浅谈推进水利工程档案管理的对策

1、浅谈推进水利工程档案管理的对策    摘要：水利工程档案的管理是一项系统化的长期工作,在水利工程管理中占有重要的地位。文章就如何加强和推进水利工程档案管理的策略进行了探讨。关键词：水利工程;档案管理;对策水利工程档案是水利部门在从事各种活动及水利工程在建设运行中所形成的各种载体的档案，是水利工作真实的历史记录，是在工作中进行查考、研究、决策的重要依据，更是信息的源泉。 近几年我们实施信息化管理，将档案资料及时输入电脑，随时为业务部门提供更全面的信息资源，这些档案信息无疑为我们水利事业提供了很大的帮助。每当业务部门专业技术人员从利用档案中获得信息时，他们也

2、会更积极主动地向档案室归档文件材料，从而保证工程档案的完整性，促使档案管理更上新台阶。1 水利工程档案管理的重要性水利工程档案是在水利工程建设活动中直接形成的具有保存价值的文字、图纸、图表、声像、数据等各种历史资料的记载，也是水利工程开展规划、勘测、设计、施工、管理、运行、维护、科研、抗灾等不同工作的重要依据。水利工程档案资料应按照完整化、规范化、标准化、系统化的要求进行整理编制，包括各种技术文件资料和竣工图纸及政府办理的各种报批文件档案资料应与水利工程建设项目同步进行，在水利工程竣工验收时，承包人要提交一套合格的档案资料及完整的施工图纸，作为竣工验收的条件之一，为今后的维修、管理和改建提供依

3、据，做好水利工程档案管理工作至关重要。水利工程档案是工程建设、管理的真实记录,具有凭证和依据作用。一项水利工程从立项、设计、施工、竣工验收,到运行、养护、维修、改造,一直到拆除,要经过若干不同阶段、跨越漫长的时间。在这一过程中会由不同的专业人员不断形成各类档案资料。无论是资料的形成环节,还是形成后的长期管理过程中,任何纰漏都会给工程带来隐患,甚至引发重大责任事故。所以必须加强这项管理工作。同时,档案资料是工程正常运行的基本保障。完善的档案资料对于管理单位及其相关人员熟悉工程状况、搞好养护维修和改造,不断提高管理水平具有重要的作用。管理不善将会影响工程的安全运行和效益的正常发挥。2推进水利工程档

4、案管理的对策2.1 构建科学适用的档案管理体制做好档案工作要把档案工作纳入水利工程总体格局之中,实行统一领导,专人负责,部门分级配合、协调的原则。建设单位在工程建设初期根据档案管理的有关法规、规定和技术要求,制定本工程的档案管理办法、实施细则,对档案机构及其职责,材料归档要求、档案的案卷质量、档案的利用与管理等做出具体规定,使整个档案工作从工程建设一开始就纳入正常管理轨道,真正做到档案工作的各个环节有章可循,有法可依。在工程准备与建设阶段,档案业务指导人员应及时了解工程建设项目的计划、规模、性质、进度等,并且经常与工程资料员保持联系,使得档案的跟踪收集工作从工程立项开始就与工程同步进行。提高水

5、利工程档案报送的质量,以及成套性和完整性。在工程建设后阶段,加强对档案的预验收工作,以确保资料齐全、完整和准确。管理单位要建全档案工作规章制度,按照“统一领导、分级管理”的原则,将水利技术档案资料的收集、立卷、归档任务层层分解,具体落实到基层单位有关领导和人员,纳入相关的管理工作程序和职责范围。档案管理工作要切实做到有组织领导,有专职档案员,有档案管理制度,技术档案整理归档应当规范统一。还应结合单位实际情况,不断完善水利技术档案管理工作的各项规章制度,提高可操作性。2.2转变观念，科学管理长期以来，我们对于各级各类档案的管理工作没有一种科学的管理意识，没有将档案工作渗透到各个环节之中，导致业务

