进出口贸易管理

1、进出口贸易管理组织体系详见组织体系图18.21。图18.2.1组织体系图营业流程1 .新产品开创（样品收集）。2 .客户开创。3 .客户询价（电报、信件、电报处理）。4 .报价。5 ,订单确认。6 .开立境内订单。7 .临盆督促及L/C催开。8 .出货。9 .押汇（出货通知）。10 .付款。营业处理细则1 .新产品开创（样品收集）营业科取得新样品后，应填写产品卡（附表18.2.2）,写明以下材料：临时编号。品名、规格、包装。制造厂商名称、地址、德律风、负责人、联络人、工厂产量范畴。开创成本。预估临盆成本。制造商报价。可能发卖对象及地区。预估售价。预估毛利。营业科于每周营业报告请示时，就前项新产

2、品提出评论辩论，经逐项评估，按开创价值分为A、B、C三类，A类为极具开创价值，B类为有开创价值，C类为无开创价值。经评估列为A、B类之产品，付与正式产品编号，列入产品档。样品摄影存档,样品存放样品室，并于产品卡上写明存放地位。经评估列为C类之产品，产品卡列入次品档，样品存放次品室。（4）营业科每月就现有产品，选择过时产品，于每月笫一周营业报告请示时，提出检查，经评定已无开创价值者，产品卡列入次品档，样品移入次品室。（5）新产品临时编号共六位数字，分别代表填写产品卡时的年、月、日。即1995年6月10日开创的产品，临时编号为950610。若同一日开创数种新产品，则于第七位数，按英文字母次序编号。

3、旧产品镌汰列入次品档，其镌汰编号原则与新产品之临时编号雷同。（6）产品档正式编号共七位数字，第一位数代表，第二位数代表，第三、四、五、六位数代表序号，第七位数填A、B分别代表A类产品或B类产品。第一位数填1代表笫一位数填6代表"2/"7"3""8n4”"95"第二位数填1代表"2345678"9"2客户开创：（1）营业科于每月最后一周营业报告请示时，提报下个月的客户开创筹划，筹划内容包含：制造公司简介，产品目次（注明交货刻日及付款前提）。产品市场研究、分析、及客户材料之收集。介绍新产品（邮寄新产

4、品目次）O登教告白、邮寄开创信。其他。客户开创应选择A类产品，并合营季候性需求。经研究定案之客户开创筹划，应由营业科列入下个月的营业筹划（附表18.2.3）,并按职责列入小我工作筹划（附表18.2.4）o3 .客户询价（电报、信件、德律风处理）营业收到客户询价的电报及信件，应即加盖收文戳记，填上收文日期，并依来电或来信内容，于文件空栏填具处理看法后，今后文大年夜意及处理情形，挂号于收文簿（附件4）,将原文呈经理核阅后，依经理批示内容，回函或回电，并将回函或回电大年夜意填入收文簿。回函或回电副本存客户档（附表18.2.6）。处理中的电报或信件，存于待办卷，随时查阅催办，差不多处理的电报或信件，依

5、客户别归入客户档。来文无恰当空栏时可另以签办单（附表18.2.7）,粘附处理。客户电报限当日回电，客户信件，除按经理指导刻日外，限三日内回函。（4）接到客户德律风，应将通话内容记入德律风记录上（附表18.2.8）,呈经理批阅，并依指导处理。德律风记录一式两联，处理法度榜样同电报、信件。处理完成后，第一联依次序归入德律风记录档，第二联按客户别归入客户档。4 .报价：营业科接到客户询价之电报或信件，应急速按客户需求指派人员洽询厂商后,遴选产品ITEM,呈经理核可后，打报价单（附表18.2.9）,须要时修剪样品照片贴于报价单上。（2）报价单一式两联，第一联寄客户，第二联存客户档。5 .订单确认：（1

6、）营业科接到客户订单，即依订单内容，填成交卡（附表18.2.10）交专业人员，让厂商确认买价及交货期后,打SALESCONFIRMATION（S/C）（附表18.2.11）,S/C一式五联，第一、二、三联寄客户，第四联存营业科待办卷，第五联存客户档，并将订购品名、数量、单价、金额、交货期、临盆厂商填入客户档。6 .开立境内订单：(1)营业科依照S/C及成交卡开立境内订货单(附表18.2.12)o(2)订货单一式四联，第一联交售方存查，第二联存营业科待办卷，第三联交专专业人员，据以调和厂商填写临盆及验货进度表，第四联交售方签认后存厂商档，并将订购品名、数量厂价、交货期等，记入厂商档。营业科依照S

