时间管理专题讲座页

1、时间管理专题讲座页小故事小故事w 有两个人到非洲考察，迷路了，忽然一只凶猛的狮子朝他们跑过来，其中一人马上从旅行袋中拿出运动鞋穿上。另外一个人便摇摇头说：“没用，你怎么跑也跑不过狮子。”同伴说：“嗨，你当然不知道，在这个紧要的关头最重要的是我要比你跑的快。”故事的启示故事的启示在现代商业社会必须与在现代商业社会必须与 时间竞争时间竞争案例案例w 美国一位著名的大学教授，曾经向数百人提出这样的问题：如果今天是你生命的最后一天，你会做什么？结果很多人回答的是没有多读书，没有好好的约束自己，没有尝试新的事物，没有多花点时间与家人相处等等。故事启示故事启示争取时间重要合理分配时间更重要争取时间重要争取

2、时间重要合理分配时间更重要合理分配时间更重要時間管理是什麼?w 時間管理就是自我管理w 自我管理即是改變習慣, 以令自己更富績效, 更富效能n把事情很快地做完, 叫做效率n把事情很快又很對地做完, 叫做效能w 時間管理就是事前的規劃或長期的計劃時間管理不是什麼?w 時間本身不是問題. 因為每個人每天所擁有的時間都是一般地多w 所以時間管理的問題本身不在於時間, 而是在於自己如何善用及分配你自己的時間請架設一座橋,使A至B距離最短, 但是橋不可歪斜100 公尺300 公尺AB河水有三片木條, 如何將它們圍成封閉三角形2 cm10 cm4 cm你可知道為何會畫不出來?w 因為你跳不出原來的思維習慣

3、w 但是假設你畫了出來. 恭喜你, 你可以用新的角度去思考一個舊有的問題. w 改變時間管理的第一步, 從你自覺需要時間管理開始要有效率的运用时间要有效率的运用时间緊迫的事不緊迫的事重要的事1 st 急2 nd重不重要的事3 rd輕4 th緩請排出正確的行事優先順序?ABCD緊迫的事不緊迫的事重要的事1 st 急2 nd重不重要的事3 rd輕4 th緩正確的行事優先順序緊迫的事不緊迫的事重要的事設備故障,生產停擺重傷害急救員工產生肢體衝突顧客抱怨停電計劃之研擬技能之提升公關之促進問題之調查健康檢查不重要的事有些電話有些不速之客到訪有些會議之出列席有些無謂的請託有些臨時的邀約有些交際應酬有些文件

4、之處理處理屬下之工作自我干擾個人嗜好的沈迷不合理的時間配置I.45%處理危機II5%IV15%II.35%明智的時間配置III1.重要的事情著重在 Plan Plan 著重在 Do Do 著重在 Check Check 著重在 Action2.重要的事情要逐漸地交給 信任的部屬, 這叫 “灌能”1.捨得2.勇於拒絕3.交待1.怡情養性2.輕鬆一下Conclusions: 時間管理架構1.兵貴速戰速決2.快刀斬亂麻1.決勝於廟堂 之上 2.灌能均 衡緊迫的事不緊迫的事重要的事不重要的事如何提高工作效率1.了解自己每天工作時段的特性, 善用之.2.以 PDCA 分佈週一到週五的工作性質.3.保持良

5、好的體力; 養成運動的習慣4.身心均衡地發展; 培養良好的嗜好1.工作時段分配法則早上中午 13:0015:00下午晚上活力充沛, 衝勁與勇氣兼俱(Do)思考遲頓, 適合散心, 放鬆(Check)冷靜, 溝通(Action, Plan) Relax, 人文, Thinking1.發球: EMail2.電話敲定事情/ 做事情3.給 Leader 方向/ 畫架構4.執行進行中專案1.面對面 Follow Up2.Go Around3.溝通與協調1.思考問題2.寫計劃/ Update Follow up進度 (1hr)3.Update/Modify 進行中專案1.花 1 小時寫作2.每週工作性質分配

