时间管理与工作效能培训讲义

1、时间管理方法论时间管理方法论 愿此可以有效提升学员的工作效能并且增加各位可用的。多出来的留给关心您的人及您所关心的人。您的在哪里，您的成就就在哪里。时间意识时间意识v时间意识一生只有一生只有 5 5 年年人的一生到底有多长？1.人按“人过70古来稀”的说法计算。则365x70年=25550天。即人的一生从出生到死亡总共只有25550天。 2.前20年是不懂人生的成长阶段，后20年是年老体衰的退休阶段，扣除40年，还剩30年。则365x30年=10950天。 3.一天24小时之中，8小时要被迫用来睡觉（不睡觉没有精力），8小时被迫用来工作（不工作没有饭吃呀），只剩8小时属于自己支配的，即一天的三

2、分之一，则10950天除以3就是3650天。 4.就在这3650天中，人们还有许多事情是既占用业余时间却又非做不可，比如：谈恋爱，烧火做饭，接送小孩，看医生，忙于奔波，走亲访友，红白喜事，各种该有和不该有的应酬和打点，由于自己或别人的原因，而造成的时间延误和浪费，等等。姑且把这些自己无法控制的时间概算为二分之一吧（其实也不只这么多）则3650除以2等于1825天。 一个人一辈子所能拥有的属于自己的时间了一个人一辈子所能拥有的属于自己的时间了? ? 在开始之前在开始之前n请你闭目一分钟思考这些问题1 1、你的快你的快乐乐是是2 2、你的成功是你的成功是3 3、关、关心你的人及你所心你的人及你所关

3、关心的人心的人是是按左边的问题将答案写在笔记本纸上。然后铭记于心中。找出你心的中找出你心的中优优先先顺顺序序当你知道你只剩下三天的时间, 第一个浮现在你脑海的人是谁? 他是你最关心的人. 第一件浮现在你脑海的事情是什么? 那是你认为最重要的事情。可是平时当你掉到忙碌的陷阱时做的事情有多少是跟这些人或事情相关的?你知道你可以活多久吗? 30年? 3 年? 还是 3天? 好吧, 就把今天当作是你的最后1天吧!人人, , 为为何安何安于现于现狀狀? ?n为何你我都不满意现状, 但是却安于现状n1.无奈n2.因为现状是你我最熟悉的n3.或者是不确定改变之后会更好n我们明明管理不好时间, 却不想要去改善

4、它. 是因为忙得没有时间做时间管理吗? 还是因为更忙, 所以才更要花时间做时间管理.时间时间管理管理从从那那里开里开始始n时间管理不是因为学习时间管理才会时间管理, 而是从你不满足于现状, 或者是想要有更好的时间管理开始。n没有人可教你时间管理, 除了你自己觉得需要的时候。n再来是你需要一个新的思考方式，什么是新的思考方式呢?突破你的思维突破你的思维请请架架设设一座一座桥桥, ,使使A A至至B B距距离离最短最短, , 但是但是桥桥不可斜不可斜着着搭搭100m300mAB河水你可知你可知道为道为何何会会想不出想不出来来? ?n因为你跳不出原来的思维习惯,但是假设你画了出来. 恭喜你, 你可以

5、用新的角度去思考一个旧有的问题n而本次所讲的时间管理方法论就是一个新的思考方法, 你只要了解 , 接受, 执行, 持续的做就会得到一个良好的时间管理习惯时间是怎样产生的时间是怎样产生的日常的时间概念日常的时间概念年、月、日、时、分、秒年、月、日、时、分、秒地球自转、公转与月球公转地球自转、公转与月球公转太阳太阳地球地球地球公转轨道地球公转轨道月亮月亮时间时间管理是什管理是什么么? ?n时间管理就是自我管理n自我管理即是改变习惯, 以令自己更富绩效, 更富效能n把事情很快地做完, 叫做效率n把事情很快又很对地做完, 叫做效能n时间管理就是事前的规划或长期的计划n时间管理的关键在于：如何选择、支配

6、、调整、驾驭在单位时间里所做的事情。概念时间管理所探索的是如何减少时间浪费，以便有效地完成既定目标。结论通过计划统筹而相对合理利用和节约时间。什么是时间管理什么是时间管理时间管理理论时间管理理论 帕金森原则时间象一根弹筋：设立期限 帕雷托原则80%的结果来源20%的努力 注意力之谜 注意力需要及时恢复 内在能量水平有效地利用你的生物钟 效能与效率 做正确之事，做好它时间管理陷阱时间管理陷阱1. 猪八戒踩西瓜皮滑到哪里是哪里2. 不好意思拒绝别人 3. “反正时间还早”拖延 4. 不速之客 5. 会议病 6. 文件满桌病 7. 事必躬亲 时间时间管理的利器管理的利器: to-do List: t

