竣工档案管理培训教材

1、竣工档案管理培训教材2 2、编制竣工档案工作常见的问题、编制竣工档案工作常见的问题（1）资料管理制度不健全，缺少有效的竣工文件编制管理制度（2）没有有效统一的督促机构 项目部重视不够，腔调抓工程建设而忽视资料整编工作，对竣工文件的编制工作性质及特点的认识不足，责任不到位，分工不明确，合同段的主包单位和分包单位资料汇总整理严重脱节。（3（4）人员问题（专业知识、档案管理知识、流动）（5）假资料（6）资料收集不及时、资料遗失-“回忆录”（7）平常的资料管理不规范，没有规范的资料查询、索引体系，编号，定期的资料整理、分类制度、没有资料的保管与移交的专门制度，侧重于满足日常工作需要，并未将其与最后的整

2、编归档有机结合起来。（8）资料不齐全。有的缺竣工验收证明书，有的缺监理报告，有的只有竣工图纸而无其他原始资料。文件材料不闭合、签署手续不全、签名不真实、公章使用混乱。（9）资料内容不准确，甚至不完善；有的数据出现矛盾，数据来源缺依据和前后不一致，有的竣工图纸不盖竣工图章。（10）书写不规范，返工重编严重 如用稳定性差的圆珠笔和纯蓝墨水写的；原始资料字迹潦草，不清晰；纸面不整洁；文字记载使用不规范的汉字，有的还有错别字；表格及图样潦草，徒手绘制，不规范；随意涂改。（11）案卷质量差：组卷标准不统一、整理不规范；有的原始资料不按资料分类要求成册，成册的又无目录，有的卷内目录不准确。案卷题名不规范，

3、题名与文件不符（12）移交不及时：不能按规定及时移交工程竣工文件，造成统一管理延误。3 3、竣工档案工作特点、竣工档案工作特点（1）文件资料总类多（2)文件资料数量多（3）文件资料复杂（4）涉及部门多（5）工作量大4 4、公路工程档案编制依据、公路工程档案编制依据（1）附件公路建设项目文件材料立卷归档管理办法（交办发【2010】382号）.pdf（2）附件GBT 9705-2008文书档案卷格式.pdf（3）中华人民共和国档案管理法（4）公路工程竣（交）工验收办法（2004）（5） 公路工程竣（交）工验收办法实施细则（2010）5 5、定义、定义（1）公路建设项目文件材料 指自项目立项审批（核

4、准）至竣工验收全过程产生的，反映项目质量、进度、费用和安全管理基本情况，对建成后的工程管理维护、改建和扩建具有保存、查考利用价值的各种不同字体形式的历史记录。（2）公路建设项目档案 指按照项目档案组卷要求，经系统整理并归档的公路建设项目文件材料。1、公路建设项目档案工作实行法人负责制依据：附件附件2：公路工程项目文件归档范围.doc1 1、文件资料种类、文件资料种类（1）纸质文件、电子文件（2）管理文件、技术文件（3）文字、表格、照片、图纸2 2、基本要求、基本要求（1）建立健全项目文件材料收集归档制度和预立卷制度。（2）按照公路建设项目建设程序的不同阶段文件材料产生的自然过程，分别做好预立卷

5、工作。（3）公路建设项目文件材料归档移交前，由文件材料的形成单位，在项目文件材料预立卷的基础上，按照文件材料的自然形成过程并保持其内在有机联系，进行系统化整理组卷，要做到分类科学，便于保管和利用。合同段未完成项目档案整理的，项目法人单位不得组织交通验收。3 3、原则、原则（1）资料齐全、完整，内容真实、准确，签字手续完备；（2）闭合原则；（3）与工程建设同步收集、同步整理、同步归档；（4）文件材料不漏不重、卷与卷相互关联，允许一定量的重复。4 4、文件资料整理要点、文件资料整理要点（1）收集归档的项目文件材料应为原件。（2）收集归档的项目文件材料应能全面、准确地反映工程建设的实际过程。（3）项

