时间管理(教材)

1、1时时 间间 管管 理理2二十一世纪的人们是如何看待时间？二十一世纪的人们是如何看待时间？有人说：有人说：“我没有足够的时间！我没有足够的时间！”我们说：我们说：“每个人都拥有所有的时间！每个人都拥有所有的时间！”有人说：有人说：“必须要用办法节省时间。必须要用办法节省时间。”我们说：我们说：“不能节省时间，只能使用时不能节省时间，只能使用时间！间！”有人说：有人说：“工作时间越长，干得越多。工作时间越长，干得越多。”我们说：我们说：“收益递减规律在起作用！收益递减规律在起作用！”3“成就大的人比别人工作努力？成就大的人比别人工作努力？”WORK SMART，BUT NOT WORK HARD

2、！4课程大纲课程大纲工作效益和工作效率工作效益和工作效率时间管理模式时间管理模式如何制定工作计划如何制定工作计划个人管理个人管理有效的会议技巧有效的会议技巧5时间管理时间管理 = 控制事件控制事件TO DO THE RIGHT THINGS做对的事情！做对的事情！工作效率工作效率TO DO THE THINGS RIGHT把事情做对！把事情做对！如果路的方向走错了，走得再快又有什么意义呢？如果路的方向走错了，走得再快又有什么意义呢？时间管理就是如何控制事件发生的过程。时间管理就是如何控制事件发生的过程。工作效益工作效益6你的工作效益分析你的工作效益分析每天我的三件最具价值的事情每天我的三件最具

3、价值的事情 1. _所需时间所需时间: _ 2. _ 所需时间所需时间: _ 3. _所需时间所需时间: _每天我的三件价值最小的事情每天我的三件价值最小的事情 1. _所需时间所需时间: _ 2. _ 所需时间所需时间: _ 3. _所需时间所需时间: _78时间管理模式时间管理模式矩阵四矩阵四非紧急非重要型非紧急非重要型矩阵一矩阵一紧急重要型紧急重要型矩阵二矩阵二重要非紧急型重要非紧急型矩阵三矩阵三紧急非重要型紧急非重要型9矩阵一：紧急重要型矩阵一：紧急重要型通常是紧急重要的工作，如：遇到危机、通常是紧急重要的工作，如：遇到危机、紧迫的问题、临近最后限期的工作等紧迫的问题、临近最后限期的工

4、作等在这个矩阵里的工作是由于缺乏计划及在这个矩阵里的工作是由于缺乏计划及时间管理不当而造成的。时间管理不当而造成的。10矩阵二：重要非紧急型矩阵二：重要非紧急型这是一个最理想时间管理矩阵，有效的时这是一个最理想时间管理矩阵，有效的时间管理者都希望把他们的时间花在这里。间管理者都希望把他们的时间花在这里。它包括：计划、防止危机，制定应变措施，它包括：计划、防止危机，制定应变措施，建立关系等。建立关系等。矩阵二的关键是把注意力集中在工作目标矩阵二的关键是把注意力集中在工作目标上。而计划和组织工作是实现目标的重要上。而计划和组织工作是实现目标的重要活动。活动。11矩阵三：紧急非重要型矩阵三：紧急非重

5、要型包括紧急但不重要的工作，例如：某些包括紧急但不重要的工作，例如：某些干扰，电话、信件、报告、会议及某些干扰，电话、信件、报告、会议及某些迫切的其它事情。迫切的其它事情。这些工作虽然紧急性近似于矩阵一，但这些工作虽然紧急性近似于矩阵一，但实际上这些工作并不重要，只是对别人实际上这些工作并不重要，只是对别人来说是重要的。来说是重要的。12矩阵四：非紧急非重要型矩阵四：非紧急非重要型这些工作既不紧急又不重要，例如处理这些工作既不紧急又不重要，例如处理一些琐碎的事情，阅读邮寄宣传品、寄一些琐碎的事情，阅读邮寄宣传品、寄信、复印等。信、复印等。最理想的是不要在这个矩阵里浪费时间，最理想的是不要在这个

