IT项目成本管理

1、IT工程本钱管理尹雨娟计信142 3214240中文摘要：现在越來越多的部门认为信息化对一个组织或一个企业支持是不可缺少的，但随着IT 工程效劳范围、用户数的增加，导致企业IT工程本钱快速增长，企业信息化本钱居高 不下，工程超出预算的情况也经常发生，因而对IT工程的本钱管理也显得异常重要。本文阐述了 IT工程本钱管理的主耍过程，本钱控制方法以及在此根底上指出信息部项 目本钱管理存在的问题及建议。关键字：IT工程本钱管理；资源方案：本钱估算：本钱预算：本钱控制一什么是IT工程本钱管理IT工程本钱管理包括确保在批准的预算范围内完成工程所需的各个过程。“批准的预算 和“工程是工程本钱管理的两个关键词

2、语。工程经理必须明确工程范围、交付时间和 本钱估算，努力减少和控制本钱满足工程需求。工程的本钱管理主要过程如以下图所示:工程成管理的主要过程資蓉方案本钱估算决足实施工程活动 需要便用什么资 源毎种瓷源的用 量及使用时问。本 过程旳输出是一个 资源禹求漬单，估计死成项弓所篆 资漁本钱约近似 值£本过程萤出長 本钱估算，辅助细 节和本钱管淫计 划C垮整注本钱估眞分 配到各单项工作，W立一个衡量绩效 的基准方案。输岀 是本钱基准方案.控制项E预草鬥变 化。输岀是修正 的本钱住宴，更新 预篡.纠正错谋。気工估算，总结经 验教训等.二资源方案资源方案是要确定完成工程盂要什么资源、资源的数量以及

3、什么时候使用这些资源"资 源方案是本钱估计、本钱预算和本钱控制的前提，组织和工程的特征将影响资源方案：V/BS資痔斋求/说睛活开工期估计 会计利目 识别的凤险方史信息制定资源方案真正实用的工具是专家判断和替代方案。1.专家判断拥有类似工程经验和专长的人员在完成工程资源方案时是非常重要的，他们和工程的执 行组织一起有助于决定什么资源是必须的。详细的集体讨论和评估与资源有关的替代方案是非常重要的，不同的替代方案可做出 不同的本钱估算由于多数工程都涉及到很多人力资源，不同公司的人力本钱差异很 大O3.资源方案输入输出资源方案输入：WBS,范围说明书，历史信息，资源信息等。资源方案输出：资源

4、 方案清单它为人力资源管理和工程采购管理提供了重要信息。三本钱估算本钱估算是一个为完成工程各项沾动所需要的资源的本钱的近似估算，主要是针对资源 需求进行的。威本估羿支扌寺细节 戒本耸理方案工程经理如果想在预算限制内完成工程，就必须进行严格的本钱估算。本钱估算是 一个近似估算。估算主要是针对资源需求进行的，本钱估算因工程性质的不同可进行多 次。对于独特的工程产品所进行的逐步细化，需要屡次进行本钱估算。成水估算按不冋的阶段可分为量级估算、预算估算和最终估算三种类型，不冋的估算类型精确度也不一样，从低25%到高出75%差异很大，工程经理可按工程所处阶段不同学习文档仅供参考需求，选择不同的估算类型，进

5、行本钱估算。下表是本钱估算类型表:估算矣型何时做为什么做I精确度基勿估算 算 可行性佶算在工程生命周期中非常早，通常 足在项m的號念或言动阶段范疔为项E选择决策提供或本 估算预算编制阶段-2 肘+75%预算信算类比倍算 自上而下估舁且，工程方案阶段tbe刮皂酊 迸行檸资金拨入组滾豹预其年度预算下达金额最终估算详细估算 自下而上估算工程方案阶段VBS创定厉迸 为采购吳供佯胃，任算夹 阪本钱发采购方案单全额.量级估算 量级估算提供了工程本钱的一个粗略概念，是在没有详细数据的情况下进 行的一种大概估算。它在工程早期，共至在工程开始之前应用。工程经理和高层管理人 员使用量级估算帮助工程选择决策。进行这