6、法則禮拜一二禮拜三四五禮拜六日備註活力充沛, 衝勁與勇氣兼俱(Do)思考遲頓, 放鬆, 溝通(Check)冷靜, 思考(Action, Plan)1.大型專案丟球2.組內專案丟球3.給予組員做事方向/做事重點4.創造議題1.Follow Up 一二所丟的球2.調整, Update 計劃3.議題收尾4.傾聽溝通1.想想目的是什麼? 意義何在?2.有沒有辦法提昇自己的價值?3.計劃/ 規劃名人名言名人名言世界上最重要的东西就是时间世界上最重要的东西就是时间 爱迪生爱迪生可以支配的支配的时间就是财富本身可以支配的支配的时间就是财富本身 马克思马克思时间是最高贵而有限的资源时间是最高贵而有限的资源 彼

7、得彼得杜拉克杜拉克时间的意义时间的意义看待时间的三种观点看待时间的三种观点w时间等于金钱时间等于金钱w时间大于金钱时间大于金钱w时间小于金钱时间小于金钱时间的意义时间的意义时间的特征时间的特征w时间是不可移动的w时间没有办法储存w时间无法增加w时间借不到、买不到、租不到w 时间以稳定的速度无法阻挡的消失时间资产计算图时间资产计算图60 岁 退休的年龄 岁 现在的年龄220工作日8小时时= 小时 至退休前的工作时间220工作日3小时= 小时145工作日12小时= 小时 至退休前的休闲时间你的时间资产 小时时间的分配时间的分配w工作或学习时间w休闲时间w家庭时间w个人时间w思考时间时间的运用时间的

8、运用w大块时间w首要时间w零碎时间w固定时间w安静时间w弹性时间w交通时间时间的价值时间的价值w 无形价值无形价值 把时间投资于你的工作、家庭、社交、的功能方面，建立工作关系、家庭关系、人际关系等。w 有形价值有形价值 所苦心开拓的许多家庭关系、社交关系、会在以后带来有形的报酬。时间管理的定义与目的时间管理的定义与目的w 时间管理是在日常事务中执着并有目标地应用可靠的工作技巧，引导并安排管理自己及个人的生活，合理有效的利用可以支配的时间。w 时间管理的目的就是将时间投入与你的目标相关的工作，达到“三效”，即效果、效率、效能。时间管理的时间管理的“三效三效”关系关系效果效果效能效能效率效率确定的

9、期待结果以最小的代价或花费获得最佳的期待结果以最小的代价或花费获得结果目标设定与时间管理目标设定与时间管理w目标的设定w目标的分析w目标的搜寻目标的定义目标的定义w 目标是一种未来的远景目标是一种未来的远景,为了实现它为了实现它,人们愿人们愿意做些努力意做些努力.如果说你没有去做努力如果说你没有去做努力,那只不那只不过是一个企图过是一个企图.目标设定的理由目标设定的理由w 让生活的方向有一种目标感让生活的方向有一种目标感w 克服懒惰的心态克服懒惰的心态w 专心致志专心致志w 产生热忱产生热忱w 区分事情的轻重缓急区分事情的轻重缓急w 节省很多时间节省很多时间,把时间摆在最把时间摆在最 有生产力

10、的地方有生产力的地方.w 可以省钱可以省钱w 确认价值重要性确认价值重要性w 有了目标以后有了目标以后,会提高会提高w 有助于成长和进步有助于成长和进步设定目标的指导原则设定目标的指导原则w 强调选择强调选择w 强调内容强调内容w 白纸黑字注明达成时间表白纸黑字注明达成时间表有效目标的特征有效目标的特征w 可以实现w 具体可以衡量w 完成有期限w 请教完成目标的人w 白纸黑字写下来,注名完成时间w 具备弹性设定目标的原则设定目标的原则设定有效目标的原则可以用SMART来表示. 设定目标的设定目标的SMART原则原则Specific(具体的具体的)Measurable(可以计算的可以计算的)At

