电子环境下书稿档案管理策略研究

1、电子环境下书稿档案管理策略研究常江广东商学院编辑出版专业书稿档案是出版社在编辑、出版图书过程中形成的，按照一定的规律收集、整理、保存起来的，具有查考价值的文件材料（包括文字、图表、声音、图像等），是编辑出版工作的真实记录，是国家档案的一个重要组成部分。按内容划分，书稿档案可分为主体材料和背景材料。主体材料包括：选题论证材料及审批材料，如审批、落实选题过程中的各种请示、报告，上级的指示、批复；法律材料，如各种合同书、授权书、意向书；作品的原稿（手迹）；审查材料，如责任编辑的初审意见、外审意见、会审意见、编辑室主任及总编辑（副总编辑）的复审终审意见；书稿的加工材料，如责任编辑加工整理书稿记录、责任

2、编辑撰写的出版说明、对作品的评价、作者对书稿的修改记录；装帧设计材料，如封面设计、插图绘制、版式设计通知单及设计制作记录；付印材料，如发稿、发排通知单、发稿后的变动情况记录、校对作业单及各校次的质量记录、付印清样、付印及定价的审批手续、版权数据文件；结果材料，如各版次的样书、稿酬结算单及支付记录、经济效益记录、版权贸易合同、意见书及与之有关的各种资料。背景材料包括：电话记录、面洽记录、会议记录、组稿过程记录，著作权人及作者、著作权人代表登记表，责任编辑与作者就有关书稿问题的往来信件，对图书的宣传评论材料、广告、重要的读者来信、获奖或受查处情况记录，新书发布会资料。一、电子环境下书稿档案的特点按

3、照传统的管理方式，上述材料都要在图书出版后一个月内，对其进行收集、整理、归档保管。而电子时代，传统的按部就班的管理方式受到了挑战。书稿档案从操作方式、载体形式到内容形式都发生了质的变化，具有以下几方面的特点：1.随意性操作。在书稿档案文件的形成过程中，人们已经大量地使用计算机网络进行操作和信息交流。目前，由于没有统一的规范，形成书稿档案文件的操作方式存在很大的随意性。例如，对于作品的原稿，大部分作者是用下载的方式形成电子稿，有的作者用打印的方式形成打印稿，个别作者则用手工的方式形成纸质稿。又如，选题时形成的请示、报告和上级的指示、批复，一般都是用计算机起草，以网络的方式传递，但需要本单位领导审

4、查时，还要用打印的方式形成打印件。另外，版权数据文件也都是以网络的方式传递。再如，法律文件、审查材料、校对材料、付印材料、结果材料以及大部分背景材料，都是要用打印的方式形成。这些方式的选择，很大程度上是约定俗成，并没有一定之规，操作者觉得哪种方式方便，就采取哪种方式，随意性很强。2.多种载体共存。由于网络传输、激光照排、校对软件、电子扫描等高新技术的应用以及新型材料的使用，书稿档案的载体形式发生很大的变化，出现了多种载体共存的现象。目前的书稿档案文件，有的是以纸质材料为载体，如法律文件中的各种合同书、授权书、意向书。它们是需要当事者双方签字才可以生效，在数字签名的法律效力没有得到广泛承认之前，

5、法律文件的载体材料是不会改变的，包括书稿档案中的法律文件。审查材料中的初审意见，外审、会审意见，编辑室主任及总编辑（副总编辑）的复审、终审意见，都是在固定的纸质表格上进行，因此形成的全部是纸质文件。有的是以磁性材料为载体，如大部分的作品原稿、责任编辑加工整理修改书稿记录、责任编辑与作者的往来信件、装帧设计材料、校对稿等。另外，版权数据文件都是在网上获得电子文本，然后下载到磁盘或光盘上，交印刷厂付印的。3.内容形式部分数字化。电子书稿文件，与其他电子文件一样，是以不同的“0”、“1”代码序列作为记录符号，以16位二进制的数字编码（计算机内码）形式存在的文件。它具有电子文件的所有特征：非直接识读性

6、、管理的系统依赖性、信息的自由移动性、存储的高密度性、多媒体集成性、形成与更改的可操作性。但从目前的情况来看，大部分书稿档案仍处于纸质阶段，确切地说，书稿档案正处于数字化的过程中，而且这个过程是漫长的。二、电子环境对书稿档案管理的影响1.收集难齐全。在电子环境中，书稿档案收集对象日益复杂，不仅有纸质文件，还有电子文件。然而，传统意识中的书稿档案，即纸质档案文件，往往能得到人们的注意，而电子档案文件却往往被人们忽略，从而使档案文件的收集无法齐全。例如，作品原稿在它被打印成纸质稿后，电子稿就会被忽视，不能作为档案收集起来；又如，责任编辑在加工书稿时，不注意备份，修改稿覆盖原始稿，使原始稿信息丢失，

