文件连续体理论 综述

1、一、文件连续体理论综述二、文件连续体理论内涵三、两个理论的比较四、电子文件简介 文件连续体理论的发展经历半个多世纪，澳大利亚是其形成、发展和壮大的主阵地。文件连续体理论的发展历程可分为三个阶段： 第一是文件连续体思想的萌芽阶段（20世纪五六十年代）。1958年至1966年间，连续体方法首先由澳大利亚国家档案馆的专家提出。该阶段的主要贡献一是首创“连续体”术语。二是开始重视档案管理与文件管理的连续关系。 文件连续体理论的发展经历半个多世纪，澳大利亚是其形成、发展和壮大的主阵地。文件连续体理论的发展历程可分为三个阶段： 第二是文件连续体理论的初步成型阶段（20世纪80年代）。加拿大档案工作者协会1

2、985年年会上，加拿大档案学者杰伊阿瑟顿详细论述了连续体概念。该阶段的主要进步表现为提出了较为成型的核心观点，强化了文件管理的动态性、阶段性以及文件管理的关联性等。 文件连续体理论的发展经历半个多世纪，澳大利亚是其形成、发展和壮大的主阵地。文件连续体理论的发展历程可分为三个阶段： 第三是连续体思想及模式的建立与应用阶段（20世纪90年代）。澳大利亚档案学者弗兰克阿普沃德构建了文件连续体模式，提出了文件连续体管理的思想方法。2000年，阿普沃德对连续体模型又进行了深沉改造，提出了新的文件连续体模型，将其标榜为“指导网络时代文件管理实践的理论”。至此，文件连续体理论基本成熟。国内研究现状国内研究现

3、状 文件连续体文件连续体作为一种文件运动理论在中国的传播和研究已有多年的历史了, 最早将该理论介绍给中国档案界的应该是中国人民大学的张宁和安小米。 从近几年的研究成果来看, 文件连续体理论的研究除了安小米和张宁外, 黄霄羽、张晓、何嘉荪、傅荣校、叶鹰、迪莉娅、章燕华、张帆、何达多等, 对文件连续体理论有着比较深入的研究, 他们撰写的关于文件连续体理论的系列论文,在理论界有较大的影响。但从整体状况来看，目前国内的研究主体比较单一。 国内学者对文件连续体理论的研究主要集中在三个方面:一、文件连续体理论的本土化；二、文件生命周期理论与文件连续体理论的比较；三、文件连续体理论与电子文件管理。文件连续体

4、理论内涵 1997年，澳大利亚档案学者弗兰克厄普奥德（Frank Upward）在其著作构建记录连续体（Structuring the Records Continuum）中提供了文件连续体的四维（围）图形。 注：由于国内学者翻译不同关于维度与四个轴的名称略有不同。 关于轴的翻译，主要第二和第四有争议，关于第二坐标点，张宁、傅荣校，王相华对records的翻译是“档案”，黄霄羽的翻译是“案卷”。对第四坐标点张、傅对archives的翻译是“档案组合”，黄对其的翻译是“全宗集合”。 关于四个维（Dimension）度的理解依次为：张宁（围） 电子系统中的传递系统-后传递系统-用来建立、回忆和传播

5、机构记忆的系统-用来建立、回忆和传播集体记忆；傅荣校、王相华（维） 主要描述文件的形成-文件的捕获-文件的组织-文件的组合；黄霄羽（围） 单份文件-案卷-全宗-全宗集合 此模型为阿普奥德和麦克米希在二十世纪九十年代创建的，是较为系统的文件连续体理论模型。 文件连续体理论构建了一个多维坐标体系来描述文件运动过程。 文件连续体模型首先建立了4条坐标轴:形成者轴、价值表现轴、业务活动轴和文件保管形式轴。这些轴代表着档案科学的主要课题。每条轴上有四个坐标点，将相同坐标的点用弧连接起来形成了四个维。这四个维分别为：创建维、捕获维、组织维和多元记忆维。总体来讲，文件连续体理论模型旨在揭示文件运动在时间和空

6、间的多维性、连续性和整体性。 文件保管轴：文件档案全宗全宗集合，指的是存储人类活动中形成的记录信息的工具。文件在不断的运动中有着不同的表现形式即文件、档案、全宗和全宗集合。 证据轴：行动轨迹档案凭证机构记忆社会记忆，表述文件具有的连续性价值。一个结构完善的文件保管系统能够将文件视为一种行动的轨迹加以控制，然后将其组成具有凭证价值的档案，给机构以整体的记忆，最后向社会延伸。 业务活动轴：行为活动职能目的，指的是产生文件的各项活动。行为指代具体业务中细微的某个环节；活动代指具体的业务任务；职能是指导业务行为活动进行的根本要素，也是该组织机构所承担的社会职责；目的是职能的社会视角的产物，反映大范畴的

