单据-物流帐培训

1、厦门上智一品科技有限公司 单据单据- -物流帐管理物流帐管理培训培训 （资材资材部部）主讲人主讲人：赖永赖永明明 日日 期：期：2015-12-9一、背景说明：一、背景说明：资材部单据资材部单据使用管理培训使用管理培训思考：什么是单据？为什么要单据呢？要用什么单据呢？工作过程当中经常遇到这几个问题？思考这几个问题？如：生活中银行交易凭证；工作中【联络单】、材料进出仓单据等等！类别类别纸档纸档电子电子本课程二、目的与范围：二、目的与范围：1、涉及范围：进出仓所有单据；2、目的：2.1 规范材料进出仓单据使用管理；2.2 为账务管理做账凭证提供有效支撑；资材资材部单据部单据使用管理培训使用管理培训

2、三、职能：三、职能：1、涉及部门：使用单位、财务、各对口仓库；2、各部门职能：2.1 共用：作为进出仓单据凭证；另外，同样的保管作用；2.2 差异：发起为使用单位，审核为仓库，财务起到监督的主要作用；资材资材部单据部单据使用管理培训使用管理培训四四、内容：、内容：4.1-4.1-单据类别区分单据类别区分进、出进仓单据出仓单据4.1.14.1.1 进、出仓区分进、出仓区分对口单位配件仓库成品仓库打标仓库辅料仓库4.1.2 4.1.2 对口单位区分对口单位区分资材资材部单据部单据使用管理培训使用管理培训四、内容：四、内容： 4.1- 4.1-单据类别区分单据类别区分4.1.2.14.1.2.1、配

3、件仓库单据：、配件仓库单据：配件仓库领料单其他领料单补料单超额补料单合格品退料单不合格品退料单资材资材部单据部单据使用管理培训使用管理培训四、内容：四、内容： 4.1- 4.1-单据类别区分单据类别区分4.1.2.24.1.2.2、配件仓库单据：、配件仓库单据：成品仓库入库移转单出库通知单销售出库单资材资材部单据部单据使用管理培训使用管理培训半成品仓库入库移转单委外申请单委外出库单四、内容：四、内容： 4.2- 4.2-单据说明；单据说明；4.2.14.2.1 配件仓库单据说明：配件仓库单据说明：资材资材部单据部单据使用管理培训使用管理培训4.2.1.1 【工单领料单】：根据生产指令单批次数量

4、并按照标准领料进行领料物料使用；4.2.1.2 【其他领料单】：无生产指令单而其他用途使用领取物料；4.2.1.3 【补料单】：有生产指令单因物料不良而进行补料；4.2.1.4 【超额补料单】：有生产指令单因物料丢失、称重误差及生产后的材料变更管理 而进行补料；4.2.1.5 【不合格品退料单】：有生产指令单因物料不良品（经品管鉴定后予以不合格品退料处置的物料）的物料予以退料；四、内容：四、内容： 4.2- 4.2-单据说明；单据说明；资材资材部单据部单据使用管理培训使用管理培训4.2.1.6 【合格品退料单】：有生产指令单因超发物料或订单取消而进行退料；4.2.14.2.1 配件仓库单据说明

5、：配件仓库单据说明：4.2.24.2.2 成品仓库单据说明：成品仓库单据说明：4.2.2.1 【入库移转单】：有生产指令单并按生产指令单批量进行生产入库,即成品入库单，4.2.2.2 【出库通知单】：有销售指令单延伸的销售出库通知，仓库依据出库通知进行备货4.2.2.3 【销售出库单 】：有销售通知单开始作业，仓库依据物流信息做出货作业四、内容：四、内容： 4.3- 4.3-单据管理流程；单据管理流程；资材部单据资材部单据使用管理培训使用管理培训单据制作 单据设计：功能、内容、页数、顺序号独立； 单据制作：外发印刷； 责任部门；由资材部总体、协调负责；单据领取 使用单位根据需求领取并办理手续；

6、 领取要求：顺序号码领取； 手续办理：由资材统一管理（包含账务）；使用选择 单据使用性质； 对照单据类别及单据使用说明，选择合适单据；4.3.14.3.14.3.24.3.24.3.34.3.3四、内容：四、内容： 4.3- 4.3-单据管理流程；单据管理流程；资材部单据资材部单据使用管理培训使用管理培训单据填写 内容：共性单据填写方式：日期、单位、指令单号、物料品号/规格/品名/数量；不同填写内容：为“用途/原因”和“签单”； 书写要求：需要保证完整、正确，字迹需要工整、清晰可见；报废单据、空白单据；单据会签 单据签单：根据单据“用途/原因”接单据类别进行签单； 代理制度：人员根据代理要求进