7、文件不复存在，无法收集。另外，如果不注意历次修改稿的备份，那么责任编辑加工书稿的记录就无从收集。再如，选题时形成的请示、报告和上级的指示、批复，在处理完毕之后，人们往往把它存在计算机硬盘上，如果偶尔出现操作失误，文件信息就会丢失，文件也就无法收集。2.整理难有序。在整理书稿档案时，首先要对其进行分类。传统的分类方法是：一级分类是以一本（套）书为单位，二级分类是以材料类型为单位。然而，电子文件出现后，传统的方法已难以满足分类的要求。例如，不同载体的文件尽管内容具有相关性，在分类的时候也要考虑载体材料的保管期限问题。因为，磁性材料的保管寿命一般在十几年到几十年不等，而纸质材料的保管寿命则是上千年。

8、另外，由于数字技术的不断更新，影响着磁性载体的使用寿命。因此，内容相关而载体不同的文件不能分为一类，在一定程度上影响着档案的有序化整理。3.保管难集中。如果内容相关而载体不同的文件不能分为一类，它们就无法集中保管。作品原稿和它的打印稿、责任编辑的历次加工稿、作者的历次修改稿、历次校对稿等，它们在图书的编辑过程中，都可能同时或先后形成纸质文件和电子文件。如果它们不能分为一类而集中保管，就容易造成档案内容的分散，不利于检索和利用。三、电子环境中书稿档案管理策略1.改变观念，建立书稿档案现代化管理体制。改革落后的管理方式和机制，建立新的计算机管理规范和措施，推进书稿档案管理体制的改革。建立书稿档案管

9、理数据库、样书数据库、电子存储档案数据库等，完成目录的计算机检索。依托出版社的网站和局域网这个平台，设立书稿档案管理的链接，方便人们的查寻和利用。利用计算机、扫描仪和数码照相、刻录机等数字设备，对重要书稿档案进行数字化处理，为实现文档一体化管理做好准备。2.提高认识，树立“虚拟”档案观。由于电子文件是以数字的形式存储于计算机硬盘、软盘和光盘内，具有非人工直接识读性、对计算机系统管理的依赖性等特点，在自然环境中人们无法看到它，通常称其为“虚拟文件”。正因为它在自然环境中看不到、摸不着，因此往往被人们忽视。这种“忽视”对档案管理的影响却是不容忽视的，它会造成档案资源的流失。实际上，虚拟不等于虚无，

10、在电子环境中它仍然以字节、比特方式存在着，并体现着它的信息价值。我们必须树立“虚拟”档案观，加强对“虚拟文件”的档案化管理，包括电子书稿文件的档案化管理。3.把握收集环节，把住来源关。档案管理的关键一环是把握档案的来源，做好收集工作，特别是在电子环境中，此环节显得尤为重要。书稿档案的来源不同于文书档案，其特点主要表现在两方面：(1)形成者人数较多。一本（套）书的书稿档案是由多方面人员形成的，包括原稿作者、责任编辑、外审和会审人员、编辑室主任、总编辑、装帧设计人员、校对人员、财会人员、发行人员等，在一定程度上增加了收集工作的难度。(2)主要形成者的工作具有外向型特点。原则上书稿档案的收集应由责任

11、编辑来完成，但作为书稿档案的主要形成者责任编辑来说，经常要外出组稿、开会，这种工作状态，不可能随时从事文件的收集工作，更不能保证收集齐全。这样就不利于档案文件的收集，特别是电子档案文件的收集，从而影响书稿档案的完整性。基于上述原因，在出版单位，档案的收集仍然应该由档案人员负责。他们应帮助书稿文件的形成者树立档案意识，特别是“虚拟”档案意识，把住档案文件的来源关，特别是电子文件来源关。档案人员要把握收集的环节：一方面根据图书出版的全过程，分阶段对纸质文件进行收集；另一方面要求形成者养成实时归档的习惯。4.改变传统的管理方法，构建新的管理模式。纸质文件和电子文件共存时期，对书稿档案的管理可借鉴文书

12、档案管理的经验，实行“双轨制”。在电子书稿文件的操作过程中要严格实行备份制度，不能在原始稿件上进行修改和加工。电子书稿文件要施行实时归档制度，即利用文件处理软件，在文件处理完毕后，通过网络随时存入档案数据库，不必再等到图书出版之后。因为电子文件具有信息易更改、易流逝的特点，如果等到图书出版之后归档，其信息随时可能因为操作不慎等原因而导致文件丢失或失真，而内容相同或相关的纸质书稿文件则仍然可以在图书出版之后归档。电子书稿档案的整理，可以采取传统方法进行分类，但分类标准要与内容相同或相关的纸质档案一致，并以内容相同或相关的纸质档案为准。从目前情况看，纸质档案仍是书稿档案的主要成分，而且在今后相当长一段时期不会