6、部门和档案管理部门各自为政，档案资料积累残缺不全，给档案的整理归档带来了困难。为了使水利工程的档案管理更加规范化、标准化，我们必须提高认识，转变观念，制定一系列措施，对水利工程档案进行科学管理，并根据水利工程复杂性的特点，拓宽档案收集渠道。从实际情况看，水利工程建设是比较复杂的，从项目申报到工程竣工的阶段比较多。这种工程形成的文件材料涉及面广、内容繁杂，涉及部门和人员多，经历时间长，稍有疏忽，就可能遗漏。而小型水利工程大多施工要求急、建设周期短、形成的文件数量不多，不易引起档案人员的足够重视;加之施工人员组成复杂，往往造成工程任务难完成;临时机构解散，而档案材料也随之消失。为了保证档案资料收集

7、齐全、完整，我们要求档案管理人员首先了解水利工程建设工作的具体操作程序和工作流程及各阶段的工作安排，掌握每一阶段工作中需要形成哪些档案资料，对每种资料的内容、数量做到心中有数。在此基础上，采取以下收集方法：1)追踪收集适用于工程周期短、形成档案材料快的工程。档案人员或兼职档案人员主动到现场询问和了解工程进展情况，及时掌握工程信息并指导和督促技术部门有针对性地收集档案资料。这种方法收集速度快、档案资料齐全，质量也比较高，但花费的人力、物力较大。2)分阶段收集适用于建设周期长的工程。某些大型水利工程及某些跨年度的水利工程，我们始终保持与兼职档案员及施工、建设部门的联系，及时掌握工程进展情况，并加强

8、催收，尽力避免档案原始材料的散失，这样能保证工程档案的连续性、完整性。3)强制性收集适用于对某些人员分散、临时机构较多的施工单位。我们采用收取档案资料押金的做法。当一项水利工程报建后，施工单位先交一定金额的资料押金，施工单位将完整的档案资料移交给档案部门后才可退回这笔押金。这种方法对一些内部较复杂的施工单位具有一定的约束力，可以保证档案资料不会由于人为因素而流失。2.3明确档案资料管理的范围和要求1)水利工程档案资料管理的范围水利工程建设项目立项、可行性报告、设计、决策、施工、质检、监理、过程中验收、竣工验收、试运行等工程在建设过程中形成，并应归档保存文字、表格、声像、图纸等各种载体资料。2)

9、档案资料管理的要求一是工程档案工作应与工程建设同步管理;二是档案应完整、准确、系统，并做到图面整洁、装订整齐、签字手续完备，图片、照片等要附情况说明;三是竣工图应反映实际情况，必须做到图物相符，做好施工记录、检测记录、交接验收记录和签证，并加盖竣工图章;四是施工过程中的图片、照片、录音、录像等材料，以及施工过程中的重大事件、事故等，应有完整的文字说明，同时要详细地填写档案资料情况登记表。2.4提高档案管理人员的综合素质水利工程档案的科学性、服务性和技术性都很强,其管理工作更是一项复杂、细致而琐碎的工作,这就要求档案管理工作者具备较高的综合素质。档案人员不但要学习档案理论知识和专业技能,精通档案业务,同时,要提高思想素质,提倡爱岗敬业,增强服务意识,当好使用者的参谋;培养良好的职业道德和心理素质;提高法律意识,做到依法治档;塑造复合型人才,既要有较高的档案管理专业能力,又要精通计算机应用和网络信息管理,还应熟悉水利工程知识。使档案管理人员切实担负起水利档案的管理的重任。2.5推进档案管理现代化,提高水利工程档案的利用效率随着水利事业的发展,水利档案管理工作的涉及面越来越广,技术档案内容日益丰富,数量不断增多,现代化技术应用于技术档案管理己势在必行。应按照新的标准,加强基础业务建设,以简化整理、深化检索为宗旨,实现科学化、规范