档案管理虚拟论

1、档案管理虚拟论2006-10-09 15:50:10|  分类： 默认分类 |  标签：无 |字号大中小 订阅 文章来源: 该文发表于档案学通讯2004年第4期档案管理虚拟论丁海斌 摘 要本文是前期档案虚拟论的姐妹篇，它从实践、空间特性、哲学属性等层面论述了档案管理在数字化时代的虚拟问题。具有开拓新时代档案学的学术价值，建立了档案数字化管理理论的哲学基础。关键词档案管理；虚拟，数字化。中图分类号 G27 从档案管理的层面上看，广义的虚拟早已存在，它主要以思维虚拟及其外在表现的方式存在着，比如档案分类及分类方案等，就是一种典型

2、的思维虚拟及其外在表现。这种思维虚拟表现在档案管理活动中就是与物理管理方式相对的逻辑管理方式。而数字虚拟以对象虚拟为基础将思维虚拟推进到了行为虚拟的境界，使档案的逻辑管理从思维走向了行为（管理系统的行为）。档案管理活动是一个思维行为对象（档案）的过程，传统档案管理过程是思维（虚拟的）行为（外显的）对象（现实的），电子文档管理的过程是思维（虚拟的）行为（逻辑的虚拟管理系统的逻辑行为）对象（虚拟的）。由此可见，电子文档实现了全过程的虚拟化。一、虚拟档案管理的实践内涵（一）虚拟档案实践在对虚拟的含义进行较深入的研究时，我们会发现，虚拟存在着两种不同的行为状态，即“思维虚拟”和“实践虚拟”。“思维虚拟

3、”是指在抽象的思维活动中对现实性的超越，即概念的非现实性重构；“实践虚拟”则是在实践活动中感性表现出来的对现实性的超越。对电子文件工作而言，“思维虚拟”主要应用于电子文件逻辑管理架构的设计；“实践虚拟”主要表现为人对电子文件管理系统的使用过程。在这里，笔者主要从“实践虚拟”，即从电子文件工作角度来探讨虚拟的档案工作意义。 “虚拟性实践”是人类实践的基本方式之一。它作为人的本质力量感性表现出来的对现实性局限的超越，很早就存在了。只不过在电脑数字化虚拟方式出现之前，由于虚拟还没有达到纯粹的形态，所以没有引起人们的特别注意，更没有把它作为一个独立的哲学范畴来对待。 实践虚拟必须借助于一定的物质中介才

4、能够进行。由于物质中介的性质各异，就导致了各类虚拟性实践所能达到的虚拟程度也不一样。按照物质中介的特征，我们可以把丰富多彩的虚拟性实践划分为以下四种类型。第一类是在物理空间以“实物符号”为中介的实践虚拟。在这类实践中，实物形态的物质中介只是作为表达意义的符号出现的，并不就是意义所指的对象本身。许多艺术性实践活动都属于这种类型。譬如大量的艺术实践活动就具有“超越现实性”的虚拟品格：舞台上演员做一个挥动马鞭的动作，便表示“马”的存在了；国画的山水大写意、西方抽象派绘画，无不把虚拟发挥得淋漓尽致；庙宇里塑造的神像，也是在虚拟意义上表征超现实的“神灵”。这一类型的实践虚拟由于直接以“实物”为物质中介，

5、所以还不能完全摆脱实物现实性的局限。第二类是在物理空间以“数字化符号”为中介进行的实践虚拟。用高度抽象的“数”为中介，更有助于超越实物的现实性局限。周易、虚拟经济等，都可以归于这一类型。如经济领域中由证券、期货、期权等虚拟资本所构成的“虚拟经济”活动，是以赢利为目的的资本以脱离实物经济的价值形态独立运动。在这里产权成为了一种虚拟的交易对象，货币已变成了纯粹的符号，其活动明显具有“超越现实性”的虚拟特征。使用抽象的数字化符号作为实践中介手段，是虚拟实践发展进程中有质变意义的重要一步。第三类是相继在物理空间和虚拟空间中以“影像符号”为中介的虚拟实践。这类实践活动是通过光、电等手段，先在物理空间把实