6、目文件材料书写工整，字迹、线条清晰，修改规范。严禁使用红色、纯蓝墨水，圆珠笔、铅笔书写；签名不能打印不允许用涂改液修正。（4）表格。表格要统一、规范，填写内容规范。（5）纸张要求。纸张优良，应符合耐久性要求；规格基本统一，A4纸（297210mm）。（6）卷盒。（7）数码照片应该刻录在不可擦写光盘上保存，同时还须冲印纸质照片与说明一并整理归档。包括： 各级领导人视察公路工程项目的录音、录像带及照片； 反映公路工程建设项目的重大活动，如质量大检查形成的录音、录像及照片； 记录公路工程建设项目重大事故、自然灾害及异常现象的录音、录像及照片； 工程关键工序和隐蔽工程施工时的照片5 5、竣工图编制要求

7、、竣工图编制要求 竣工图：指项目竣工后按照工程实际情况所绘制的图纸。（1）竣工图由施工单位负责编制，监理单位负责审核。（2）竣工图应能全面、准确、清晰地反映项目竣工时的实际情况。竣工图内容应与施工图设计、设计变更、洽商、材料变更，施工及质检记录相符合。（3）图纸规格。一般采用A3纸规格，尺寸标注数字及文字应符合要求（4）竣工图说明 应能充分体现已完工项目的建设过程和完工时的实际情况，包括主要建设内容、完成工程量、执行的规范标准、主要施工方案、采用的新技术新工艺新材料、特殊问题的处理、施工图的版本、变更情况以及修改完善情况、完工时间等。 竣工图说明用A3纸编制，放在竣工图前面。（5）与竣工图合订

8、在一起的文字材料及表格一律使用A3纸。（6）编制完成的竣工图应由编制单位逐张加盖竣工图章并签署，经监理审核签字认可。竣工图章，加盖在右下角空白处，此处无空白处的，加盖在右上角空白处或背面左下角空白处，竣工章内容要填写齐全。（8）一般性变更及符合杠改或划改要求的，可在原施工图上修改，要注明修改依据（标注相应的变更通知或其他变更文件编号），并加盖竣工图章作为竣工图。（9）凡结构、工艺、平面布置等重大变更及图面变更面积超过10%的，须重新绘制竣工图。（10）重新绘制竣工图的图签如能全面反映施工和监理单位签署情况的，可不另加盖竣工图章。重绘竣工图纸在原施工图号前加“竣”字。（11）同一构筑物内、建筑物

9、重复使用的标准图、通用图可不编入竣工图中，但应在图纸目录中列出图号，指明该图所在位置并在说明中注明：不同构筑物、建筑物应分别编制。1 1、公路工程竣工文件材料的立卷、公路工程竣工文件材料的立卷 根据公路工程建设阶段、工作程序，按照专业、问题，结合文件材料的性质进行分类立卷、并保持卷与卷之间的有机联系。 施工单位可以合同段为单元，按照问题或单位、分部、分项工程，结构部位，结合文件材料的性质立卷排序。 （1）施工文件材料：按标段-问题组卷。 如按行政管理、安全生产、技术与质量管理、进度计划、合同与费用管理设计变更等问题组卷。 施工检测记录按照单位、分部、分项、结构部位立卷排序，竣工图按专业组卷。（

10、2）交、竣工验收文件材料：按问题组卷。 如按交工验收、竣工验收、单项工程验收、质量检测、试运行、缺陷责任整改等问题组卷。（3）决算和审计文件材料：按问题组卷。 如按工程支付报表、财务决算、工程决算、审计等问题组卷。（4）科研档案按照课题立项、研究实验、总结鉴定等阶段组卷。（5）会计、声像、电子、实物文件材料按照相关规范组卷。（1）综合管理文件材料的排序 遵循文件的形成规律 .保持文件之间的有机联系。各类目内按照问题（ 事由 ） 或单位 、分部、分项工程组卷 。 同一是由的文件材料 批复在前，请示在后；正本在前，定稿在后。正件在前，附件在后；转发文在前，被转发在后； 文字材料在前， 图样在后 ，