6、种类型的估算通常是在工程概念或启动阶段 进行。精确度一般从-25%到75%,意思是工程的实际本钱可能低于量级估算25%,或高 于量级估算75%。对IT工程估算而言，该精确范围经常更广。预算估算 预算估算是在工程方案阶段进行的估算，此时你已经获得了更多的工程信 息，但还未能将工程的工作分解的很详细，因此要在确定工程需要做的主要工作的前提 下，通过预算估算來确定要划入该工程的预算，也就是说，被用來将资金划入一个组织 的预算。是一种自上而下的估算方法。其精度一般在-10%到25%,意思是实际本钱可以 比预算本钱低10%或高25%o1.3.最终估算 最终估算提供了一个精确的工程本钱估算，通常用于采购决

7、策的制定。 因为这些决策需要精确的预算，也常用在估计工程最终的本钱。 本钱估算过程的输出 包含本钱估算、支持细节资料，本钱管理方案等。2、本钱估算工具和技术在做本钱 估算时我们要使用一些工具和技术。下表是估算工具和技术与其相应的特点。佔算工具和技术手段恃点类比佑具法便巨以前的相似工程的实纭戏本 作为目丽项E或芮古那琢据.较其它方注更节省迴不是很楮确。自下而上估算法住算单个工作项，然后j二总成蔓 体工程。能够足高法算为料确燮旦花竟时间 长.应用代价髙。参数模型估算法在妁学模型中应用项巨特正參敖以估计工程本钱參数易于皑昼曲，參数模型是長可 靠69.计算机化E勺二貝巨子数据表和工程管理软件茅计 算粉

8、化工具妒世当的话能够改巷估冥的情珂 性。.类比估算法 类比估算法：通常是与原有的类似己执行工程进行类比以估算当期工程 的费用。类比估算采用以前相似工程的实际本钱作为当前工程本钱估算的依据来对当前 工程进行估算。这是一种专家判断法。当以前的工程跟现在的工程在本质上很相似，而 不仅是外表上相似时，类比估算法是最可幕的方法。另外，进行估算的工程组必须拥有 所需要的专门技术，以决定工程的某一局部比类比工程廉价还是贵。但是，如果被估计 的工程包括一种新的程斥语言、新技术或使用新型硬件或网络，类比法容易导致很低的 估算，准确性比拟差。自下而上估算法：这种技术通常首先估计各个独立工作的费用，然后再汇总从下往

9、上 估计出整个工程的总费用单独估算工程中的每项活动或工作，然后把他们加起來算出 总体工程本钱。这是一种非常准确的估算方法，前提是每项工作的估算要准确，但是 进行这种下而上的估算需要相当长的时间，因为必须对每个工作包进行估算并且准确 地包含在自下而上的计算过程中。如果一个工程有详细的工作分解结构，可以让底层的 任务负责人建立I己的本钱估算，然后将所有的估算加起來，产生更高一级的WBS项的 估算，最终完成整个工程的估算，因为由具体负责人的估算任务的精度比拟高。如果对 工程的活动没有准确的信息，应该使用自上而下的技术。参数模型估计法 参数模型估计法：将工程的特征参数作为预测工程费用数学模型的根本参数

10、。如果模型是依赖丁历史信息、模型参数容易数量化，且模型运用仅是估算项目范围的大小，那么它通常是可靠的。这里的思想是找到一个参数或多个参数，这些参数学习文档仅供参考与工程本钱保持成比例的变化关系，然后把这些参数插入一个模型來计算出总体的工程 本钱。如果建立模型所用的历史信息是精确的、工程参数容易定量化，并且模型就工程 大小而言是灵活的，那么这种情况下参数模型是最可靠的。如果参数不适宜差距就会很 大。.电脑化的工具 电脑化的工具：工程管理软件及电子表格软件辅助工程费用的估计。 工程管理软件对于本钱估算而言是一种有用的工具，就像人们使用电子表格的程序一 样。借助相关的软件我们可以更容易更快速地完成本

