统计档案管理制度

1、荥阳市统计局档案管理制度为了加强对档案的收集、整理和管理工作,有效地保护和利用档案,为统计事业发展提供服务,制定本制度。一、档案的立卷、归档(一归档范围1、统计局机关工作形成的,对今后工作具有指导、凭证和查考作用的文件、帐簿、电报、照片、录音、录像以及其他具有保存价值的资料,均要立卷、归档,由办公室统一管理。2、各项统计业务工作形成的基层报表、汇总报表、从其他部门取得的资料及相应的统计方法制度说明,数据库及用于数据处理的相应软件程序,各专业科室均要立卷、归档。另备汇总报表及相应的统计方法制度说明、数据库及用于数据处理的相应软件程序一份交综合科统一管理;一份交信息化农村统计科统一管理。3、各项普

2、查工作形成的基层报表、汇总报表及相应的统计方法制度说明,数据库及用于数据处理的相应软件程序,均要立卷、归档,由普查办统一管理。(二归档时间1、由办公室负责管理的档案,在次年一季度立卷、归档。2、统计业务工作档案,月报和季报的汇总报表、数据库于上报后7日内立卷、归档,基层报表于次年1月底前立卷、归档;年报的基层报表、汇总报表、数据库于上报后14日内立卷、归档;一次性调查的有关资料,在调查结束后14日内立卷、归档;从其他部门取得的统计资料,于次年6月30日前立卷、归档;与报表的有关方法制度说明、相应的数据处理程序同时立卷、归档。各科室在立卷、归档的同时将汇总报表及相应的统计方法制度说明、从其他部门

3、取得的资料、数据库及用于数据处理的相应软件程序交综合科一份;数据库及用于数据处理的相应软件程序交信息化农村统计科一份。有关档案发生修改或变动的,应在3日内将变动后的资料归档,并交综合科和信息化农村统计科各一份。3、各项普查工作形成的档案,由普查中心分阶段立卷、归档,该项普查工作结束后,应在1个月内完成系统化整理、归档。4、应立卷、归档的资料若未能如期归档,相关档案管理人员应及时向局领导汇报,查明原因,追究延误人员的责任。若不及时汇报,造成严重后果的,追究相关档案管理人员的责任。(三归档要求1、需归档的各类文件、资料,应质地优良,书绘工整,声像清晰,图号正确,签署完整,装订整齐。2、移交档案时,

4、相关档案管理人员要当面清点、核对,不符合要求退回重新整理,符合要求要签发注明相关事项的回执,并在档案交接册上填记移交内容。3、归档的同一档案原则上不少于两份,个别的可根据需要和有关规定确定归档份数。二、档案的保管1、所有档案须指定专人、专柜管理,管理人员应忠于职守,遵守纪律,保守秘密。2、档案资料要采用科学方法管理,各类档案要实行集体保管,分类整理,单独存放。要做好案卷排列和编制案卷目录工作,按短期、长期和永久保管期限分别管理。3、对档案的调进、移出等变化要作好登记,经常清点核对,定期检查,对损坏的档案要及时进行复制修补,以保证档案的完整性和准确性。4、对保密档案的管理和利用、密级的变更和解密

5、,须按国家有关法律法规的规定办理。5、应做好档案的防尘、防潮、防霉、防虫、防火和防盗等保护工作。三、档案的查阅、借阅和复制1、局内人员查阅档案须经档案主管科室领导批准,一般只允许查阅其工作范围内的档案。局外人员须持单位介绍信,注明经办人的身份和查阅目的,经局领导批准方可查阅。2、档案原件一般不外借,确因工作需要,须经局主管领导签字批准,严格办理借阅和归还手续,借阅者及档案管理人员均应签署姓名及借阅与归还日期。3、借阅档案人员必须当面清点卷(份数,并在登记簿上签字,归还时,经档案管理人员检查无误后,在登记簿上注销。4、借阅档案应及时归还,一般不超过3天,如需延长借阅时间,应办理续借手续。5、借、查人员应爱护档案,并确保其安全,不准在文件材料上作任何标记,不得损坏档案。不经批准,不准擅自抄录、拍照、复印或翻印。6、档案管理人员要树立服务第一的观念,对符合规定前来借阅或查阅档案的人员,要热情诚恳,提供方便,节假日应能保证对档案的正常借阅或查阅服务,以免贻误工作。对不符合规定者,应耐心作好解释工作。四、档案的鉴定、销毁制度1、档案鉴定工作必须严肃认真,在文件的存、毁难以确定时,要坚持“保存从宽,销毁从严”的原则,防止把有价值的文件销毁。2、档案的销