7、社会活动体现出的各种倾向。 来源轴：形成者工作单元机构社会，揭示文件权威性的来源。文件与形成者，与形成者相联系的单位，与单位想联系的组织，与整个社会的联系。 这四个坐标轴展示说明了文件保管中的一般要素：谁（identity，主体身份轴）做什么（transactional,业务活动轴），有什么证据存在（evidential,凭证依据轴），以及如何从文件与档案中调取（recordkeeping，文件保管轴）。这些要素发生在四维空间或四个层面中，代表着所采取行动和所形成的文件。 四个维度： 第一维：形成维。描述单个行为者所从事的特定行为活动的作用范围。记录信息就在这一范围内生成。这一维度并不仅仅发生

8、在单个行为者中，它也会结合不同的活动情境作用于集体或是作用于整个社会。这一维度最靠近某一行为，是不同区域的交叉和最初相互作用范围的延伸初始点。该区域完成文件的制造过程，也是文件管理系统中研究、计划、规划管理行为，积累记录信息，最后使得文件正式生效、发挥价值的过程。 第二维：捕获维 。它包括有关记录信息增加的信息，记录信息的交流，这时信息基本脱离了它最初产生时的环境。这时一个将记录从原始的产生环境中提取到文件管理流程中去的过程。在这个过程中，文件被一些经验型和预测性的评估标准赋予了更多的具体社会价值，文件管理功能趋于明显，需要考虑的文件管理要素也增加了许多。这一维度把沟通和交流带入到某一个框架中

9、确保多个行为者对信息利用的一致性和连贯性。 第三维：组织维 。来自于不同的影响方式的群体中重新排列信息。系统中会规定一些指导结构和认识，这样信息才能在不同的时空中分享。我们会按照主题、时间、或组织机构把零散的文件组织成案卷或全宗。这是一个记忆组织的过程，并且是时空延伸的轨迹。 第四维：多元化维 。社会实体不是简单的产生机构或社会团体。信息在产生机构形成后，在其他社会实体中再次经历产生和捕获的过程。 Upward在构建文件连续体模式时强调说：“连续体文件概念包含持久价值的文件，侧重行政、凭证和记忆目的，而不管文件保存一瞬间还是一万年。”文件连续体理论体系那了在时空延伸观的指导下文件的证据价值到记

10、忆价值的变化。 从理论模型中的证据轴和文件保管轴可以看到这一变化的过程。证据轴和文件保管轴之间有四组关系：行动轨迹与文件、凭证与档案、机构记忆与全宗、社会记忆与全宗集合。 文件连续体模型正是看到文件之间有机联系的判断只停留在文件的直观内容和信息价值这种弊端上，创造出相对复杂的概念结构。它关注文件、文件形成者及其过程的有机联系、目的、意图、相互关系、职能和可靠性，强调文件的证据、事务和背景特征，更准确反映人类社会活动的真实场景。因此它也是集整体性和复杂性的统一。 简言之，记录连续体模型图包括四个轴和四个环，四轴是记录保管、保管单位、事务处理、提供证据；四环是文件说明行动、捕获记录、保证社会记忆、

11、组织记录保管体制。 在这个模型中的各种“资源”都不是静止状态或是被动的搭配。相反，它们都在进行着“互动”和“组合”。 2001年，阿普奥德和麦克米希对其原先的理论做了修改和完善，取消了四个平面坐标轴，究其原因，他们认为原模型中出现的四个平面坐标系，每个坐标系对应四个不同的坐标点，很可能会把人带入点点对应的机械组合中去，一定程度上易于使人们产生误解。修改后的模型各个资源在时空延伸中有不同的表现形式，更能体现连续体模型的多维性。文件生命周期理论文件连续体理论文件连续体理论的特点 用统一的一体化的体系管理文件（包括档案），不管文件在生命周期内的存在形式及生命长短。 文件可以在多个背景和用途的范围内同