6、矩阵里浪费时间，因为矩阵四是一个逃避型的矩阵。因为矩阵四是一个逃避型的矩阵。13如何达到理想的时间管理模式？如何达到理想的时间管理模式？确定自己的目标是什么；确定自己的目标是什么；了解要达到目标所要做的具体工作；了解要达到目标所要做的具体工作；预测你对紧急情况的反应；预测你对紧急情况的反应；每日开始工作前花每日开始工作前花15-20分钟回顾一下分钟回顾一下 你的工作目标和优先要做的事情；你的工作目标和优先要做的事情；养成制定养成制定“工作计划工作计划”的习惯。的习惯。14如何制定工作计划？如何制定工作计划？设定目标设定目标制定计划制定计划安排优先次序安排优先次序15如何制定工作计划？如何制定工

7、作计划？设定目标设定目标SMART原则：原则：SPECIFIC明确的、具体的明确的、具体的MEASURABLE可衡量的可衡量的ATTAINABLE可达到的可达到的REALISTIC现实存在的现实存在的TIME-BASE有时间基础的有时间基础的16设定目标设定目标 举例：举例：在在2010年年11月月30日前日前完成本部门所有员工的完成本部门所有员工的“时间管理时间管理”培训。培训。 练习：练习： 每人设定一个个人工作或生活目标。每人设定一个个人工作或生活目标。17如何制定工作计划？如何制定工作计划？制定计划制定计划序序号号 工作内容工作内容所需所需时间时间计划完成计划完成日期日期完成完成情况情

8、况123个人每周工作计划个人每周工作计划（_月月_日至日至_月月_日日)工作目标工作目标:_18如何制定工作计划？如何制定工作计划？安排优先次序安排优先次序l每天开始工作前，必须更新本周的工作计划，并每天开始工作前，必须更新本周的工作计划，并且安排好优先次序。且安排好优先次序。l在每天的工作过程中，还需要经常检查工作的进度。在每天的工作过程中，还需要经常检查工作的进度。“A” = 紧急任务，完成不了将会有严重后果紧急任务，完成不了将会有严重后果“B” = 重要任务，有助于达成工作目标重要任务，有助于达成工作目标“C” = 次要事情，完成不了不会有大问题次要事情，完成不了不会有大问题19安排优先

9、次序安排优先次序序序号号 工作内容工作内容优先优先次序次序所需所需时间时间计划完计划完成日期成日期完成完成情况情况123个人每周工作计划个人每周工作计划（_月月_日至日至_月月_日日)工作目标工作目标:_优先次序用字母表示优先次序用字母表示: “A” 紧急紧急 “B” 重要重要 “C” 次要次要 A1、A2、A3 B1、B2、B3 C1、C2、C320制定完整工作计划制定完整工作计划工作内容工作内容优先优先次序次序所需所需时间时间计划完计划完成日期成日期完成完成情况情况1与与Linda吃午饭吃午饭C11小时小时6/15 2召开部门例会召开部门例会B12小时小时6/163核对本月费用核对本月费用

10、B21小时小时6/17Dsh4定出本周例会议程定出本周例会议程A11小时小时6/15 XXX每周工作计划每周工作计划（_月月_日至日至_月月_日日)留待明天留待明天 已取消已取消 已完成已完成 D已授权已授权 举例举例:工作目标：通过部门例会与员工布置下周工作任务。工作目标：通过部门例会与员工布置下周工作任务。21授权授权授权是将你手头上的部分工作委任给下属，并授权是将你手头上的部分工作委任给下属，并给予适当的权限和自由度。给予适当的权限和自由度。你仍然是工作结果的最终负责人。你仍然是工作结果的最终负责人。使管理人员有更多时间从事计划和管理工作。使管理人员有更多时间从事计划和管理工作。授权可以

