扬州大学广陵学院文秘专业档案管理整理资料

1、1. 档案收集工作的概念 就是按照法律、法规的规定，通过例行的接收制度和专门征集的办法，把分散在各机关、组织、个人手中和散失在其他地方的档案，分别集中到各级各类档案保管机构的工作。 档案收集工作的内容：1、档案室对本单位需要归档的档案的接收。2、档案室对本单位未及时归档档案的补充收集工作。 3、档案馆对所辖区域内现行机关和撤销单位的具有永久、长期保存价值的档案的接收。 4、档案馆对建国以前各个历史时期形成的档案的接收和征集工作。档案收集工作的特点1、预见性与计划性2、针对性与及时性 3、系统性和完整性档案收集工作的主要方法：1、定期收集2、平时收集3、复制交换 4、广泛征集5、购买。2. 归档

2、制度的定义： 机关文书部门和业务部门将办理完毕的文件经系统整理归档案室保存的过程，称为归档。在我国归档是党和国家规定的一项制度，称为归档制度。 内容：（1）归档范围：详见机关文件材料归档与不归档的范围 （2）归档时间：文书档案第二年六月底以前归档。 （3）归档案卷的质量要求 A、归档文件在系统性方面的要求是：遵循文件材料形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同的价值，便于保管和利用。 B、归档案卷在技术加工方面的要求是：封面、题名、目录等 C、归档案卷的排列顺序 （4）归档手续：目录、移交清单等 为什么要建立归档制度？归档制度的意义： （1）保证归档文件材料的齐全、完整（2）便于检查和

3、控制归档文件的质 （3）确保归档文件材料的按时归档（4）确保归档文件材料的集中统一管理。3. 如何做好文件材料的归档组织工作？ 1、档案室对归档工作的超前控制2、指导和协助文书部门组织归档工作 3、加强临时性及“帐外文件”的文件收集工作4、加强归档案卷质量的检查 5、加强归档的宣传和档案的日常管理。4. 档案整理工作的类型： 1、系统排列和编目2、局部调整 3、全过程整理 整理工作的原则：1、充分利用原有基础 2、保持文件之间的历史联系，文件之间的历史联系，主要体现在文件的来源、时间、内容和形式几个方面。3、便于保管和利用 。5. 全宗定义 全宗是一个独立的机关、组织或个人在社会活动中形成的档

4、案有机整体，全宗解放初称为 “ 芬特 ” 。1955年改为"全宗"。全宗的含义（1） 全宗是一个有机整体，具有不可分散性。 （2）全宗是在一定历史活动中形成的 ，具有客观性。 （3）全宗是以一定的社会单位为基础而构成的 ，具有界定性和稳定性。全宗类型（1）按形成全宗的单位和全宗内容性质分： 机关组织全宗、人物全宗（2）按全宗的范围和构成方式分： 独立全宗、联合全宗、全宗汇集和档案汇集。 全宗群的定义：全宗群是具有某些历史联系的若干全宗的群体。特点：多样性、灵活性。6. 普通档案常用的分类方法：年度分类法，组织机构分类法，问题分类法。7. 档号的含义：档号是档案实体管理编号的

5、总称，是为固定档案的分类和排列顺序、为便于保管和查找而编定的一组符号。通常包括全宗号、案卷目录号、类别号、项目号、案卷号、件（页、张）号等。使用原则：1、唯一性（不重）2、合理性（不乱）3、稳定性（不变）4、简明性（不繁）5、完整性（不缺、不空）作用：1、可以体现档案的类别及其相互关系；2、对档案实体具有指代功能；3、是档案实体管理有序的重要标志。8. 归档文件整理规则的特点：（一）简化（二）兼容（三）灵活。9. 档案鉴定工作概念：有广义和狭义之分。广义的档案鉴定工作包括鉴定档案的真伪和鉴定档案的价值。狭义的档案鉴定工作即指档案价值的鉴定。档案界所说的档案鉴定工作通常是狭义的。特点：1、档案鉴

6、定工作的前瞻性和滞后性；2、档案鉴定的客观性和主观性； 3、档案价值的模糊性与鉴定结论的明确性；4、档案价值的不确定性与鉴定结果的确定性。档案鉴定的原则是：从国家和民族的根本利益出发，用全面的、历史的、发展的、效益的观点，判定档案的价值。10. 档案保管期限表含义：档案保管期限表是用表册的形式，列举档案的来源、内容和形式，并指明其保管期限的一种指导性文件。它是鉴定档案价值、确定档案保管期限的依据和标准。档案保管期限表的类型：1、通用档案保管期限表2、专门档案保管期限表3、同系统档案保管期限表4、同类型单位档案保管期限表5、机关（单位）档案保管期限表。11. 档案的保管: 是指根据档案的成分和状

