新形势下干部人事档案管理之我见

1、新形势下干部人事档案管理之我见山东局王玉春随着新形势的发展,我国干部人事制度改革逐步深化。面对人事管理制度深化改革和人才资源开发的新形势,干部人事档案管理工作作为人事工作的重要组成部分,应不断完善、创新。为此,我们必须解放思想、更新观念,提高认识,多投并举,提高对干部人事档案工作的管理与利用水平,促进干部人事制度的改革与发展。一、加强基础设施建设,努力提高干部人事档案现代化管理水平。干部档案基础设施建设是实现档案管理现代化的必要条件,是反映档案工作管理的重要标志,直接关系到档案事业的发展。应当积极采用先进而科学实用的技术手段,以提高档案的科学化、现代化管理水平。档案材料经过长时间不断的积累,给

2、档案的库容造成了很大的压力,增添了很多麻烦,造成了人力、物力的投入。中华人民共和国档案实施办法中规定,“各级各类档案馆提供利用的档案,应当逐步实现以微缩代替原件”,这就从法律上确立了微缩档案与其他原始资料具有同等的法律效力,也为档案实现微缩化、数字化提供了法律依据。现代化检索工具越科学,储存手段越先进,检索时间就会缩得越短,所查信息就会越全面,查档的速度和准确度会更高,档案信息资源开发利用机制就更完善。因此,在干部档案管理工作中,要逐步通过完善计算机、扫描仪等现代化电子技术实现计算机数据库处理,充分运用现代化信息手段,将档案资料进行准确复制和计算机录制,减少档案管理的库容带来的压力,使干部档案

3、管理的领域更为广泛,资料更全面,查阅更简便。二、加强干部人事档案内容建设,提高档案的利用价值(一材料要完善。要结合干部人事制度改革的特点要求,结合工作实际,有选择地开发档案材料中的项目和内容,不断拓宽新的收集领域,一是社团活动材料,如加入协会、学会、研究会等各种社团组织的材料,以真实反映干部的政治面貌;二是干部出国出境表格审批材料,以反映干部的自律意识;三是干部自传类材料,以把握一个人的心理状态和工作政绩,全面系统地掌握干部成长轨迹;四是培训、学习、竞争上岗等材料,以反映一个人的学习、工作表现能力。(二内容要准确。由于受社会不正之风的影响,对某些干部的考察材料人为拔高,不应更正的时间,随意去更

4、正和填写,结论失去了应有的真实性,给干部人事工作带来不良影响。因此,各级组织人事部门要对所形成的档案材料做到实事求是和严格把关,以提高档案的使用价值和现实性。档案管理人员要不断提高工作责任心和政治敏锐感,对来路不明和有疑义的材料要认真核实,辩明真伪,防止假材料入档。(三整理要规范。干部人事档案的整理工作,是档案建设的基础性工作之一。按照干部档案管理工作细则、干部人事档案材料收集归档规定的要求,整理档案力求做到分类准确、排列有序、加工合理、目录清晰、装订整齐、表面平整、无漏页、无损坏文字材料,确保干部档案的完美、真实、可靠的保存价值。(四管理要严格。加强干部人事档案的内容建设,必须做到严格要求,

5、严格管理。一是非特殊情况下,不得将档案移出库房;二是档案材料进入个人档案必须手续完备,如年度考核表等材料,必须由组织部门盖章方能有效;三是档案传递不能由本人自带,必须经过机要交通或人事部门同志转送。三、加强档案人员自身建设,提高政治业务素质档案工作是一项政治性很强的工作。档案工作人员必须具备较高的政治素质和职业道德修养,树立正确的人生观、价值观、世界观,牢记全心全意为人民服务的宗旨,树立立档为公,实事求是,忠于职守的精神,严格保密制度,遵纪守法,不徇私情,不以权谋私,坚决杜绝一切徇私舞弊行为,维护档案的真实性,确保人事档案的完整与安全。(一要有较强的职业道德修养。干部人事档案工作是一项政策性、

6、机要性、保密性很强的工作,内容涉及当事人一生的经历,其中不乏一些个人隐私,这些个人信息只能由组织上掌握参考,不能随意传播交流其内容,因此对人事档案在保管和查阅使用方面都有严格的保密要求。作为一名档案管理人员,必须自觉坚持档案工作原则和制度,维护档案工作的严肃性。对不应当查阅的坚决不予查阅;对不应归档的材料,不予归档;对已归档的材料坚决不予涂改更正。(二要掌握档案工作的理论、原则和方法。干部档案管理是一项专业性很强的业务工作,这就要求档案工作人员在实践中不断学习,努力做到功底厚、业务精、技术强、政治素质过硬。首先要学习档案管理学、干部档案管理条例等,懂得干部人事工作和档案管理业务知识,有指导下一级干部人事档案管理工作的业务能力,成为干部人事档案管理工作的行家。其次要具备广博的业务知识。如学习书写知识,提高文字的整理加工、分析鉴别能力,学习社会学知识,提高政策、法规等认识水平和执行政策能力,帮助基层解决实际问题。另外还要具有熟练操作微机的技能,使得档案人员水平得到全面提高。(三立足档案工作实际,进行改革创新。档案管理工作人员要有创新精神,结合实际情况创造性地开展工作,充分发挥档案在人事工作中的作用。例如建立人事档案卡片,在每年的年龄、学历、职称等的统计工作中,认真检查核对,一点一滴的积累信息,掌握信息。新的