7、行签单审核；单据使用 凭证：材料进、出各仓库的凭证； 记账、销账凭证； 由使用单位发起、仓库审核并依据进、出物料和账务管理；财务审核监督并记账跟踪；4.3.44.3.44.3.54.3.54.3.64.3.6四、内容：四、内容： 4.3- 4.3-单据管理流程；单据管理流程；资材部单据资材部单据使用管理培训使用管理培训单据存放 保存要求：保存期限，存放完整、有序、方便查阅； 保密要求：数据为财务机密，非经允许不准外泄；单据使用 单据查阅：单据涉及部门可以查阅涉及单据；非单据涉及部门需申请查阅； 信息提取：依据账务记录要求提取单据记录信息；单据销毁 销毁理由：保存期限到期或无保存价值/申请报废；

8、 销毁：焚烧或以粉碎机进行粉碎处置；4.3.14.3.14.3.24.3.24.3.34.3.3五、单据（原始凭证）的概念五、单据（原始凭证）的概念一、一、会计凭证会计凭证：是记录经济业务的发生和完成情况，明确经济责任，作为：是记录经济业务的发生和完成情况，明确经济责任，作为记账依据的书面证明。记账依据的书面证明。 （一）会计凭证的作用：（一）会计凭证的作用： 1 1、起审核经济业务的作用、起审核经济业务的作用 2 2、起记账依据的作用、起记账依据的作用 3 3、起加强岗位责任制的作用、起加强岗位责任制的作用 （二）会计凭证按照它的填制程序和用途，可以分为（二）会计凭证按照它的填制程序和用途，

9、可以分为原始凭证原始凭证和和记账记账凭证凭证两大类。两大类。 二、单据：即原始凭证，是用来记载经济业务的发生和完成情况，并作二、单据：即原始凭证，是用来记载经济业务的发生和完成情况，并作为记账原始依据的会计凭证。为记账原始依据的会计凭证。 但原始凭证不一定都是会计凭证但原始凭证不一定都是会计凭证 单据按照其来源可以分为：外来凭证和自制凭证。单据按照其来源可以分为：外来凭证和自制凭证。外来凭证外来凭证：与外单位发生经济业务时，由外单位填制的凭证，例如：与外单位发生经济业务时，由外单位填制的凭证，例如：1.1.购购物时候由销货单位开给的发票，物时候由销货单位开给的发票，2.2.付款时候由收款方开给

10、的收据，付款时候由收款方开给的收据，3.3.购购买车票的时候由运输单位填制的车票，买车票的时候由运输单位填制的车票，etc.etc.自制凭证自制凭证：本单位内部发生经济业务时，由本单位有关经办人员自行填制：本单位内部发生经济业务时，由本单位有关经办人员自行填制的凭证，例如：的凭证，例如：1.1.用料单位向仓库领料时候填制或打印的领料单，用料单位向仓库领料时候填制或打印的领料单，2.2.产产品完工入库时填制的入库单，品完工入库时填制的入库单，3.3.发放职工工资时编制的工资单，发放职工工资时编制的工资单，etcetc。 六、六、 仓储管理常用单据作用与注意事项仓储管理常用单据作用与注意事项二、二

11、、 供方送货单供方送货单（一）作用（一）作用：供方送货单是供应商向公司提供物料时所开具的原始单据，是向品质报检、：供方送货单是供应商向公司提供物料时所开具的原始单据，是向品质报检、办理入库的凭证办理入库的凭证。（二）供方送货单以下栏目必须填写（对于供应商送货单不规范的，仓库可拒绝收单）（二）供方送货单以下栏目必须填写（对于供应商送货单不规范的，仓库可拒绝收单）1 1、供方单位；（必须是全称）、供方单位；（必须是全称）2 2、物料编码（不允许多写或简写）、物料描述，单位；、物料编码（不允许多写或简写）、物料描述，单位；3 3、送货数量、实收数量（数量栏不允许出现加或减的现象）：必须是阿拉伯数字，

12、不允、送货数量、实收数量（数量栏不允许出现加或减的现象）：必须是阿拉伯数字，不允许出现简写，例如许出现简写，例如10T,10T,（实收数字最好是大写中文数字）。送货数量跟单位一定统一。（实收数字最好是大写中文数字）。送货数量跟单位一定统一。常见错误：实际送货常见错误：实际送货20002000公斤的时候，供应商实际写成单位是公斤，送货数量写公斤的时候，供应商实际写成单位是公斤，送货数量写2 2。4 4、实收数量只可小于或等于送货数量；、实收数量只可小于或等于送货数量；5 5、供方送货员；、供方送货员；6 6、需方仓管员（到货日期、到货时间）；、需方仓管员（到货日期、到货时间）；7 7、将系统中产

