第二章日常事务类应用文

1、第二章日常事务类应用文 事务文书事务文书是党政机关、社会团体、企事业单位及是党政机关、社会团体、企事业单位及个人在处理日常事务工作时经常使用的业务文书。主个人在处理日常事务工作时经常使用的业务文书。主要有计划、总结、简报、要有计划、总结、简报、述职报告述职报告等。其作用在于强等。其作用在于强化管理、规范行为、交流经验等。化管理、规范行为、交流经验等。 事务文书在性质、格式、制作、处理等方面虽然事务文书在性质、格式、制作、处理等方面虽然有别于国家行政机关公文，但也有一定的写作规范要有别于国家行政机关公文，但也有一定的写作规范要求，故亦可称之为求，故亦可称之为准公文准公文。主要内容主要内容 第一节

2、第一节 计划计划 第二节第二节 总结总结 第三节第三节 简报简报 第四节第四节 述职报告述职报告第一节第一节 计划计划 一、计划的概念一、计划的概念 计划是党政机关、社会团体、企事业单位和个人，计划是党政机关、社会团体、企事业单位和个人，为了实现某项目标和完成某项任务而事先做的安排和为了实现某项目标和完成某项任务而事先做的安排和打算。打算。 计划是计划类文书的统称。因为计划涉及内容和计划是计划类文书的统称。因为计划涉及内容和期限的不同，计划文书又被称作期限的不同，计划文书又被称作“规划规划”“”“方案方案”、“安排安排”、“设想设想”、“打算打算”、“要点要点”等。等。 规划规划规划是计划中最

3、宏大的一种。从时间上说，规划是计划中最宏大的一种。从时间上说，一般都要在三五年以上；从范围上说，大都是全局性一般都要在三五年以上；从范围上说，大都是全局性工作或涉及面较广的重要工作项目；从内容和写法上工作或涉及面较广的重要工作项目；从内容和写法上说，往往是粗线条的，比较概括。如丽江市城市总说，往往是粗线条的，比较概括。如丽江市城市总体规划（体规划（2003-20202003-2020）。）。 方案方案方案是计划中内容最为复杂的一种。是从目方案是计划中内容最为复杂的一种。是从目的、要求、工作方式方法到工作步骤，对专项工作作的、要求、工作方式方法到工作步骤，对专项工作作出全面部署与安排的计划，如出

4、全面部署与安排的计划，如安徽职业技术学院管安徽职业技术学院管理系理系教师职称评定工作实施方案。教师职称评定工作实施方案。 安排安排安排是计划中最为具体的一种格式。是对某安排是计划中最为具体的一种格式。是对某项工作作出短期内实施过程具体部署的计划，如经项工作作出短期内实施过程具体部署的计划，如经济系第周工作安排。济系第周工作安排。 设想设想设想是计划中最粗略的一种。在内容上是初设想是计划中最粗略的一种。在内容上是初步的，多是不太成熟的想法；在写法上是概括地、粗步的，多是不太成熟的想法；在写法上是概括地、粗线条地勾勒。但时间不一定都是远的，范围也不一定线条地勾勒。但时间不一定都是远的，范围也不一定

5、都是宏大的。一般说来，时间长远些的称都是宏大的。一般说来，时间长远些的称“设想设想”；范围较广泛的称为范围较广泛的称为“构想构想”；时间不太长、范围也不；时间不太长、范围也不太大的则称为太大的则称为“思路思路”或或“打算打算”。如关于解决城。如关于解决城市交通拥堵问题的设想。市交通拥堵问题的设想。 要点要点要点实际就是计划的摘要，即经过整理，把要点实际就是计划的摘要，即经过整理，把主要内容摘出来的计划。一般以文件下发的计划都采主要内容摘出来的计划。一般以文件下发的计划都采用用“要点要点”的形式，如局的形式，如局2012013 3年工作要点。年工作要点。 二、计划的特点二、计划的特点 1.1.预

