档案管理实施细则_图文

1、四川省凉山州甘洛县玉田水电站工程 档案管理实施细则葛洲坝集团项目管理有限公司玉田水电站工程监理部二九年七月目 录第一章 总则 . 1 第二章 档案管理 . 2 第三章 档案管理体系与职责 . 2 第四章 档案工作的具体内容 . 4 第五章 其它 . 12 附件 1国家重大建设项目文件归档范围和保管期限表 . 13 附件 2-1施工过程中的归档资料(水利工程 . 21 附件 2-2施工过程中监理档案归档资料类别及内容 . 22 附件 3科技档案案卷封面、卷内目录、备考表格式 . 23 附件 4单位工程验收、阶段验收、竣工验收等文件报告编写格式 . 26 附件 5竣工图及竣工确认章 . 27 附件

2、 6玉田水电站工程竣工资料审查表 . 29 附件 7玉田水电站工程竣工图纸审查表 . 30 附件 8玉田水电站工程监理资料审查表 . 31 附件 9-1档案交接单 . 32 附件 9-2工程档案竣工验收资料、图纸移交清单 . 33编写:徐瑞英审核:王前锋、李四民 审定:李东海葛洲坝集团项目管理有限公司 玉田水电站工程监理部 二 00九年七月档案管理实施细则第一章 总则第一条 为使玉田水电站工程施工过程的档案资料管理规范化,依据本工程合同文 件、国家档案局基本建设项目(工程竣工文件编制及档案整理规范 、 国家重大建设 项目文件归档要求与档案整理规范以及有关各类档案管理的规定、规范、条例、办法,

3、结合玉田水电站工程的特点,编制本细则。第二条 玉田水电站工程档案是指在前期、 实施、 竣工验收等各建设阶段过程中形成 的具有保存价值的文字、图表、声像等不同形式的历史记录,其归档内容、范围及保管期 限见附件 1。第三条 玉田水电站工程档案工作是玉田水电站工程建设与管理工作的重要组成部 分。玉田水电站各参建单位应加强领导、健全制度、统筹安排档案工作经费,确保玉田水 电站工程档案工作的正常开展。第四条 玉田水电站工程各参建单位要对工程档案管理实行“三纳入”制度,即把工 程文件材料形成、积累、归档工作纳入工程建设管理工作程序,纳入工程建设计划,纳入 本单位有关部门和有关人员的职责范围。第五条 玉田水

4、电站工程档案管理工作应列入领导的议事日程,应列入建设项目的规 划、计划、管理工作中,应加强各部门、各人员的归档意识,提高档案业务知识、密切配 合,共同抓好玉田水电站工程档案工作,各参建单位应将档案工作纳入建设与质量管理等 工作程序中,形成齐抓共管的局面,使工程档案资料的收集、整理、立卷、归档成为项目 负责人与有关技术人员的自觉行动。第六条 各参建单位应将文件材料的形成、积累、整理、归档工作纳入有关人员的职 责与任务,并作为年终考核的内容之一。第七条 为加强档案工作的微机化管理,各参建单位应配置计算机的“软”、“硬” 件设备,完成玉田水电站工程文件、图片、图纸的扫描或录入工作,为实现档案网络化管

5、 理作好准备。第八条 本细则适用于四川省凉山州甘洛县玉田水电站。第二章 档案管理第九条 玉田水电站工程档案工作应贯穿于玉田水电站工程建设程序的各个阶段。即 从玉田水电站建设前期就应进行文件材料的收集和整理工作;在签订有关合同、协议及下 达计划任务时,应对玉田水电站工程的档案的收集、整理、移交提出明确要求,并与质量 保证金的支付挂钩;检查玉田水电站工程进度与施工质量时,要同时检查玉田水电站工程 档案的收集、整理情况;在进行项目成果评审、鉴定和玉田水电站工程重要阶段验收与竣 工验收时,要同时审查、验收工程档案的内容与质量,并作出相应的鉴定评语。第十条 玉田能源发展有限公司(以下简称玉田能源作为项目