11、tainment(可以达到的可以达到的)Time(有时间性的有时间性的)根据目标的对象进行分类根据目标的对象进行分类w 家庭目标家庭目标w 健康目标健康目标w工作目标工作目标w财务目标财务目标w人际关系目标人际关系目标w学习成长目标学习成长目标w娱乐目标娱乐目标w公益目标公益目标目标搜寻四个阶段目标搜寻四个阶段w 勾勒出生命远景勾勒出生命远景w 依据时间标准区分远景目标及生命体系依据时间标准区分远景目标及生命体系w 职业理想的推拟职业理想的推拟w 目标清单开列目标清单开列 重视书面目标的好处重视书面目标的好处步步高步步高8.高价值的提升高价值的提升7.创造人生的预期创造人生的预期6.良性的抉择

12、良性的抉择5.学会更关注学会更关注4.增强自尊心增强自尊心3.减少矛盾减少矛盾2.锻炼自信心锻炼自信心1.学会独立思考学会独立思考步步高步步高目标搜寻v人生想完成的三件事： 1.人生有关 2.健康有关 3.人际关系有关v三个问题彼此是否能够协调v这些目标在迈进的过程中是否有最高目标与特定目标贯穿你这三件事v可以立即转化成行动的目标是哪些目标搜寻的四个阶段w 勾勒出你的生命愿景w 依据时间标准区分愿 望目标及生命目标w 职业理想的拟推w 目标清单的开列 时间管理规划时间管理规划w 时间管理规划的原则和意义w 时间管理规划的原理和规则w 时间管理规划系统 规划的原则规划的原则w 时间规划是要确保最

13、宝贵的资产“时间”的经济价值;w 时间规划的最高标准是将可以使用的时间投入到最有益处,最有成就的作为中;w 时间规划最低的标准是用最少的时间去完成追求与设定的目标。规划的规则规划的规则w 基本原则-60/40规划w 行事与时间分析表w 任务总表-行事计划表w 规则的,系统的,执着的w 务实的规划w 学习保持弹性检验结果生命计划多年计划调整年计划分解季计划月计划周计划日计划实际年结果年结果年结果年结果日结果时间管理规划系统时间管理规划系统目的角色价值观信念长期目标与策略年度目标与策略中短期目标与策略每日行动计划目标与承诺WhyHow生命潜能金字塔生命潜能金字塔健康目的角色价值观信念理财目的角色价

14、值观信念家庭心智工作休闲人际心灵全方位检查表全方位检查表浪费时间的外在因浪费时间的外在因素及解决方法素及解决方法(一一)w 干扰的原因及解决方法w 不速之客的原因及解决方法w 用人不当的原因及解决方法w 社交闲谈的原因及解决方法 干扰的解决方法干扰的解决方法w 浪费时间的原因： 1.害怕冒犯别人 2.希望保持消息灵通 3.自我膨胀 4.享受社交的乐趣 干扰的解决方法干扰的解决方法w 阻绝干扰 1.处理 2.转接 3.暂缓 4.速办 5.清净时间运用运用 节省时间节省时间w 暗示他谈话即将结束w 提到有时间限制突然造访的不速之客突然造访的不速之客1.解决方法解决方法 延后处理 把访客转交给别人

15、另外安排时间2.回答问题回答问题 简明扼要 长话短说门户开放的不速之客门户开放的不速之客w 解决方法解决方法1.学会过滤2.转移地点3.站起来说话4.不要让别人找到你用人不当的原因及解决用人不当的原因及解决v原因：原因：员工能力不足1.公司雇人程序出错；2.该职位提供了不正当的训练，导致员工不知道工作中，每一天做的最有价值的事情是什么。v解决的方法：解决的方法：1.教导员工善用时间2.提升员工时间管理的成本意识社交闲谈的原因及解决社交闲谈的原因及解决w 解决方法：解决方法：w 过滤访客与过滤访客与 w 衡量办公地点是否恰当衡量办公地点是否恰当w 设置一些暗示社交时间的结束技巧设置一些暗示社交时