6、物转化成“影像符号”，然后再在虚拟空间展示出来。在电脑出现之前的电影和电视的制作与播放就属于这类实践。“影像符号”在制作过程中虽然仍离不开对实物的依赖，但是比“实物符号”有了更大的虚拟自由度，具有向纯粹形态虚拟过渡的性质。第四类是在虚拟空间中以“数字化符号”为中介的虚拟实践。电脑和网络的数字化虚拟属于这一类。其实践的对象是信息，中介手段是由电子形成的一连串的0与1数字或“数字包”，实践过程是将信息内容按一定程度加工和储存，实践的结果可以直接展现在虚拟空间里，并以电和磁的方式存储和传播。这种使用数字化符号在虚拟空间建构对象性存在的实践方式，是一种纯粹形态的虚拟性实践，它使实践过程所必需的时间和场

7、所大大地缩减了，拓展了实践的维度，具有更大的实践自由度。（二）电子文件管理系统从思维虚拟到开放的数字虚拟1电子文件管理系统的创造从思维虚拟到数字虚拟从微观角度讲，电子文件管理系统的创造是一个从思维虚拟到数字虚拟的过程，即专家以思维虚拟的方式首先在头脑中将其设计出来，然后再由程序员以数字虚拟的方式在计算机中确定下来。在这个过程中，思维虚拟活动的质量具有关键意义。无论何种计算机软件，包括电子文件管理系统，都要经历这种从思维虚拟到数字虚拟、实践虚拟的过程。当我们抱怨某种管理系统不好用时，切莫忘记计算机系统控制的逻辑、假设和各种数据，实际上来源于我们人类自身的设计与选择。2  &#

8、160;           电子文件管理系统中的主客体关系虚拟实践不是空穴来风，它所包含的精神活动不能没有物质载体，更不可能脱离人而独立存在。虚拟实践一旦脱离自然界与社会交往有形的物质实体，就必须依赖“人机界面”的全部技术要素这样一个结构平台作为实践工具。同时，“人机界面”又作为技术中介，沟通虚拟实践过程中主体与客体的之间联系；虚拟的中介活动实际上是一个主体积极参与的巨量信息加工、处理和传播的人机交互和人机共生的过程互动。该过程对主、客互动关系的影响主要在于：主体不必再受制于物质实体事必躬亲地

9、去实践，而是可以通过新中介(人工语言创造的人机界面)与老中介(自然语言)的“链接”，把人类社会活动的信息经由计算机系统进行符号处理和合成转换，使主体置身于一个新的关系实在的虚拟实境中，这时人与虚拟世界的本质关系已不是简单的主、客互动，而是一个意义世界符号化的建构过程。3              电子文件管理系统的开放性虚拟属性给电子文件管理系统带来的开放性包括两个方面的含义：系统本身的开放性（管理员可以对系统进行修改维护）和系统的开放性功能。事实上由于虚拟环境的建

10、立和虚拟实践的介入，首次打破了在物质实体条件下只能依赖单一途径选择发展可能的旧模式，使实践的内容发生了质和量的双重变革，从而在“创生”新的关系实在的虚拟实践中，使现实性的发展兼容了多种可能性。不断地接纳新的可能性是电子文件管理系统最重要的特征之一，它改变了传统管理模式的固定化。在新的智能型实践结构中，过去孤立的实践已被系统的实践所取代，直接的实践已让位于间接的虚拟实践，原型的实践则反过来成为虚拟实践的补充手段，稳态单一的实践通道必然延伸为跃迁多样的实践范式，从而使主体在与环境的交流互动中获得更多的自由。需要指出的是，虚拟实践以信息的符号化转换为物质载体，这就摆脱了原始状态下虚拟思维的对象空元与

11、神秘；同时也解决了原型实践条件下对象创设的诸多局限与无奈，尽管虚拟实践仍以客观现实性为出发点，但主体一旦进入赛博空间就不再局限于以往实体环境中的劳作经验，而是把人类世代积淀的经验和知识融会到“预置”对象的计划或设想中，经过虚拟实践综合的技术处理，对大量现实素材进行可控的叠加、分解、重组、试探和验证(这个过程足以容纳从概念、判断、推理到归纳、演绎的各种感性、知性和理性的认识形式)，来寻找和发现事物各种新的可能性，并展示其接近现实的真实图景。由此一来，虚实两极就被有机统一在新的技术实践中，现实性终于挣脱了单一发展的物质束缚，进入一个物与神游的澄明之境。至此，虚拟实践活动已构成对现实实践的补充和扩展