7、/C及订货单填写产品表。7 .临盆督促及催开L/C：营业科专业人员依照临盆及验货进度表进行督促，填写实际临盆进度，于每周营业会报时提出申报，须要时现场取样携回核验。营业科依每笔S/C所订L/C开立日期，催开L/C。收到客户开来之L/C,应急速查对交易内容是否相符，若与本来的S/C内容不符，应即要求客户修改L/C,或调和厂商修改订货单内容，修改订货单处理法度榜样与开立境内订单雷同o8 .出货：出货前，营业科联络船公司确信船期，填写装船估量表，同时联络专业人员，确信装柜日期及地点，通知拖车公司将货柜拖到指定地点，以备装柜。装船估量表一式三联，笫一联交报关行签SHIPPINGORDER(S/0),笫

8、二联营业科存查，第三联交专业人员据以验货。装柜完成后，专业人员急速回报每一种货色实际出货数量、箱号、净重、毛重、材数、及退税方法，由营业科通知报关行修改，并通知报关行该笔出口押汇银行。工厂退税清表最晚须于结关前一日寄达本公司，汇送报关行。退税清表上须用中文誉录。9 .押汇(出货通知):(1)结关后三日内，营业科自报关行取得提单及押汇文件，经与L/C条目查对相符，呈经理签名后送银行解决押汇，并随时追踪押汇法度榜样，确信银行差不多拨款后，通知银行取回结汇证实书。海关签放的输出许可证(CBC)第六联交管帐,影本存待办卷。每笔货色出口后，营业科依出口内容，套打出货通知单(SHIPPINGADVICEL

9、ETTER),一式三联，第一联(正本)及一份完全出口文件副本寄客户，第二联(副本)及一份完全出口文件副本(包含L/C,CBC第六联，装船估量表第二联)存入出货文件档，第三联(副本)存入客户档。营业科依照实际出口内容，分别填入客户档、产品档及厂商档。1. 付款：每笔货色出口后，营业科于结关后三日内收集厂商寄来的发货单、销货发票、及专业人员填具验收记录之装船估量表第三联，查对无误后送管帐。(2)管帐复核营业科转来的付款凭证，确信该笔出口差不多押汇入帐后，即开立付款传票，呈经理核示后，开立结关后11天之支票付出货款，并于所有付款凭证上加盖付讫戳记。进出口贸易功课标准化手册预备工作营业助理复查前次该客

10、户当面所交卸或离京后来电或来函所应办工作是否已完成，如未完成应速搞妥。1 .营业助理对客户所寄来拟在台仿造的原样品，如需预备(CounterSamP1e)或报价、确认样品、印刷盒、纸套、标纸、标头、摆设箱、说明书等材料，应急速预备齐备，如有问题不克不及解决，应急速向主管经理请示若何处理。2 .营业助理需预备客户所欲购项目标最新报价，以知足客户再订购的须要。3 .营业助理应客户所需，代订饭铺房间，并于到京前一天应再与饭铺联络，弗成有误。4 .营业助理须通知装押助理，最迟于客户来京前一日备妥00L(0utstandingorderlist)。0.如需采购部有关科长合营预备工作者，营业助理应即与其接

11、洽调和妥当，对大年夜客户来京应预告其到公司日期。客户当日工作1如需到机场迎接，营业部助理应向总务科调和安排接机事宜，并应于飞机抵达前2小时与航空公司机场干事处联络班机确信达到时刻。必须提早5分钟抵达机场或饭铺将客人接来公司。2如客户需赴工厂不雅察，营业助理应事先与工厂联络，安排行程。3如客户须要游玩名胜事迹，营业助理应事先安排不雅光行程。客户来公司当日L赴机场或饭铺接客户前，营业助理应将有关材料、档案、样品等置于营业洽商室。2 .如客户须要饮料、食物等，营业助理应通知样品室有关人员预备。3 .如需采购部有关科长备询时，营业助理应事先通知待命。客户接洽营业1 .营业部经理及助理陪客户遴选样品。2