12、时存在或积累，而不一定要按人为划分的生命周期阶段的时间顺序运动和积累。 文件管理应保证文件保管体系的构建和设计，这一工作甚至在文件形成前就应开始。 应该特别强调文件工作者和档案工作者在管理文件（包括档案）和建立文件保管体系方面的合作及共同责任。 对利用者的服务概念包括文件生命全过程中的服务，不论是文件形成机构内还是机构外的服务。 “两种理论”的不同点一、背景不同。 文件生命周期理论，起源于美国，主要是受实用主义哲学思想和谢伦伯格的文件管理思想的影响。 文件连续体理论主要是在澳大利亚传统档案思想、后保管主义以及结构化理论的影响下逐步形成的。“两种理论”的不同点二、概念和基本原则不同。 1940年

13、美国档案学家菲力浦C 布鲁克斯首次使用了“文件生命周期”这一概念。文件生命周期理论是以系统的联系的观点，将文件整体的运动过程作为其研究对象，体现的是文件呈线性运动的客观规律。 文件连续体的定义，在1996年澳大利亚出版的国家档案标准中表述为：“即从文件形成（包括形成前，文件管理系统的设计）到文件作为档案保存和利用的管理全过程中连贯一致的管理方式”。“两种理论”的不同点三、内涵不同。 文件生命周期理论对于文件生命周期的阐述，主要集中在文件运动阶段划分上。 文件连续体理论内容丰富，它构建了一个多维坐标体系来描述文件的运动过程，这一体系主要构建于四个轴之上：文件保存轴、凭证轴、业务活动轴、形成者轴。

14、“两种理论”的相同点 一、都是对文件运动规律进行研究 文件生命周期理论是对文件全过程的研究，只不过文件连续体理论从全新的研究角度，利用全方位多维度的研究方法考察文件运动过程及规律，揭示电子文件的连续运动过程，更好地适应了电子文件的运动特点，使文件生命周期理论得以完善发展。“两种理论”的相同点 二、都体现了较强的实践特色 文件生命周期理论研究视角集中在文件自身，考察的是文件实体的运动过程及规律，在纸质环境下发挥了很大的作用，较好地指导了以纸质文件为主的处理工作；而文件连续体理论，则在电子时代显示其优势。“两种理论”的相同点 三、都具有一定的局限性 文件生命周期理论产生已有半个世纪，文件管理的实践

15、也今非昔比，其文件运动状态的不完善之处也日益显露。文件连续体理论也有其局限性，电子文件永久保存的分散性，以及原形成单位是否能够维护其真实性、完整性和可续性都还未能真正得到解决。因此其理论的认识价值和实践指导意义，均具有局限性。黎明之光电子文件 电子文件是电子计算机的伴生物，世界上第一台电子计算机诞生于1946年，电子文件第一次出现在世人面前。 20世纪90年代，各国开始推行电子政务，电子公文大量产生，档案学界开始深刻认识到电子文件的影响并展开研究。电子文档与电子文件 电子文档与电子文件的关系，如同记录与文件管理的关系一样。电子文档不过是电子化记录，它只有被电子文件管理系统捕获后才能成为电子文件

16、。 文档是为防止信息丢失或遗忘，将其记录并保存在实体介质上的信息，文档可以作为一个整体在应用背景下读出。文档包括内容（即一个或多个组成部分）和元数据。与文件不同的是文档可以被编辑和删除，而文件必须通过控制措施保持固定的状态。电子文件的形成电子文件生命周期电子文件的归档 电子文件归档与非电子文件的归档在本质上没有区别，都是将文件的实体保管权限及法律保管权限移交给档案管理部门，即将经过鉴定符合归档条件并具有保存价值的电子文档转化为电子文件的过程。 电子文件可以采用逻辑归档和物理归档两种方式进行。 文件连续体理论是文件生命周期理论在电子文件时代的补充和发展。这是因为，文件连续体理论选择全新的研究角度

17、、运用全新的研究方法，深入揭示电子文件的连续运动过程，展现电子文件的运动特点，是文件生命周期理论得以进一步完善。文件连续体理论的进步性 第一，文件生命周期理论的研究视角集中在文件自身，考察的是文件实体从形成直至销毁或永久保存的运动过程及规律；而文件连续体理论选取的独特研究视角是文件保管形式与业务活动和业务环境的互动，考察的是文件从最小保管单位直到组成最大保管单位的运动过程和规律。文件连续体理论的进步性 第二，文件生命周期理论主要运用平面的、单维的研究方法，这种直线式的方法对描述电子文件运动的复杂状态很可能会有力不从心之感；而文件连续体理论将文件置于一个多元时空范围，转而运用立体的、多维的研究方法，全方位地考察文件运动过程及规律，可以很好地解决上述难题。文件连续体理论的进步性 第三，文件生命周期理论偏重于强调文件运动的阶段性，主张划清各