6、法人对玉田水电站工 程档案工作负总责,须认真做好自身产生档案的收集、整理、保管工作,并应加强对各参 建单位归档工作的监督、检查和指导。玉田能源应配备专人负责工程档案管理工作。 第十一条 勘察设计、监理、施工参建单位,应明确本单位相关部门和人员的归档责 任,切实做好职责范围内玉田水电站工程档案的收集、整理、归档和保管工作。第十二条 工程建设的专业技术人员和管理人员是归档工作的直接责任人、须按要求 将工作中形成的归档文件材料进行收集、整理、归档,如遇工作变动,须先交清原岗位应 归档的文件材料。第十三条 玉田水电站工程档案的质量是衡量玉田水电站工程质量的重要依据,应将 其纳入工程质量管理程序。质量管

7、理部门应认真把好质量监督检查关,凡参建单位未按规 定要求提交工程档案的,不得通过验收或进行质量等级评定。第三章 档案管理体系与职责第十四条 玉田能源应设专职档案人员负责玉田水电站工程档案的统一管理,监理单 位应设专(兼职档案人员负责档案资料的管理工作,施工单位档案资料应由兼职档案人 员负责,机构设置如下: 第十五条 玉田能源、监理部专(兼职档案人员职责1、认真贯彻档案法和上级下达的指示、决定及工作部署,努力学习政治理论和 业务知识,不断提高政治、业务素质,认真贯彻上级和本单位制定的有关规章制度,积极 完成本职工作。2、负责工程项目资料的收集、整理工作,负责图纸及文件的发放,并做好文件的登 记、

8、借阅、签收、文件的编号工作。3、为工作人员提供必要的图书、资料和规范。4、负责检查施工单位资料收集、整理工作。6、负责玉田水电站工程档案的微机管理,做好条目的录入工作。7、坚守岗位,忠于职守,能迅速准确地提供档案资料,做好服务工作。8、严格执行有关立卷、归档、整理、保管、统计、借阅等规章制度。9、严防档案和文件资料的丢失。10、加强对兼职档案人员的业务指导、督促、检查,力求资料收集齐全,组卷例题, 期限准确,装订整齐美观。11、不准无关人员随意抽拿、翻阅案卷。12、完成领导交办的其它工作。第十六条 施工单位兼职档案人员职责1、负责所管工程项目资料的收集、整理、归档工作,负责图纸、文件的发放,并

9、做好登记、借阅、签收等工作。2、负责所管工程项目所发文件的编号工作,编号要求连续、完整。3、负责档案资料的微机化管理,做好条目的录入工作。第四章 档案工作的具体内容第十七条 玉田水电站工程档案的保管期限分为永久、长期、短期三种。长期档案的 实际保存期限不得短于工程的实际寿命。第十八条 玉田水电站工程档案的内容及归档范围玉田水电站工程档案的内容包括:工程建设前期工作文件材料、工程建设管理文件材 料、 设备资料、 财务文件材料、 竣工验收文件材料、 科研项目文件材料以及生产技术准备、 试生产文件材料(以上文件产生于玉田能源、监理材料(产生于监理单位、施工文件 材料(产生于施工单位、声像档案(产生于

10、玉田能源、监理单位、施工单位。其归档 范围及保管期限表见附件 1。第十九条 玉田水电站工程档案的归档工作一般由产生文件材料的单位或部门负责。 总承包单位对各分包单位提交的归档资料负责汇总,各参建单位技术负责人应对其提供的 档案内容、质量负责,监理工程师对施工单位提交的归档材料应履行审核签字手续,监理 单位应向玉田能源提交对工程档案内容及整编质量情况的专题审核报告。第二十条 玉田水电站工程文件材料的收集、整理应符合科学技术管理案卷构成的 一般要求(GB/T1182-2000。所有归档文件材料的内容与形式均应满足档案整理规范 要求,即:内容应完整、准确、系统;形式应字迹清楚、图样清晰、图表整洁、竣

11、工图及 声像材料须标注的内容清楚、签字、盖章手续完备,归档图纸应按技术制图、复制图的 折叠方法(GB/T10609.3要求统一折叠。第二十一条 玉田水电站工程档案的收集玉田水电站工程档案工作应贯穿于玉田水电站工程建设程序的各个阶段。即从玉田水 电站前期就应进行文件材料的收集、整理工作。各参建单位(包括玉田能源、监理、施工 单位、设计必须有一专人负责分管档案工作,及时做好档案的收集、登记、借阅、归档 工作。根据类别及时对档案归类,避免零散文件的堆积,并配有档案柜、档案盒、微机、激光打印机、数码相机等档案设备。如遇工作变动,须先交清原岗位应归档的文件材料。 要求施工单位档案人员在整个工程项目期间不

