照片档案管理标准

1、附件4:照片档案管理办法1主要工作依据1.1照片档案管理规范GB/T 11821-20021.2数码照片归档与管理规范(征求意见稿2012 2基本术语数码照片digital photos用数字成像设备拍摄获得的,以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体,依赖计算机等数字设备阅读、处理,并可在通信网络上传送的静态图像文件。数码照片档案digital photographic records国家机构、社会组织以及个人在社会活动中形成的,有保存价值、归档后的数码照片。数码照片档案由数码照片、EXIF信息和文字说明组成。EXIF信息exchangeable image file information数

2、字成像设备在拍摄过程中采集的并保存在数码照片内的一组参数。EXIF (可交换图像文件是一个关于存储和交换数码相机图像文件信息的标准,可以记录数码照片的属性信息和拍摄信息,也就是EXIF信息,主要包括数字成像设备的制造厂商、型号、拍摄日期和时间、分辨率、光圈、快门、感光度等信息。分辨率resolution单位长度内图像包含的点数或像素数。一般用每英寸点数(dpi表示。JPEG(Joint Photographic Expert Group由ISO/IEC联合图像专家组制定的适用于连续色调(包括灰度和彩色静止图像压缩算法的国际标准。JPEG格式是目前所有通用格式中压缩率最高的格式,图像质量多数情况

3、下均可接受,并且使用范围最广,尤其适用于屏幕和打印显示,支持所有主要的计算机平台和Web浏览器。从存储空间及传输效率考虑,适合于色彩复杂图像的压缩存储。TIFF (Tagged Image File Format一种基于标记的不丢失信息的无损压缩格式。TIFF是一种灵活的位图图像格式,存储的图像细微层次的信息较多,图像质量较高,适合于色彩单一图像的压缩存储,并适用于在应用程序之间和计算机平台之间交换文件。照片组photos group有密切联系的若干张数码照片的集合。如一次会议、一项活动、一个项目等反映同一问题或事由的若干张数码照片为一个照片组。3管理职责3.1档案部门是照片档案集中管理部门,

4、负责监督、指导照片的积累、收集、整理、移交工作,负责编制档号、编目、保管、提供利用及统计工作。3.2相关业务部门(基建包括设计、施工、监理等参建单位的兼职档案员,应按归档范围(见照片档案分类、归档范围及保管期限详表,负责本企业(项目业务范围内形成的照片收集、整理和移交工作。4归档要求4.1归档范围(见表14.2质量要求内容和人物等信息。4.3归档时间4.4归档份数4.5移交程序5整理与归档5.1整理排列5.2编目-档号,管理类照片按“年度-保管期限-ZP组号-张号”编制( ZP为载体类型代码,基建项目照片按“项目代号-保管期限-ZP组号-张号”编制。如“2013-1-ZP001-001”, “

5、0102-1-ZP001-001”。-保管期限,照片所划定的保管期限,数码照片保管期限为永久、定期30年保管,分别用“1”,“2”代码表示。-年度,年度指照片形成的年度,以四位数标注公元纪年。跨年度的一组照片,可按结束年度整理排列。-项目代号,由工期号加机组号组成。工期为2位,机组为2位,公用部分用“00”标识。如:一期公用代码是“0100”,一期2号机组代码是“0102”。-部门,移交部门,采用部门全称或规范化简称,并保持相对一致。-组号,为3位阿拉伯数字,同一年度内的照片组从“001”开始顺序编号。-张号,为3位阿拉伯数字,同一照片组内的照片从“001”开始顺序编号。-分类号,管理类照片分

6、至1级类目,生产及科研分至1级类目,基建分至二级类目。具体分类号为:0-党群工作,1-行政管理,2-经营管理,3-生产管理,4-财务审计,5-人力资源,6-生产,7-科研,80-项目立项,81-项目设计,82-项目准备,83-项目管理,84-土建,85-设备及管线安装,86-工程监理,87-调整与试验,88-竣工验收。-互见号,是指与本张照片有密切联系的其他载体档案的档号-摄影者,照片的拍摄者。非本单位人员应注明所在单位。-时间,照片拍摄的时间,采用8位阿拉伯数字,如:“20130104”。-题名,应简明概括、准确反映照片的基本内容,人物、时间、地点、事由等要素尽可能齐全。同一事件(主题多张照