7、o-do List備忘錄备备忘忘录录紧急的事情1.老板今天交待2.临时状况重要的事情1.工作计划2.人生规划3.家庭,健康,财富Schedule List1.Meeting2.行事历3.纪念日Routine Work1.日常工作2.定期约会时间管理方法时间管理方法阶梯图阶梯图明确目标明确目标分清轻分清轻重缓急重缓急制定计划制定计划立即行动立即行动1234正确目标的价值正确目标的价值 目标刺激我们奋勇向前 有目标才会有结果 目标引导我们发挥潜能拟订目标的原则拟订目标的原则原则一：符合自己的价值观原则二：了解自己目前的状况原则三：制定目标的SMART原则目标设立的步骤目标设立的步骤(1)(1)n（

8、1）先拟出您期望达到的目标先拟出您期望达到的目标；n（2）列出好处列出好处：您达到这目标有什么好处?譬如您有一个目标想买房子，列出买房子对您有那些好处；n（3）列出可能的障碍点列出可能的障碍点：您要达到此目标之障碍，可能是钱不够、能力不够等，一一列举；目标设立的步骤目标设立的步骤(2)(2)n4）列出所需信息列出所需信息：思索需要哪些知识、协助、训练等；n（5）列出寻求支持的对象列出寻求支持的对象：一般而言，很难靠自己一个人即能达到目标，所以应将寻求支持的对象亦一并列出；n（6）订定行动计划订定行动计划：一定要有一个行动计划；n（7）订定达成目标的期限。订定达成目标的期限。 正確的行事正確的行

9、事优优先先顺顺序序分清工作的轻重缓急重要度紧迫性A 重要而且紧迫 紧迫但不重要D 不重要不紧迫重要但不紧迫重要紧急紧急并且重要重要但并不紧急紧急不重要且不紧急危机，急迫的问题，有期限的任务、会议、准备事项客户资料、预防工作，建立关系，准备工作干扰、一些、电子邮件，一些紧急的事件、凑热闹的活动废话无聊时间时间管理管理象限象限1.舍得放2.勇于拒绝3.交待1.怡情养性2.轻松一下1.兵贵速战速决2.快刀斩乱麻1.决胜于厅堂 之上 2.灌能均 衡紧迫的事不紧迫的事重要的事不重要的事时间时间管理管理架构之处理方式架构之处理方式重要紧急全力以赴计划并有条不紊地进行做到未雨先缪花一点时间做，请人代办，集中

10、处理有空再做或不做20%65%15%1%应努力避免紧急事情应努力避免紧急事情计划计划是最是最节节省省时间时间的作法的作法PADC不好好耗用时间耗用时间4 D 4 D 原则原则Do it nowDo it nowDelegate itDelegate itDo it laterDo it laterDont do itDont do it4 D4 D原则原则nDo it now（亲自做）： 不能丢掉不管、不能拖一拖再办、不能授权的事，按照优先顺序自己亲自去完成。nDelegate it（授权）： 学会授权，将能派出去的事尽量派给他人干，这样可以节约时间干最重要的工作。nDo it later（稍

11、后再办）： 把一些偏离目标的精神情绪活动，次要的工作、信息资料不全的工作，暂时挂在一边，待有空时再去处理。nDont do it（丢掉不管）： 把一些与目标无关的事，无效益的事，应差的事丢掉不管执执行是行是从从那那里里展展开开日常业务老老板板指示指示状况汇整进度报告回报你你每天在做的事情每天在做的事情执行控制方方面面对时间的干扰控制方方面面对时间的干扰1.来自上司的干扰 n让上司清楚知道你的工作目标 n主动地约见你的上司以减少干扰 2.来自同事的干扰 n如果有人找你就站起来接待他 n公司设立人人安静一小时制度控制方方面面对时间的干扰控制方方面面对时间的干扰3.来自下属的干扰 n避免下属干扰的方