12、得更换超过两人。如需更换须向监理单位递 交人员变动申请, 写明原因以及更换人的简历等, 经监理单位、 玉田能源批准后方可更换。 监理单位专(兼职档案人员定期对施工单位的档案资料进行检查,对资料收集不齐全、 档案设备不齐备、档案人员更换频繁的单位将通报批评,并限期整改,如仍不合格将根据 情节处予 10003000元的罚款。施工单位年末进行部分档案资料的归档工作。第二十二条 玉田水电站工程档案的份数监理、施工单位向玉田能源移交竣工验收资料二套(原件一套,复印件一套,其中 竣工图、设计更改通知单、工程更改洽商单等三套。各阶段、单位工程验收资料的份数参 照水利水电建设工程验收规程(SL223-2008

13、中规定。工程施工管理文件、分部、阶段、单位工程验收资料、竣工图集、施工过程中来往文 件的电子版本,要求有按资料类别提供刻录光盘三份。第二十三条 玉田水电站工程档案制作要求:1、监理单位、施工单位档案人员必须按归档范围作好资料的收集、积累和整理工作。 所有归档资料的原件为最真实、最有法律效益的材料,所有归档资料填写、签名不得使用 圆珠笔、铅笔和红蓝墨水等褪色书写(包括拟写、修改、补充、注释或签名 ,一律用蓝 黑或碳素墨水书写,并盖有单位公章。档案资料应避免修改,出现需修改的资料应尽量重 新制作签字、盖章,如达不到以上要求的可采用杠划法,并注明原因、签字,复印件为原 件的副本。2、施工过程中的同类

14、文件材料编号必须连续、完整。分部、单位工程验收签证、签 定书内容采用激光打印机打印,不得采用喷墨打印机,参验人员需按资料份数逐份签字, 并盖单位公章。3、所有归档资料纸张统一为 A 4 纸,对于幅面达不到 A4或破损的档案材料应托裱,具体操作是将小幅面的文字材料裱糊(用浆糊粘贴在 A4白纸上,不可层层叠压托裱 ,而且要四周粘切实,双面有文字又需托裱的,可只粘贴好左边或上边。在一张 A4白纸上可裱 糊一张或几张小幅面的文字材料如:合格证、票据、存根等,但要求排列整齐并留出装订 线位置, 注意在装订时不可进行切割, 损坏纸张。 所有归档材料及报告字体统一为仿宋体。4、资料在收集齐全的基础上,档案人

15、员可根据附件 2进行分类、立卷,立卷要求合 理、完整,并保持资料的成套性。资料的基本分类按单元工程进行,一个单元评定表中所 对应各个工序资料(含支撑资料都按单元评定表中的顺序依次排列,一个单元资料不足 100页的,可在一卷中装订两个或多个桩号连续的单元资料,直到满足 100页左右为止, 每个项目可根据资料的数量和保存价值组成一个或多个案卷,不同保管期限的应分别立 卷。监理通知、设计变更要求单独成册。对已按单元工程排序并装订的资料再按工程实际 桩号从小到大排列,同一个单位工程的资料最后按附件 2的大类:施工管理报告、施工资 料、施工记录、质量保证资料、单元评定资料、竣工图、声像资料进行排序,并编

16、号连续 的档案号。5、档案号由目录号和案卷号组成,档案号待竣工资料整编时指定。6、所有归档资料应清晰、字迹工整、表格完整,复印件不得出现歪斜、缺漏等现象, 资料内不得用涂改液、胶水。资料内严禁一切金属物,采用三孔一线法,三个孔保持正确 间距,间距为 9.9 , 装订线在距案卷左边 1至 1.5处 (以不影响查阅卷内内容及美观牢 固为原则 。横写的材料一律把文件头放在装订线一侧装订。7、分部、阶段、单位工程验收报告、验收签证、鉴定书、竣工图册、竣工图集、设 计变更通知需印刷成册,装订的资料封面颜色、封面格式由上级主管部门统一,资料应写 明资料的具体内容及桩号,不得采用同一案卷题名不同卷数的问题。