12、，人的视域开始同时受到现实世界和虚拟世界两个空间的影响、制约和融合，主体必须重新审视和界定虚实两个世界之间的对立和关联，面对“集合”的家园和整体的敞开状态，充分包容多样性。而主体从来就不满足于陷入共时性的近视和局限，不甘心服从于封闭态中现实性无奈的单一选择；一旦共时性完成向历时性的过渡，开放境遇中实践的创造者，就有足够的时间和证伪手段来为实现可能性的正确选择开辟道路，使选择在多元的比较中臻于完善，使人能在一个现实与幻像统一的世界上诗意地栖息着。但是，每一个未来的档案工作者要诗意地活动在这个开放的世界，自身必须具备一个条件：不断超越系统所代表的知识水平和技术能力。没有这个条件，开放的世界就是封闭

13、的世界，甚至是让人无法理解的黑暗世界。二、虚拟档案管理的空间内涵（一）电子文档数字化虚拟空间的含义电子文档管理的网络虚拟时空具有与传统时空不同的哲学属性。在空间上，主要表现为逻辑化整体性的特点；在时间上，主要表现为超越现实性。传统空间（第一时空）具有长、宽、高和时间的四维特性。传统的档案馆必须在这个四维空间中进行它的业务活动，因此，它的种种特性必须以此为前提展开库房、柜架、案卷等无不反映了这个空间的特征，而传统的自然时间也对档案馆的工作具有规定性。网络虚拟空间（第二时空）则不具有传统的长、宽、高和时间的四维特征，它是一个扁平的共时空间（平台）。这个虚拟的共时平台不再具有传统空间的长、宽、高及时

14、间限制，库房、柜架、案卷等都被压缩在一个虚拟平台上，并实现了个体与整体在无限扩张的范围内的统一。我们在谈论“数字档案馆”一词时，应注意区分它的个体意义和整体意义。在这个数字化平台上，电子文件管理在逻辑上实现了全球的整体性。有人说：国际互联网是全球大脑。依此类推，作为国际互联网信息资源的一个重要组成部份，虚拟化在逻辑上创造了一个全球虚拟档案馆。 同时，这个全球数字档案馆实现了对传统时间的超越。在互联网上，时间是一种绝对意义上的流动，不再是与日出日落、早起晚归相对应的条件概念。它打破了传统空间在时间上的种种限制，实现了真正全天候档案信息服务。总之，虚拟通过数字化方式为档案工作提供了一个间接空间。而

15、这一间接的虚拟空间与电脑、网络及其他高科技技术相结合，为档案工作的发展创造了一个前所未有的数字化时代。人的大脑是一个虚拟世界，相类似的电脑以电子和数字的方式也形成了一个虚拟世界，而被称为全球大脑的网络则形成了一个无限大的虚拟世界。（二）虚拟化的档案馆与档案馆的虚拟化 社会学家称人类跨入信息时代是从“纸张文化”迈入了“电子文化”或“数字文化”，这一表述所包含的核心本质就是文献形态的变化。数字文化的结果是大量电子文件的产生。在全球范围内，数字化文献正呈现出逐步取代纸质文献之势。据统计，1995年美国数字化文献出版量首次超过传统印刷型文献。 由于数字化文献的整个结构形态是完全依赖于现代信息技术的，因

16、此在数字化文献的交流与利用环节中必须借助现代化的信息技术和信息工具，其核心就是电子计算机和现代信息网络。由电子计算机、信息网络和数字化文献三者共同作用形成了目前这样一个事实：现代信息网络客观上已将分布于世界各地的众多电子计算机连接起来，而每一台电子计算机的背后既是数字化文献的生产者，又是数字化文献的利用者；数字化文献既被联机生产，又被联机存贮；并且通过信息网络进行高速传递，最后实现联机利用。电子计算机、信息网络和数字化文件三位一体，形成了一个巨大的、无形的数字文件库，这一数字文件库超过了历史上任何一个最大档案馆的馆藏。由于档案馆与数字文件库的固有关系已根深蒂固地植根于人们的概念世界中所以人们在

