工程档案管理论文-水电工程建设档案管理的常见问题及对策

1、工程档案管理论文-水电工程建设档案管理的常见问题及对策摘要:目前我国水电建设进入快速发展时期,各水电开发企业在加快水电工程建设时,常常出现水电工程建设档案管理脱节现象,文章针对这一现象提出了改进和提高的办法和措施。 关键词:水电工程;档案管理;信息资源共享 目前,我国水电建设进入快速发展时期,不同规模及型式的水电工程项目如雨后春笋,星罗棋布在各条江河上。每时每刻都有成千上万的建设者酣战在这些工程项目上。作为水电工程建设管理重要内容的水电工程建设档案管理,是水电工程达标投产六项考核项目指标之一。为此,在做好水电工程建设的同时,必须做好水电工程档案的形成、积累、收集、整理与归档等工作。本文针对各水

2、电开发企业在加快推进水电工程项目时,发生水电工程建设档案管理脱节等常见问题提出解决或改进的办法和措施,以供参考。 1水电工程建设档案管理的特点 一般水电工程建设项目投资大、周期长、环节多、内外部协作复杂,所形成的档案有如下特点: 1.1数量大、种类多 水电工程建设是一个庞大的系统工程,由一个个单项或专项工程项目组成。从项目立项、核准到开工、建设,再到项目竣工,长达58年,甚至多达十多年。长时间所产生的文件包括勘测设计、招标投标、配套供电交通、土木工程,设备安装,管道线路铺设、装饰装修等资料,并经文字、图纸、图表、声像、照片、实物标本等形式记载,形成数量巨大、种类繁多的工程建设档案。 1.2价值

3、高 水电工程建设档案产生于水电工程项目建设的参建各方,在工程建设过程中,涉及质量评定、事故原因分析、索赔与反索赔、阶段验收和竣工验收,以及日常管理中不可替代的重要依据,也是在工程建成后进行运行、维护管理中不可缺少的参考资料。 1.3综合性强 水电工程建设涉及面广,牵涉到电力、交通、水利、通讯、消防、市政、生态环境、土木工程等各个方面,使形成的水电工程建设档案专业性、综合性强。 2水电工程建设档案管理的常见问题 从上世纪80年代中期开始,在我国水电建设行业中,陆续推行项目法人制、招标投标制、合同管理制及建设监理制,开始了流域梯级水电开发建管结合等方面的探索,水电工程建设档案管理也取得了重大进步,

4、但水电工程建设档案管理目前还存在以下问题: 2.1重工程建设,轻档案管理 为使工程项目尽快发挥效益,业主和参建单位在工程建设过程中往往只注重工程的有形建设,忽视档案资料的作用,档案管理意识淡薄,未把工程档案管理纳入日常工程建设管理中,特别是在施工阶段面临工期紧、施工任务重等情况下,只重视建设项目的进度、质量和资金的控制,而忽视了工程档案资料的收集、整编等工作,使工程档案管理与工程建设不能同步进行。 2.2档案管理规章制度不健全且执行不到位 水电工程建设档案管理点多、面广、量大,牵涉单位多,且各单位各自相互独立。由于工程建设档案管理规章制度不健全,其实施细则未及时跟上,缺乏完善的约束机制;加上档

5、案管理不重视,造成执行不到位,出现档案管理工作相互推诿、搪塞、忽视,以及不愿配合、不予支持等不良现象。 2.3档案归档不及时且质量不高 水电工程建设长达数年,而档案文件的收集整理工作又具有持续性,受水电工程建设参建单位多,工期长、人员变动大等因素影响,各单位对建设过程中形成的资料未及时收集和妥善保管,档案资料不能按规定及时移交和定期整理归档。等到工程项目完工需办理竣工验收手续时,再来组织大量的人力、物力,突击补充档案资料,导致工程竣工档案“事后算总账”的被动局面,档案资料的真实性、完整性、准确性难以控制。 2.4档案管理人员配备不足且素质不高 因对工程建设档案管理不重视,企业或参建单位配备的档