12、 .经客户遴选的有爱好产品，营业助理应急速记录具体材料及产品编码、规格、包装明细、材数、比来工厂价格。如有须要，可与有关科长调和报价。如客户系以C&F或CIF前提采购者，应即运算所拟报单位数量的运费，如该产品客户前曾购买者，则应记录前次厂价与卖价。3 .与客户洽商中，对报价及客户所专门要求的规格、形状、大年夜小、尺寸、厚度、构造材料、色彩、包装、质量、订购数量等营业助理均应具体列入记录，须要时画上该产品草图。4 .如客户当日未能决定采购，须待数日连续洽商时，营业助理应将所遴选出来的样品，留条叮嘱样品室有关人员暂储存于营业洽商室架子内。以免下次洽商时反复遴选。(储存刻日不得跨过一礼拜)。

13、5 .如客户不予洽商或已洽商完毕之样品，营业助理应急速叮嘱样品室有关人员了债原处。6 .客户如有任何询问应即查核答复，如不克不及即时答复，也应向客户说明缘故并告以何时答复。7 .与客户洽商中，对客户所交卸之工作应于下次洽商前完成°整顿0/C或报价单1 ,应客户须要，将洽商中有爱好的产品，营业助理与采购有关科长调和剂理报价单，经主管经理核阅后打出交给客户。2 .客户订购产品，营业助理应于客户离公司的当日或限日内将0/C单项息价及全部总价底稿整顿妥当，呈主管经理核阅后，按0/C所需份数多加二份。如系C&F或CIF时，0/C上之材数不予打出。3 .营业助理，应急速查对0/C是否与底

14、稿相符，如出缺点即自行修改确切无误,然后抽出一份0/C请示经理后，开境内订单，连同境内订单装运联一并交装押助理。4 .所有寄境外信件，0/C或其他一切文件须由营业助理查对，并在寄出之份上经理签名处旁签名，日期，送交主管司理发出，但报关文件由营业助理于结关前自行查对单价数量，必须在当日内完成。开境内订单时营业助理应经常查核自存之0/C,并尽快请主管经理会同有关采购科长发出境内订单，并在存档0/C及材料卡或PriceList上注明承制工厂、厂价、境内订单号码及日期。1 .订单上唆头可采取下列方法：刻章。打字。（3）由营业助理书写清晰。2 .如境内订单上数量、价格、包装、规格、咳头有变革时，即发出订

15、单更换通知，并与原境内订单所留底联装订一路。3 .如系将境内订单改开给另一工厂，则应于境内订单留底联、验货联、装运联上注明本订单系原订单XX号重开，原订单作废，并于存档0/C联及材料卡或PriceList上更换境内订单号码、日期、承制厂商名称价格，但在工厂联及签回联上绝对弗成注明该订单系重开，并急速将装运联直截了当交装押助理。4 .原境内订单如系改开别家工厂时，须用专门编号，举例如下：KR-1021（此为改开订单号码）K-1021（此为原订单号码）5 .需熏蒸的货，外箱上必定要打洞，应于订单上专门注明，告诉工厂。6 .如系纺织品的订单，亦应于订单上注明需办quota才可出口。7 .印刷品清款时

16、，务必附上样品才可付款。8 .订单一个ITEM在US$5000以上，营业部科长在时必定要让科长签字，才能寄出，如科长不在而急于寄出的订单由营业部自行决定此订单是否要由科长签准才寄出，但如未经科长签字的订单，采购科长应协助出货，而催货则由营业部负责。9 .凡向工厂催货（包含配件及印刷品）一切成败的义务由营业助理负责，但装押助理协助催货。笫一部分进出口贸易功课标准化手册（第二部分）须经确认的样品、印刷品1 .如境内订单上载有样品、印刷盒、纸套、标纸、标头经境外客户确认经由过程后，急速以公司印妥之表格，寄交工厂及有关外务员，留底一份交装押签收，并在原境内订单装运联上挂号后再交回营业助理留存，如有德律

17、风通知工厂，应补寄正式通知以便安排出货。2 .客户正式确认经由过程的样品，应通知有关外务员或科长，明白规格以便验货。验货1 如非专案订单因订购数量小或外务员劳碌，或因地区偏远无法前去承制厂商验货或因承制厂商质量差，外务人员不克不及决定可出货时.，外务人员来电或来函通知营业助理应即请示主管经理若何处理。2 .营业助理因解决重要问题须前去工厂时.，应填出差申请表返回公司后凭出差申报表，向总务科请领差盘川盘川。3 .所有订单的验货联均由治理中间直截了当寄交外务员，以便协助催货，如助理需到仓库验货，自行找装运联或留底联。申请境外（内）佣金补偿L营业助理填妥申请书，送呈主管经理、总经理签名核准送交押汇科

