第四章会展后勤方案策划

1、第四章会展后勤方案策划浙江世界贸易中心形象标志引发争议争议一：形象含义的争议争议一：形象含义的争议争议二：标志近似的争议争议二：标志近似的争议浙江世界贸易中心标志浙江世界贸易中心标志温州某KTV（夜总会）标志商标注册在先商标受理公告W的变体字象征五大洲酒杯造型象征话筒第一节第一节 指定展位承建商指定展位承建商一、展会对展位承建商的基本要求一、展会对展位承建商的基本要求 1、技术是否全面、技术是否全面 室内设计与装潢技术、消防防火技术、工程室内设计与装潢技术、消防防火技术、工程结构知识、绘图绘画和模型方面的知识、照明知识、结构知识、绘图绘画和模型方面的知识、照明知识、文图和图表知识、展架展具以及

2、施工材料和施工方文图和图表知识、展架展具以及施工材料和施工方面的知识、供排水方面的知识、电子和机械方面的面的知识、供排水方面的知识、电子和机械方面的知识。知识。2、经验是否丰富、经验是否丰富 经验丰富的承建商能更好地处理以下这些问经验丰富的承建商能更好地处理以下这些问题：题： 展位设计的目的性、展位设计的艺术性、展位展位设计的目的性、展位设计的艺术性、展位设计的功能性、展位设计的主题性。设计的功能性、展位设计的主题性。3、价格是否合理、价格是否合理4、是否熟悉展览场地及其设施、是否熟悉展览场地及其设施5、是否能提供展位维护保养服务、是否能提供展位维护保养服务二、指定展位承建商的方法二、指定展位

3、承建商的方法 对选择承建商数量有较大影响的展位种类主要有两对选择承建商数量有较大影响的展位种类主要有两类：类：一是空地展位和标准展位，二是室内展位和室外展位。一是空地展位和标准展位，二是室内展位和室外展位。 可以通过招标、专家推荐等方式来具体选定展可以通过招标、专家推荐等方式来具体选定展会的承建商。会的承建商。 招标有三种具体操作方式：招标有三种具体操作方式：公开招标、选择招标、两公开招标、选择招标、两阶段招标。阶段招标。 投标单位根据办展机构的要求，需要提供以投标单位根据办展机构的要求，需要提供以下基本资料：下基本资料：公司概况、标准展位搭建的价格和基本配置、公司概况、标准展位搭建的价格和基

4、本配置、空地展位的搭建要求、可提供的租赁展具及价格、可提供租赁空地展位的搭建要求、可提供的租赁展具及价格、可提供租赁的电器及价格等。的电器及价格等。三、展区清洁和保安计划三、展区清洁和保安计划 布展时的垃圾清理、展会开幕后展区的清洁。布展时的垃圾清理、展会开幕后展区的清洁。 展会安全保卫计划的主要内容包括：消防安全、展会安全保卫计划的主要内容包括：消防安全、人员安全、展品安全以及公共安全等。人员安全、展品安全以及公共安全等。 一般由展馆方按照主办方要求开展工作，特一般由展馆方按照主办方要求开展工作，特殊情况由办展方与专业机构（如保安公司、保洁殊情况由办展方与专业机构（如保安公司、保洁公司）合作

5、，雇佣临时人员为展会提供必要支持。公司）合作，雇佣临时人员为展会提供必要支持。委托专业运输代理公司负责展会物质运输，包括海外运输代理和国内运输代理。第二节第二节 指定展会运输代理指定展会运输代理一、展会运输代理的服务准则一、展会运输代理的服务准则 来程运输和回程运输来程运输和回程运输 1、展会运输代理的工作准则、展会运输代理的工作准则 展会现场运输代理的工作很大程度上依赖于对三个展会现场运输代理的工作很大程度上依赖于对三个方面的有效管理：联络、海关手续、搬运操作。方面的有效管理：联络、海关手续、搬运操作。 国际展览运输协会对展会运输代理在联络方面提出国际展览运输协会对展会运输代理在联络方面提出

6、了四方面的要求：第一，展会运输代理必须配备懂英了四方面的要求：第一，展会运输代理必须配备懂英语、法语、德语或者其客户大部分人员所熟悉的语言语、法语、德语或者其客户大部分人员所熟悉的语言的工作人员；的工作人员；第二，展会运输代理必须在展会现场设立办公第二，展会运输代理必须在展会现场设立办公设施，如果展会不具备条件，就要在离展会合设施，如果展会不具备条件，就要在离展会合理的距离内设立，但还要在会场设立支持设备，理的距离内设立，但还要在会场设立支持设备，以便展出者在会场内就能联络到运输代理；第以便展出者在会场内就能联络到运输代理；第三，为了方便客户的联络，展会运输代理要配三，为了方便客户的联络，展会

