人事档案管理制度(定稿)

1、人事档案管理制度第一章总则第1条目的（1）为有效地对人事档案进行妥善保管，维护人事档案材料的完整性，加强企业档案管理，提高档案利用效率，特制定本制度。（2）本制度适用于杭州瑞祥珠宝有限公司的人事档案管理工作。第2条管理部门人力资源部是公司员工档案的管理部门，其主要职责如下。（1）制定人事档案管理工作的规章制度。（2）做好人事档案的收集、鉴别、整理、保管和利用工作。（3）保证原始资料齐全、完整。（4）逐步提高人事档案管理水平。第二章人事档案管理体制第3条档案分类（1）在职员工档案：该档案包含员工入职档案、培训档案、绩效管理档案、薪资福利档案及员工在公司内部发展轨迹的材料。（2） 离职员工档案：该

2、档案包含员工入自进入公司到离开公司的所有档案材料。（3）人力资源工作档案：该档案包含人力资源管理工作中所形成的制度、文件、会议记录等材料，并按属性、内容、年份分类保存。第4条档案管理规定（1）人事档案编码实行统一编码管理，以便查找。（2）入职档案按每人一个档案袋整理，按职能部门(Function)、各门店(Store)、保安队(Defending team)分类归档，以目录号、分类号、顺序号进行编码： 在职员工档案编码：W(Working)代表在职状态 a.职能部门档案编码：如W1·F·001（其中W1为在职的第一目录，F为职能，001为顺序号） b.各门店档案编码：如W2

3、·S·YA·001（其中W2为在职的第二目录，S为门店，YA 延安的拼音缩写，001为顺序号） c.保卫队档案编码：如W3·D·001（其中W3为在职的第三目录，D为保卫队，001为顺序号）离职员工档案编码：L(Leaving)代表离职状态a.职能部门档案编码：如L1·F·001（其中L1为离职的第一目录，F为职能，001为顺序号） b.各门店档案编码：如L2·S·YA·001（其中L2为离职的第二目录，S为门店，YA 延安的拼音缩写，001为顺序号）c.保卫队档案编码：如L3·D&#

4、183;001（其中L3为离职的第三目录，D为保卫队，001为顺序号） 人力资源工作档案编码：招聘(Recuritment)档案编码，如HR·R·2011·06（其中HR为人力资源类目录，R为招聘，2011为年份，06为月份）；则其他人力资源的的工作档案编码为HR·各工作档案的英语首字母·年份·月份。（3）档案目录、封面及借阅登记含文本版和电子版两部分，应确保两版信息的一致性和完整性，以便查找。（4）当在职员工的基本资料有变（如学历变动、个人技术职称、婚姻状况等），应及时将相关资料复印交人力资源部归档，原件当场查验。（5）对员工进行考

5、核、培训、调动、奖惩形成的材料要及时收集、整理、归档。（6）离职员工档案另外存档，档案保存原则上二年后方可销毁，高管及核心技术人员档案需保存五年以上。档案销毁须经人力资源部负责人、总裁批准后方可销毁。（7）公司内部各部门负责人可以查阅除本人以外的本部门人员档案，查阅其他部门人员档案需填写档案查阅申请单，经过人力资源部负责人、总裁书面同意后方可提供相关信息，查阅者必须对相关信息进行严格保密，原则上员工本人不能查阅自己的档案。（8）需要对外提供某员工的人事档案时，必须经过人力资源部负责人、总裁书面同意，员工相关信息才能对外提供。（9）档案借阅原则上应当天归还，借阅档案人员要保证档案完整清洁，不得涂

6、改、用笔划、撕毁等，并对档案信息严格保密。第三章档案管理流程第5条材料归档根据材料属性、内容，确定归档位置对原始材料进行签别，确定是否符合归档要求将材料放入档案中在档案目录、电子表格上登记材料名称、内容第6条档案借阅流程给予查阅档案在登记表上登记签名权限人员批准写档案查阅申请单归还档案将档案放回原位检查档案是否齐全、完好销毁档案第7条档案销毁流程取出档案权限人员批准写档案销毁申请单在档案目录上注销销毁档案第四章附则第8条本制度由公司人力资源部负责解释、补充。 附件一档案查阅申请单附件二档案销毁申请单二零一一年六月二十八日审批人： 审批日期： 附件一档案借阅申请单档案查阅申请单申请人部门申请日期使用期限查阅档案名称查阅档案事由档案使用性质查阅 复印 外带 其他（