18、长，如补偿须扣工厂者于其表上注明并另填写扣款单一份交管帐，一份交考察，一份交采购科长，一份留底，以便工厂清款时扣除，如系亲交来京的客户，须备妥收据及护照影本送交管帐制单（申请书为四联，个中一份留底）。2 .付出境外佣金时必须：与境外公司订有佣金可在任何地点付出的契约影印本交管帐。每付出前由对方公司来信指定由或人携带该公司开立的收据来京支领。3 .押汇长收到境外汇款支出申请单，送交有关管帐签收一份，另一份交考察。对样品处理1 .出货样品：营业助理必须取得，并切实负责验货无误后予以自行保管或予补样。2 .收到工厂新样品，呈阅主管经理后，应附厂商住址、德律风及负责人姓名及价格材料即送采购部有关科长编

19、材料。3 .承办助理收到新样品，应赶忙送采购部，如获订单，可得奖金。4有隐秘样品（专利或只能卖给专门客户）弗成随便摆设样品室。其订单及样品函的科长栏应改填经理名。5 .如需向资估中间借出样品时，应填写样品外借申请单连同彩色照片呈总经理核准后方可借出。6 .如有弗成摆设的印刷盒，由承办助理于出货SAMPLE上注明弗成摆设字样，先交治理中间销案后，再由治理中间送交承办助理保管。刊出境内订单1 .营业助理向装押助理签收营业部订单货款付出核准单须具体查对单价、数量及扣款事项并作付款记录后交治理中间查对，无误后签名呈阅经理，并将原境内订单留底上予以刊出。2 .凡有退关税或退货税的工厂在未结关前清款一律储

20、存50%（包含送仓库货）。如工厂急需货款，也应先开来包管票。接到O/C与境内订单装押助理收到由营业助理转来的0/C与境内订单时，应查对0/C与境内订单上包装、数量是否完全相符，如产生缺点或有疑问时.，应急速与营业助理调和或请示主管经理若何处理。签收L/C影本L押汇科长收到L/C后，即影印一份送交营业经理签收，再转交营业助理核阅并在存档之0/C上挂号L/C号码，S/D、V/D以及金额后，交装押助理。（Va1idityofdelivery)2. L/C可能产生的问题如下：收到L/C时须先查对总金额、数量、单价是否精确。(2)收到L/C当天时，如距有效日少于30天，即须向主管经理提出。平日L/C是可

21、分批，如弗成分批，须向主管经理提出。(4)如本地无直截了当船可达到的港口，需看L/C是否能够转船，如弗成以需请示主管经理，必须专门留意出口港不克不及指定为天津。查对受益人全名、地址有无缺点。(6)查对交易前提系为FOB、CIF.C&F是否相符。(7)L/C内容有无错别字。(8)有无规定整批或限装货柜或专门指定船公司。如同一客户稀有张L/C时须看有无规定可予归并。(10)如L/C直截了当由境外客户寄来，而未经银行挂号，须即请示主管经理是否送银行查对其签字是否相符。(11)如远期付款之L/C应查看利钱，是否由买方包袱，如否应急速请示主管经理。(12)如有怪异字眼或条目有违常理者，应急速请示

22、主管经理。第三部分进出口贸易功课标准化手册(第三部分)装船通知单1 .按照境内订单的规定交货日期1个月至1个半月前开端功课，由装押助理按外勤人员的申报或直截了当与工厂接洽后填写装船通知单。送货柜场者：共四联第一联：寄工厂，由装押助理写好厂商信封交营业助理签字后再送收发。第二、三联：寄有关外务员，在第二联上填妥确信出货日期、净重、毛重、体积、未能如期交货缘故后寄回经理，再交装押助理协调安排出货。如每一ITEM跨过美金5千元者，第二联交有关科长，第三联仍寄交交外务员。第四联：装押助理存查。货送仓库者：填送仓装船通知单，共二联笫一联：寄工厂，由装押助理写好厂商信封交营业助理签字后，再送收发。第二联：

