高校系(部)档案管理工作探析

1、高校系(部)档案管理工作探析    关键词:档案管理;收集;整理;鉴定;保管;利用档案是国家的宝贵财富,档案工作是社会主义事业的一个重要组成部分。系(部)档案的管理直接影响学院档案工作的质量,对学院各项工作的科学决策、科学管理都具有重要价值,因此,系(部)档案管理工作是摆在档案工作者面前一个值得探讨的问题。 一、系(部)档案管理的任务和内容 1.收集 系(部)的档案资料需要在日常工作中收集和积累,系(部)档案资料的收集范围包括:行政材料、教学材料、教师材料、学生材料、图书资料等。这些材料的收集对教研室建设、教学改革、多媒体制作和各类评估等都具有重要意义。

2、 2.整理 对收集来的资料要进行整理,也就是按一定的方法审阅、分类、排序、编号、编目、加工等。整理一定要规范,它是搞好档案管理工作的基本保证。 3.鉴定 按照有关规定的原则、标准和要求,依据科学价值、历史价值、使用价值,对系(部)的档案资料进行鉴定,确定其保管的期限,可分为永久、长期、短期、暂存。如:教师任课安排、教案的保管期限为长期,教师的工作量核算保管期限为短期。 4.保管 妥善保管好系(部)的档案资料,分门别类排列整齐,放在安全的地方,为查阅和使用提供方便。需要上交学院保管的档案资料,要及时移交,做到完整、准确、系统。 5.利用 档案利用是档案工作的最终目的,是对档案价值和档案工作价值的

3、检验。提供档案利用的方式有:阅览、借阅、复制、开具证明等。 二、系(部)档案管理存在的问题 1.对档案管理重视程度不够,档案意识薄弱 系(部)长期处在教学第一线,不管是领导还是普通教师,往往都只认识到教学、科研的重要性,而忽视对日常工作中形成的档案材料的管理,导致平时不注意档案材料的收集、整理,错误地认为档案工作就是对工作材料的简单整理、装订,或认为是系(部)办公室人员的工作,把档案管理看做是自己的额外工作,只有在上级部门检查、评估工作时,才临时突击,应付了事。另外,部分教师对档案的归档持抵触情绪,认为教学、科研成果属于自己,理应由自己保管,不应提供给系(部)作为档案管理起来,更有甚者为了查阅

4、方便,常常将自己经手的文件材料据为己有不愿归档。这就给档案材料的收集增加了难度,致使部分档案收集不全,同时也破坏了档案的完整性。 2.缺乏完善的规章制度 系(部)档案建设起步较晚,人们往往忽视工作的程序化、规范化,习惯于个案处理,按经验办事,没有制定相应的管理规章制度和具体的实施细则。首先,界限不清。系(部)产生的许多有保存价值的文件材料经常处于散乱状态,随意堆放,没有集中统一的管理。其次,管理不细。对于已经收集起来的档案材料的管理十分混乱,不同类别、不同学年的材料被存放在一处,不仅不便于查找和利用,而且也容易造成档案的丢失。借阅、归还制度不严,这样很容易造成档案材料的丢失。再次,职责不明。系

5、(部)虽然有兼职档案员,并有领导负责,但档案管理工作的职责仍不十分明确。 3.档案管理队伍稳定性差、人员素质有待提高 高校系(部)一般都是兼职档案管理员,由于兼职档案员身兼多职,工作繁杂,每天需要花费大量的时间处理日常事务和一些应急的事情,对于档案工作基本上是“说起来重要,做起来次要,忙起来不要”。又由于系(部)兼职档案管理员变动频繁、流动性大,影响了档案工作的连续性、稳定性和系统性,且多数人员没有受过档案管理专业知识的培训,对档案理论知识和技能掌握有限,致使一些资料没有及时保留、归档,对系(部)档案工作造成了损失和影响。同时也制约了学院档案管理和建设工作的顺利、有序开展。 4.档案管理手段落

6、后,不能满足教学、科研管理的需要 近年来,随着高校办学规模的扩大,学校经费短缺问题凸显出来。经费一般都用在购置教学设备、教学仪器、图书资料、实验室硬件建设上,很少有经费用在用来购置档案设备上。这就造成系(部)档案管理仍采用原始的手工操作,查阅效率很低,在档案利用上给教学、科研带来很大影响。因此,档案管理手段落后,是当前系(部)档案管理存在的主要问题。正所谓“巧妇难为无米之炊”。 5.缺少档案库房,直接影响档案材料的收集和存放 很多系(部)的档案缺少专门的放置室,文件材料经常处于散乱状态,随意堆放,没有集中统一的放置室,或不同类别、不同学年的材料被存放在一处,不仅不便于查找和利用,而且也容易造成