7、运输代理要配备国际备国际 、电传和、电传和 ；第四，展会运输代理必须；第四，展会运输代理必须提供详细、有效的邮政提供详细、有效的邮政 以方便客户联络和有以方便客户联络和有机有关运输单据。机有关运输单据。 国际展览运输协会对展会运输代理办理国际展览运输协会对展会运输代理办理海关手续的要求主要有两点：海关手续的要求主要有两点： 第一，展会运输代理与办展机构共同为第一，展会运输代理与办展机构共同为展会设立临时免税进口手续。展会设立临时免税进口手续。 第二，展会运输代理要与海关有关人员第二，展会运输代理要与海关有关人员商妥现场工作的期限和时间，要有足够的时商妥现场工作的期限和时间，要有足够的时间办理海

8、关手续。间办理海关手续。 对展览物品的搬运操作有以下几方面要求：对展览物品的搬运操作有以下几方面要求： 第一，要熟悉展览现场，并在展位施工和撤展期第一，要熟悉展览现场，并在展位施工和撤展期间能随时使用合适的搬运设备和有经验的搬运工；间能随时使用合适的搬运设备和有经验的搬运工； 第二，要在展览现场安排仓储地，如果没有条件，第二，要在展览现场安排仓储地，如果没有条件，要安排在尽可能近的地方；要安排在尽可能近的地方； 第三，空箱应存放在离展会尽可能近的地方，并对第三，空箱应存放在离展会尽可能近的地方，并对空箱回运时间做具体规定；空箱回运时间做具体规定； 第四，卸车和装车必须按事先商定的时间进行；第四

9、，卸车和装车必须按事先商定的时间进行； 第五，必须协调好所有参展商的搬运要求，并第五，必须协调好所有参展商的搬运要求，并提前将相应的安排通知办展机构和参展商。提前将相应的安排通知办展机构和参展商。2、报关代理的工作准则、报关代理的工作准则 国际展览运输协会对协会的报关代理的海关报关国际展览运输协会对协会的报关代理的海关报关工作的要求主要体现在六个方面：联络、展前客户联工作的要求主要体现在六个方面：联络、展前客户联系、单证办理及通知、最佳运输、现场支持、展后处系、单证办理及通知、最佳运输、现场支持、展后处理。理。二、国内运输代理二、国内运输代理 1、来程运输、来程运输 展品集中与装车、长途运输、

10、接运和交接、掏箱展品集中与装车、长途运输、接运和交接、掏箱和开箱和开箱 2、回程运输、回程运输 办展机构在指定展会的国内运输代理时，要考办展机构在指定展会的国内运输代理时，要考虑以下几个因素：虑以下几个因素： 有关时间安排（交箱日期、办理手续日期、有关时间安排（交箱日期、办理手续日期、发运日期、抵达目的地日期、到达展馆日期以及发运日期、抵达目的地日期、到达展馆日期以及回运日期等）。回运日期等）。 包装要求（包装标志要注明展会名称、展位包装要求（包装标志要注明展会名称、展位号、收货人名称和地址等）。号、收货人名称和地址等）。 运输线路和运输方式运输线路和运输方式 费用问题费用问题 保险保险 现场

11、服务现场服务三、海外运输代理三、海外运输代理 1、运输方式、运输方式 2、有关文件、有关文件 展览文件（展品及相关物品清单、展品安排指展览文件（展品及相关物品清单、展品安排指示书、需送海关审查的特殊物品样本和清单、发票示书、需送海关审查的特殊物品样本和清单、发票等）。等）。 运输单证（报关函、报关单、清册、进口许运输单证（报关函、报关单、清册、进口许可证、发票等）。可证、发票等）。 保险单证（展品和道具险、第三者责任险、保险单证（展品和道具险、第三者责任险、展出人员险等）展出人员险等）3、海关报关、海关报关 在实际操作中，对于来程运输时的货物进口报关在实际操作中，对于来程运输时的货物进口报关一

12、般有四种办理形式：一般有四种办理形式： ATA形式：是一种准许货物免税暂时进口的形式：是一种准许货物免税暂时进口的报关制度。报关制度。 保税形式：展会必须是保税性质的展会，保税形式：展会必须是保税性质的展会，物品不能带出保税现场。物品不能带出保税现场。 再出口形式：提供相当于展品等物资进口关税再出口形式：提供相当于展品等物资进口关税相同金额的保证金，再办理报关手续使货物通关展出。相同金额的保证金，再办理报关手续使货物通关展出。 进口形式：将展品等货物当成一般货物办进口形式：将展品等货物当成一般货物办理进口手续。理进口手续。第三节第三节 指定展会旅游代理指定展会旅游代理一、会展旅游与举办展会的关