17、为上述那个无形的数字文件库命名时，自然而然地借用了档案馆这一概念、并且为了与现有形态的档案馆相区别，将其称为虚拟档案馆（数字档案馆）。 综上所述，我们可以看出，虚拟档案馆的产生与数字化文件的形成、网络的产生有着直接的因果关系。这种关系从根本上是出于档案馆通过档案文献为人们提供信息服务这种固有的内在本质联系。文件形态正在从传统的、主要以案卷作为孤立的物理单位、肉眼可直视其信息内容的有形形态，发展变化为现代的、由信息网络连接并遍布全球的、以数字化方式记录并借助于电子计算机阅读的无形形态。如果我们将这样一个过程理解为文件的虚拟化，那么虚拟档案馆的产生完全可以顺理成章地理解为是基于文件虚拟化及网络空间

18、虚拟化的现实要求。虚拟档案馆概念的产生，不仅仅是现代信息技术的发展强加于人们认识中的一个新概念。实际上也是传统档案馆本身作为一种社会机构，能动地调节自身的行为以适应社会发展的需要所产生的结果。虚拟档案馆的“虚拟”之处在于对传统档案馆有形的物理边界的突破，而传统档案馆的物理边界则是由档案馆的档案资源、服务资源、馆舍建筑所构成的有形空间。档案馆虚拟化的本质动力来源于其社会属性，其广泛的社会需求与狭窄的物理空间限制之间的矛盾，是虚拟化的本质推动力。基于这点认识我们可以说，档案馆的虚拟化进程早在现代信息技术为之提供充分条件之前就已经开始。传统档案馆利用联合目录相互反映馆藏，或利用档案目录中心及档案目录

19、、档案馆指南的出版等反映馆藏，并利用馆际互借这种寄生网络实现档案资源的广泛连接，其本身可以视作是一种突破档案馆有形物理边界的行为。这种行为在本质上与现代的虚拟档案馆的行为具有极大的相似性，只是基于现代信息技术支持下的虚拟档案馆在实施上述行为时更有效、更方便、更自然而已。冲破传统档案馆“围墙”的力量来自于两个方面：初始发端的力量来自于外部，由现代信息技术所支持的、由社会中电子文件资源所形成的外在力量不断地扣击着传统档案馆的“围墙”；与之相呼应的力量则来自于内部，传统档案馆出于其社会目标和生存需要而产生的内在突围动力最终形成突围行为。我们将这两方面的过程分别称之为“虚拟化的档案馆”和“档案馆的虚拟

20、化”，正是这两股力量的汇集才形成了今天所见的虚拟档案馆（数字档案馆）不可阻挡的发展趋势。 综合上述两个方面的理解，我们似乎可以对虚拟档案馆的概念有一个更接近本质的认识：即通过某种技术手段突破传统档案馆有形的物理边界，将档案资源广泛连接起来，使档案文献传递服务超越服务者个体资源的限制，从而在更广袤范围内实现更快捷、更方便的信息、知识的交流。（三）档案馆的本质与电子文件数字化虚拟 在数字化时代，虚拟档案馆还是不是档案馆?这个问题本身是一个比较性判断。判断中的“档案馆”这一概念是业已存在于人们（特别是档案界人士）的认知结构中的一个知识，而“虚拟档案馆”则是一个需要认识的新事物。我们必须对两者进行比较

21、性认识，以此来回答“虚拟档案馆”的性质问题。认识开始于对事物的观察，观察给人们以事物最初的认识表象，作为认识主体的个人，如果不再进行更加深入的理论性、本质性研究，很容易将直接认识表象与头脑中已有的档案馆知识在表象层次上进行比较，从而得出最初的判断。 出于观察所得到的直觉，人们对档案馆的最常见认识是将档案馆理解为由档案馆藏、馆员、利用者、馆舍等要素组成的实体，当这些要素在同一时间、空间内活动时，便构成了档案馆行为。由于档案文献的虚拟化，虚拟档案馆在其许多构成要素方面都突破了传统档案馆概念所规定的物理边界，表现出许多不同的外部特征，如果单纯从表象层次上寻找与现行档案馆的共同之处，其结论很可能是错误

