写作”。我是中央广播电视大学外语部崔松。今天与我一起来到直播课堂的是对外经济贸易大学裘彤老师。参与今天直播的还有北京广播电视大学的学生，欢迎大家。裘彤直播课堂还设有两部热线电话，号码是（010）66490577（010）66419051大家如果有什么问题，请打电话提问。同时，本次直播还通过“电大在线”学习网同步播出，网址是：欢迎大家登录收看网上直播，进行在线交流。崔松今天的直播课有两项主要内

2、容：一是对本学期的学习内容和学习方法进行介绍；一是对考试内容的介绍。在今天的复习中，我们将把学习内容与复习内容穿插起来讲。裘老师，现在您给我们总结一下本学期的主要学习内容好吗？裘彤PPT1好的。“商务英语写作”本学期的主要学习内容共有两部分，第一部分有7小节，第二部分共有16章，这也是我们期末考试所涵盖的主要考试内容：PART ONE: BACK TO BASICS Layout Business Writing Style Tone in Business Writing Language Review Punctuation Spelling Planning & CheckingPart

3、 Two: Business writingEnquiriesReplies to EnquiriesSales CorrespondenceOrdersPayment DemandsPaymentComplaintsReplies to ComplaintsJob ApplicationsRequests For ReferencesReferencesGoodwill CorrespondenceMemoranda and e-mailBusiness ReportsMinutesNotices崔松有同学提出在第一部分商业书信写作基础中，有些内容如关于书信格式、书信语气等方面，已经从“商务

4、交际英语”课程中学习了有关内容，那么在学习中同学们该如何处理这部分内容呢？ 裘彤这部分属于商业书信写作的基础知识，对第二部分各类书信的写作都有着总的指导意义。建议同学们将这部分学习内容作为参考内容，在学习第二部分具体的商务信函写作时参照学习。崔松本课程的学习和复习重点是第二部分：商业书信写作商业书信的写作是有章可循的。对于我们专科学生的要求是能独立撰写一般的英语商务函件（包括电子邮件）和简单的业务报告，意思表达清楚，用词比较准确，无重大语法错误。同学们在学习中要根据本课程的特点，把握“模拟”和“套写”的学习方法，以掌握基础的商务信函写作方法。下面我们进入教材第二部分的学习。裘彤PPT2我们首先

5、来学习第二部分的写作结构，以帮助我们更好地掌握这部分内容。它的每一章都由以下六部分组成：书信简介个案研究书信范例书信的措辞和结构书信的写作方法与策略练习下面我们逐章进行复习。第一章是查询信（Enquiries）。查询信的特点是开门见山、直截了当、格式简单、易于回复。本章介绍了四种基本的查询信：(1)要求提供服务；(2)要求提供建议；(3)要求报价和(4)要求提供文件。崔松PPT3查询信一般包括事由标题、提出问题、说明原因和表示感谢四部分。查询信的结构简单，正文部分一般由三段组成：第一段提出你所需要查询的资料是什么。常用的表达方式有：I should appreciate further det

6、ails aboutIn particular, I should like to know if Would it be possible for ?Could you please send me ?Would you please let us have a firm offer of ?裘彤PPT4正文的第一段咨询结束后，第二段的主要内容是简单说明写信的原由，如：This company produces a large range of , and we are interested in .My current lighting system is , and I think .M

7、y company is planning to ,and I would like to .崔松PPT5查询信的第三段是对收信人所能给予的帮助表示感谢。常用短语为：Thank you for .Thank you very much for .I should like to express my appreciation for .下面我们进入第二章。第二章是复查询信（Replies to Enquiries），顾名思义就是回答对方的询问。要针对不同的查询信提供相应的回答。与查询信的结构一样，复查询信也有三个段落：说明来函已经收到、回答具体询问并表达良好祝愿。对复查询信的总的要求是：l 体

8、现回信人对双方业务关系的重视l 及时主动热情处理来函l 回函信息要清楚明确裘彤PPT6第一段要说明来函收悉。常用短语有：Thank you for your fax of enquiring about .I have received your letter of requesting information about .I was very pleased to receive your fax of regarding .It was a pleasure to hear from you again.崔松PPT7第二段要回答对方的询问。如：If it is possible, we

9、should like to .If you wish, you can (回复要求提供服务)It might be that . (回复要求提供建议)You can see in the enclosed catalogue that . (回复要求提供文件)The above prices include .( 回复要求提供报价)裘彤PPT8最后一段应表达良好祝愿。常用表达方式有：I hope that the information enclosed will prove useful to you.I now look forward to .I hope that the enclo