11、中文版在前译文在后。 对于一份文件涉及几个标段或几个问题的，可将此类文件集中组卷。 卷内同一个事由的相关文件材料根据文件材料的相互关系排列在一起；相近事由的文件材料按文件印发时间的先后顺序排列在一起 ；不同事由的文件材料按重要程度或印发时间的先后顺序排列。 设计审批文件按照专业，批复、请示。相关审查及专家评审文件材料的顺序依次排列。变更设计文件材料以合同段为单元、按照变更文件文号（或编号）先后顺序排序。支付报表、计量证、工程量清单台账，分别按照合同段为单元、按照年度、月份。依次排序工作指令及监理通知书可按类别集中组卷，按时间顺序排列。（2）公路工程施工文件、检测记录的排序 A.施工检测记录排序

12、要求： 资料排序按照从下到上（从下部到上部、由小到大（由小桩号到大桩号）、先右后左（先右幅后左幅或先上行线后下行线）的原则排列。 以分项工程为单元进行排列， 一个分再排排完再排下一个分项工程； 同一分项工程的施工检测记录以工序为单元，先排现场测量资料，再排施工自检表，再排试验报告， 最后排分项工程中间交验报告，交验证书，排完 一道工序再排下一道工序。 若多个分项工程组成一卷的， 先排完一个分项后再排其他分项工程。组卷时案卷厚度超过3cm时，可缩短分段里程。 单位、分部、分项工程开工报告与施工检测资料一一对应，排列在相应的施工检测资料前面。技术交底与分项工程开工报告一起组卷，紧随其后。原材料试验

13、与原材料料源、配合比、标准击实文件材料对应排列， 属单位（分部、分项）工程专用的，按单位（分部、分项工程， 分别集中整理组卷。 除此之外， 可按合同段为单位分别集中整理。 所有的原材料试验报告应按不同材料种类分别组卷，卷内文件按进场批次、规格、时间顺序组卷。各单位、分部、分项工程质量评定表及汇总文件单独组卷，按照汇总及各单位分布、分项工程质量评定工作程序依次排列位、分部、分项工程质量评定表须以对应排列 。B.路基工程路基土石方工程的施工文件以1km为 一段，按照路线前进方向从小桩号到大桩号及施工顺序排列， 同一段落内按照从下到上的顺序。对于分离式路基按先上行线后下行线分别组卷。路基排水工的施工

14、文件以1 km 位一段按照路线前进方向从小桩号到大桩号及施工顺序排列。同一段落内按先右幅后左幅的顺序，再按小桩号到大桩号及施工顺序排列，不同类型的排水工程分别组卷。防护工程的施工文件以1 k m为一段（或以一处为一段）按照路线前进方向从小桩号到大桩号及施工顺序排列。同一段落按先右幅后左幅的顺序，再以施工段落按照从小桩号到大桩号及施工顺序排列， 不同类型的防护工程分组卷。 对于分离式路基防护工程按上行线右侧、上行线左侧，下行线右侧、下行线左侧分别组卷。小桥、人行天桥、渡槽等工程的施工文件以座为单元， 按结构物的类型单独组卷。每座结构物的施工文件一 般按照基础及下部构造、总体桥面系及附属工程分别组