17、其它原始资料(施工 资料、施工记录、质保资料、单元评定资料等采用案卷封面、卷内目录、备考表分置案 卷首尾三孔一线装订,不需要用彩色封面印刷成册。8、科技档案每卷内卷内文件材料有书写信息的用打号机(颜色为黑色编写页号或 用 HB 铅笔编写页号,单面书写的材料在右下角编页号,双面书写的材料正面在右下角, 背面在左下角编页号,横写的材料页码仍编在右下角。页号打在图样、图表标题栏外,案 卷封面、卷内目录、备考表不需编页号,分置案卷首尾。9、科技档案案卷封面、卷内目录、备考表从甘洛县档案局购买(格式见附件 3 ,不 得自行复印,其内采用激光打印机套打,不得复印。(1案卷题名:填写位置一律在距“档案馆号”

18、以下 55mm (档案盒上应距“档案馆 号”以下 70mm 的位置,并与“起止日期”后已有的线同等长度且其在垂直线上,用铅笔自制三道横线,采用三号仿宋体填写,上大下小的形状,例如:四川省凉山州甘洛县玉田水电站工程拦河混凝土闸坝工程地基开挖与处理单元工程质量评定具体桩号或部位即第一行写:四川省凉山州甘洛县玉田水电站工程工程第二行写:资料(如施工管理报告、施工资料、施工记录、质量保证资料、单元 评定等施工资料、竣工图纸等施工过程中应归档的类别第三行写:具体桩号或部位(或具体资料名称立卷单位:应填写负责科技文件材料组卷的单位。起止日期:填写案卷内科技文件材料形成的起止日期。保管期限:根据附件 1期限

19、填写。密级:(玉田水电站工程资料密级待竣工资料整编时统一 。档案号:根据玉田水电站工程档案分类大纲(待竣工资料整编时指定进行编制、填 写。档案盒正面、侧面填写内容与案卷封面一致,侧面的案卷题名填写从右至左,分一至 两列书写,并在原件盒侧面顶端处盖有正本(宋体二号的红章。(2卷内目录的填写:序号:应用阿拉伯数字从 1起依次标注卷内科技文件材料件数的顺序。责任者:填写文件的直接形成单位。文件编号:填写科技文件材料的文号、图样的图号、设备代号。文件题名:填写文件材料的全称。页次:应填写每份文件材料首尾上标注的页号,如 13-13、 13-15。卷内目录应排列在卷内科技文件材料首页之前,案卷封面之后。

20、(3卷内备考表的填写:说明:主要标明卷内文件件数、页数以及在组卷和案卷提供利用过程中需要说明的情 况(主要说明卷内文件复印件情况、页码错误情况、文件的更换情况等 。立卷人:应由责任立卷人签名。立卷日期:填写完成立卷的日期。检查人:应由案卷质量审核者签名。检查日期:填写审核的日期。互见号:填写反映同一内容而形成不同且另行保管的档案保管单位的档号。卷内备考表应放置于卷内文件材料之后。第二十四条 竣工图的制作要求竣工图是工程的实际反映,是水利工程档案的重要组成部分,必须做到完整、准确、 清晰、系统、修改规范、签字手续完备,施工单位以单位工程或专业为单位编制竣工图。玉田水电站工程竣工图分竣工图册(蓝图

21、及竣工图集(A3小白图集 ,各一式三份。 1、竣工图册的编制要求:1.1凡按施工图施工没有变动的,由竣工图编制单位在施工图紧靠图标正上方或图纸 空白之处逐张加盖并签署竣工图章(见附件 5, 5-1 ,图章内容填写完整,不能代签,采 用不褪色红色印泥,有关单位和责任人应严格履行签字手续。1.2 凡有一般性图纸变更及符合杠改或划改要求的变更,可在原图(必须是新蓝图 上用黑色或碳素墨水修改,在说明栏内注明变更依据,加盖并签署竣工图章。1.3 凡结构形式、工艺、平面布置、项目等重大改变及图面变更面积超过 35%的,应 重新绘制竣工图(可不再加盖竣工图章 。重绘图应按原图编号,并在说明栏内注明变更 依据