13、生的收据号必须填写（便于供应商后期对账）；、将系统中产生的收据号必须填写（便于供应商后期对账）；注：物料必须由品质部确认合格状态才可收货。注：物料必须由品质部确认合格状态才可收货。（三）注意（三）注意事项：送货单按单中各项规范填写，书写要清楚规范，写清供方单位名称并事项：送货单按单中各项规范填写，书写要清楚规范，写清供方单位名称并在供方处签字或盖章，送货单上必须有质检人员的签名与盖章，经确认合格，数量一在供方处签字或盖章，送货单上必须有质检人员的签名与盖章，经确认合格，数量一致时方可在需方签字并注明时间和日期，所开单据为五联单，其中红联和黄联由仓库致时方可在需方签字并注明时间和日期，所开单据为

14、五联单，其中红联和黄联由仓库留存，其余三联由供方带回留存，其余三联由供方带回。（目前要求仓库将白联留下来，用于打包之用）。（目前要求仓库将白联留下来，用于打包之用）。七、仓储管理常用单据作用与注意事项七、仓储管理常用单据作用与注意事项三、外协无工单入库申请表三、外协无工单入库申请表（一）一式二联：白联由供应商留存，红联仓管员记帐联，凭此联在系统（一）一式二联：白联由供应商留存，红联仓管员记帐联，凭此联在系统中进行无工单完成（委托加工）。中进行无工单完成（委托加工）。1 1、外协厂家将加工后的产品送回物资仓库。此时厂家开具标准的供方送、外协厂家将加工后的产品送回物资仓库。此时厂家开具标准的供方送

15、货单具，对于装配件完工入库开具无工单入库申请表。货单具，对于装配件完工入库开具无工单入库申请表。2 2、仓管员根据厂家实际到货的数量签收外协无工单入库申请表。、仓管员根据厂家实际到货的数量签收外协无工单入库申请表。3 3、在系统帐处理完毕后在备注栏中将、在系统帐处理完毕后在备注栏中将“计划编号计划编号”填写上，并根据计划填写上，并根据计划编号打印出三联编号打印出三联 “ “委外加工入库单委外加工入库单”（二）作用：无工单是外协厂家从公司调料、进行加工，和公司结算加工（二）作用：无工单是外协厂家从公司调料、进行加工，和公司结算加工费所开具的原始凭证。费所开具的原始凭证。（三）注意事项：无工单与供

16、方送货单一样，物料编码与描述要一致，由（三）注意事项：无工单与供方送货单一样，物料编码与描述要一致，由厂家在供方签字或盖章，书写要清楚规范，无工单上必须有质检人员厂家在供方签字或盖章，书写要清楚规范，无工单上必须有质检人员的签名与盖章。的签名与盖章。八、仓储管理常用单据作用与注意事项八、仓储管理常用单据作用与注意事项四、生产领料单四、生产领料单（一）作用（一）作用：生产领料单是生产车间根据生产计划向仓库领料所开具：生产领料单是生产车间根据生产计划向仓库领料所开具的单据，可分为推式和拉式。的单据，可分为推式和拉式。（二）注意（二）注意事项：事项：1 1、推式领料单要严格按照任务发料，不得多发或少

17、发；、推式领料单要严格按照任务发料，不得多发或少发；2 2、拉式领料单可以不按任务发料，可以按整个批次发料；、拉式领料单可以不按任务发料，可以按整个批次发料；3 3、所有领料单都必须、所有领料单都必须有配送签字有配送签字确认后方可做事务处理，不允许其确认后方可做事务处理，不允许其他人员代签他人员代签。4 4、实际领用数量栏有涂描现象应有责任人签字；、实际领用数量栏有涂描现象应有责任人签字；( (仓管员自己签字无仓管员自己签字无效）效）5 5、按每次实际上线的数量由领料人签字确认，多次上线的数量应每、按每次实际上线的数量由领料人签字确认，多次上线的数量应每笔都有领料人签字确认；笔都有领料人签字确

18、认；6 6、每天按实际发放的数量登记存卡、账本，在系统中进行帐务处理、每天按实际发放的数量登记存卡、账本，在系统中进行帐务处理（注意帐务处理的及时性）；（注意帐务处理的及时性）；7 7、实际领用人栏内不允许有送料工代签字；、实际领用人栏内不允许有送料工代签字；九、仓储管理常用单据作用与注意事项九、仓储管理常用单据作用与注意事项五五、生产退料单、生产退料单（一）作用：生产退料单是车间因各种原因所不能完成的任务或月底清（一）作用：生产退料单是车间因各种原因所不能完成的任务或月底清线向仓库清退物料的单据。线向仓库清退物料的单据。（二）注意事项：生产退货单上必须注明退货原因并有品质人员签字且（二）注意