10、sed advice will help you to .Please do not hesitate to contact me again if .崔松下面我们进入第三章。第三章是推销信(Sales correspondence)。推销信分三类：直销信（邮购）、零售信和促销信。推销信通常使用“问句陈述建议说明”的模式。写作推销信时，要注意：l 仔细推敲安排推销信的格式和内容l 考虑问题从对方的兴趣出发l 语气要显得既友好又不能过于亲密l 要使对方易于做出反应裘彤PPT9PPT10第一段可以用疑问句开头来引起对方的兴趣。如：Have you ever thought about ?Would

11、 you be interested in ?也可以使用陈述的语气。如：Living without could be pretty difficult for you.Now theres an even better reason to buy.You may not know that .崔松PPT11PPT12你还可以使用建议的语气。如：Consider the benefits of .Spend a few minutes reading the brochure, and you will see .此外，还要做一些必要的说明。如：Dont send any money with

12、 your order.Send off the enclosed today.Fill in the attached form, and fax it off to us.崔松PPT13下面是第四章订购信（Orders）。一般规模较小的公司撰写订购信。标准的订购信包括三小段：提及此前的联系列出订购货物的各项细节注明付款条件及折扣率。第一段要提及此前的联系。常用短语有：Thank you for your quotation of.Thank you for showing me /Many thanks for the demonstration of your.Thank you for

13、 sending me .Further to our telephone conversation this morning I should like to .崔松PPT14第二段要列出订购货物的各项细节。可以这样开头：I have pleasure in ordering the following goods:I should like you to send me the following items:Please send me the following:Please supply the following goods mentioned in your quotation:

14、裘彤PPT15最后应注明付款条件及折扣率。如：We agree to your quoted prices, and anticipate receiving the goods on or before . Please charge this order to our charge account, number.We look forward to receiving by 23 August. As agreed, payment will be .同学们写信时要注意结构和策略，这本教材和其他商业书信教材有些不同，它不仅介绍了主要的书信类型，而且更多地讲解了写作的技巧。崔松对。这本教材

15、的特点就是它不只是简单地教我们撰写各类书信，更重要的是告诉我们怎样适当地表达，从而在商业事务中制胜。好，下面我们接着来看第五章催款信（Payment demands）。催款信的目的是为了追回过期未付的款项。它包括三个要素：摆明事实、要求付款和催促付款。催款信的语气要坚决、有说服力，却又不失礼貌、亲切且公正有理，不能使用粗鲁无理，嘲讽或带侮辱性的语言。裘彤PPt16PPT17PPT18PPT19首先要摆明事实。常用短语有：Further to your letter of , .May we draw your attention to the fact that ?We cannot unde

16、rstand why .下一步是要求对方付款。可以这样写：We expect to receive payment within .We should be grateful if you could.接着是催促付款。我们可以通过提出其他付款方法来解决问题。如：In the light of , we are prepared to accept an immediate payment of with the balance being settled over.有时需要提出进一步采取措施的警告。如：If you are unable to , I am afraid we will be

17、forced to .Unfortunately, I shall be compelled to.I greatly regret that I shall be obliged to .崔松PPT20PPT21接下来是第六章付款信（Payment）。付款信是有些账款支付时所附的信函。它通常都很简短，包括两个部分。先简单提及付款原由。可以这样写：We have received and checked your statement.Thank you for your invoice dated .然后说明支付细节。常用短语有：We enclose our cheque for in pay

18、ment for our order, no. .Enclosed please find our cheque in the sum of in full settlement of your invoice, no. .裘彤PPT22第7章投诉信（Complaints）。投诉信包含四个要素：摆明事实、提起投诉、提出解决办法、表明立场。首先是摆明事实。如：Last month, we ordered from you.We have just received .The above shipment of was delivered today, and was checked on del

19、ivery.崔松PPt23第二部分是提起投诉。常用表达方式有：I cannot possibly use .（货物受损）We have still not received the goods which we ordered on .( 延误交货)There is a mistake in your invoice of .( 单据有误)I really must complain about the quality of .( 质量未达到要求)Unfortunately, you have sent us the wrong items. (交货有误)裘彤PPT24PPt25下一部分是提出

20、解决办法。常用短语有：We should be obliged if you would.We should appreciate your doing.有时有必要表明立场，提出警告。如：Further delays in might result in .If you do not , we shall have no choice but to .崔松PPT26PPT27第8章是复投诉信（Replies to complaints）。复投诉信一般包括以下四部分内容：告知投诉信的收悉；已采取的行动；你的决定；给予赔偿或提出折衷方案。第一段很短，告知投诉信已收悉。常用短语有：Thank you

21、 for bringing this matter to our attention.We appreciate your bringing this matter to our attention.接着要说明你已采取了行动。可以这样表达：According to our records, .Having checked with , it is clear that.The delay was due to .裘彤PPT28PPT29接下来要告诉对方你的决定。如果你决定承担责任，可以这样写：I hope you have not been too inconvenienced.I reall