7、档案的丢失。如:一些学生的毕业论文、课程设计图纸、试卷等,由于时间长了,缺乏人力整理,再加上场地有限或没有库房,往往容易当废纸处理掉。这将造成无法弥补的损失。 三、加强系(部)档案管理的途径和措施 1.转变观念,提高对系(部)档案管理重要性的认识        在高校,系(部)档案管理是教学、科研管理工作不可缺少的环节,对于正确评估办学水平,研究教学及其管理规律,改进教学管理,提高教学质量,调动师生积极性都有十分重要的作用。因此,系(部)档案管理绝不是可有可无,档案工作也绝不是一看就懂、一摸就会的简单劳动,档案工作

8、者更不可妄自菲薄,有低人一等的思想,而要树立信心,转变观念,重塑形象。一是要善于推销自己。二是要有参与和竞争意识。三是要有创新意识。否则,就不能接受现代科学技术为档案管理工作提供的办公自动化、机读文件、电子文件等先进手段,也无法担当起现代档案管理的任务。 2.强化兼职档案员队伍,为系(部)档案管理工作提供保证 档案管理工作看起来似乎是收收整整谁都能干的事情,但实质上,他具有一定的专业性和规范性,档案资料收集全,归类好,才能保证其他工作的顺利进行,否则,将会给其他工作带来麻烦,甚至会造成严重后果。 高校系(部)的档案管理工作多数由系(部)办公室人员兼职担任,系(部)的档案都是经由他们之手及时有效

9、地收集、装订、分类、排列、编号、编目、装盒,然后立卷归档,同时,兼职档案员又承担着系办公室其他大量的工作,这就要求有关领导对兼职档案员的人事安排有一个统筹的计划和打算,还要定期或不定期组织兼职档案员进行档案管理知识的业务学习,并建立一种针对兼职档案员的激励机制,在待遇等有关问题上对兼职档案员应有所侧重。可以这样说,系(部)兼职档案员对本部门形成的文件材料了如指掌,系部档案管理的好坏,与兼职档案员有直接关系。因此,拥有一支稳定的兼职档案员队伍,才能有效地作好文件的收集和积累,真正落实部门立卷制度,有利于提高高校教职工的档案意识,更好地开展档案的利用。 3.争取领导重视、教师支持,加强系(部)档案

10、管理 系(部)档案资料是本系广大师生员工在各项工作中形成的,并服务于广大师生员工的。因此,一方面要积极想办法,主动向领导请示汇报,当好参谋,献计献策,争取领导的重视,使领导认识到档案工作与系(部)的其他工作同等重要;另一方面,要积极向教师宣传档案工作的重要性,积极宣传、介绍档案的价值和作用,使广大教师认识到系(部)档案是全系教职工工作的历史和现实的反映,是师生的经验总结,使全系广大师生员工都能参与、支持和配合档案工作,形成层层动手、上下努力、人人参与、个个出力的良好气氛。 4.建章立制、科学管理,为做好系(部)档案管理工作提供依据,奠定基础 档案管理工作如同其他工作一样,没有规矩不成方圆。因此

11、,要做好系(部)档案管理工作,一是要根据上级档案管理的有关规定,结合自身的特点,制定严格的管理制度和借阅制度,建立系(部)档案资料账目表,明确兼职档案员的岗位职责和考核办法,规定具体的归档范围和归档时间,进一步加强管理。二是要实行统一管理,有专门的档案资料柜,对档案资料的收集、存储和利用要实行微机管理,使档案管理工作更加规范和科学化。通过建章立制、科学管理,使系(部)档案管理工作逐步走上日常积累与定期收集相结合、个别承办与大家动手相结合、活动资料与固定档案相结合的良性轨道。 5.注重对档案信息资源的开发和利用 档案的价值和作用是通过对其有效开发和利用体现的。因此,收集档案的目的在于利用,如果档

12、案管理者不注重档案的开发利用,那么,档案就像“文物古董”一样仅有供人们观赏的价值,这就违背了档案管理工作的初衷。系(部)档案的开发利用具有重要的作用,如:教师职称评定、学科梯队建设、专业评估、课程评估都需要档案工作者提供的教学业务信息、师资队伍建设信息和专业课程结构改革信息等。在毕业生就业工作中,用人单位往往会通过档案获取毕业生的第一手资料,如学业成绩名次、毕业生的表现及奖惩情况、兴趣爱好和特长等。这些无疑对系(部)档案管理工作开发利用提供了广阔的空间,只要档案工作者改变“坐等上面”的旧习,打破传统的封闭服务模式,主动了解广大师生的需求,对收集到的信息能够进行专题分析研究,运用各种现代化技术手段,搞好分析预测,探索档案信息资源需求及其利用规律,从而不断改进服务工作,提高利用效益,系(部)档案开发利用就会出现一个崭新的局面。 参考文献: 1孙伟.高校档案管理工作中存在的问题及对策