12、式有： 安排固定时间供下属汇报工作；保留固定时间供下属讨论问题；安排其他时间处理非紧急事件。如何如何计划计划要要执执行的事行的事项项n列出 ToDo-CheckList, 该做的事情由专案的任务项目展开n要设计有 Check Box, 如: for n要把计划外的变数(如:突发状况)也纳入考量, 如工作时间乘上1.5倍n每天下班后花10分钟检讨今天做的事情及计划明天要做的事情并行与串行工作模式并行与串行工作模式什么情况下能并行工作什么情况下能并行工作举例举例ABCD 走访客户去甲城市走访客户去甲城市 顺便采购某机器配件顺便采购某机器配件 把新聘两大学生带去办事处把新聘两大学生带去办事处和在该城

13、市工作的同学聚餐和在该城市工作的同学聚餐公私兼顾公私兼顾一次搞掂一次搞掂并行与串行工作模式并行与串行工作模式什么情况下必须串行工作什么情况下必须串行工作举例举例ABCD主要领主要领导不到导不到场会议场会议不能开不能开要充分考虑工作的连续性要充分考虑工作的连续性会议没会议没结束形结束形不成工不成工作决议作决议决议没决议没有下达有下达工作无工作无法开展法开展工作尚工作尚未结束未结束无法进无法进行考核行考核 周明生是一名大专生，在某公司担任办公室行政助理，杂务事特别多，有天上午刚上班办公室主任就给他安排了六件事： A、去交通监控中心处理公司小车闯红灯罚款事宜； B、到市工商局办理营业执照地址变更的相

14、关手续； C、拟写一份国庆节放假以及安全注意事项的通知； D、协助业务部经理找情绪不稳定的业务员王笑天谈话； E、复印机故障需联系售后服务单位前来维修； F、后天主管市场的张副总去北京，安排订机票。 主任交待完任务就外出办事去了，这时公关部文员王丽来到他办公桌前坐下，随意地同他聊了起来。其实这几天他自己正面临本科进修班的考试阶段，又要抽时间复习，面对这样的情况： 周明生应该如何对待和安排好一天的时间？ 请你帮助小周做一个时间安排的设计方案。案例分析案例分析树立时间价值观理念变革结构流程优化组织前提工作环境“”准备工作工作的计划性目标管理分清工作轻重缓急优先级并行串行的兼顾性统筹学工作任务转移授

15、权与借力学会说“不” 拒绝的学问时间管理的八大法宝时间管理的八大法宝时间管理金科玉律时间管理金科玉律N1.设立有挑战但可实现的目标2.设定所有工作的完成期限3.建立固定的日常工作模式4.在精力最充沛时做最用脑力的工作5.不要推迟你不喜欢但重要的事情6.不重要的事迟一点做7.分析你在时间管理方面的障碍8.确立你不希望被打扰的时间9.一次只做一件事10. 如果你开始做一件事，尽可能做完它时间管理金科玉律时间管理金科玉律11.做好 沟通的计划12.在工作效率低时做几次小休的安排13. 用固定的时间/会议与下属讨论日常事宜14.有选择，要学会拒绝15.在同一地方收集你所有的想法16. 定时检讨时间的运

16、用，永远寻找更大发挥时间价值的方法17. 如不能确定你会做什么就避免带作业回家18.弄清问题才去做19.把事情做得足够好，避免过份的完美主义20. 养成记笔记组织思路的习惯慌慌/忙忙/充实充实n如果您每天都很忙，您是否真正清楚您在忙什么？我真的需要这么忙吗？我所投入的时间与回收是否成正比？情境情境测验题测验题 ( ( 限限时时三分三分钟钟 ) )n1. 1. 请请先先阅读阅读完本文完本文n2. 2. 在在这张纸这张纸的右上角的右上角写写下你的名字下你的名字n3. 3. 将将第二句中的大名第二句中的大名两个两个字圈起字圈起来来n4. 4. 在在这张这张指的左上角指的左上角画画五五个个正方形正方形

17、n5. 5. 在在刚刚才才画画的正方形中的正方形中个画画个画画一一个个十字十字n6. 6. 在正方形的四在正方形的四周画一个圆周画一个圆圈圈n7. 7. 在在这张纸这张纸的右下角的右下角签签上你的名字上你的名字n8. 8. 在在签签名下名下写三个好写三个好字字n9. 9. 在右上角的在右上角的签签名下名下画画一道一道线线n10. 10. 在在这张纸这张纸的左下角的左下角画画一一个个十字十字n11. 11. 把把刚刚才所才所画画的十字周的十字周围围加加画画一一个个三角形三角形n12.12.现现在你已全部在你已全部讲讲完完, , 请请只做第一及第二只做第一及第二题题及可及可n13. 13. 在第八