22、的。如果只是通过对档案馆的构成要素进行观察，看到的只是构成档案馆有形的成分，于是将档案馆直觉地理解为某些物质要素的简单集合，并且急于在这个认识层面上下最终断言，其结果是只认识到档案馆实体的“形”，未能进一步升华至“形而上”的层次，也就是说未能触及档案馆的本质，把握住档案馆的“神”，因此其研究结果必然是表象的而不是本质的。 那么什么是档案馆的本质呢?换句话说，是什么因素使得档案馆长期生存于人类社会并且深深地植根于人类社会意识之中的呢?从前面的论述中我们知道，人们在判别“虚拟档案馆是不是具有档案馆的本质属性”这个命题时，从微观行为角度分析，是将虚拟档案馆这个新事物与人们大脑中业已存在的传统档案馆概

23、念相比较。因此，我们应从宏观行为角度分析，也就是说从人类社会的角度来判别“虚拟档案馆是不是具有档案馆的本质属性”这个命题，即把虚拟档案馆这个新事物与人类社会意识中的业已存在的档案馆概念相比较。 档案馆的社会行为影响和决定了人们对它的认识、并由此最终形成了关于档案馆的社会意识。人类对档案馆社会意识的核心和本质是档案馆的基本职能，只要一个机构履行这种职能，执行这个基本职能所规定的社会行为，在社会意识中它就会被归并入档案馆的概念，对虚拟档案馆概念的社会认识也正是如此。我们认为，档案馆的基本职能是通过对档案文献的可靠保管与有效利用，实现人类社会的信息交流。档案利用的有效性是衡量档案馆基本职能履行程度的

24、一个本质性标准。在某种意义上，也可以将其理解为档案馆在人类社会中生存力强弱的标准。要做到这一点，最根本的就是档案馆必须根据其所在社会的档案文献产生和需求的特点。充分利用当时所能提供的先进的技术手段开展档案文献的利用。不同时代，社会档案文献产生特征和需求特征有所不同，技术手段的发达程度也有所不同，于是各时代的档案馆在履行职能时，其表现形式上相应地也呈现出各自的差异性。在现代信息社会中，一方面是档案文献制作能力的大大提高，另一方面是社会对档案文献需求的大大增强，再加上现代信息技术所提供的档案文献传递的先进手段，使得档案馆在履行其职能时，传递档案文献信息的作用日益显著和增强，这种增强在数字时代产生了

25、新的突破。值得注意的是，虽然以往各个时代的档案馆在行为表现方式上有很大的不同，但这丝毫不影响这样一个事实，即人们在社会意识中把它们同样都归属于档案馆这样一个概念之下，毕竟它们的基本职能是相同的，不受时间和空间因素的影响。综上所述，尽管不同时代的档案馆其外在表现形式有着巨大的差异，但档案馆这一概念却随着历史的发展不断地在人类社会意识中被充实、丰富、发展和延续。从这种意义来看，虚拟档案馆只不过是在现代信息技术环境下档案馆在人类社会中的一种新的存在形态，无论它的表现形式与传统档案馆有多么大的差异，它们之间有一个共同的东西，即它们都是一种人类社会的工具，它们通过有效的档案文献利用，实现人类社会的档案信

26、息交流，而这一点恰好是档案馆的质的规定性，也就是档案馆概念的本质所在，只要符合这一本质规定，虚拟档案馆在人类社会意识中就还是档案馆。在虚拟档案馆和传统档案馆之间，人类认识的特点决定了人们追究其“神”，似而不是“形”似的认知方式，人类最终将从功能性因素方面（它是干什么的）而不是结构性因素方面（它是怎么组成的）去认识档案馆，从而将虚拟档案馆看作是对传统档案馆的延续和发展。虚拟档案馆是信息时代带给我们的一份奇妙的礼物，人们在给我们现在称为“虚拟档案馆”的这个事物命名时，它里面包含着人类对于档案馆精髓的理解，也许这种理解对于人类社会意识而言是潜意识的，但这正好值得档案学理论工作者去发掘和研究。可以这么

27、来看，在虚拟档案馆（数字档案馆）一词中，“虚拟”是外在“形”，它体现了这种新事物与传统档案馆表现形态的差异。“档案馆”是本质的“神”它决定了两种事物本质的一致性。“虚拟”通过化外在之“形”于“无形”，更有利于把档案馆的本质突显出来。传统档案馆的有形之“形”，分散了人们的注意力，使人们对其本质的认识常常发生偏差。而虚拟使 “形”遁于无，“神”自然突显出来。此外，无论是数字也好，还是虚拟也好，都是表示档案馆所藏文献的代码或空间形态，可以预言有那么一天，人们在指称虚拟档案馆时不再使用“虚拟”或“数字”二字，因为那时的传统档案馆已完全与虚拟档案馆合流，“虚拟档案馆”将成为当今两种形态档案馆交替使用以区