15、卷，如果形成的资料较少， 可将一个单位工程组成一卷，具 体可参照桥梁工程”进行排序。涵洞的施工文件按类型以道为单元组卷，按照路线前进方向从小桩号到大桩号及施工顺序排列由几道涵洞组 成一卷的， 在每座涵洞前加扉页，注明桩号、孔径、交角、结构形式。每到涵洞按照基坑基础支撑梁墙身台 帽支座垫石支座按装盖板预制盖板安装涵顶铺装涵口基础 涵口涵洞总体台背回填等。 路基其它工程文件材料主要是指单位、分部、分项工程划分中没有明确的工程的文件材料。C.路面工程 路面工程施工文件以1 k m为一 段，沿线路前进方向从小桩号到大桩号的方向的顺序排列。每段落内按先右幅 后左幅的顺序排排列。 路面工程各联结层的施工文

16、件材料单独组卷，按照紧随其上的原则排列， 例如;透油层、下封层文件材料排 在下面层之前。 路肩加固处理、路缘石以1km为路线前进方向按从小桩号到大桩号的顺序排列。每段落内按先右幅后左幅的 顺序排列。 路面路侧排水按照路线前进方向先右后左、从小桩号到大桩号的原则进行组卷排序。路面横向排水， 按照集水槽集 水井 横向排水管 急流槽的顺序组卷排序。 路面其它工程文件主要是指单位、分部、分项工程划分中没有明确的工程的文件材料。D.桥梁工程桥梁以每座为单元，独立组卷编号。桥梁锥坡的施工文件归入基础及下部工程由于伸缩缝工程一般是指令分包，所以单独组卷，以每座桥为单元单独组卷。 按照先右左（先右幅后左幅或先

17、上行线 后下行线）、从小到大（从小桩号到大桩号）的顺序排列。桥梁工程基础及下部构造的施工文件以墩台为单元，按照先右后左（先右福后左幅或先上行线后下行线）、从小到大（从小桩号到大桩号的顺序）。 即：右幅0#台右幅1#墩右幅2#墩右幅N#台左幅0#台左幅1#墩上部构造施工文件 简支梁以孔（跨）为单元，按照先右后左（先右福后左幅或先上行线后下行线）、从小到大（从小桩号到大桩号的顺序）。 每孔（跨）内以先预制后安装的顺序排列。 案卷由案卷卷盒、内封面、卷内目录、卷内文件材料及备考表组成。（1）编写案卷页号 案卷内文件材料均以有书写内容的页面编写页号。 页号的位置：双面书写的文件材料，在其正面右下角、背

18、面左下角，单面书写的文件材料，在其正面右下角，用阿拉伯数字逐页编写页号。 已装订成册的文件材料，如自成一卷的，不需要重新编写页号，如与其他文件材料组成一卷的，该册文件材料排列在其他文件材料之后，并将其作为一份文件编写册号，不需要重新编写页号。 内卷面、卷内目录、备考表不编页号。 案卷的页号为小流水号，每个案卷均从1开始编页号。 页号统一用页码机打印。（2）卷内目录序号，按照文件排列顺序，用阿拉伯数字从1起依次标注。文件编号，填写文件材料的原始编号或图号。责任者，填写文件材料的形成单位或主要形成单位。文符提名，填写卷内文件材料标题的全称，没有标题或标题不能说明文件材料内容的，应自拟标题，并加【】

19、符号。案卷内每份独立成件及单独办理报验和批准手续形成的文件材料，均应逐件填写文件标题。 文件提名应顶格写。日期，听写文件材料形成最终日期。页次，填写每份文件材料首页上标注的页号，最后一份文件标注起止页号； 属已装订成册的文件材料，在卷内文件目录页次栏中填写册数，并在备注栏中注明累计总页数。备注，填写须注明的情况。3、案卷内封面的编制 由下列内容构成：案卷题名、立卷单位、起止日期、保管期限、密级及档号。 档号、立卷单位、起止日期、保管期限、密级采用三号加粗宋体字。 案卷题名采用小一号加粗宋体字。 案卷题名应能准确反映本案卷的基本内容，包括公路建设项目名称、起讫里程、分项（分部、单位）工程名称及文件材料名称。 应限制在50个字内。每一案卷题名都写“工程”，案卷题