19、事项：生产退货单上必须注明退货原因并有品质人员签字且确保物料是合格的，仓库才予接收。确保物料是合格的，仓库才予接收。（三）无任务退料单：一定要备注无任务退料原因。（三）无任务退料单：一定要备注无任务退料原因。账务处理：从车间盘点仓退回物资仓（子库存转移）账务处理：从车间盘点仓退回物资仓（子库存转移）十、相关单据签字、审核人十、相关单据签字、审核人十一、账簿和存卡十一、账簿和存卡一、账簿（或存卡）的涵义一、账簿（或存卡）的涵义账簿是由一定格式和相互联系的帐页所组成，用来序时地、账簿是由一定格式和相互联系的帐页所组成，用来序时地、分类地记录经济业务的会计簿籍。分类地记录经济业务的会计簿籍。二、账簿

20、（或存卡）的作用二、账簿（或存卡）的作用1 1、将分散的凭证资料进行归类整理，形成有用的信息；、将分散的凭证资料进行归类整理，形成有用的信息；2 2、为编制会计报表和进行成本计算等提供资料；、为编制会计报表和进行成本计算等提供资料；3 3、作为经济档案的保存，以备查分析。、作为经济档案的保存，以备查分析。十二、记账技术十二、记账技术一、记账要用蓝黑墨水书写，不能用圆珠笔或铅笔，以保证账簿一、记账要用蓝黑墨水书写，不能用圆珠笔或铅笔，以保证账簿记录清晰耐久，便于日后查考。红笔只能限于冲账、划线和改记录清晰耐久，便于日后查考。红笔只能限于冲账、划线和改错时使用，不能够乱用。错时使用，不能够乱用。二

21、、账薄应按页次编号，防止散失。记账时，应按页次逐页逐行二、账薄应按页次编号，防止散失。记账时，应按页次逐页逐行登记，不能跳行隔页；如果发生了跳行隔页，应在跳行隔页的登记，不能跳行隔页；如果发生了跳行隔页，应在跳行隔页的空白处用单红线划一对角线，并在摘要栏注明空白处用单红线划一对角线，并在摘要栏注明“作废作废”字样。字样。三、摘要栏应简明扼要地写明经济业务的内容。金额栏的数字应三、摘要栏应简明扼要地写明经济业务的内容。金额栏的数字应填写清楚，易于辨认。字体大小应占每行账格的三分之二左右，填写清楚，易于辨认。字体大小应占每行账格的三分之二左右，以便于发生差错时更正。以便于发生差错时更正。四、账页记

22、完时，应在每页最后一行的四、账页记完时，应在每页最后一行的“摘要摘要”栏写上栏写上“转次页转次页”字样，并结出借、贷方的发生额累计和余额；在下一页第一行字样，并结出借、贷方的发生额累计和余额；在下一页第一行的的“摘要摘要”栏中，写上栏中，写上“承上页承上页”（或（或“接上页接上页”）字样，将）字样，将上页末的发生额和余额转入，然后在下一行开始登记新的业务。上页末的发生额和余额转入，然后在下一行开始登记新的业务。这样可以保持账页之间的登记的连续性，防止被任意抽换。这样可以保持账页之间的登记的连续性，防止被任意抽换。十三、记账错误的更正方法账簿是重要的经济档案，应保持整洁。记账要力求正确清楚，万一

23、发生记账错账簿是重要的经济档案，应保持整洁。记账要力求正确清楚，万一发生记账错误，应按照规定方法更正，切忌乱涂乱改和刮、擦、挖、补，也不能用退色误，应按照规定方法更正，切忌乱涂乱改和刮、擦、挖、补，也不能用退色灵或修正液进行褪色更正。灵或修正液进行褪色更正。记账错误的更正方法：划线更正法、红字冲销法和蓝字补充法。记账错误的更正方法：划线更正法、红字冲销法和蓝字补充法。一、划线更正法（红线更正法）一、划线更正法（红线更正法）1 1、定义、定义划线更正法（又名红线更正法）：是指用划线注销原有的错误记录，然后在划划线更正法（又名红线更正法）：是指用划线注销原有的错误记录，然后在划线上面写正确记录的一种方法。线上面写正确记录的一种方法。2 2、适用范围、适用范围划线更正法主要适用于记账当时发现的笔误，或结账前发现某一数字记错，但划线更正法主要适用于记账当时发现的笔误，或结账前发现某一数字记错，但不影响下面一连串数字的计算。不影响下面一连串数字的计算。3 3、更正方法、更正方法划线更正时，应用尺在写错的文字或数字是上划一道单红线，以保持账簿整洁划线更正时，应用尺在写错的文字或数字是上划一道单红线，以保持账簿整洁和被划去的字体仍清晰可辨，然后在划线上方空白处写上正确的文字或数字，和被划去的字体仍清晰可辨，然后在划线上方空白处写上正确的文字或数字，并加盖更正人