律所营销管理之律师事务所档案管理浅议

1、律所营销管理之律师事务所档案管理浅议律所营销管理之律师事务所档案管理浅议引言档案是人类活动的真实记录，是人们认识和把握客观规律的重要依据。借助档案，我们能够较好地了解过去，把握现在，预见未来。而律师业务档案，则是律师进行业务活动的真实记录，反映律师维护国家法律正确实施，维护委托人合法权益的情况，体现律师的基本职能和社会作用。律师事务所业务档案记录了律师事业发展、建设、变化的全过程，律所营销是一个律师事务所的历史，是了解律师事业的历史和现状、探索律师事业发展规律的重要依据。律师事务所档案管理的意义和作用律师业务档案是律师事务所业务工作的历史纪录，是本所的财富，也是律师业务研讨、查阅类似案件判例的

2、重要依据，是当事人及有关单位借调、借阅的重要材料，更是本所办案质量的体现。通过抓档案的管理，可以从中总结律师办案的经验和发现存在的问题，对于经验在本所推广，对于案卷中发现的问题，进行总结，让律师从中吸取教训，提高客户的满意度，以减少和降低律师事务所的风险。律所营销随着律师队伍日益发展，行业规模不断壮大，在律师事务所飞速发展、律师业务不断增加的情况下，对档案工作的要求也在不断提高。只有提高对档案工作重要性、严肃性、必要性的认识，才能提高档案工作的水平；只有提高档案工作水平，才能适应新时期律师行业对档案工作的要求，才能让律师切身感受到档案工作的重要性，才能更大程度的发挥档案工作的作用，实现档案工作

3、的价值。律师事务所档案管理的现状（一）、律师事务所档案管理的现状。1、建立时间较长、规模较大的所，有专职或兼职的档案管理人员，设有专门的档案库房。这类律师事务所合伙人、律师相对都比较重视档案工作，律师事务所档案管理有序，规章制度健全，案卷收集齐全、完整，装订规范，而且得到较充分的利用，但是为数甚少。2、建立时间较短、人员规模较大的律师事务所，设有专门的档案柜，并有兼职人员管理。这类所对于档案虽然有管理，但是因为档案的管理者本身不是专职人员，或没有这方面的专业知识，处于外行管理的状态，管理不很到位，其数量较大。3、建立时间较短、人员规模较小的律师事务所，没有档案管理人员，也没有档案柜，业务档案在

4、律师手中存放，文书、照片、实物等档案也未按照要求收集、装订、归档。这类所的档案管理基本处于无序状态，其占有一定比例。（二）律师对档案工作认识的现状。1、合伙人律师或专职律师对档案工作比较重视，管理比较到位。律所营销这些人员在从事律师工作以前，多数为多年在司法机关或国家机关工作，有收集、整理、装订、归档的基础和习惯，了解案卷归档的要求，在办案的同时，就注意对卷宗材料的收集、整理，归档时材料齐全，而且符合规范要求。2、律师事务所的合伙人对档案重视不够，管理不力。律师事务所的合伙人不重视档案工作，出现了管理不力的状况。这是因为，合伙人对档案的重视程度，直接决定着律师事务所档案管理的好坏，如果合伙人不

5、重视档案的管理，认为档案可有可无，甚至认为留存的档案多了需要占地方存放，是所里的经济负担，就不可避免地导致本所的档案工作处于无序状态。3、律师更多的看重经济利益，缺乏档案意识。这类人员虽然多年从事律师工作，但是只注重经济利益和业务工作，意识不到档案工作的长远意义和价值，将档案工作看成是纯事务性工作，不愿多做，甚至认为可有可无。他们不重视对案卷材料的收集和整理，卷宗材料不齐全，案件办理中或办结后，甚至卷宗丢失，出现开庭时无卷宗，庭审时，律师答辩不利的尴尬局面。4、新入所的实习律师，不懂得如何完成档案工作。律所营销这类人员没有工作经验，不了解档案工作的对象、内容、程序、方法，加之有的律师事务所既没

6、有具体的要求，又没有专门人员指导，实习律师根本无从知道如何收集、保存卷宗材料、立卷、归档，虽然按照书本的规定、要求装订了卷宗，但是问题还是很多。（三）上述现状普遍存在的原因。1、套用一句老话“态度决定一切”可以在一定程度上解释这个问题。前面第一点，律师事务所的档案管理缺位、混乱、流于形式；正是由于第二点，即律师（包括合伙人）对档案工作的认识现状所决定的，并且律师事务所的档案管理水平和好坏又反过来影响律师对档案工作的认识和重视。2、司法部1991年司律通字第153号文件明确规定律师的业务档案立卷归档办法和律师业务档案管理办法，各个律师事务所按照此规定贯彻执行。但是，在执行过程中，缺乏行业和隶属部