28、分它们的一个专门词汇，也将成为特定历史时期的概念。在未来它将失去其存在的意义，档案馆还是档案馆。三、档案虚拟管理的哲学内涵对可能性的广泛实现与对不可能性的否定在档案管理层面上，虚拟具有一种哲学上的一般性含义，即把虚拟界定为“对现实性的超越”。电子文档作为一种数字化的存在，它对现实性的超越不是完全否定性的，它与传统文档之间存在着一种再现性继承与虚拟性超越。一般来说，这种再现与超越存在着三种不同形式与层次：第一，对实存事物的数字化虚拟，即对象性的数字化或现实性的数字化，具体是指对文档信息的数字化。第二，对现实中具有可能性的不可能的数字化虚拟，即对可能性或可能性空间的虚拟。第三，对现实中的不可能性的

29、数字化虚拟。以上三种层次的数字化虚拟，共同构成了电子文档多维性的存在，使它形成了种种超越传统档案的属性与特点：第一层次的虚拟是赋予文档本身以数字化。它通过人工语言（计算机语言）将原有的自然语言（文字等）加以转化，使原有的现实存在转化为一种虚拟存在，使之成为电子文档。这种对实在的虚拟也可以说是重新定义实在，它是一种对实存事物的虚拟，是电子文档真实性存在的根据。它是电子文档第二、三层次虚拟的基础，它以数字化创造了电子文档的虚拟空间，使电子文档第二、三层次的虚拟得以在这个空间中展开。第一个层次的虚拟赋予了电子文档的概念基础，即：电子文件是数字化文件。它是电子文件概念的基本内涵。同时，它也规定了电子文

30、件某些特点。如：电子文件信息的非人工直接识读性；电子文件对计算机系统的依赖性等等。在这里，我们要注意直接与间接的关系。事实上，人类活动的低级状态是直接状态；而由工具造成的间接状态是高级状态。电子文件信息的非人工直接识读性正是由于工具的进步所产生的一种高级状态。第二层次的虚拟对电子文档的管理具有更为重要的意义。它是一种对可能性的虚拟。它与现实性相关，但又是对现实性的某种超越。它将档案管理在传统空间中的种种具有可能性的不可能，变成了虚拟空间的可能。这一虚拟是虚拟现实中的各种可能性。因为现实性本身尽管有各种可能性，但现实性的发展只能选择一种可能性，如档案排架有分类排架法和流水排架法等可能性，但现实选

31、择只有一种可能性。所以相对地说，没有成为现实性的各种可能性则成为不可能性，从而成为虚拟的对象。应该说，这种不可能性，实际上是可能性，只是由于各种条件的限制，从而成为不可能性。虚拟打破了传统空间的种种条件限制，创造了无限的可能性。正如韩非子·解老：“所以贵无为无思为虚者，谓其意无所制也。”第二个层次的虚拟，使传统文档的物理存在方式转变为一种逻辑存在方式。这种信息存在方式与我们大脑中信息的存在方式非常相似。我们无法说它存放在哪里，但它切切实实存在着，而且这种存在可以按照不同的逻辑命令进行自由组合。这种可以自由组合的信息存在方式对档案的管理具有革命性的意义。这种信息的自由组合，可以使我们对现实性关系进行各种各样的展开，因为现实性的关系可以这样展开也可以那样展开。如我们可以从不同的角度编制档案分类方案。虚拟从理论上可以包含关系展开的所有解，即虚拟为我们提供从任何角度展开关系的可能性。不过，尽管现实性并不需要所有的解，但虚拟这一方式却提高了现实性的合理选择性，使现实性的进行有着广阔的空间和可选择性、可比较性。这样，虚拟使现实性的运行进入了一个更高的层次。虚拟的加入使现实性真正成为更高层次的现实性，这对档案工作现实性的发展具有至关重要的意义。第三层次的虚拟是对不可