16、间的结束技巧浪费时间的外在因浪费时间的外在因素及解决方法素及解决方法(二二)w 浪费时间的外在因素w 权责混淆的解决方法w 沟通不良的解决方法w 进度失控的解决方法w 资料不全的解决方法权责混淆的原因及解决权责混淆的原因及解决w 权责混淆是浪费时间、降低效率的一种最主要的因素：1.权责问题主要是发生在工作项目的说明上，说明含糊不清就会导致权责不清。2.权责配合不当，会浪费许多时间，甚至浪费精力。有些管理者每天都给很多员工做某件事的责任，却没有授予他们完成指示的权利。案例案例w 某公司的总经理聘用了一位秘书A，他上班不到一个星期，出差的董事长在外面打 到总经理室，A接了 。董事长交代了很多事情叫

17、她去办，她非常负责任，把事情都安排好了。其中有一件事情，就是帮董事长订机票，而董事长的秘书也订了机票。w 你认为这个秘书的问题出在哪里？权责混淆的解决权责混淆的解决1.定期更新所有员工的工作说明，以保证他们真正的权责得到清楚的界定2.权责对等 交出职责时一定要授予同等的权利 主动检讨并提供对等的职权 案例案例w 某公司销售部的一名副经理A计划对销售人员做一次培训，他直接跟外面的一些培训师资联络、讨论、甚至谈到报酬问题。可是公司的人力资源部主管B，在他的年度计划里已经安排在某一段时间对销售部的员工进行类似的培训。这就造成了权责混淆，没有做好协调工作，造成公司无谓的浪费。沟通不良的原因及解决沟通不

18、良的原因及解决w 浪费时间的原因：w 不明白事情的重要性w 没有时间w 没有倾听w 沟通的目的不明确w 时机不当w 沟通的机会不够沟通不良的解决沟通不良的解决1.学习改善沟通技巧的步骤2.学会做好一个倾听3.使用恰当字眼4.运用非语言式的沟通改善沟通技巧改善沟通技巧w 弄清目标；w 排除偏见w 及时记录w 用字谴词是一件非常重要的事情进度失控的原因及解决进度失控的原因及解决w 浪费时间的原因：浪费时间的原因： 不明白事情的重要性，不知道控制的进度工具，认为完善的计划会自行达成目标，没有加强控制及提出适当的进度报告资料不全的原因及解决资料不全的原因及解决 浪费时间的原因：浪费时间的原因：1.不明

19、白事情的重要性；2.没有系统，不知道要何种资料以及这些资料的可靠性，这种情况也会造成浪费时间。 解决方法：解决方法：1.认清事情的重要性，排除优先顺序2.系统强调的是有条理，有步骤，还要有组织性。浪费时间的外在因浪费时间的外在因素及解决方法素及解决方法(三三)w 会议耽误的原因及解决方法w 文件复杂的原因及解决方法w 工作搁置的原因及解决方法w 旅行不当的原因及解决方法会议耽误的原因及解决会议耽误的原因及解决w 浪费时间的原因：浪费时间的原因：1. 会议没有适当的准备，或者没有会议目的2. 会议没有议程3. 开会找错人参加，或者是参加的人太多或太少，或者是关键的人没有到会4. 开会没有计划5.

20、 会议过多或会议时间过长6. 不能准时开会，或者不能准时散会7. 开会时间有外来干扰8. 讨论脱离议程的内容浪费时间9. 会议没有结论，甚至会而无议，议而未决10.没有追踪对会议的执行情况会议耽误的解决方法会议耽误的解决方法w 会议要有目的，没有目的就不开会会议要有目的，没有目的就不开会w 召开会议首先安排会议的议程召开会议首先安排会议的议程w 对于找错人参加、参加的人数太多、太少的解决方法对于找错人参加、参加的人数太多、太少的解决方法w 安排适当的计划安排适当的计划w 会议的时间和次数要适当会议的时间和次数要适当w 务必准时开会和散会务必准时开会和散会w 应付干扰、提高效率的办法就是指定规则

