浅谈科研单位人事档案管理工作的几点建议

1、浅谈科研单位人事档案管理工作的几点建议    摘要：本文通过对目前我国农业科研单位人事档案管理中的不足进行深入的研究，结合农业科研单位的特点，提出了关于科研单位人事档案管理工作的几点建议。意在解决当前我国农业科研单位人事档案管理中出现的问题，为我国科研单位人事档案管理提供参考。    关键词：人事档案管理体制； 人事档案信息数据库； 资源共享     人事档案包括了个人的主要经历、政治面貌、品德作风等信息的文件材料。它是个人的人生经历的缩影，是人事管理工作的中心，是个人工作、

2、求学、出国等行为的凭证。人事档案可以作为个人的身份证明以及政治、思想、文化的参考，所以对个人起到极其重要的作用。由此可见，做好人事档案的管理工作是一个关系到个人利益的重要的工作。对于农业科研单位，人事档案管理工作更加重要, 人事档案可以展现科研人员在科研领域的研究成果、人事调动基本依据，是发现人才、挖掘人才、使用人才的强有力的保证。所以农业科研单位要加强人事档案管理，保证档案的真实性、安全性、可靠性。然而现阶段我国农业科研单位对认识档案管理方面的重视程度不高，管理方式较为落后。严重的影响到人事管理的质量与安全，为了更好的为科研单位提供优质的人才，有效地发挥认识管理的职能作用，提高科研单位人事档

3、案管理工作水平势在必行。1. 目前我国农业科研单位人事档案管理中的不足 最近几年来，我国农业科研单位正在被机构编制和人事方面不断的改革，使得单位从事人事档案管理工作的人员频繁变动，从而在人生档案管理工作中出现了严重的不足，主要表现在以下几个方面：1）在内容方面缺乏特性，模糊了人才的个性特征。当前，有相当一部分农业科研单位的人事档案的内容仍然使用比较传统的记载方式，存在着单一的现象，不能很好的反映出单位职工的各方面的才能和特长等特点，实际上，农业科研单位的职工大都是受过专业教育的人员，都具有突出的专业才能和个性，传统的人事档案记载方式会模糊了这种个性特征，使得单位人事部门很难

4、从人事档案中清楚地了解到每位职员的实际情况，从而不利于人才资源的合理分配，这对于单位和个人来讲都是极大的损失。2）农业科研单位的信息化程度比较低。随着社会的不断发展和科技的不断进步，人事档案管理已经逐渐信息化，但是一部分农业科研单位仍然采用传统手工的记录方法对人事档案进行管理，没有充分利用先进的技术手段和措施，即使引入了微机操作，但是仍旧无法达到无纸化程度，农业科研单位的信息化程度不高，不仅有损于人事档案的管理，同样也降低了工作效率。对于从事农业科研单位人事档案管理工作的职员来讲，无论是收集整理人事档案资料，还是保管档案信息，总体来说，都是为单位服务，给领导干部在人事方面的决策提供参考，提供工

5、作效率，无论是对单位还是对个人都是会得到充分的发展。3）对于人事档案管理工作存在着认识误区。当前，人们对于人事档案管理的认识存在着误区，使得在人事档案管理中仍然偏重于保密工作，不能做到利用人事档案资源。即便是利用，也仅限于人员的简历、职称等范围，这对于单位和个人来讲都是极大的损失，而且这种现象的持续，会使得人事档案的利益价值降低，其服务于单位的作用也就不能真正的达到。   2. 对科研单位人事档案管理工作的几点建议由以上总结的科研单位人事档案管理中出现的问题，结合农业科研单位人事档案管理工作的研究，本文提出以下几个方面的建议：2.1 提高科研单位的人事档

6、案管理工作人员的专业水平。由于科研单位所需要的人才正在向多样化的趋势发展，所以科研单位的人事档案管理需要一批具有工作态度端正、政治素养高、综合素质高、业务能力过硬、学习能力强等特点的档案管理工作人员。科研单位的领导层应当将单位人事档案管理工作上升到单位建设管理来抓。建立独立的档案管理审查小组，由专业人员不定期的监督、审查、督促科研单位的档案管理工作。如果发现业务问题及时的采取措施，与此同时还要利用科学的绩效考核机制制定人事档案管理考核标准对工作人员进行定性与定量的考察。这样也可以有效地推动人事档案管理工作走向制度化、规范化的轨道上。对于档案管理工作人员还要加强培训力度, 提高档案管理工作人员的

7、计算机、资源共享等业务技能。从而使得科研单位的档案管理人员都能够利用计算机等电子化得档案管理手段来提高业务效率。由于人事档案是员工乃至干部的个人信息的储存库，所以主管人事档案的工作人员更加要有高度的事业心以及责任感，并且还要熟练的掌握档案管理的相关规定。利用绩效考核制度激励档案管理人员，促使其提高自身的业务能力；2.2 强化人事档案日常管理工作，完善人事档案管理体制。要保证人事档案管理人员始终是人事管理人员，并且熟知人事档案中各个材料的程序、状态、规律。对于一些如工资改革、人员调配、档案登记归档等相对集中的材料，要实行统一管理的制度，集中进行收集、归档。对于转正等相对分散的材料要实行

8、随时入档得制度，保障日常工作的效率。与此同时在收集人事档案材料过程中，要依照档案收集制度以及鉴别归档制度进行处理，并且要严格遵守检查核对制度、保管保密等相关制度。形成高效、完整、正规、实用、科学的档案管理体制。促使科研单位的人事档案管理工作形成有章可循、依章办事的良好局面；2.3建立人事档案信息数据库，利用网络实现资源共享。现阶段人事档案管理逐渐向电子管理方向发展，利用Web以及计算机等电子化操作能够高效的完成人事档案管理工作, 并且也可以通过网络轻松的实现人事档案信息动态管理。但是科研单位由于涉及到保密性较强、人事变动较缓等特点，所以在建立科研单位的人事档案信息数据库的过程中应当注意以下几点

9、: 1）数据库所使用的系统软件要进行统一管理、统一维护,档案等信息的软件与格式等要保持一致。这样可以有效减少档案信息的转换时间以及重新录入的难度,与此同时也会更加容易进行各个级之间数据沟通与共享；2）人事档案信息数据库所使用的系统软件中的信息项要一致, 这样会有效的保证人事信息的完整性以及准确性；3）人事档案数据库要及时的进行维护与更新,将最新的人事档案信息及时的录入到信息库中，确保科研单位的人事档案具有时效性；4）做好人事档案数据库的保密工作，保障人事档案的安全。对     于人事档案数据库各项功能实施口令管理，只有对数据库的功能具有权限的人事档案管理工作人员才能进行使用，并且要定期的更换口令。如果上级部门要对平台中的数据进行核查的情况下，有专门的工作人员进行授权。与此同时，涉及到个人隐私的档案资料应当尽量采用不录入或少录入数据库的方式, 并且严格采取岗位责任制，在进行人事档案数据库的操作过程中，严格履行相关的操作规程，对信息录入以及输出等过程要加强管理。系统管理员不得参与人事档案管理人员的有关操