6、测性预测性 2.2.可行可行性性 3.3.指导指导性性 4.4.时限时限性性 三、计划的作用三、计划的作用 1. 1. 指导作用指导作用 2. 2. 推动作用推动作用 3. 3. 监督保证作用监督保证作用 四、计划的种类四、计划的种类 计划以不同的标准可以分为不同的种类：计划以不同的标准可以分为不同的种类： （一）（一）按性质分按性质分：综合性计划、专题性计划；：综合性计划、专题性计划； （二）（二）按内容分按内容分：工作计划、学习计划、生产计划、：工作计划、学习计划、生产计划、教学计划、销售计划、采购计划、分配计划、财务教学计划、销售计划、采购计划、分配计划、财务计划等；计划等； （三）（三

7、）按时间分按时间分：长期计划、中期计划、短期计划：长期计划、中期计划、短期计划三类，具体还可以称为十年计划、五年计划、年度三类，具体还可以称为十年计划、五年计划、年度计划、季度计划、月份计划、周计划等计划、季度计划、月份计划、周计划等; （四）（四）按范围分按范围分：国家计划、地区计划、部门计划、国家计划、地区计划、部门计划、单位计划、个人计划等；单位计划、个人计划等； （五）（五）按形式分按形式分：条文式计划、表格式计划、文表：条文式计划、表格式计划、文表结合式计划等；结合式计划等； （六）（六）按行政能力分按行政能力分：指令性计划、指导性计划等：指令性计划、指导性计划等五、计划的写法五、计

8、划的写法嗨嗨!大家好大家好!我是计划我是计划!正正文文落款落款标题标题 1.1.标题标题 常见的标题包括四项内容：常见的标题包括四项内容：计划的单位、时限、内计划的单位、时限、内容、文种容、文种。要注意的是要注意的是；如果计划尚未正式确定，；如果计划尚未正式确定，或是征求意见稿、讨论稿，须在标题后用括号注明或是征求意见稿、讨论稿，须在标题后用括号注明“草案草案”、“初稿初稿”、“供讨论用供讨论用”等字样。等字样。 如如市市年再就业工程实施方案（讨论稿）年再就业工程实施方案（讨论稿）的 2.2.正文正文 （1 1）前言前言：简要说明制定计划的依据、目的、：简要说明制定计划的依据、目的、指导思想或

9、重要意义。也可分析前阶段的工作、指导思想或重要意义。也可分析前阶段的工作、生产的基本情况、存在问题，为制定计划提供生产的基本情况、存在问题，为制定计划提供可靠的依据。有时也可省略开头。可靠的依据。有时也可省略开头。 （2 2）主体）主体：计划的核心部分。：计划的核心部分。包括以下两个部分：包括以下两个部分： 第一，要交代计划的目标和任务，即具体说明第一，要交代计划的目标和任务，即具体说明“做什么做什么”； 第二，要写明计划的措施和步骤，即具体说明第二，要写明计划的措施和步骤，即具体说明“怎么做怎么做”。 （3 3）结尾）结尾：正文的结尾部分一般是表示期待，：正文的结尾部分一般是表示期待，发出号

10、召；也可以不写结语，在主体部分明确发出号召；也可以不写结语，在主体部分明确交代后结束正文。交代后结束正文。3 3、落款署名和日期、落款署名和日期 在正文右下方署上制订计划的单位名称在正文右下方署上制订计划的单位名称（或个人姓名（或个人姓名) )，在署名的下行写上日期。如，在署名的下行写上日期。如果在计划标题上已标明了单位名称，这里就不果在计划标题上已标明了单位名称，这里就不必重复。上报或下达的计划，要在落款处必重复。上报或下达的计划，要在落款处加盖加盖公章。公章。第二节第二节 总结总结 一、总结的概念一、总结的概念 总结是单位或个人对过去一个时期内的实总结是单位或个人对过去一个时期内的实践活动