22、,在图标栏内注明“竣工阶段”和绘制竣工图的时间、单位、责任人。监理在图标上 方加盖并签署“竣工图确认章” (见附件 5, 5-2 。1.4 同一单位工程中相同建筑物、构筑物重复的标准图、通用图可不重复编入竣工图 中,但必须在图纸目录中列出图号,在编制说明中注明该图所在位置,不同建筑物、构筑 物应分别编制。2、竣工图册的更改方法:2.1 利用施工图更改,必须注明更改依据,如设计变更通知单、洽商记录等的文件的名称、编号,并附有设计变更通知单。2.2 更改一般是杠(划改,文字、数字更改一般是杠改,线条更改一般是划改。局 部可以圈出更改部位,在原图空白地重新绘制。2.3 当无法在图纸上表达清楚时,应在

23、标题栏上方或左边用文字说明。2.4 图上各种引出说明应与图框平行,引出线不交叉,不遮盖其他线条。2.5 有关施工技术要求或材料明细表等文字有更改的,应在修改变更处进行杠改,当 变更内容较多时,可采用注记说明的办法。2.6 对新增加的文字说明,应在其涉及的竣工图上作相应的添加和变更。2.7 更改应符合各专业的要求。2.8 更改应用黑色墨水或碳素墨水。3、竣工图需在右下角用打号机(颜色为黑色编制页数或用 HB 铅笔编写,页数编制 必须连续整洁、美观、禁止用涂改液或划改(可用刀片刮 ,资料内严禁一切金属物,用 线绳装订,三孔一线,图纸厚度不超过 3cm 。装订时若案卷左右不平,可在左侧加垫条, 使案

24、卷四周均衡。注意垫条一定要均匀,不可多个垫条加在一处,垫条要求质量优良。 4、竣工图册 (不得采用经蓝图复印的白图 必须以 4号图幅面(尺寸为 210297mm 为准进行折叠,图标外露(具体折叠见 GB10606.3-89技术图的折叠方法 。竣工图集为 一律按设计变更要求,全部重新修改绘制,经过微机处理,缩小并印刷美观的白图,尺寸 为(长 297宽 420mm 。5、一张更改通知单涉及多图的,如果图纸不在同一卷册的,应将复印件附在有关卷 册中,或在备考表中说明。6、凡重新绘制及描制的竣工蓝图必须参照水利水电工程图标准 (SL73-95 ,图标 内签名用黑色或碳素墨水书写,图标尺寸见(见附件 5

25、, 5-37、 设计单位应做好技术交底、 图纸会审等工作, 设计变更编号应连续, 不得重复。 设 计文件应由玉田能源档案员统一签发。第二十五条 声像档案管理1、归档范围凡玉田水电站工程玉田能源、监理单位、施工单位拍摄、录制的反映职能活动、工程建设的照片、底片、录音带、录像带、磁盘,光盘都应整理归档。具体内容如下:1.1 上级领导对本单位工作检查所形成的声像材料。 (玉田能源收集1.2 本局领导参加的重要活动以及召开的重要会议所形成的声像材料。 (玉田能源收 集1.3 玉田水电站反映工程建设原貌及建设过程中重要阶段或事件的声像材料即:建筑 物的开工、施工、关键部位及重要隐蔽工程施工、验收(要能反

26、应整个建设过程的各个工 序 、竣工验收、监理工作声像材料。 (监理单位、施工单位收集1.4 工程建设中重大事故的现场、处理过程以及处理结果的声像材料。 (玉田能源、 监理单位、施工单位收集1.5 关于水土保持、环境保护、防汛抗旱、抢险救灾、调度运行管理等方面的声像材 料。 (玉田能源收集1.6 关于表彰、奖励、专题展览、精神文明建设等纪念活动。 (玉田能源收集 1.7 工程建设期间各监理、施工单位产生的施工组织设计、监理通知、设计变更、施 工过程中的来往函件等电子数据文件。1.8 各监理单位、 施工单位在分部、 阶段、 单位、 竣工验收时按要求提供的各项报告、 竣工图的电子数据文件(玉田能源、