22、y must apologize for .We assure you that .如果你拒绝承担责任，可以这样写：I regret to inform you that .Unfortunately I must inform you that we are not responsible for.I am afraid was due to .崔松下面我们看第九章求职信(Job applications)。求职信有两种：自荐求职信和应聘求职信。由于求职信主要介绍个人的情况，所以内容和形式都相对来说更自由一些。请同学们参照教材第九章进行复习。裘彤PPT30下面我们看第10章查证信（Reque

23、sts for references）。查证信是一种查询资料的信函，请求对方对求职者做出评价。查证信的第一部分应先说明查证的原因。常用短语有：We have received an application from the above for a position at this company.The above-named has applied for a position as with this company.Ms Chen has given me your name as a referee in her application for the post as at this

24、company.崔松PPT31第二段通常要向对方正式请求提供资料。常见短语有：I am writing to ask if you would be so kind to .I should be grateful for any information you can provide about.裘彤PPT32最后一段要做出对资料保密的保证。如：I can assure you that any information you provide will be treated as strictly confidential.I should like to point out that th

25、e information you provide will be treated in the strictest confidence.崔松PPT33PPT34下一章是证明信（References）。证明信的结构与复查询信相似，也由三部分组成。第一段先说明来函收悉。如：I have received your letter of requesting a reference for .Thank you for your letter dated regarding .第二段证明求职者符合其应聘职位的要求。如：I can recommend without the slightest he

26、sitation.I can confidently recommend to you.I can recommend with every confidence.最后一段对自己的意见作一总结，也可表达一下对被推荐人的不舍之情。裘彤PPT35PPt36PPT37下面我们看第12章社交信（Goodwill correspondence）。社交信包括感谢信、祝贺信、邀请信和慰问信。社交信对发展良好的业务关系十分重要，有利于人际间交往。我们首先看感谢信。感谢信通常可以分三部分。第一部分为首次致谢。常用短语为：Thank you so much for yourI enjoyed visiting y

27、our last week.第二部分表达一下你的个人感受。如：I was very impressed with .I do appreciate your thoughtfulness.最后在信尾再次道谢。如：Once again let me express my thanks to you for .Your will not be forgotten.崔松PPT38PPT39PPT40再来看祝贺信。祝贺信也可分为三部分。第一段首先表示祝贺。如：Please accept my congratulation on .Congratulation on your .I was really

28、 happy to hear that .第二段表达一下你的个人感受。如：I am sure theres no stopping you now.With all the hark work you have put in in recent months, this promotion is all you deserve.最后一段可以展望一下未来。如：I am sure that the future will hold much more for you.If we can be of any help, please let us know.裘彤PPT41PPT42再来看邀请信。邀请

29、信一般分为三部分。第一部分发出邀请。常用短语有：I take great pleasure in inviting you to .I should like to invite you to .Please come to .接下来说明邀请的具体内容，包括时间、地点等等。最后表明希望对方出席的愿望。如：RSVPWe look forward to seeing you there.崔松PPT43PPT44最后是慰问信。慰问信的第一段应表示同情和慰问。如：I was saddened to hear of .I should like to extend my deepest sympathy

30、 to you.I was sorry to hear that .第二段表达一下你的个人感受。最后一段表明你愿意提供帮助的愿望。如：I wish you a very speedy recover.Meanwhile, if there is anything I can do for you, please let me know.学生丙老师，通过对这部分的学习，我对商务往来中常见书信的写作要求有了比较清楚的了解，写起信来也有方向有信心多了。我看到教材上有很多的书信范例，我们在学习这些范例时应该从哪些方面入手呢？裘彤PPT45书信范例的学习也非常重要。大家学习书信范例可以从以下几个方面入手

31、：l 书信的写作格式l 书信中常用的表达方式(包括用词、常用套语与语法)l 措辞与结构l 方法策略的应用l 注意与中文译文相对照崔松刚才我们总结的书信类型主要是给客户和顾客的信函。从下一章起我们要涉及的内容主要是内部文件的写作，包括便笺和电子邮件、业务报告、会议记录及通告。这部分内容在同学们已经学过的“商务交际英语（1）”中专门作过讨论, 这里我们不再一一重复，请同学们结合每一章的写作要求进行学习。裘彤PPT46大家要在上学期学习的基础上继续熟悉这些内部文件的写作，我们的教学要求是：l 了解、理解内部文件的措辞与结构、方法与策略，能独立撰写电子邮件和简单的业务报告l 重点掌握、学会给客户和顾客

