文件编写要点

1、文件的作用1：降低成本 ：文件标准的有效执行必然能提高生产效率、降低生损耗、减少浪费，也就等于间接地降低，生产成本。 在考虑用螺丝把两个东西固定起来时，任何一个设计师都会选用一个标准件螺丝，而不是重新设计 一个，因为重新设计的螺丝永远不会比标准件螺丝便宜。2：减少变化变化是工厂管理的大敌，推进文件标准化，可以通过规范人们的工作方法来减少结果的变化。 工厂里员工的操作是根据作业指导书来进行的，这也是一种标准化工厂管理效率、品质稳定的有力保证。文件的作用w3：便利性和兼容性 古时有一个人的鞋子坏了，决定去城里再买一双。走到路上突然想起未量尺码，赶紧跑回去量了量旧鞋，折草为码，高高兴兴拎着草码又上路

2、了。到了城里，鞋店伙计问他要多大的鞋，他一看手上：草码掉了!二话不说就出店往回找去了!文件的作用4：积累技术 如果一个员工在工作实践中找到了做某项工作的最佳方法，却没有拿出来与他人共享，那么这个方法将随着这位员工的离去而流失。推进文件标准化，就可以让这些好方法留在公司里。5：明确贡任 明确问题责任是我们采取针对性对策的关键，标准化的推进能让我们更简单地确定问题的责任。 如果一项不好的操作导致了一个问题的出现，我们可以通过让操作员重复这项操作来确定问题的责任是主管制定的作业指导书不好还是操作员没有完全按作业指导书操作。明确了责任之后，我们才有可能对今后的工作作出改进。3 3 标准对文件的要求标准

3、对文件的要求wISO14001中必须建立并保持程序的有：w4.3.1环境因素；w4.3.2法律和其它环境要求；w4.4.2能力、培训和意识；w4.4.3信息交流；w4.4.5文件控制；w4.4.6运行控制；w4.4.7应急准备和响应；w4.5.1监测和测量；w4.5.3不符合，纠正和预防措施；w4.5.4记录控制； 4.5.5内部审核。20042004版版ISO14001ISO14001标准规定应形成的文件标准规定应形成的文件4.3.1 4.3.1 环境因素识别与评价程序环境因素识别与评价程序4.3.2 4.3.2 法律、法规和其他要求的识别及获得程序法律、法规和其他要求的识别及获得程序4.4

4、.2 4.4.2 环境培训程序环境培训程序 4.4.3 4.4.3 信息交流程序信息交流程序4.4.5 4.4.5 文件控制程序文件控制程序 4.4.6 4.4.6 运行控制程序运行控制程序4.4.7 4.4.7 应急准备和响应程序应急准备和响应程序 4.5.24.5.2遵守法律法规情况定期评价遵守法律法规情况定期评价程序程序4.5.14.5.1环境监测和测量程序环境监测和测量程序 4.5.34.5.3不符合，纠正和预防措施程不符合，纠正和预防措施程序序4.5.4 4.5.4 环境记录控制程序环境记录控制程序 4.5.54.5.5环境管理体系审核程序环境管理体系审核程序4.2 4.2 环境方针

5、环境方针 4.3.3 4.3.3 环境目标、指标、环境管理方案环境目标、指标、环境管理方案 4.4.1 4.4.1 组织结构和职责和权限组织结构和职责和权限4.4.4 4.4.4 环境管理体系文件环境管理体系文件 4.6 4.6 管理评审管理评审 3 3 标准对文件的要求标准对文件的要求14001中4.4.6和4.4.7应制定的程序1.大气污染控制程序；2.污水控制程序；3.能源、资源管理程序；4.固体废弃物控制程序；5.噪声控制程序；6.危险品管理程序；7.研究与开发的管理程序；8.采购及合同管理程序；9.原材料及产品储运管理程序；10、实验室管理程序；11.用户服务管理程序；12.新、改、

6、扩管理程序、13.相关方管理程序；14应急准备和响应程序。3 3 标准对文件的要求标准对文件的要求1.培训记录；2.职业健康安全检查记录；3.审核记录；4.协商记录；5.事故、事件报告；6.事故、事件跟踪记录；7.职业健康安全会议记录8.医疗测试报告；9.健康检测报告；10.个体防护设施发放和维护记录；11.应急响应演练记录；12.管理评审记录；13.危险源辩识、风险评价和风险控制记录。3 3 标准对文件的要求标准对文件的要求文件的整合：1.方针的整合；2.目标、指标的整合3.职责和权限；4.文件控制、记录控制、内部审核、管理评审、能力、意识和培训、监视和测量设备的控制；以上三体系通用要求。5

