浅谈高等艺术院校艺术档案管理工作存在的问题及思考

1、浅谈高等艺术院校艺术档案管理工作存在的问题及思考    摘要本文主要介绍了高等艺术类院校艺术档案管理工作中存在的问题、原因、解决对策，以期对从事艺术档案管理的工作人员提供一些参考和借鉴。 关键词高等艺术院校 艺术档案 档案管理 根据文化部、国家档案局令第21号艺术档案管理办法中指出，艺术档案是指文化艺术单位和艺术工作者在艺术创作、艺术演出、艺术教育、艺术研究、文化交流、社会文化等工作和活动中形成的，对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像、实物等不同形式的历史记录，是宝贵的文化遗产。 高等艺术院校由于本身所具有的独特性、艺术性，艺术档案是这类学校教学

2、、科研、创作实践、艺术指导、艺术评价的现实反映，对学校日后的艺术教育和文艺活动起着依据和借鉴的作用，是积累教学资料、活动成果、工作经验的重要手段，因此艺术档案的管理和利用显得尤为重要。 1 艺术档案工作中存在的主要问题及原因 1.1 档案意识模糊，艺术档案难以及时、完整归档 高等艺术院校在日常教学、科研、校园活动的过程中均会产生大量艺术档案，其中包括：学校组织各类文艺活动中产生的艺术档案；师生在日常教学、科研、创作、演出、展览等活动中产生的艺术档案；师生参加校内外比赛中产生的艺术档案等。虽然艺术档案数量大，种类多，但是艺术档案的收集、归档工作远不如一般的文书档案那样受重视，学校档案管理人员一方

3、面对艺术档案的产生情况不能有效掌握，另一方面未意识到艺术档案收集的重要性，认为高等院校档案十大类实施办法中未对该问题作具体要求，便不重视收集，如学校举行教师教学技能比赛、举办学生设计大赛、毕业生作品展览等，在比赛、展览中产生的艺术档案往往散落在各创作者手中，或长期存放在组织活动的教学部门，未能及时完整地归档到档案管理部门。 1.2 艺术档案归档问题复杂，缺少有力的收集手段 艺术档案中的声像、实物档案的创作者往往认为这些档案归属个人所有，经常会出现不愿意移交学校档案管理部门的现象，尤其是当今社会，人们的商品意识逐渐增强，不少师生认为上交艺术作品会使自己受到经济损失，同时还担心自己的作品存放不当，

4、会成为“永不见天的废品”，而档案管理人员认为艺术档案收集、保存起来难度大，存在畏难情绪，从而使艺术档案收集工作在一定程度上处于放任自流的状态，这一系列的因素，大大影响了艺术档案的归档工作。 1.3 保管条件较差，艺术档案难以长期保存 艺术档案中的声像、实物档案由于其载体的特殊性，必须具备恒温、恒湿、防虫等保管条件，但很多学校均未能达到该要求，档案管理人员对艺术档案的重要性认识模糊，造成很多美术作品、设计图纸放在文书柜内与其它档案混存，未能存在专门的库房里，由于保管条件不理想，往往会影响了艺术档案的长期保存，如防潮工作未做好，会使书画作品受潮、起皱、发生霉变，破坏了作品本身的完整性，以致部分艺术

5、档案无法利用。 2 加强艺术档案管理工作的对策 1 提高对艺术档案重要性的认识 由于艺术档案工作的进步和完善离不开档案管理人员的业务技能和专业素质，因此要对档案管理人员的进行相关培训，加强对艺术档案工作重要性和迫切性的认识，并提高档案管理人员自身素质，让档案管理人员具有良好的职业道德和专业技能，同时具备一定的文化素质和艺术鉴赏能力，积极做好艺术档案的收集归档管理工作，为学校档案管理部门做好接收、积累艺术档案工作打下良好的基础。 另外，要提高广大师生的档案意识。在高等艺术院校，艺术档案产生的源头是组织、从事艺术活动的师生，如果他们档案意识薄弱，就必定会造成艺术档案的大量遗失。因此，在校内开展档案

6、法制教育、传授档案知识非常必要，可以在校内举办艺术档案知识培训班、艺术藏品展览等，通过宣传教育，切实端正师生的思想认识，牢固树立起艺术档案是高校档案不可分割整体意识，才能从档案产生的源头把好关，不至于重要的档案资料丢失，才能保障档案的完整性。        2 完善艺术档案管理制度 要改善艺术档案管理现状，必须建立和完善艺术档案管理的规章制度，对艺术档案的从收集、归档、移交保管、借阅、利用作出明确规定，学校档案管理部门还要严格执行档案法、着作权法的有关制度，防止艺术档案分散流失，杜绝归为己有，以确保艺术档案归档质量

7、，使艺术档案和其他档案协调发展。 还要加大对艺术档案的监督指导力度，要将艺术档案工作纳入学校的工作计划，并把其作为年度考核的重要内容，将档案工作摆到重要的位置，使之逐步变成自觉的行动，这样才会使各相关部门和人员有意识地保存、上交艺术档案材料。另外，学校可给提供作品的教师和学生出具收藏证书和补偿一定的制作成本费用，档案管理部门还可以不定期举行优秀艺术档案展览，让师生的艺术作品在归档后可被更多人认识，以提高师生上交档案的积极性。 3 艺术档案信息化管理 随着信息技术的快速发展，数字化、网络化、多媒体时代的到来，传统的保存模式已经不能满足艺术档案管理的需要，艺术档案要长期保存，让更多人共享，必须将其

8、数字化。艺术档案数字化对实现档案资源共享，实现网络远程查询，构筑数字化档案室，延长艺术档案     的寿命都有重要作用。学校档案管理部门首先要利用多媒体技术对现有艺术档案的原始资料进行处理，借助扫描仪、数码相机、光盘等手段，将其转化为电子数据，实现艺术档案数字化处理，尤其一些较为老旧的书画作品和声像作品更要抓紧处理，尽早用先进的科技手段保存其原貌；同时，建立艺术档案目录数据库，便于艺术档案的检索和查阅，实现艺术档案信息化管理；还要将艺术档案的电子数据保存到计算机网络上，让广大师生在网络上可以自由检索、查阅艺术档案，最大程度上实现艺术档案信息资源的有效利用和共享，发挥和提升艺术档案在高校师生中的参考借鉴的作用。 艺术档案记录着学校事业发展的历史，记录着学校以往教育教学过程中的优秀成果，要充分认识艺术档案的重要意义，引进先进的管理手段，做好艺术档案的归档、管理、共享工作，最大限度地向师生开放，融入学校的日常教学、科研、创作中，为师生提供最便利最