21、应付干扰、提高效率的办法就是指定规则w 对于脱离讨论议题的解决办法对于脱离讨论议题的解决办法w 会要有议，议要有决，决要有行会要有议，议要有决，决要有行w 追踪会议决议的执行追踪会议决议的执行文件复杂的原因及解决文件复杂的原因及解决w 解决的方法解决的方法对于优柔寡断解决的方法对于优柔寡断解决的方法不要拖拖拉拉不要拖拖拉拉学会授权学会授权抛开完美主义抛开完美主义及时销毁过时的文件及时销毁过时的文件档案要分类存放档案要分类存放对于各自工作的解决方法对于各自工作的解决方法量力而行量力而行要有系统要有系统读速要快读速要快文件复杂的解决方法文件复杂的解决方法w 文件读一遍后处理掉文件读一遍后处理掉w

22、不做授权给别人的事不做授权给别人的事w 文件过期一定要销毁文件过期一定要销毁w 给档案表明寿命符号给档案表明寿命符号w 不在一个时间做很多事不在一个时间做很多事工作搁置的原因及解决工作搁置的原因及解决w 浪费时间的原因：浪费时间的原因：1.不明白问题所在2.没有目标，优先的次序、完成的期限不明确3.没有自我奖励4.遇到急事立刻反映5.桌上一片混乱，没有条理6.缺乏完成工作的决心，缺乏目标，懒惰成性7.没法把事情分派出去，授权不当8.接受干扰9.变更优先程序10.不完全，或者不可靠的资料妨碍了工作的完成工作搁置的解决工作搁置的解决w 应明白问题的所在w 对于没有目标、先后次序、完成期限的解决方法

23、w 自我奖励w 遇到急事不立刻反映w 桌上东西安排的井井有条，条理分明w 强迫自己完成期限，保证事情的完成，控制事情的进度w 学会授权w 排除干扰w 更新，重新安排优先顺序w 取得适当的资料是有必要的，展开工作之前，一定要取得必备的资料旅行不当的原因及解决旅行不当的原因及解决w 浪费时间的原因 1.旅行的目的不明确 2.没有发觉替代的方法 3.忘了需带重要物品 4.没有善用旅行时间 5.旅行安排的时间不好 6.旅行归来后办公桌上堆积如山 7.变更，或者重新安排行程浪费时间旅行不当的解决旅行不当的解决w 首先要弄清楚旅行的目的w 寻找替代的方法w 列好清单w 做好安排，达到最佳的结果w 把你工作

24、准备好，不要旅行归来后让你的办公桌上堆积如山w 在安排旅行之前首先要确定所有的约会，利用旅行安排的行程跟他们约会，这也是一种节约时间的方法浪费时间的内在因浪费时间的内在因素及解决方法素及解决方法(一一)w 危机应付的原因及解决方法w 计划欠妥的原因及解决方法w 贪求过多的原因及解决方法w 事必躬亲的原因解决方法危机应付的原因及解决危机应付的原因及解决1.不明白事情的重要性2.没有预期会发生问题3.反映过度把问题当危机看4.忙着救火5.做事拖延6.工作时间预算的不切实际7.机械故障、人为错误8.部署不愿透漏坏消息9.因重要人物提出要求而引起的过度反应10.进度失控危机应付的解决危机应付的解决w

25、记录危机工作日志，分析危机的来源记录危机工作日志，分析危机的来源w 预期意外事故的发生预期意外事故的发生w 不要理会不必要的问题，授权，做自己的事情不要理会不必要的问题，授权，做自己的事情w 预防星星之火预防星星之火w 担任主管角色的人应该主动积极，做好总结担任主管角色的人应该主动积极，做好总结w 低估状态，增加缓冲低估状态，增加缓冲w 动用最能迅速有效调整弥补的资源动用最能迅速有效调整弥补的资源w 培养大家可以范错，强调迅速报告坏消息培养大家可以范错，强调迅速报告坏消息w 弄清楚他们真正的要求是什么弄清楚他们真正的要求是什么w 把所有重要计划都安排好时间把所有重要计划都安排好时间计划欠妥的原