27、监理单位、施工单位收集2、移交份数:反映工程建设、管理活动中所形成的录音带、录像带、照片、底片各 一套,光盘一式三套。3、归档方法:3.1 录音带、寻像带应按专题、时间进行分类整理,编辑成合成作品,并加以解说, 盒面应粘贴能揭示内容的标签。如玉田水电站工程 2009年上半年上级领导视察工地情况 等。3.2 形成照片、底片的单位可将形成的照片、底片按施工顺序整理分别装入档案局特 定的照片相册和底片相册,形成照片档案和底片档案,不能混装。照片和底片号应一一对 应。3.3 照片档案填写方法:(1照片号:案卷内照片的顺序号,即 1、 2、 3、 4,此号用铅笔填写。(2文字说明的成分及编写要求:文字说

28、明的成分包括:事由、时间、地点、人物、背景、摄影者等六要素。事由:照片影像所反映事件、事物的情由。时间:事件发生或事物变化、产生的时间和拍摄时间。地点:初摄物所在的具体地点。人物:照片影像上主要人物的姓名、身份。背景:对揭示照片影像主题具有一定作用的背景。摄影者:照片拍摄人。综合运用以上六个要素,概括地揭示照片影像反映的全部信息。文字说明需简练、语言通畅,一般不超过 200字。(3将照片分类扫描并以 .jpg 格式存贮到计算机,做成幻灯片刻录到光盘。4、光盘内容及整理办法监理单位、 施工单位可将存储在微机中的电子文件、 电子图片分类整理后刻录到光盘, 要求如下:4. 1 光盘内容分为:图片文件

29、、录音录像文件、竣工图文件、各阶段报告、来往函件 五大类。各大类中的所有文件必须有一个完整的总目录,格式如下: 将总目录的文件名称(照片内容与具体文件或照片进行链接,如有多层子目录,需 将子目录先与总目录进行链接,后子目录与相应文件链接。4. 2 所移交的光盘盒需按内容贴有标签,具体要求如下:(1标签需注明工程项目名称、内容、施工单位名称、类别代码、密级、保管期限、 摘要,字体为三号宋体,格式如下:工程项目名称:四川省凉山州甘洛县玉田水电站工程内容:光盘内容的大类施工单位:四川水电建设工程 (集团 有限责任公司类别代码; T-文本文件、 I-图像文件编号:所交光盘顺序号摘要:项目名称简写、施工

30、单位简写、类别代码、编号密级:(待竣工资料整编时统一 保管期限:施工过程中的文字材料为长期;录音录像、照片、阶段验收报告、竣工图 属永久。4. 3 为便于光盘的查找,需用碳素笔在光盘正面填写与标签一致的摘要。第二十六条 玉田水电站工程档案的验收与移交1、施工单位做完竣工资料后须填好四川省凉山州甘洛县玉田水电站工程竣工资料、 图纸移交表(见附表 9-2,将移交表和竣工资料报监理审核,符合工程和档案要求后 由监理在四川省凉山州甘洛县玉田水电站工程竣工资料审查表(见附表 6、四川 省凉山州甘洛县玉田水电站工程竣工资料图纸审查表(见附表 7履行签字手续,并加 盖监理单位公章。监理单位出具对工程档案内容

31、与整编质量情况的专题审核报告(3份, 再由监理工程师带领施工单位将资料报玉田能源负责人签字后,交玉田能源档案员审查、 归档,填写工程档案交接单(见附表 9-1办理交接手续。2、监理单位竣工资料做好后,需填写四川省凉山州甘洛县玉田水电站工程竣工资 料移交表报玉田能源负责人审查,符合工程和档案要求后在四川省凉山州甘洛县玉田 水电站工程监理资料审查表(见附表 8履行签字盖章手续,再将资料交玉田能源档案 员审查、归档,填写工程档案交接单(见附表 9-1办理交接手续。3、竣工资料、竣工图纸移交表、评定审、交接单等一律填写一式两份,履行完各手 续后交玉田能源保存。4、在工程完工提交竣工资料的同时将在工程建设中产生的声像资料一并提交玉田能 源。第五章 其它第二十七条 本细则由监理部负责解释。第二十八条 本细则未涵盖内容,按合同文件以及业主下发的新管理办法之规定