32、的信函的写作崔松PPT47PPT48以上我们把第二部分的教学内容给同学们梳理了一下。同学们在学完本学期教学内容后，应该做到： 1. 熟悉常用商务英语文体。 2能熟练掌握英语书信等商务文件的写作格式。 3能较熟练地运用英语商务书信中常用的表达方式。 4能结合各种实际情况，撰写用词语气都能较清楚表达写作者意图的一般商业书信等商务文件。现在本学期的学习内容总结完了，下面我们进入今天直播课堂的第二个内容：关于考试。按照本课程考核说明的要求，前面我们将需要掌握的知识按“了解”、“理解”、“掌握”和“学会”四个层次进行了归纳。这里解释一下，属于了解层次的，考试时所占份量较轻；属于理解、掌握和学会的内容是考

33、试的重点，在学习中要深入理解、重点掌握。同学们应在认真完成教材练习和形成性考核册练习的基础上，对本课程进行全面复习。同学们可能已经知道本课程考试的命题原则：根据教材所涵盖的有关内容写作技能以及与教材难度相当的语言材料命题，涉及教材的内容不少于50%。崔松PPT49我们这门课程的考核采取两种形式：一是形成性考核二是课程终结考试总成绩以百分制计：形成性考核占30%，课程终结考试占70%。形成性考核是对学生学习过程和阶段性学习效果的综合评价，包括学生参与各项教学活动和自主学习活动的情况以及阶段性的学习进展情况。本课程的形成性考核内容和方式严格按照“形成性考核册及学习档案”的具体要求实施。形成性考核册

34、满分100分，占课程总成绩的30%。所以，完成本门课程的形成性考核册，也是一个重要的学习内容。裘彤PPT50（图）本课程的终结考试形式为笔试，闭卷。试卷由中央电大统一命题，在同一时间进行全国统一考试，考试时间为120分钟（两个小时）。试卷分为六部分，卷面分值为100分：第一、二部分为语言知识，占20分，主要考查学生对商务英语写作基础知识的掌握；第三、四部分为写作基础，占30分，主要考查学生运用所学知识解决问题的能力；第五部分为翻译，占10分，主要考查学生将商务文件译成汉语的能力；第六部分为英语信函写作，占40分，主要考查学生用英语写作商务信函的能力。考试部分考试内容考试题型分值时间一语言知识填

35、空10分10分钟二语言知识多项选择10分10分钟三写作基础配对/改错10分10分钟四写作基础排序/造句20分25分钟五翻译英译汉10分15分钟六商务信函写作写作40分50分钟崔松下面，请裘彤老师根据上面这个表，给同学们具体介绍一下模拟试题，希望这部分内容能为同学们的学习和复习起到一定作用。裘彤PPT51PPT52我们今天主要根据模拟题对考试内容和要求做一个介绍。第一、二部分为语言知识，占20分，主要考查学生对商务英语写作基础知识的掌握。现在我们看第一部分：第一部分由两小段信函组成。题目给出了10个词，要求在空白处选词填空，每个单词使用一次，10个空，10分。现举第（1）小题为例：satisfa

36、ctory, orders, miss, regret, promotion, demand, sincere, catalogue, visit, owing to(1)Dear SirWould you please send us a copy of your _1_ and the latest price list for “Forever” bicycles? We are very interested in bicycles both for men and women.There is considerable _2_for bicycles in this city, wh

37、ere cycling has become very popular. _3_ the high price of petrol, it is likely that more people will use bicycles instead of cars. If the quality of your bicycles proves _4_and the prices are competitive, we expect to place regular _5_ for fairly large numbers.We look forward to your early reply.Yo

38、urs faithfully崔松PPT53同学们做题时要先读懂全文，再填词。现在我们把参考答案给在屏幕上。注意红字为答案。(1)Dear SirWould you please send us a copy of your _ catalogue _ and the latest price list for “Forever” bicycles? We are very interested in bicycles both for men and women.There is considerable _demand_ for bicycles in this city, where cy

39、cling has become very popular. _Owing to_ the high price of petrol, it is likely that more people will use bicycles instead of cars. If the quality of your bicycles proves _satisfactory_ and the prices are competitive, we expect to place regular _orders_ for fairly large numbers.We look forward to y

40、our early reply.Yours faithfully裘彤PPT54第二部分是多项选择。我们以第题为例：1. I was really delighted that you _ to the Board of Directors at Aston Engineering.a. have elected b. have been elected c. have been electing崔松答案应该是b，对吗？裘彤PPT55是的。空白处是被动语态的含义，所以另外两个选项都不正确。第三大题是配对题，有对，共分。每配对一对得分，配错一对扣分。我们来看第一组题：1) The PCB may

41、be faulty.2) The computer appears to be over-heating.3) The cassette recorder mechanism is malfunctioning because of the humidity.4) The television voltage selector may be incorrectly set.5) You may not be following the operating instructions correctly.a) You must keep the cassette recorder in a dry place.b) You need to make sure that you set the voltage selector correctly.c) You should follow the instructions exactly.d) You should re