26、因及解决计划欠妥的原因及解决 1.不明白事情的重要性不明白事情的重要性 2.没有建立系统没有建立系统 3.没有时间拟订计划没有时间拟订计划 4.以危机为导向，假设危机不可避免以危机为导向，假设危机不可避免 5.缺乏自律缺乏自律 6.害怕许下承诺害怕许下承诺 7.没有指出明确的结果没有指出明确的结果 8.无法指定工作的优先顺序无法指定工作的优先顺序 9.假设计划被紧急事故破坏假设计划被紧急事故破坏 10.心里虽然有计划，却认为这计划还没有重要到可以心里虽然有计划，却认为这计划还没有重要到可以写下来的地步写下来的地步计划欠妥的解决计划欠妥的解决w 建立系统，包括计划表、每日目标、优先次序、完成的期

27、限，建立系统，包括计划表、每日目标、优先次序、完成的期限，运用好整合组织系统运用好整合组织系统w 花时间拟订计划，拟订计划应有先后顺序花时间拟订计划，拟订计划应有先后顺序w 认清认清“危机不可避免危机不可避免”这种危机导向假设是一种错误思想，预先为这种危机导向假设是一种错误思想，预先为偶发事故做好应变计划偶发事故做好应变计划w 要有自律，强迫自己定好完成期限，尝试第一个月目标优先次序要有自律，强迫自己定好完成期限，尝试第一个月目标优先次序及每日计划，列出同时可提供的协助、监控进度、评估成果等及每日计划，列出同时可提供的协助、监控进度、评估成果等w 不要害怕许下承诺不要害怕许下承诺w 要指出明确

28、的结果要指出明确的结果w 指定工作的优先次序指定工作的优先次序w 紧急事故可能把一天的事情打断，如果这天的工作已经计划妥紧急事故可能把一天的事情打断，如果这天的工作已经计划妥当，损失就可以降到最低当，损失就可以降到最低贪求过多的原因及解决贪求过多的原因及解决w 不了解事情的重要性不了解事情的重要性w 欠缺优先顺序与计划欠缺优先顺序与计划w 工作时间评估的不切实际工作时间评估的不切实际w 遇到急事紧急反应，或反应过度遇到急事紧急反应，或反应过度w 野心太大，成就感要求过高野心太大，成就感要求过高w 渴望加深老板的印象渴望加深老板的印象w 过度渴望表现合作的态度过度渴望表现合作的态度w 人手不足人

29、手不足w 完美主义完美主义贪求过多的解决贪求过多的解决w 填写工作周的工作计划填写工作周的工作计划w 要多授权要多授权w 设定年、月、周、日计划设定年、月、周、日计划w 认清每一件事情所花的时间认清每一件事情所花的时间w 分清事情的要义分清事情的要义w 限制自己的反映限制自己的反映w 控制自己的野心控制自己的野心w 讨论老板真正的意图是什么，长期成功比短期印象更讨论老板真正的意图是什么，长期成功比短期印象更重要重要w 敢于提出拒绝敢于提出拒绝w 长期教育训练引导部署长期教育训练引导部署w 把标准降到合理的程度把标准降到合理的程度事必躬亲的原因及解决事必躬亲的原因及解决w 缺乏安全感，怕失败w

30、对部下缺乏信心w 不清楚不完全令人困惑的指令w 期望人人知道事情的细节w 不能适当的控制工作w 管人过多，没有最终进度，人手不足事必躬亲的解决事必躬亲的解决w 学习让他独当一面w 从错误中去学习，引导他信任部署w 利用进度报告加以控制w 学会表达完整w 把标准降到大家可以接受的程度w 时间成本w 要授权w 合理的分派工作，检查进度浪费时间的内在因浪费时间的内在因素及解决方法素及解决方法(二二)w 条理不清的原因及解决w 欠缺自律的原因及解决w 无力拒绝的原因及解决方法w 做事拖延的原因及解决方法条理不清的原因及解决方法条理不清的原因及解决方法1.不知道事情的重要性不知道事情的重要性2.没有系统没有系统3.自我膨胀自我膨胀4.害怕失去控制害怕失去控制5.害怕忘东西害怕忘东西6.允许