11、钱估算任务。恰当应用电脑化工具, 有助于改善估算的准确性。IT工程本钱估算的典型问题 尽管有很多工程本钱估算的工具和技术，IT工程本钱估 算仍然非常不精确。其原因有以下四点：一是为大型软件工程做一个估算是一项复杂的 任务，需要巨大的努力。很多估算必须迅速进行，并且在明确系统要求之前做出。二 是进行软件本钱估算的人经常没有太多的本钱估算经验，特别是对大型工程而言。也没 有足够多的精确、可靠的数据作为工程估算的依据。三是人们有低估的倾向。工程经 理或高级管理者很可能以|'|身的能力为根底做估计，而忘记真正工作的是他的下级。另 外，经常忘记大型IT工程的综合和测试所需要的额外本钱。四是管理者

12、可能要求做估 计，但是其真正需要的只是一个能帮助他们赢得工程立项和获得内部资金的一个数字。本钱预算本钱预算定义：本钱预算是将工程本钱估算分配给单个工作任务，制定一个本钱基准计 划以衡量工程绩效。工作分解结构顶目进度方案顶目进度方案：r S3.顶目本钱预算输入输岀因本钱预算中应该包括工程中所有期望完成的匸作的本钱。还会有一些未被识别的其他活 动也需要参加到这个预算中。预算中还应该包括一局部储藏金，以应对方案外的、不可 预见的、可能发生的风险。因为尽管我们画了很大的力气制定方案，但仍有意外发生， 最好保存一局部机动资金，宁可不用也不要在需要的时候没有。本钱预算是将本钱估 算分配给单项工作任务，因此

13、，制定工程进度和本钱估算过程必须在本钱预算过程之前 完成。本钱预算过程向各个项冃活动分配本钱估算，用来在以后的过程中衡最工程的变 更情况，因此本钱预算是衡最本钱的基线。很多组织在准备预算方面己经建立了完善 的程序。本钱预算还提供一个本钱基准方案。本钱基准方案是一个按时间分布的、工程 经理用于测最和监控本钱实施情况的预算。对于每个主要工程活动按时间的本钱进行估 算，为工程经理和高级管理层进行工程本钱控制提供根底。 一般情况下，本钱预算完 成之后项冃的执行就正式开始了，在项冃的执行中我们也不能忘记要对本钱变更进行有 效的控制。五本钱控制工程本钱控制包括监控本钱执行绩效，确保一个修改的本钱基准方案中

14、仅包括适当的项 目变更，以及通知工程干系人那些经核准的，影响本钱的工程变更。以下图是本钱控制过程：本钱管理方案建立曲本基准方案V执行绩效按告塢效渕量Z 0变更谙求2确定变更的发生和 将共友生荒殳更«修上的本钱估3纠正描篇经验教训计刘工程完成图6顶目本钱揑制过程1 本钱控制的内容本钱控制的内容包含根据本钱方案监督本钱的运行情况及本钱偏差，记录本钱基线发生的所有变更，防止不正确的、不适宜的、未批准的本钱变更，本钱变更时通知相关的项 目干系人，最终将本钱偏差控制在可接受的范围内。2.绩效测量本钱控制的一个非常重要的工具是绩效测星。绩效测星通过将实际的工程结果与期望的 工程方案结果相比拟，对

15、相关的偏差情况作评估分析，来确定偏差是如何引起的，是否 需要采取纠正措施。绩效测量的表现形式就是本钱执行绩效报告，工程组成员应该在项 目的齐个里程碑发布工程绩效报告，通过定期发布工程绩效报告确定是否需要调整本钱 预算。尽管有很多普通会计方法可以衡量本钱执行情况，然而，工程管理领域中有一个特有的, 非常有效的本钱控制工具，就是挣值分析。挣值分析是一种工程绩效衡量技术，它综合 了范围，时间和本钱数据。它对方案完成的工作，实际挣得的收益，实际花费的本钱进 行比拟，以确定本钱与进度是否按方案进行。IuPV)0因5,项分析图.挣值分析的三个根本参数包括：方案值(PV)、实际本钱(AC)和挣值(EV):(

