账务流程标准化的途径探索

1、重组账务处理流程，倍增会计信息量胡荣军摘要 笔者认为：在我们的会计核算中每个账户的发生额比余额更加重要，每个账户的发生额比余额能提供更多的财务会计信息。真正意义上的“账账相符”不但要求同一账户的总账和明细账相符，还要要求不同账户之间相符；不但要求余额相符，还要要求发生额相符。重组账务处理流程，通过账务处理流程标准化，确保账务体系中各个账户“账账相符”，达到倍增会计信息量的管理目的。关键词账务处理流程，标准化，“账账相符”作者简介个人简介：胡荣军，男，73年生，硕士学历，从事会计、审计工作十三年，先后获得中国注册会计师、中国注册资产评估师和上海财经大学MBA等资格，有着丰富的财务管理理论知识和实

2、践经验，现供职于曼妮芬集团任财务总监职务。联系地址：广东省深圳市福田区竹子林光大银行大厦17楼曼妮芬财务部邮政编码：518040联系电话（0755）83709630E-mail: cpav8888 账务流程标准化的途径探索胡荣军一、账务处理流程标准化的意义会计核算体系为企业建立一个庞大数据库，企业需要从这些数据库中去挖掘和提取大量的财务信息，为我们经营管理提供决策依据。可是如何使这个数据库提供更多财务信息，发挥更大管理效能？ 无论一个企业的规模和管理水平如何，她肯定想知道最大的前10位客户的销售额是多少？她肯定想知道最大的前10位供应商的采购量是多少？她肯定想知道产品

3、所消耗最主要的原材料的消耗量是多少？她肯定想知道某一期间最主要的费用是多少？如此等等，这说明在我们的会计核算中每个账户的发生额比余额更加重要，每个账户的发生额比余额能提供更多的财务会计信息。在实践中，我们往往只注重每个账户的余额的准确性，而忽略了发生额的准确性。发生额在会计核算中仅起到了校核的作用（期初余额加减借贷方发生额等于期末余额），而发生额（本月合计发生额和本年累计发生额）本身却已无实际意义，造成了会计信息大量浪费。现用材料成本差异明细账进行说明，下面左右两个账页的记账内容和余额完整一致，但账务处理方法不一样，右边的明细账中的发生额明显比左边的有意义得多，它可明确地反映出每一期材料采购净

4、差异额和差异分摊额。材料成本差异明细账（表一）材料成本差异明细账（表二）日期凭证号摘要借方贷方余额日期凭证号摘要借方贷方余额上年结转2000上年结转20001-212采购超支280048001-212采购超支280048001-1515采购节约240024001-1515采购节约-240024001-1818采购超支120036001-1818采购超支120036001-3135成本差异分摊250011001-3135成本差异分摊25001100本月合计400049001100本月合计1600250011002-1221采购超支110022002-1221采购超支110022002-1524采

5、购节约4500-23002-1524采购节约-4500-23002-1928采购节约2400-47002-1928采购节约-2400-47002-2839成本差异分摊4200-5002-2839成本差异分摊-4200-500本月合计53006900-500本月合计-5800-4200-500本年累计930011800-500本年累计-4200-1700-500 要确保会计信息最大化，就是保证每个账户中的每个文字（主要指账户摘要）、每一个数字（主要指发生额和余额）规范、准确；要确保每账户的发生额、余额的准确性，就是要保证每个账户做到真正意义上的“账账相符”。“账账相符”不但要求同一账户的总账和明

6、细账相符，还要要求不同账户之间相符；不但要求余额相符，还要要求发生额相符。只有真正意义上的“账账相符”，才能够准确地揭示资金运动的内在规律，能够全面地、系统地反映资金增减变动的来龙去脉，并有助于检查账户处理和保证账簿记录结果的正确性目前的记账方法基本上都是采用复式记账法，复式记账法就是对每项经济业务都以相等的金额在两个或两个以上的相互联系的账户中进行记录(即作双重记录)，各账户之间客观上存在对应关系，就使账户（科目）之间在数字上产生了一种互相核对、互相平衡的关系。所以每个账户（科目）之间是相互联系、相互依存，同时又是各有独立的含义，以不同的具体形式存在着。企业发生的经济业务，都会引起每一具体形

7、式的金额（以生额和余额）和数量变化。所以，复式记账法原理保证了“账账相符”科学性。如何确保会计信息最大化？重组账务处理流程，是一个非常有效的途径。通过账务处理流程标准化，确保账务体系中各个账户“账账相符”，达到倍增会计信息量的管理目的。二、账务处理流程标准化的途径1、明确各个账户（科目）的核算的范围，根据企业会计制度中会计科目设置的要求，结合企业本身的业务流程和特点，合理设置企业的会计科目（包括二级、三级科目），确定他们各自科目名称和编码，并用精炼的语言规定出每会计科目（包括二级、三级科目）的核算范围，最后形成一张企业所独有的会计科目表。如：“应收账款”科目只能核算与产品销售有关的经济业务，其

8、他往来业务如出售固定资产或投资等应收款项就不能通过此科目核算（可通过“其他应收款”科目核算）。2、 明确每个账户（科目）的借方发生额、贷方发生额和余额的含义根据账户（科目）的性质和核算内容，规定出每个账户（科目）的发生额和余额的具体含义，即借方发生额是什么含义、贷方发生额是什么含义、余额是什么含义。一旦确定了每个科目的借方发生额、贷方发生额的含义后，在做账务处理时，要严格遵守，不得任意更改，以确保每个账户的发生额的准确性和一致性。如 “待摊费用”账户（科目）：“借方”核算待摊费用的原始发生数，“贷方”核算待摊费用的每期分摊数，如果该原始发生数发生调整（如预存电话费收回），只能用红字从“借方”发