13、系一、会展旅游与举办展会的关系 1、商务考察、商务考察 商务考察的主要目的地有两种：一是商品专业商务考察的主要目的地有两种：一是商品专业市场或大型的商场；二是商品的主要生产地或某些市场或大型的商场；二是商品的主要生产地或某些企业的所在地。企业的所在地。 2、观光休闲、观光休闲二、展会旅游代理二、展会旅游代理 旅游代理除了要安排好旅游线路外，还要旅游代理除了要安排好旅游线路外，还要提供海关签证、交通指引、住宿选择、餐饮安排提供海关签证、交通指引、住宿选择、餐饮安排甚至语言翻译等多种服务。甚至语言翻译等多种服务。三、展会接待酒店三、展会接待酒店 选择离展览场地较近，档次不能太低的宾馆酒选择离展览场

14、地较近，档次不能太低的宾馆酒店。店。第四节第四节 编制参展商手册编制参展商手册一、参展商手册包含的主要内容一、参展商手册包含的主要内容 1、前言、前言 对参展商参加本展会表示欢迎，说明本手册编制的原对参展商参加本展会表示欢迎，说明本手册编制的原则和目的，提醒参展商在筹展、布展、展览和撤展等各环则和目的，提醒参展商在筹展、布展、展览和撤展等各环节要自觉遵守本手册的相关规定。节要自觉遵守本手册的相关规定。 2、展览场地基本情况、展览场地基本情况 包括展馆及展区平面图、至展馆的交通图、展览场地的基本包括展馆及展区平面图、至展馆的交通图、展览场地的基本技术数据等。技术数据等。3、展会基本信息、展会基本

15、信息 包括展会的名称、举办地点、展览时间、办展机构、展包括展会的名称、举办地点、展览时间、办展机构、展会指定承建商、指定运输代理、指定旅游代理、指定接待酒会指定承建商、指定运输代理、指定旅游代理、指定接待酒店等。店等。4、展会规则、展会规则 包括展会有关证件使用和管理的规定、展会现场保安包括展会有关证件使用和管理的规定、展会现场保安和保险的规定、展位清洁的规定、物品储藏的规定、现场和保险的规定、展位清洁的规定、物品储藏的规定、现场使用水电的注意事项、现场展品销售的规定、消防规定、使用水电的注意事项、现场展品销售的规定、消防规定、知识产权保护规定、现场展品演示的注意事项等。知识产权保护规定、现场

16、展品演示的注意事项等。5、展位搭装指南、展位搭装指南 包括标准展位说明和空地展位搭装说明等。包括标准展位说明和空地展位搭装说明等。6、展品运输指南、展品运输指南 包括海外运输指南和国内运输指南等。包括海外运输指南和国内运输指南等。7、会展旅游信息、会展旅游信息 对解决参展商及观众等参加展会期间的交通、对解决参展商及观众等参加展会期间的交通、吃、住、行等需要和展会前后的旅游需要作出一些吃、住、行等需要和展会前后的旅游需要作出一些说明。要详细列出各指定接待酒店的档次、协议优说明。要详细列出各指定接待酒店的档次、协议优惠价格、地址、联系惠价格、地址、联系 和和 以及联系人、与展馆的距以及联系人、与展

17、馆的距离等，要列出海外观众和参展商入境的签证办法、离等，要列出海外观众和参展商入境的签证办法、会展期间及前后可供选择的商务考察和观光休闲旅会展期间及前后可供选择的商务考察和观光休闲旅游的线路和安排等。游的线路和安排等。8、相关表格、相关表格 主要包括展览表格和展位搭装表格两种。主要包括展览表格和展位搭装表格两种。 展览表格主要有贵宾买家服务表、聘请临时服展览表格主要有贵宾买家服务表、聘请临时服务人员申请表、额外工作证和邀请卡申请表、研讨务人员申请表、额外工作证和邀请卡申请表、研讨会和技术交流会申请表、刊登会刊广告申请表、刊会和技术交流会申请表、刊登会刊广告申请表、刊登会刊资料表、现场广告申请表

18、、酒店住宿确认表登会刊资料表、现场广告申请表、酒店住宿确认表等；等； 展位搭装表格主要有展位楣板公司名称表、租展位搭装表格主要有展位楣板公司名称表、租用展位设施申请表、租用展具申请表、租用电器申用展位设施申请表、租用展具申请表、租用电器申请表、空地展位搭装申请表、照明用电申请表、机请表、空地展位搭装申请表、照明用电申请表、机械动力水电申请表、械动力水电申请表、 申请表等。申请表等。二、参展商手册的作用二、参展商手册的作用 1、参展商手册对参展商的指引作用。、参展商手册对参展商的指引作用。 2、参展商手册对展会现场管理的作用。、参展商手册对展会现场管理的作用。 3、参展商手册对观众的作用。、参展商手册对观众的作用。三、编制参展商手册的基本原则三、编制参展商手册的基本原则 实用、简洁明了、详细全面、美观、专业、实用、简洁明了、详细全面、美观、专业、国际化。国际化。第五节第五节 建立展会专门网站建立展会专门网站一、展会专门网站的作用一、展会专门网站的作用 1、为展会营销和客户服务拓展了市场范围。、为展会营销和客户服务拓展