16、1) 方案值(PV, Plan Value):方案在一定时期内用于某项活动的己经批准的整个 本钱估算的一局部。也称"方案工作预算本钱 (Budgeted Cost of Work Scheduled, BCWS),或叫“预算-(2) 实际本钱(AC, Actual Cost):在给定时间内完成一项活动所发生的直接本钱和 间接本钱的总和。也称"已完成匸作实际本钱"(Actual Cost of Work Performed* ACWP)(3) 挣值(EV, Earned Value):又叫已完成匸作最的预算本钱(BCWP, Budgeted Cost for Wor

17、k Performed)。指工程实施过程中某阶段实际完成工作量及按预算定额计算出 來的工时(或费用)。计算公式是：EV二BCWP二己完成工作量*预算定额.挣值分析法的四个评价指标：进度偏差(SV)、本钱偏差(CV)、本钱执行指数(CPI) 和进度执行指标(SPI):(1) 进度偏差(SV,Schedule Variance)SV是指检查口期EV和PV之间的差异：SV=EV-PV=BCWP-BCWS 当SV为正值时，表示进度提前；当SV等于零时，表示实际与计 划相符；当SV为负值时，表示进度延误。(2) 本钱偏差(CV, Cost Variance)。CV是指检査期间EV和AC之间的差异：CV二

18、EV-AC二BCWPTCWP当CV为正值时，表示实际消耗的人工(或费用)低于预算值,即有结余或效率高：当CV等于零时，表示实际消耗的人工(或费用)等预算值；当CV为负值时，表示实际消耗的人工(或费用)超出预算值或超支。(3) 费用执彳亍指标CPI, Cost Performed Index)。指预算费用与实际费用之比(或工时值之比)：CPI二EV/AC二BCWP/ACWP当CPI>1时，表示低于预算，即实际费用低于预算费用：当CPI=1时，表示实际费用与预算费用吻合；当CPK1时，表示超出 预算，即实际费用高于预算费用；(4) 进度绩效指标(Schedule Performed Inde

19、x )。指工程挣值与方案值之比:SPI二EV/PV二BCWP/BCWS当SPI>1时，表示进度超前；当SPI=1时，表示实际进度与方案进度相同：当SPK1时，表示进度延误:挣值管理是工程管理的一种方法，主要 用于工程本钱和进度的监控。挣值分析通过工程开始时的方案与所完成的工作进行比拟，给出了一个工程何时完工的 估算，通过从工程已经完工的局部进行推算，工程经理可以估计出工程完匸的时候，将 会花费多少资源。六信息部工程本钱管理存在问题和建议1.信息部工程本钱管理存在问题(1)本钱观念淡薄 为了提高产品可靠性，我们在产品选择时总愿意选择知名度、销 量、品质最好的产品，因为产品己选定导致本钱无法再降：有的认为本钱管理是工程领 导和方案财务的事；在工程负责人实施工程时只要不超年度预算、完成技术将本钱即可, 对本钱管理口头讲的多，实际落实少，节约意识不够强。(2)本钱控制考核和个人考核联系不够紧密目前单位还没有建立一套科学的定量 本钱控制考核体系，只做了简单的技术降本钱考核，对个人KPI考核也没有真正和本钱 控制考核结合來，考核兑现还考虑了其它很多因素。3)本钱估算和本钱控制由不同人完成 在信息系统总部，本钱估算一般都有各个领 域科科长依照历史经验用类比估算法对工程做本钱估算，在工程实际执行时由工程负责 人按实际情况做本钱预算和本钱控制，信息來源不同，加上个人理解不一样，导致每年