9、生额冲回，而不能作“贷方”发生额减少处理。3、账务核算方法一致性同样的经济业务采用同一种会计核算方法程进行处理。同样的一笔经济业务，不同的会计可能采用不同的会计核算方法进行账务处理，即使是同一会计也可能采用不同的会计核方法进行账务处理，这样就可能破坏了账务处理的一致性，可能导致账户的发生额失真或没有了意义。如：每月末一般会通过“预提费用”对当月的房租、水电费进行预提，预提时，借记“管理费用”，贷记“预提费用”；下月初按实际费用支付时，借记“预提费用”（与上月预提数一致）、“管理费用”（预提数与实际数之差额，多计提用红字，少计提用蓝字），贷记“银行存款”等。而有的会计可能按实际支付费用借记“预提

10、费用”，贷方“银行存款”等，把多预提和少预提的差额继续保留在该账户余额里，待年末再进行统一处理。4、账务处理程序一致性所谓账务处理程序就是指每笔经济业务在相应的几个账户里依次记录的顺序，即每笔经济业务应该通过几个账户进行核算及其核算的顺序。一旦确定了每笔经济业务的核算程序，必须前严格遵照执行。账务处理程序的一致性是保证相关账户之间对应和勾稽关系的前提。如：原材料的核算必须要经过采购和入库两个程序，即须经过“材料采购”和“原材料”两个账户进行核算，无论什么情况，都不能减少其中一个账户的核算。5、账户调整规范化每个账户记录完毕后，总会遇到种种原因需要进行调整。调整时必须要注意调整事项的性质是属于借

11、方发生额的调整，还是贷方发生额的调整。借方发生额的调整事项必须在账户的借方进行记录，贷方发生额的调整事项必须在账户贷方进行记录，发生额增加用蓝字表示，发生额减少的用红字表示，红字分录不能用相反的蓝字分录代替。6、错误更正规范化当发现会计分录错误时，一律采用红字更正法进行更正。首先将原分录用红字分录全额冲掉，然后再作一笔正确分录补上。不能用相反分录进行调整，以保证发生额准确。7、明确各账户之间的对应和勾稽关系从理论上，各个相关账户之间的发生额和余额存在着各种对应和勾稽关系的，明确这些关系，并平时注意相互校核，这样有助于在账务处理时思路清晰，准确地反映资金的来龙去脉。例如：“产品的销售收入”的贷方

12、发生额加上销项税额应与“应收账款”的借方发生额一致；“材料采购”的借方发生额加上进项税额应与“应付账款”的贷方发生额一致。8、“摘要”描述标准化账户中的“摘要”是描述经济业务内容、性质的，要求必须简明扼要，准确完整，规范一致。一个账户的“摘要”描述得准确，一般不需借助原始凭证，就可清楚了解每笔经济业务的内容，可大大加快对账务的理解。相反，“摘要”描述得不准确，往往要借助查阅原始凭证才可以了解该笔经济业务的内容，增加阅读账务的时间。因此，账户里的“摘要”非常重要。企业应根据自己经济业务特点，对每一笔经常性的业务进行归纳、提炼，用最精炼的语言规定其的“摘要”描述。对经济业务描述时特别应注意不能遗漏

13、对时间属性（如×月货款、×月租金等）和对应索引号（如订单号、发票号等）的描述。企业可汇总编制成一张独有经常性经济业务摘要一览表加以规范，以资执行。9、编制企业账务处理规范手册把企业的经济业务进行整理、归纳、分类，对每笔经济业务的账务处理进行规定，明确每一笔经济业务的具体会计分录，整理成企业账务处理规范手册，在实际账务处理中参照执行，从而保证企业账务处理标准化。三、账务处理流程实务举例1、产品销售业务所有产品销售业务，无论是现销还是赊销，都要要经过“产品销售收入”、“应交税金”、“应收账款”、“银行存款”等账户（科目）进行核算。实现销售时，借记“应收账款”，贷记“产品销售收入

14、”、“应交税金”；收款时，借记“银行存款”等，贷记“应收账款”。2、材料采购业务所有材料采购业务，无论是现购还是赊购，都有要经过“材料采购”、“应交税金”、“应付账款”、“银行存款”、“原材料”、“材料成本差异”等账户（科目）进行核算。发生采购时，借记“材料采购” 、“应交税金”，贷记“应付账款”；付款时，借记“应付账款”等，贷记“银行存款”；验收入库时，借记“原材料”、“材料成本差异”（超支用蓝字，节约用红字），贷记“材料采购”。3、成本结转业务每一期从原材料到销售成本的成本结转，都要依次经过“原材料”、“材料成本差异”、“生产成本”、 “产成品”、“产品销售成本”等账户（科目）进行核算。结转生产成本时，借记“生产成本”，贷记“原材料”、“材料成本差异”（超支分摊用蓝字，节约分摊用红字）；结转产成品时，借记“产成品”，贷记“生产成本”；结转销售成本时，借记“产品销售成本”，贷记“产成品”。4、费用归集业务所有期间费用的核算除了结转损益外，