7、.沟通与信息交流内部沟通5.5.34.4.3.a-4.4.3（2.3）外部沟通7.2.3-4.4.3.b-4.4.3.（1）、4.4.6（3、4）中相关要求。3 3 标准对文件的要求标准对文件的要求6.法律、法规和其它要求：应以环境和健康体系标准的要求为准；同时考虑9001中5.1.a，7.2.1c.7.3.2.b的要求。7.纠正和预防措施： 8.5.2和8.5.3-4.5.3-4.5.28.管理方案：单独、或者14001和18001整合；9、应急准备和响应：14001和18001整合；10、设备管理： 6.3、7.5.1.c、7.5.2b-4.4.6-4.4.6中对设备的要求进行整合。一、文

8、件编制准备1.领导参与：文件对内部的法规作用和对外部的保证作用是以企业领导者的名义起作用的。为此领导者必须重视和参与这项工作。2.人员配置；3.文件编制策划：4.资料收集与分析；5.完善职能、确定职权；6.制定文件编写计划；7.任务分配。一、文件编制准备人员配置要求：人员配置要求：1)由该要素的主责部门作为文件的编制部门，分管该项工作的主管人员作为文件的编写人员；(2)具有较高的质量、环境及职业健康安全意识；(3)了解企业质量、环境及职业健康安全管理工作的历史和现状；(4)经过标准培训熟悉GBT 19001、GBT 24001和GBT 28001标准；(5)经过文件编写培训，文字表达能力较强；

9、(6)善于协调工作，有一定的沟通能力。 由编写人组成整合型管理体系文件编制机构，编制机构整体素质的优劣是编好文件和重要条件。一、文件编制准备文件编制策划：文件编制策划：(1)整合型管理体系策划；(2)管理方针、管理目标、指标策划；(3)产品实现过程、环境因素、危害因素策划(识别)；(4)资源配置策划；(5)整合型管理体系文件策划。 整合型管理体系文件编制的策划完成后，文件编制机构便可以着手开展工作。一、文件编制准备资料的收集和分析：资料的收集和分析： 要求凡符合标准要求者均可继续使用，以保持管理的连续性和持续有效性。 (1)现有质量管理及其他管理工作的规定、岗位职责、质量手册(若有时)、各类质

10、量记录(清单)、各类技术文件(清单)、工作标准和各种管理制度等进行收集和分析；(2)现有环境管理及企业机构、规模、工艺流程图、社区平面图、厂区平面图、排污管网图、环境影响评审报告、“三同时”验收报告、污染物监测报告、以往事故(事件)报告、相关法律(法规)、标准(规范)、现有的管理制度、使用的废弃物清单、化学危险品清单、材料安全参数(MSDS)、资源(能源)消耗情况以及相关方的抱怨等进行收集和分析； (3)职业健康安全管理及职业健康安全法规和其他要求清单、危险源、风险评价、重大风险清单，现有的职业健康安全文件，事故调查报告等进行收集和分析。一、文件编制准备 完善职能，确定职权：完善职能，确定职权

11、： 完善职能是编写文件的重要基础性工作，要从以下方面开展工作。 (1)明确整合型管理体系过程(要素)或活动所涉及的职能部门(强相关为主责部门，其次为相关部门)，根据管理活动的范围明确或补充欠缺职能 (2)由文件编制机构提出职责和权限方案，以便在管理手册和程序文件中落实有关部门的职责和权限。具体内容有：明确各部门在管理活动中承担的职责；明确该职责所应有的权限；明确各相关接口部门的职责和权限等。 一、文件编制准备制定文件编写计划：制定文件编写计划： 首先是确定体系中各文件的主责部门和定各文件的主要责任人，由主要责任人或其他熟悉相关活动的人为文件的起草人，其次是确定文件编写计划，其主要内容有： (1

12、)规定体系中各个文件的编写部门和编写人； (2)规定编写的时间及完成的时间要求； (3)规定各个文件的审核部门和审核人员；任务分配任务分配：在资料收集与分析和职责确定的基础上，对需要编制的文件按计划在其主要部门之间分配，确定主要责任人，并现时完成。 一、文件编制准备文件编写计划表：序号文件编号文件名称编写部门和人员要求完成时间审核部门/人员审核时间1Q/MM1/1-2005管理手册企管部/张6月18日公司领导/成6月24数据分析管理程序工程管理部/张6.10企管部/王 6.15一、文件编制准备文件编写方法文件编写方法 1.自上而下依次展开的编写方法 2.自下而上的编写方法 3.从程序文件开始，