18、句的好字在第八句的好字画画一一个圆个圆圈圈n14. 14. 当当你做到你做到这里这里, ,请请大喊一大喊一声声“我最快我最快”n15. 15. 如果你完全遵守如果你完全遵守规规定定, , 请请大大声声“我最好我最好”! !n16. 16. 在在这张纸这张纸的背面的背面计计算二十三加三十二加二十三的和算二十三加三十二加二十三的和n17. 17. 将刚刚将刚刚的答案的答案减减去二十三去二十三, , 再再减减去十三等於多少去十三等於多少? ?n18. 18. 在以上所有在以上所有“双数双数“题题的的题题上上画画圈圈n19. 19. 假如你做到假如你做到这里这里, , 请请拍一下桌子拍一下桌子, ,

19、并并大大声声“遵遵从从指示指示, , 我第一我第一! !”n20. 20. 在在这张纸这张纸的背面的背面计计算一下二十五乘十三的答案算一下二十五乘十三的答案 效率与效能效率与效能 关注如何做，规划、程序比结果更重要 目的是改善流程和提高产出 目标是提升数量、提高质量 希望任何事情运作得顺畅、没有变化、没有改变 关注为什么，探求新主张 目的是需求正确的方向，最好的结果 目标是增加价值 询问：“我们的目的是什么？”、“我们为何这样做？”提高工作效率的三方法三法提高工作效率的三方法三法则则n三个方法n1. 了解自己每天不同时段体力的分布状况来决定要做什么样的事情n2. 让自己充满活力, 最简单的方法

20、, 就是养成每个礼拜固定运动的好习惯n3. 均衡的生活作息, 培养一个良好的嗜好n三个法则1. 批次处理法则. 集中时段处理所有性质相同的事情2. 80/20 法则, 这法则是在有限的时间挑选出重要的事情来做3. 高效率法则: 大块时间法则80/20 80/20 原理意示原理意示图图80% 时间20%时间80% 成效20%成效重要的少数事物琐碎的多数事物规划有效的做法大大块时间块时间法法则则: 30/90: 30/90法法则则n大块时间法则是培养工作情绪的法则, 前30分钟做容易做的事情让事情看起来有进度; 后90分钟做最重要的事情.n尽量让这120分钟不受干扰, 你可以告知周边的人或者主动拒

21、绝干扰n养成习惯一天至少一块大块时间, 每天保有基本的绩效, 有心情时再做第二块, 则有高绩效大大块时间示范块时间示范列举今天要做的事-快速回Email-打 -规划专案-开会-批电子文件-归还文件-与同事沟通以难易度排列易易难1固定时间易易难2前30分先做简单的事情後90分再做难的事情(1)(2)(3)大大块时间块时间三步曲三步曲n1. 把今天要做的事情一一列举出来, 分成容易做的, 重要的及其它的事情,由80/20法则排出事情处理的优先顺序n2. 前 30 分钟完成最容易完成的事情, 时间一到不管有没有做完就切到重要事情上n3. 后90分钟完成最重要的事情. 若做得起劲时一直做下去也无所谓n

22、有空的时间再来做其它未完成容易的事如何提高工作效率如何提高工作效率n1.了解自己每天工作时段的特性, 善用之.n2.以 PDCA 分布周一到周五的工作性质.n3.保持良好的体力; 养成运动的习惯n4.身心均衡地发展; 培养良好的嗜好培养良好的工作习惯培养良好的工作习惯把所有的文件从桌子上清走；把所有的文件从桌子上清走；把名片放在一个固定的地方；把名片放在一个固定的地方；把重要文件放在固定的地方；把重要文件放在固定的地方；建立电脑及文件的归档系统；建立电脑及文件的归档系统；重新归类未审批处理的文件；重新归类未审批处理的文件；彻底整理办公桌及电脑文件。彻底整理办公桌及电脑文件。工作工作时时段分配法段分配法则则早上中午 13:0015:00下午晚上活力充沛, 冲劲与勇气兼俱(Do)思考迟顿, 适合散心, 放松(Check)冷静, 沟通(Action, Plan) Relax, 人文, Thinking看看企看看企业业界的答案界的答案早上中午 13:0015:00下午晚上活力充沛, 冲劲与勇气兼俱(Do)思考迟顿, 适合散心, 放松(Check)冷静, 沟通(Action, Plan) Relax, 人文, Thinking1.发球 EMail2.电话敲定事情/ 做事情3.