6、案人员少,多为兼职人员,档案管理人员工作稳定性差,而且对水利工程档案收集、整编、管理等要求不够熟悉,使得水电工程档案管理质量较差,无法达到国家规定的档案管理验收标准。 2.5档案现代化管理水平不高且信息资源未共享 在实际工作中,各参建单位不同程度地存在着重视纸质文件的归档,轻视电子文件的收集归档,纸质档案与电子文件档案未同步管理,工程档案信息未实现共享。 3应对水电工程建设档案管理问题的措施 3.1加大宣传力度,增强档案意识 为加强对水电工程建设档案的有序管理,在工程项目开始时,就应对来自四面八方的参建单位及人员进行档案法律法规的宣传教育,增强工程档案意识,争取各方面的配合与支持,提高他们做好

7、水电工程建设档案管理的自觉性和责任感。尤其要向各参建单位的现场领导宣传,以增强他们的档案意识,树立“依法治档”的观念,争取他们的重视和支持,摆脱档案管理的处于被动的局面。 3.2完善制度,规范档案管理 一要根据国家及行业的有关法律、法规,结合水电工程建设情况完善制度,建立科学、合理、适用、可操作性强的工程建设档案管理制度,对组织体系、职责、考核,以及文件材料的形成、收集、归档范围、分类、整理、移交等流程,都应明确规定,实现档案管理规范统一、有章可循;二要制定水电工程建设档案管理工作约束机制,将工程档案管理工作纳入工程建设目标管理,并将其纳入有关部门的职责范围,明确责任指标,严格考核;三要提高执

8、行力,严格落实档案管理规定,实行档案工作与工程建设“三同步”,执行档案人员“三参加”,落实档案工作“四纳入”,从源头上为竣工资料的建档打好基础。 3.3加强队伍建设,提高业务素质 一方面配足档案人员,保证档案人员的相对稳定。条件允许的,应配备专业人员专门管理;条件不允许的,也要设法提高档案工作者积极性和工作热情,使其安心工作。另一方面,加强业务培训,主要包括三方面的培训:首先是档案业务、工程专业基础知识的培训,使档案人员对工程文件的形成、收集、整理、归档有明确的认识,又懂得工程施工流程,从而更有利于归档工作的开展;其次对工程技术和行政管理人员进行档案知识培训,使他们掌握档案方面的有关规定和要求

9、,督促相关人员严格按标准执行;最后,对项目建设单位的档案专业人员进行工程文件编制的现场指导,通过“传、帮、带”的形式,提高参建各方专兼职档案人员的业务素质和专业技能。 3.4深化过程控制,实行全程跟踪 为实现工程档案及时归档和案卷的真实性、完整性、准确性,需做好工程档案事前介入、事中控制、事后把关,使其渗透于工程建设各阶段、各环节中。为此,在启动工程时就应预先谋划,自工程立项开工前就将档案工作列入议事日程,建立健全档案管理体系,制定明确的目标和计划;在工程开工准备阶段统一标准,要求各参建单位指定分管档案工作负责人,并建立覆盖全项目档案工作管理网络,配备专职档案员,明确业主、施工及监理单位等各方

10、的职责,并将有关档案管理制度标准和要求传达到到各参建方,以提高各方对档案工作的认识,统一标准;在工程施工阶段实时监控,在检查工程项目质量、进度时,同步检查档案资料的形成、管理情况,重点检查和指导各参建单位项目档案人员如何立卷,检查案卷质量是否符合要求,对于容易疏忽的问题和容易出错的案卷材料重点检查;在工程竣工验收阶段,重点加强案卷整理做好缺陷工程和未完工程及暂时未归档的文件材料的跟踪、检查,同时指导和检查竣工图制作、文件材料的质量情况,以及案卷和卷内目录的填写、图纸折叠、装订等是否规范、标准、统一,发现问题及时整改。 3.5加强电子文件管理,开发档案信息资源 首先要有一套既能迅速地完成目录输入、修改、打印,又能准确、快速地进行数据审核、转储、查询、统计等操作的档案管理软件;其次加快纸质档案信息的录入速度,推进档案信息资源共享,建立档案目录系统数据库;最后要加强电子档案的管理,实现纸质档案与电子档案的同步管理,开发重要档案全息数据库,实现重要档案的全息机检,真正实现档案资源共享,为水电工程建设管理服务。