7、片归档时,照片的主题应相同,具体画面内容不同。可采用格式:主题名称加主要场景,如:“神华国能哈密煤矿电有限公司2013年度工作会主会场”。-文字说明,本张照片的说明,综合运用事由、时间、地点、人物、背景、摄影者等要素,概括揭示照片所反映的全部信息,或对题名等信息未及内容补充说明。其它需要说明的事项亦可在此表述。一组(若干张联系密切的照片按顺序排列后,可拟写照片组说明,放在本组第一张照片内。采用照片组说明的照片,其单张照片说明可以从简。照片组说明应概括揭示该组照片所反映的全部信息内容及其他需要说明的事项。应在照片组说明中指出所含照片的起止张号和数量。-数码照片的存储文件名,档号作为本张照片的电子

8、文件名。如:2013-1-ZP001-001.jpg-册号,照片册按年度排流水号-册内张号,册内页码流水号-照片类型,数码照片或胶片照片、底片5.3数码照片的存储如:D:数码照片档案2013永久ZPO似XX工作会议,D:数码照片档案0100永久ZPOOIXX工程XX单位工程施工现场。规范归档保管。5.4装册按照片档号顺序装入照片册,照片册芯页格式参考示例(见图2 。原则上不跨年度装册,同一组照片不跨册。跨年度的装入结束年度中。基建项目照片按项目代号单独装册。5.5照片册脊背册脊应有单位全称(或规范简称、年度、项目代号、保管期限、起止组号、册号等内容,其中起止组号中间用“-”连接(见图5 。6入

9、库排架照片档案整理完毕入库,库房排架可采用按年度排架。7编制检索工具检索工具采用两种方式:机读检索目录和手工检索目录。7.1机读检索目录可按关键字进行查找。7.2手工检索目录即照片档案目录(见图6,按年度、保管期限、项目代号等相关信息检索查阅。8数码照片的利用、鉴定和销毁8.1利用数码照片档案的利用按照有关规定执行,利用时应确保未开放数码照片档案的信息安全。8.2鉴定与销毁9照片的保管9.1数码照片的保管数码照片档案的保管,按照归档的载体类型要求保管和定期检验。如:以光盘形式保存的数码照片,按光盘档案的保管要求,并定期检验。对磁性载体每满2年、光盘每满4年进行一次抽样机读检验,抽样率不低于10

10、%,如发现问题应及时采取恢复措施。9.2纸质照片、底片的保管照片册、底片册:所用封面、封底、芯页均应采用中性偏碱 性纸质材料制作，其 PH 值应在 7.2-9.5 之间，化学性能稳定， 且不易产生碎屑或脱落的纤维。 底片袋:底片袋应使用表面略微粗糙和无光泽的中性偏碱性 纸制材料制作，其 PH 值应在 7.2-9.5 之间，纤维素含量应高 于 87%。底片袋应使用中性胶粘剂，接缝应在袋边。 贮存柜架:照片、底片应在能关闭的装具中保存，如存储柜、 抽屉、有门的书架或文件架等。贮存柜架应采用不可燃、耐腐蚀 的材料，避免使用木制及类似材料。木制材料易燃烧、易腐蚀， 还可能挥发出某些有害气体，促使底片、

11、照片老化或褪色。贮存 框架的喷涂用料应稳定耐用， 且对贮存的底片、 照片无有害影响。 对贮存柜架进行排列时，应保证空气能在其内部循环流通。 温度、湿度要求:推荐的存贮最高温度和相对湿度见附表 3。 底片、照片应恒温、恒湿保存。长期贮存环境，24 小时内温度 的周期变化不应大于正负 2，相对湿度变化不应大于正负 5%。 中期贮存环境，24 小时内温度的周期变化不应大于正负 5，相 对湿度变化不应大于正负 10%。 空气调节和净化要求:为保证贮存库的温、湿度条件，应配 备独立的空气调节系统。贮存库的气压应保持正压状态，以防止 外界空气渗入。去湿应选用恒湿控制的自动制冷型除湿机。加湿 - 11 - 应选用可控式加湿机，不应使