7、门的监督、检查和指导，从管理机构上出现了断层。3、行业和隶属部门没有相应的机构指导事务所的档案工作，全国各市司法局和律师协会均设有多个部门，但是，没有管理、指导事务所档案工作的部门。4、律师是自由执业者，可以在全国各地执业，调出调入比较频繁随意，且稳定性差；律所营销而行政管理人员一般是律师事务所聘用的临时工作人员，聘用、解除都比较随意，且稳定性更差。这支不稳定的队伍中一者是档案产生的源头，一者是管理档案的主要人员，由此更增加了档案管理的难度。合格健全的档案管理制度健全的档案管理制度应当是和整个律师事务的管理配套并融为一体的。案卷管理应当与规章制度相结合。律师事务所应当建立档案管理制度，明确归档

8、的具体时间和标准。其具体应包括以下几方面：（1）立卷：材料种类、手续、排序、装订；（2）归档：归档时间、归档要求；（3）编目：分类、排序、索引；（4）借阅：内部借阅、外部借阅、审批手续、借阅期限；（5）利用：利用档案编写大事记、成功案例等等。2、案卷管理与财务管理相结合。律师的业务案卷经档案管理人员检查合格后，方可通知财务进行工资结算或结清提留的费用。对卷宗不符合要求，出现遗失等问题的，不能结算遗留的费用。3、案卷管理与人事管理相结合。律师调出本所，应对档案进行清理，明确未结案件的归档单位，并与调入所形成书面的归档协议（三方协议：律师、调入所和调出所），以免律师转所而造成案卷管理出现漏洞。只有

9、坚持用制度管理，才能保证律师业务卷宗规范完整。（二）一份完备、合格的档案制作。1、档案的基本构成和编排技巧。（1）律师档案同其他档案一样基本由目录、文件、索引页三部分构成，目录和被编辑的文件作为档案的主要内容无需解释，这里主要讲一下索引页。索引页是指在档案中用以区分不同部分，用以区分文件类别，方便查找文件的分割页。律所营销索引页包括档案子目录的索引页和文件类别的索引页。子目录的索引页主要为区分两个子目录而设，文件类别的索引页主要为区分同一子目录下不同类别文件之间的界限，其目的主要为方便文件的查找。需要特别提到的事，索引页最好是采用不同颜色的纸张加以区分，例如子目录的索引页通常采用绿色纸，文件类

10、别索引页通常采用黄色纸。（2）在档案内容的编排上，通常应采用按作业流程顺序的方式来编排，如针对一个上市案件，会按照并购、重组、上市等作业的顺序来编辑卷宗，其中属于并购的文件会被编辑在并购的卷宗里、属于重组过程中的文件会被编辑在重组的文件类别中，如此类推。如果在一个案件中可区分的阶段比较明显，会尽量使一个或几个阶段独立成卷，以更方便于查找。同时在编辑文件的时候，与其相关的附件，相关的法律法规等，也会被编辑在一起，使其首尾相顾，浑然一体。因此，在阅读卷宗的时候，随便抽出一本，你都会觉得它是独成体系的，并没有被人为分割的感觉。需要强调的是，在每本卷宗或者是案件每个阶段文件的处理上，我们以前通常的做法

11、是将该阶段的结论性文件放在卷宗的最后部分。但笔者觉得有必要借鉴香港律师的做法，他们通常会结论性文件放到首位，他们认为这样做更便于查找，更方便阅读。（3）具体到一本卷宗的编排，除目录外，内容的编排顺序是这样，首先是结论性文件，其次是所依据的文件，再其次是程序性文件，最后是附件。当然一般每个律师和律师事务所都会根据自己的习惯和便利选择最合适自身的方式。2、律师业务档案的内容。（1）客户主动提供资料。客户在聘请律师的同时，通常会根据自己的理解向律师事务所提供相应的资料，以佐证自己对案情的介绍，这部分资料是律师档案的基本部分。（2）调查提纲及所取得资料。律师事务所在受理了案件之后，应当根据通常作相应类型案件的模式和对该案的特殊理解而出具一份调查（办案）提纲，其中详细列明所需要证明的内容以及所需要的相应文件。该调查提纲可以以书面的形式向客户发出，并会要求客户限期提供。律所营销如果客户所提供的资料不符合要求或不足