11、使下属责任感增强，同时也是培养人授权可以使下属责任感增强，同时也是培养人才的方法。才的方法。22确定授权的程度确定授权的程度机密或金额审批等机密或金额审批等亲历亲为亲历亲为从旁协助从旁协助双方均可双方均可提供帮助提供帮助完全授权完全授权分配其中一部分给下属完成分配其中一部分给下属完成视乎双方工作量决定是否授权视乎双方工作量决定是否授权要求下属完成，必要时提供帮助要求下属完成，必要时提供帮助下属独立完成，自己尽量不介下属独立完成，自己尽量不介入入23如何授权？如何授权？为每个项目找到合适的人选为每个项目找到合适的人选合理授予一定权限，并且让下属承担一合理授予一定权限，并且让下属承担一定的责任定的

12、责任让下属明确了解任务的信息让下属明确了解任务的信息与下属一起达成一个完成的最后限期与下属一起达成一个完成的最后限期整个过程给予指导和跟进整个过程给予指导和跟进给予激励，为更多的授权打下基础给予激励，为更多的授权打下基础24小组讨论：小组讨论：如何制定部门的工作计划？如何制定部门的工作计划？分组讨论，时间为分组讨论，时间为30分钟；分钟；以小组成员中的一个部门为例，根据实以小组成员中的一个部门为例，根据实际情况为该部门制定一个月的际情况为该部门制定一个月的工作计工作计划划；将小组讨论结果写在大白纸上。将小组讨论结果写在大白纸上。25个人管理个人管理个人浪费时间的因素个人浪费时间的因素 电话干扰

13、电话干扰 外界干扰外界干扰 贪求过多贪求过多 无法抗拒无法抗拒 拖延工作拖延工作 文书工作文书工作26电话干扰电话干扰为何要应接每一个电话？为何要应接每一个电话？ 想当然的假设想当然的假设 害怕冒犯别人害怕冒犯别人 保持消息灵通保持消息灵通 享受社交乐趣享受社交乐趣 当作现成的借口当作现成的借口27处理来电的技巧处理来电的技巧当在处理当在处理重要事件重要事件时，处理来电的四个方法：时，处理来电的四个方法：代理代理尽量由尽量由别人回答别人回答转接转接转接给部转接给部门内其他门内其他能协助的人能协助的人暂缓暂缓同事留言，同事留言，告知对方告知对方你何时复电你何时复电速办速办紧急状况紧急状况或重要人

14、或重要人物电话物电话28处理打出的电话处理打出的电话把需要打的电话分类，分批打完把需要打的电话分类，分批打完集合所有电话，在某一个时间一并打掉集合所有电话，在某一个时间一并打掉最重要的电话先行处理最重要的电话先行处理以谈正事的立场作开场白以谈正事的立场作开场白29个人管理个人管理个人浪费时间的因素个人浪费时间的因素 电话干扰电话干扰 外界干扰外界干扰 贪求过多贪求过多 无法抗拒无法抗拒 拖延工作拖延工作 文书工作文书工作30应付外界干扰的技巧应付外界干扰的技巧确定约见的优先次序确定约见的优先次序l最重要的人和事最重要的人和事立即处理；立即处理；l次重要的人和事次重要的人和事如可迅速解决的，立即

15、如可迅速解决的，立即处理，否则，稍后应付；处理，否则，稍后应付；l次要的人和事次要的人和事安排在稍后的时间处理。安排在稍后的时间处理。对于不断骚扰你的人对于不断骚扰你的人l直截了当地告诉他你现在没空直截了当地告诉他你现在没空31个人管理个人管理个人浪费时间的因素个人浪费时间的因素 电话干扰电话干扰 外界干扰外界干扰 贪求过多贪求过多 无法抗拒无法抗拒 拖延工作拖延工作 文书工作文书工作32贪求过多的心理成因贪求过多的心理成因揽下过多的工作以满足个人成就感揽下过多的工作以满足个人成就感缺乏安全感，为了证明自己的价值缺乏安全感，为了证明自己的价值无法授权，或缺乏授权的技巧无法授权，或缺乏授权的技巧

