XX基金公司--机构内部交易记录制度

1、XX资产管理有限公司机构内部交易记录制度第一章总则第一条 为了规范公司内部交易管理、防范公司交易风险，规范 客户身份识别，客户身份资料和交易记录及档案的保存与管理，根据证券投资基金法、私募基金监督管理暂行办法、私募投资基金 管理人内部控制指引等法律、行政法规的规定，制定本制度。第二章一般规定第二条公司内部交易遵循的原则如下：（一）投资行为应当进行审核，确认其合法、合规与完整后方可 执行，如出现指令违法违规或者其他异常情况， 应当及时报告相应部 门与人员。（二）建立交易前、中、后的监测系统，完善相关的安全设施；（三）公司应当执行公平的交易分配规则， 确保不同投资者的利 益能够得到公平对待；（四）

2、建立完善的内部交易记录，每个投资项目资料应当及时核 对并存档保管；（五）建立科学的绩效评价体系。第三条 应当保存的交易记录，包括但不限于如下事项：（一）基金经理或投资管理部签署的投资协议、增资协议、股权 转让协议等；（二）执行董事/风险管理部的审核确认单；（三）股权投资产生的每笔交易的数据信息、业务凭证、账簿和 有关规定要求的反映交易真实情况的合同、业务凭证、单据和其他资 料等。第四条 交易记录的保存分为书面纸质版与电子版。业务人员应同时制作纸质版交易记录和电子版交易记录保存。纸质版交易记录制作完毕后，应专门放置于档案袋归档保存。电子交易记录应设置专门文件夹予以保存。 每一交易行为对应一 个文

3、件夹。电子交易记录应按期刻录成光盘或者上传公司专门服务器 进行备份，防止系统损害情况发生时，交易记录的灭失。第五条 综合管理部负责档案管理工作，并指定专、兼职档案管 理人员。第六条 归档的档案资料须原件。第七条 档案类别按国家有关规定结合本公司实际情况设定。第三章 交易记录档案的归档第八条 各部门应将归档的各类文件的原件，交档案管理人员存 档。个人不得私自保存应存档的文件。第九条 档案人员应及时将收到的档案资料，按照科目分类存档。第十条档案管理人员定期对各部门资料的归档情况进行检查， 发现文件丢失，查明原因，及时向相关领导汇报。第十一条 需公司加盖印章的重要资料，经办人在用印的同时， 备份归档

4、；契约性文件若合作方尚未盖印，经办人有义务负责到底，及时催办。一周内经办人尚未归档，印章管理人员要催促及时归档。第十二条 并购、投资等项目档案资料，在项目结束后2个月内， 应整体移交给档案管理人员。移交时，应建造移交清册，经项目负责 人签字备案。公司综合管理部负责人负责监交。第四章档案的保管第十三条 业务档案、人事档案由综合管理部指定的档案管理人 员保管，会计档案由财务部保管，财务部应及时做好会计资料的立卷、 归档工作。第十四条 档案管理人员应健全档案接收、征集、整理、保管、 鉴定、利用、统计、销毁、安全、保密等环节，配置适宜保存档案的 专门库房和设施，采用现代先进技术设备。第十五条 做好档案

5、的防水、防潮、防虫、防微生物、防尘、防 光、防有害气体和防盗等工作，防止档案的损毁、丢失和泄密。第十六条查阅档案资料，须经查阅综合管理部负责人同意。查 阅一般在档案管理人员在场情况下进行。档案资料一般不外借。特殊 情况需将原件带出的，须经过经理批准方可带出。查阅人员不得抽走 或撕毁原件，或在原件上涂改。第五章电子档案的保管第十七条 各部门根据归档要求，在应归档电子文件产生时打上 相应的标记。把经办过程中的情况随时记录在相应的文件中。 办理完 毕的电子文件应在规定期限内进行归档， 把带有归档标识的电子文件 进行分类组盘。第十八条 归档的电子文件要编制简要检索工具，其基本内容为： 序号、题名、责任

6、者、文号、每份文件机读时间及位置、密级等内容。第十九条 电子文件在每年三月份前将上年度的应归档的电子文 件向档案管理人员移交归档。第二十条 档案管理人员负责电子文件归档前的监督、 指导工作, 以及归档检查验收和接收后的统一编目、保管、开发利用。做到外观 完好、整洁无损、字节数、检索条目等与登记一致，确保上机测试无 病毒和百分之百的准确率。第二十一条 随着计算机技术和设备的更新、发展，对库存电子 档案进行同步更新复制或补救新版本，旧版或有问题的载体仍需保存 三年。第二十二 封存的电子档案不外借，利用时使用复制件，联网利 用要有安全保密防范措施和可靠的监管保障。第六章档案的销毁第二十三条 销毁无保存价值的业务档案，须列出销毁清单，报 经理批准后在综合管理部负责人的监督下销毁。 销毁前认真清点核对, 销毁后在销毁清单上签名存档。第二十四条公司建立完善投资、研究活动的记录和档案管理制 度，对内幕信息的识别、报告、处理、检查、责任追究和合规审查、 培训、考核等防控内幕交易制度的实施情况， 以及投资决策