收集整理工作指引

1、附件 3：收集整理工作指引为规范地做好我区创建全国文明城市见证材料的收集 整理工作，更好地迎接测评，根据 2014 年全国文明城市 测评体系和全国未成年人思想道德建设工作测评体系 的要求，制定本指引。一、见证材料的定义 见证材料指所提供的公文、档案原件、信息、总结、简 报等文字材料及图片、声像、数据等各种形式、各种载体的 相关佐证材料。二、材料收集的时间范围文明城市见证材料收集范围为 2012 年 1月至 2014 年 10 月（中央文明办部署的重点工作以部署时间起开始收集） ， 未成年人见证材料收集范围为 2012 年 9 月至 2014 年 10 月 （中央文明办部署的重点工作以发文时间起

2、开始收集） 。三、纸质材料收集的要求（一）2014 年全国文明城市测评体系责任分工表 和全国未成年人思想道德建设工作测评体系责任分工表 已详细列出了需要各责任单位提供的材料内容，凡是与其条 目内容相关的资料都要收集。（二）文件材料以“件”为单位进行收集，统一使用 A4 规格纸张，超过 1 页的文件需用 不锈钢钉 进行左侧装订。所 有文件尽可能提供原件并在首页或尾页落款处 加盖红色公 章；实在无法提供原件的，复印件在加盖公章的基础上还要 加盖“此复印件与原件相符”印章。（三）上交工作或活动照片时，请用 A4 纸彩色打印， 附在文字材料的后面。每一项活动按照测评指标材料收集的 要求提供照片，每张纸

3、可编排 2 张照片，并对每一张图片写 上情况说明，情况说明的内容应包括“时间、地点、人物、 事件”。（四）上交与创建活动有关的声像材料时， 请刻录光盘， 按照声像材料说明格式（见附表2）附上相关说明。（五）文件材料按照责任分解表进行分类和编号，文明城市见证材料编号格式如下：“川-1-1 ）-”其中，“川 -1 ”代表测评内容序号，“川-1-1 ）”代表该测评内容的第一 项测评标准，“川-1-1 ）-”代表该测评标准的第一份见证 材料，将该编号用 铅笔 写在每份见证材料的 右上角 ，每项工 作内容对应一个流水号，依次类推。文件排序应按照时间先 后及文件重要性进行。四、电子文档收集要求（一）正式文

4、件 可选择其中一种方式上传（要求单个图片文件小于2MB）。1. 将正式文件所有内容拍照或扫描，上传该正式文件 的原文图片；2. 上传正式文件的 PDF或JPG版式文件；3. 将正式文件首尾页（套头页、签章页）拍照，上传 图片，并同时上传该文件的电子文档。（二）非正式文件只需上传文档的电子版，要求所有电子版为Word格式，标题为黑体2号字，正文为仿宋3号，单倍行距。电子版见 证材料要按照2014年全国文明城市测评体系责任分解表 和全国未成年人思想道德建设工作测评体系责任分解表 的规范编号进行分类、编排。（三）上报格式1 .文明城市见证材料：一级文件夹“川 -1 ”内包含“川 -1 ”测评内容里面

5、的三项测评标准的见证材料电子版，二级 文件夹“川-1-1 ）”内包含对应此条测评标准的见证材料， 三级文件夹“川-1-1 ）-”表示对应川-1-1 ）测评标准的 第一份文件。如下图所示：2 .未成年人见证材料：一级文件夹“ 1-1 ）”内包含对 应此测评标准的所有见证材料的电子版，二级文件夹“ 1-1 ） -”表示对应1-1 ）测评标准的第一份文件。如下图所示：（四）其它要求：1上传到系统中的 Office 电子文档，请采用 Office2007 或以下较低版本创建，或另存为 Office2007 或以下较低版 本的文件。2各单位报送的纸质文档和电子版材料要统一，其中 Word文档、PDF或J

6、PG版式的文件名，要与文件标题相对应， 务必使用规范的全称。3. 电子版见证材料统一用 U 盘拷贝与纸质版材料一并交 到区创文办。五、材料收集注意事项（一）所有纸质文件材料都要加盖红色公章，包括红头 文件、简报、报表、刊物等，否则一律无效。（二）文字材料清晰完整，不得缺页、缺行；不符合A4规格的应折叠或裱糊为 A4规格。（三）材料移交表（一式两份） 。附表 1：见证材料移交表表 2：声像材料说明格式附表1:全国文明城市测评见证材料移交表提供部门：（签章）负责人签字：移交日期：联系人：联系电话：移交材料目录文件编号责任单位标题名称日期页数备注川-1-1 )-市文明办关于印发V江门市推进诚信 建设制度化工作方案通知2014.078川-1-1 )-市文明办江门市关于推进志愿服务制 度化工作意见2014.056（材料目录部分请自仃复制延长）材料接收单位：经手人：第 页全国未成年人思想道德建设工作测评见证材料移交表提供部门：（签章）负责人签字：移交日期：联系人：联系电话：移交材料目录文件编号责任单位标题名称日期页数备注1-1）-市文明办关于印发V江门市推进诚信 建