23、装押助理存查。如重要订单未能如期交货，得填写重要订单过期追问单交有关科长协助处理。2 .如境内订单规定收到L/C后才通知临盆者，收至ljL/C当日即发出装船通知单上注明L/C已收到船期平日以S/D刻日前三礼拜为宜。(弹性应用)(schedu1edelivery)3 .如境内订单规定须等样品确切经由过程才临盆者，当收到客户确认或回电时，由营业助理填写确认函交工厂，并将留底联交有关装押助理签收，并在境内订单装运联上挂号后，再交回营业助理，以便安排船期。4 .如出口美、日地区，应将经济部商品考查局的原料来源加工处所切结书空白数份填妥，可相伴第一联装船通知单寄往工厂或交外务员盖印填写后寄回，以便向经济

24、部商品考查局申请产地证实书。5 .需确切留意出口货色是否含有须办冲退税进口零件，调和报关行后与有关工厂解决手续。催货1 .送货柜场之装船通知单发出后一礼拜内如无回音交货，应急速会同营业助理向工厂或外勤营业人员催货。2 .退税材料寄回本公司时，应先告诉工厂填写承办人姓名，不然经常专门多助理有同一家工厂的货，退税材料往往误传，而产生工厂不克不及退税的苦恼。收到仓库送来的进货单L装押助理收到进货单应急速查对所列之咳头、数量、包装情形是否与境内订单相符，如需更正即刻通知仓储科长处理。2.收到进货单后，需通知助理前去仓库验货，并制订营业部订单货款付出核准单。3.如未通知送货柜场而擅自送到仓库的，应扣运费

25、。签订S/01 .依照出货明细表及境内订单装运联所示大年夜约材数运算体积重量。2 .向拟装运之船公司或报关行查询是否确切签到S/0（shippingorder）o3 .船期如有提早或延后，应急速与工厂接洽务必合营。4 .打S/0时须查核是否每张均打，如有漏打.，应急速补上，以免报关行在船公司重打，白费时刻。5 .签S/0的时刻应提早一礼拜或两礼拜，或事先以德律风与船公司联络订船位。6 .如装整台货柜时，货色实际重量弗成跨过船公司所规定的重量，如跨过时应急速请示主管经理处理。结关前L如由仓库装货柜出货者，应提早将出货明细表一份交仓储科科长，以便送货（货未到尚未验货，应在明细表上注明）。2 .如山

26、仓库出卡车者，须在结关前二天将出货明细表交押汇科长，以便及时通知卡车，货未到或尚未验货必须在明细表上注明。3 .须紧密留意仓库出货时,刻、车号、唆头、数量及送货地点，等确准时应急速通知报关行。4 .于船期结关前一日，确信出货明细表之精确项目、数量，如所出之货有配件印刷工厂的，须在出货明细表上注明。5 .打PackingList六份，并于个中三份仰头改成Invoice并于其上注明每家工厂精确全名，同一编号、发票号码，交营业助理核阅。并填写出口挂号本四联，第二联（财务）连同PackingList三份和Invoice二份送交押汇科长盖印后，连同退税材料交报关行，一份交管帐科长，个中另一份Invoic

27、e自行留底。6 .出口挂号本上所列规定送件日期及估量入帐日期，应填写结关后七天，如有耽搁应写缘故。7 .送货当天早上必须联络工厂确信出货时刻，卡车号码及达到时刻，等确准时急速通知报关行。8 .结关当天如没有工厂确信能够或许出货的把握者，须急速修改材料，勿将该货报关。9 .货如未依时刻送达，所产生海关费用及规费应有记录，并于签订单付出核准单时填上应扣数量，留意清款时扣除。10 .装押助理如当日有结关之货，须算所有货确切达到并报关完毕，才可下班。n.装押助理必须待进货柜场的货确切已送达无误才可制营业部订单货款付出核准单C12 .工厂的出货发票必定要开送货当天之日期、配件如分批出货，亦需于每一次出货（送货）即开当天的发票，弗成延迟于送货后的日期。13 .工厂如在货未结关前，即已送达货柜场，而有需退货色税或关税者，清款时一律临时储存50%,并于货款付出核准单上注明此点。第四部分进出口贸易功课标准化手册（典范A）（第四部分）结关后装押助理须查询报关行及船公司，货是否确切出口无误，如确切无误，将出口明细表一份交承办管帐，另一份送治理中间，并将营业部订单货款付出核准单交营业助理。2 .催CBC必须确切于结关次日取得，除非以错单出口者，须随时催报关行，最迟须于一礼拜内取得，不然须向主管经理报备。3 .于CBC达到后，如要解决经济部产地证实书，须附上I