13、向两边扩展的编写方法 一、文件编制准备自上而下依次展开的编写方法自上而下依次展开的编写方法 1.按质量方针、质量目标、质量手册、质量程序文件、作业指导书、质量记录的顺序编写 2.此方法利于上一层次文件与下一层次文件的衔接 3.此方法对文件编写人员，特别是手册编写人员的要求较高 4.此方法使文件编写所需时间较长 5.此方法必然会伴随着反复修改 一、文件编制准备w自下而上的编写方法自下而上的编写方法 1.按基础文件、程序文件、质量手册的顺序编写 2.此方法适用于原质量管理基础较好的组织 3.此方法如无文件总体方案设计指导易出现混乱 一、文件编制准备w从程序文件开始，向两边扩展的编写方法从程序文件开

14、始，向两边扩展的编写方法 1.先编写程序文件，再开始手册和基础性文件的编写 2.此方法的实质是从分析活动，确定活动程序开始 3.此方法有利于标准的要求与组织的实际紧密结合 4.此方法可缩短文件编写时间 二、文件编制要点1.抓住重点：为“重要的少数”制订文件；2.语言平实简洁： 语言深奥、难懂-作业人员无法理解文件； 厚厚的大部头-让人望而生畏，不愿意读；3.目的和方法要明确：具体地描述目的和方法，保证预期结果的达成。4.注重内函，不重形式；5.明确各部门的责任；6.容易遵循：文件容易遵循，才能保证彻底贯彻执行； a.制定前，要考虑遵守的难易度，确定合适的方法； b.经常检查遵守情况，执行不好要

15、调查原因，寻求对策。7.彻底实施。二、文件编写原则w编制程序的目的（为什么）w范围（产品、组织范围）（做什么）w职责（由谁来做）w时间（什么时候做）w过程、流程（如何做）w效果（做得怎么样）w以上就是5个W1个H原则二、文件编写原则w对过程的识别和管理应强调以下方面的重要性：w理解并满足要求；需要从增值的角度考虑过程；w获得过程业绩和有效性的结果；w基于客观的测量、持续改进过程。二、文件的编写原则本着精简高效的原则,应不断多问几个为什么?审定以下哪些是没有必要的过程（业务）,这个工作是否有必要.w为什么不能取消?w为什么用这种方法?有没有更好的方法?w为什么在这个阶段确认,它能否改变?w为什么

16、按照这种程序,能否改变这种程序?w为什么这样设计?能否改变改变它的设计?w为什么有这些步骤?能否简化或合并?w为什么要买些这些材料?有没有更便宜的材料可以替代? -能提高效率能提高效率,缩短时间缩短时间,那么这就是精简业务优那么这就是精简业务优化流程的要点化流程的要点.三、文件编写的误区 w一文件过于抽象而难以明白或是难以给予具体量化;w二文件要求不切实际难以或不可能做到;w三与员工的切身利益不挂钩,做不做都一样,无关痛痒;w四文件太多,执行者疲于奔命;w五文件不详细,仅有目的和结果,员工不知道究竟该怎样做.四、如何让员工执行文件1.灌输遵守文件标准的意识;2.全员要理解文件标准化的意义按标准

17、作业是不良、浪费、交货延迟等三方面的情况为零的三零工程.3.各级主管要现场指导跟踪确认-作什么?如何做?重点在哪里?4 .宣传的揭示标准作业方法让所有的员工都知道.5.标准作业方法要显示在很显眼的位置.6.接受别人的质疑7.对违反的行为要严厉地指责8.不断地完善9.要定期地检查修正10.向新的文件作业标准挑战五、文件的修订1.文件的内容难以理解；2.文件定义的任务难以执行；3.当产品、服务的品质水平已经改变；4.当发现问题及步骤已改变时；5.当部件或材料已经改变时；6.当工作程序已经改变时；7.当外部因素要求改变时（如环境问题）8.当法律法规或其它要求已经改变时；9.上层标准（ISO）已经改变

18、时。五、公司其它管理制度的编写要点 1.明确企业宗旨明确企业宗旨。每一个企业的诞生，都有它的目标与宗旨，企业只有明确自己的目标与宗旨，确定中心主题，所有的管理规章制度才能紧紧围绕这个中心主题去编制、执行、维护，一旦与这个中心产生冲突都应该无效。2.2.成立成立“立法立法”部门部门。企业应成立专门负责制度管理工作之部门，编制或协助各个部门编制各项制度，使之各项制度的编制都建立在企业的立场上，而非从各个部门自己的角度出发。“立法”部门负责推行企业制度建设工作，3.3.宣传、沟通、教育。宣传、沟通、教育。员工的素质良莠不齐，要员工马上改变以往不良的工作习惯，这是不切实际的，“立法”部门与企业各阶层管理人员应不断的对员工进行制度宣传、教育、沟通，了解员工的心态，帮助员工积极转变态度，使员工了解制度建设的目的，潜意思的形成对制度的遵守，矫正不良行为。五、公司其它管理制度的编写要点4.4