7、况所采取的.存放和安全防护措施。内容包括三个方面：1、库房管理 2、档案流动过程中的保护 3、保护档案的专门措施 任务：1、防止档案的损坏包括自然损坏和人为损坏。 2、延长档案的寿命； 3、维护档案的安全 ；4、建立和维护档案的存放秩序。12. 全宗卷的概念：档案馆（室）在管理某一全宗过程中形成的，能够说明全宗历史情况的各种文件材料所组成的专门案卷。 全宗卷的特点：（1）内容多样具有不定型性（2）随全宗流动具有的保存单位的流动性（3）随全宗内容的增加而不断增长（4）不是全宗内档案确又是管理全宗的档案。13. 档案检索工作的含义：档案检索是对档案信息进行系统存贮和根据需要进行查找的工作。 档案信

8、息存贮:包括著录标引和组织检索工具。 档案信息查找：即查找包括确定查找内容和查找操作。检索工作的内容：（1）档案信息存贮阶段： 著录标引、编制检索工具 （2）档案信息查找阶段：确定查找内容、查找操作。检全率： 满足利用者要求的全面程度，即检出的有关档案与全部有关档案的百分比。检准率：满足利用者要求的准确程度，即检出的有关档案与检出的全部档案的百分比。检索语言的特点：单义性和专业性。 按功能来分检索工具分哪几种： 馆藏性检索工具，查检性检索工具， 介绍性检索工具。档案著录：是指在编制档案目录时，对档案的内容和形式特征进行分析、选择、记录的过程。档案标引：是指对档案内容进行主题分析，并赋予其规范化

9、检索标识的过程。赋予其分类号标识的过程称为分类标引，赋予其主题词标识的过程称为主题标引。14. 案卷目录：以案卷为单位，依据档案整理顺序编排的检索工具。全引目录：将全宗或全宗内某一部分案卷目录和卷内文件目录汇编而成的一种检索工具。全宗指南：以文章叙述形式介绍某一个全宗档案内容和成分及其意义的一种工具书。档案馆指南：以文章叙述的方式，全面概要地介绍档案馆所保存档案情况的一种工具书。15. 编研工作就是档案部门以馆（室）藏档案为主要对象，以满足社会利用需要为主要目的，在研究的基础上编辑史料、编写参考资料、参加编史修志以及撰写专门著作的工作。意 义：1、 积极提供利用服务的有效方式 ，是利用档案的高

10、层次体现，也是提高档案利用效率的有效途径。2、 提高工作水平的重要途径 。3、 有利于档案原件的保管和流传。 参考资料名称：1，大事记 大事记是按照时间顺序简要地记载一定历史时期发生的重大事件的参考资料,2， 组织沿革 是系统记载一个机关、地区或专业系统的体制、组织机构和人员编制变革情况的档案参考资料,3，专题概要 是以文章叙述的形式简要地说明和反映某一方面的工作、生产或其它社会现象、自然现象的发展、变化情况的档案参考资料,4，会议简介 是简要叙述会议过程和基本情况的参考资料。 16. 档案的利用服务工作：简称“档案利用工作”，又称“提供利用”。即档案部门通过一定方式、方法直接提供档案为利用者

11、服务的一项档案业务工作。档案利用工作的基本内容，就是介绍和报道馆（室）藏档案的内容和成分，通过各种方式为利用者实际提供文献材料和情报信息，进行咨询服务。 服务方式：一、提供档案材料的形式 二提供利用服务方式 三、制发档案复制本 四、档案展览 五、制发档案证明 六、档案咨询 七、网络提供利用如何做好档案利用工作：1、树立正确的服务思想2、正确处理提供利用与保密之间的关系 3、正确处理利用工作与基础工作的关系 4、熟悉馆藏，主动服务。5、了解社会需要，搞好分析预测服务17. 档案展览是指档案馆、室根据需要，按照一定的主题，采用平面或立体的展示手法，系统地陈列展示档案原件或复制件的一种主动提供利用的

12、方式。档案展览的组织：1、确定主题 2、精选材料 3、设计格局 4、保证档案安全 5、讲解宣传。18. 档案证明是档案馆、室根据机关、团体或个人的询问或申请，为了核查某件事实在本馆、室保存的档案中有无记载和如何记载而开具的书面证明材料。 开放档案就是将一般可以公开和保密期限满的档案，解除“禁闭 ” ，向社会开放，允许档案用户在履行简便的手续后，即可通过一定的方式，进行开发利用。意义：1、开放档案是有利于社会进步的新方针，是加快我国政治民主化的一个新步骤。 2、开放档案也是现代档案馆自身发展的一项重大措施。 3、开放档案可以促进档案馆的各项业务建设。 19. 档案统计工作就是以表册、数字的形式，揭示档案和档案工作的有关情况。 内容：档案的基本登记和综合统计两部分。 从统计的对象来看，分为两