16、对时间估算不切实际对时间估算不切实际不知如何拒绝别人不知如何拒绝别人没有计划和组织能力没有计划和组织能力完美主义完美主义33怎样抑止贪求过多的心理？怎样抑止贪求过多的心理？别再告诉自己工作越多越能发挥最好的别再告诉自己工作越多越能发挥最好的工作表现工作表现千万不要插手下属没做的份内事千万不要插手下属没做的份内事不要假定每件事情都是现在非做不可不要假定每件事情都是现在非做不可反省自己工作的计划和组织是否合理反省自己工作的计划和组织是否合理不要凡事追求完美不要凡事追求完美34个人管理个人管理个人浪费时间的因素个人浪费时间的因素 电话干扰电话干扰 外界干扰外界干扰 贪求过多贪求过多 无法抗拒无法抗拒

17、 拖延工作拖延工作 文书工作文书工作35如何克服如何克服“无法拒绝无法拒绝”？ 学会学会“拒绝拒绝”四部曲：四部曲：倾听倾听回绝回绝提出提出理由理由提供提供建议建议36个人管理个人管理个人浪费时间的因素个人浪费时间的因素 电话干扰电话干扰 外界干扰外界干扰 贪求过多贪求过多 无法抗拒无法抗拒 拖延工作拖延工作 文书工作文书工作37拖延工作包括哪些？拖延工作包括哪些？不熟悉的工作不熟悉的工作带风险的工作带风险的工作棘手的重大工作棘手的重大工作琐碎的工作琐碎的工作沉闷的工作沉闷的工作令人不快的工作或人事令人不快的工作或人事38 先做重要工作，后做次要工作先做重要工作，后做次要工作 不要只顾完成不要

18、只顾完成“工作清单工作清单”工工作作优先次序不明优先次序不明 把工作分成若干份把工作分成若干份 定出着手工作的时间定出着手工作的时间 把事情把事情“公开公开”，给别人知道，给别人知道拖延工作时间拖延工作时间 确定何时有此问题，尽量减少确定何时有此问题，尽量减少闲聊过多、做白日梦闲聊过多、做白日梦 即时去做即时去做 分派下属去做分派下属去做 放在待处理文件架放在待处理文件架积压文件积压文件行动行动问题问题如何避免拖延工作？如何避免拖延工作？39个人管理个人管理个人浪费时间的因素个人浪费时间的因素 电话干扰电话干扰 外界干扰外界干扰 贪求过多贪求过多 无法抗拒无法抗拒 拖延工作拖延工作 文书工作文

19、书工作40如何处理大量的文书工作？如何处理大量的文书工作？每天花每天花10分钟清理你的电子邮箱或桌面分钟清理你的电子邮箱或桌面 的的文件文件建立一套清楚、有条理的档案系统建立一套清楚、有条理的档案系统不需要保留的文件在处理完毕后立即弃掉不需要保留的文件在处理完毕后立即弃掉每月做一次邮箱或档案的整理每月做一次邮箱或档案的整理每年做一次邮箱或档案的清理每年做一次邮箱或档案的清理41练习练习3 3：个人管理问卷：个人管理问卷用用5分钟时间完成问卷；分钟时间完成问卷；请按个人以往实际的情况填写。请按个人以往实际的情况填写。42有效的会议技巧有效的会议技巧 只在必要的时候开会只在必要的时候开会 提高会议

20、效率和成效提高会议效率和成效43有效的会议技巧有效的会议技巧会议举行前会议举行前l确定会议的目的：确定会议的目的：l协调行动与交换资讯协调行动与交换资讯l讨论问题，达成决策讨论问题，达成决策l激励团队激励团队44有效的会议技巧有效的会议技巧会议举行前会议举行前l预先拟定会议议程，给每项议题设下时间限预先拟定会议议程，给每项议题设下时间限制；制；l选定适当的开会日期和地点；选定适当的开会日期和地点；l确定开会时间和结束时间；确定开会时间和结束时间；l确保议程在最少两个工作天前提供给与会者；确保议程在最少两个工作天前提供给与会者；l提前确认与会者是否可以出席，有没有安排提前确认与会者是否可以出席，有没有安排代表出席。代表出席。45有效的会议技巧有效的会议技巧会议举行时会议举行时l准时开始会议；准时开始会议；l会议主持人应明确会议目的；会议主持人应明确会议目的；l议