11、作出系统的回顾归纳、分析评议，从中践活动作出系统的回顾归纳、分析评议，从中得出规律性的认识用以指导今后工作的事务性得出规律性的认识用以指导今后工作的事务性文书。文书。 小结、体会也属于总结的范畴。小结、体会也属于总结的范畴。 二、总结的特点二、总结的特点1.1.客观客观性性2 2. .理论性理论性 3 3. .指导指导性性 三、三、总结的作用总结的作用1.1.上行文，上行文，发现规律，发现规律，指导下级机指导下级机关开展工作关开展工作。 2.2.下行文，下行文，总结是制订计划的重要总结是制订计划的重要依据。依据。3.3.平行文，平行文，互通信息，交流经验。互通信息，交流经验。 四、总结的分类四

12、、总结的分类 （一）（一）按性质分按性质分：综合性总结和专题性总结：综合性总结和专题性总结 （二）（二）按范围分按范围分：全国性总结、地区性总结、：全国性总结、地区性总结、部门性总结等部门性总结等 （三）（三）按时间分按时间分：月总结、季总结、年度总结、：月总结、季总结、年度总结、阶段总结等阶段总结等 （四）（四）按内容分按内容分：工作总结、生产总结、学习：工作总结、生产总结、学习总结、会议总结等总结、会议总结等五、总结的写法五、总结的写法 总结的结构一般包括标题、正文、落款三总结的结构一般包括标题、正文、落款三部分。部分。嗨嗨!大家好大家好!我是总结我是总结!正正文文落款落款标题标题 （一）

13、标题（一）标题 总结的标题形式不一，要根据总结的具体内总结的标题形式不一，要根据总结的具体内容、目标和要求来拟定。容、目标和要求来拟定。 一般来说，一般来说，综合性总结综合性总结的标题采用公文式标的标题采用公文式标题，由单位名称、时间期限、内容和文种四项组题，由单位名称、时间期限、内容和文种四项组成；成；专题总结专题总结多使用新闻式标题，这种标题比较多使用新闻式标题，这种标题比较灵活，可根据总结内容来确定。灵活，可根据总结内容来确定。 正正 文文基本基本概况概况经 验 、 做经 验 、 做法和体会法和体会存 在 问 题存 在 问 题和教训和教训今后努力的方今后努力的方向和工作意见向和工作意见

14、包括工作的包括工作的时间、地点、时间、地点、范围，政策依范围，政策依据、背景和基据、背景和基础，工作进程础，工作进程和取得的成效和取得的成效等。等。 存在问题是存在问题是综合总结中不综合总结中不可 缺 少 的 部可 缺 少 的 部 分。写存在问分。写存在问题时，必要注题时，必要注意实事求是。意实事求是。 总结时要学总结时要学会使用一些具会使用一些具体的事例作为体的事例作为材料，来突出材料，来突出重点。以叙述重点。以叙述为主，夹叙夹为主，夹叙夹议议 。 针对工作中针对工作中的不足以及有的不足以及有待 解 决 的 问待 解 决 的 问 题，提出意见题，提出意见或建议。或建议。（二）正文（二）正文

15、主体部分常见的结构形式有三种： 第一、阶段式结构。这是按照事物或社会实践活动的过程来安排写作的方式。即把总结所包括的时间划分成几个阶段，按时间顺序分别叙述每个阶段的情况（成绩和经验、问题和教训）。这种写法的好处是事物发展或社会实践活动的全过程看得比较清楚。 第二、两段式结构。即情况加体会。 第三、总分式结构。首先概述总的情况，然后分若干项一 一进行总结。 （三）落款（三）落款 标题上没有标明单位的，应该在正文结束后写上标题上没有标明单位的，应该在正文结束后写上单位，个人总结的写上个人姓名，然后再写日期。如单位，个人总结的写上个人姓名，然后再写日期。如果是用于报送上级的总结，在单位名称处应加盖公

16、章。果是用于报送上级的总结，在单位名称处应加盖公章。 如是报刊杂志或简报刊用的交流经验的专题总结，如是报刊杂志或简报刊用的交流经验的专题总结，应在标题下方居中署名。应在标题下方居中署名。作业 结合自己的实际情况，写一份学习总结，字数800字左右，要求实事求是的总结过去，语言集中概况，结构条理清晰下级机关下级机关机关或社机关或社会团体内会团体内部刊物部刊物( (简报简报) )平级机关平级机关上级机关上级机关平级机关平级机关了解情况了解情况报告工作报告工作和业务和业务 交流经验交流经验 沟通情况沟通情况二、简报的特点 1、时效性 2、简明性 3、新颖性 4、机密性抓住最新鲜的、最有代表性、最有价值

17、的问题来写。抓住最新鲜的、最有代表性、最有价值的问题来写。简报的要求简报的要求 反映情况及反映情况及时、迅速。时、迅速。反映情况必反映情况必须真实，不须真实，不能有丝毫虚能有丝毫虚构和夸张，构和夸张，更不能歪曲更不能歪曲和捏造。和捏造。抓住最新鲜抓住最新鲜的、最有代的、最有代表性、最有表性、最有价值的问题价值的问题来写。来写。 简明扼要，简明扼要，不宜过细地不宜过细地叙述事情的叙述事情的整个过程，整个过程，文 字 要 简文 字 要 简 洁。洁。快快新新真真简简 简报通常由简报通常由报头、报核、报尾三报头、报核、报尾三部分组成。部分组成。一、报头一、报头1 1、简报名称、简报名称2 2、期数、期

18、数3 3、编发单位、编发单位4 4、印发日期、印发日期5 5、密级、密级 6 6、份号、份号 1. 按语按语 按语是代简报编制机关立言，是对文稿及使用作按语是代简报编制机关立言，是对文稿及使用作出说明、评价，如说明材料来源、转引目的、转发范出说明、评价，如说明材料来源、转引目的、转发范围，表明对简报内容的倾向性意见及表示对所提问题围，表明对简报内容的倾向性意见及表示对所提问题引起讨论研究的希望等等。按语的位置在报头下、标引起讨论研究的希望等等。按语的位置在报头下、标题前。它视需要而使用，并非每篇必有。一般在转引题前。它视需要而使用，并非每篇必有。一般在转引体、总结体及重要的报道体、汇篇体简报文

19、章前才配体、总结体及重要的报道体、汇篇体简报文章前才配用按语。用按语。 2. 目录目录 简报文稿通常是一期一篇，根据需要也可以是简报文稿通常是一期一篇，根据需要也可以是一期为一组性质接近的文章。如是一组文章，一期为一组性质接近的文章。如是一组文章， 则须则须在报头下设计在报头下设计“目录目录”一栏，将各篇文章标题先印一栏，将各篇文章标题先印于此，然后依次刊出每篇文章。于此，然后依次刊出每篇文章。 3. 标题标题 简报的标题比较灵活，主要是醒目、简明，能简报的标题比较灵活，主要是醒目、简明，能吸引读者的视线，且一看就能抓住文中要表达的关吸引读者的视线，且一看就能抓住文中要表达的关键内容，形式可以

20、是单标题，也可以是双标题，为键内容，形式可以是单标题，也可以是双标题，为了让文章层次清楚，还可以在文中加小标题，用来了让文章层次清楚，还可以在文中加小标题，用来概括主要内容的几个方面或者表达几个主要观点。概括主要内容的几个方面或者表达几个主要观点。 4. 开头开头 简报中文章的开头类似于新闻报道中的导语，简报中文章的开头类似于新闻报道中的导语，一般要求以精练的的一句话或一段话，提出全文中一般要求以精练的的一句话或一段话，提出全文中心或某个主要事实要素，如时间、地点、事件、结心或某个主要事实要素，如时间、地点、事件、结果等内容。果等内容。 5. 主体主体 主体主体是正文的中间部分，是简报的主干，

21、一般是正文的中间部分，是简报的主干，一般要用富于说服力的典型材料，把导语内容进一步具要用富于说服力的典型材料，把导语内容进一步具体化。主体部分主要是用来反映情况、肯定成绩、体化。主体部分主要是用来反映情况、肯定成绩、提出问题的。提出问题的。 6. 结尾结尾 要不要结尾，应该根据内容而定。有的简报写要不要结尾，应该根据内容而定。有的简报写到最后需要作小结，或者提要求、作指示、发号召，到最后需要作小结，或者提要求、作指示、发号召，这样的情况下写个结尾，简报的内容相对完整，结这样的情况下写个结尾，简报的内容相对完整，结构也会更严谨。有的简报内容单一，篇幅短小，事构也会更严谨。有的简报内容单一，篇幅短

22、小，事情写完就行了，或者已经在开头写了结论，最后又情写完就行了，或者已经在开头写了结论，最后又不必提出什么要求，那就没有必要写结尾。不必提出什么要求，那就没有必要写结尾。 报尾位于简报最后一页。一般写明发送范围和印报尾位于简报最后一页。一般写明发送范围和印刷的份数。刷的份数。 报头与正文之间，正文与报尾之间，可以用一条报头与正文之间，正文与报尾之间，可以用一条横线隔开。有的简报发送范围比较固定，就不写报尾，横线隔开。有的简报发送范围比较固定，就不写报尾，写完正文自然结尾。写完正文自然结尾。 思想政治思想政治( (德德) )某一单位某一单位领导者或领导者或某一岗位某一岗位工作人员工作人员 写成的

23、书面写成的书面文字材料就文字材料就 是述职报告是述职报告 业务能力业务能力( (能能) )岗位职责执行岗位职责执行( (勤勤) )期间的业绩期间的业绩( (绩绩) )任职期间任职期间自我评估自我评估向上级、向上级、群众汇报群众汇报时使用时使用 特点：1、自我评述性 2、内容的客观性述职者述职者人 事 部 门人 事 部 门和 主 管 部和 主 管 部门门广大群众广大群众对任职者对任职者 的监督的监督 了解和了解和考核干部考核干部述职述职( (作为桥梁作为桥梁) )自我监督，树自我监督，树立职责观念立职责观念报告者 单项(专题)述职报告，综合述职报告内 容 临时述职报告，年度述职报告，任期述职报告

24、时 间 划 分 类 别 划分标准 个人述职报告，集体述职报告 述职报告由以下几部分组成述职报告由以下几部分组成:标题、上款标题、上款( (称谓称谓) )、正文、落款四部分构成。正文、落款四部分构成。有四种形式有四种形式( (见后见后) )标题标题 上款上款述述职职报报告告 正文正文 含开头、主体、结尾含开头、主体、结尾三部分三部分( (见后详细分见后详细分述述) )如如“各位领导各位领导”“董事会董事会”“组织人事部组织人事部”落款落款 述职报告的对象述职报告的对象述职者的姓名及时间述职者的姓名及时间 述职报告的标题可以有四种形式：述职报告的标题可以有四种形式： 例如例如:2003年述职报告年

25、述职报告述职人述职人( (姓名姓名) ) 时限时限 文种文种 1. .述职人述职人+ +时限时限+ +文种文种 例如例如:述职报告述职报告、我的述职报告我的述职报告 述职人述职人( (姓名姓名) ) 文种文种 2. .述职人述职人+ +文种文种 3. .新闻式标题新闻式标题 这种标题比较灵活，比如这种标题比较灵活，比如抓住机遇，迎接挑抓住机遇，迎接挑战战经理述职报告经理述职报告。思想工作要结合教思想工作要结合教学工作一起抓。学工作一起抓。新闻式标题新闻式标题 双行标题双行标题单行标题单行标题体现主要内容体现主要内容 从内容中提取从内容中提取 抓住机遇，迎接挑抓住机遇，迎接挑战战经理述经理述职报告。职报告。正标题正标题+副标题副标题 提示述职者提示述职者4. .直接用文种做标题。直接用文种做标题。 如如述职