控制减少办公用品费用

1、关于降低办公费用指导性的建议为积极响应和贯彻公司“降本增效工作，进一步降低办公本钱， 减少办公费用开支，遏制浪费现象，结合公司实际情况特拟订指导性 建议。一、办公费用是指固定资产购置费、低值易耗品购置费、 500 元以下办公用品及耗 材费用、复印打印费、维修费等 5 项费用。二、管理职责1 、办公费用的归口管理部门是办公室，各部门 / 工程配合进行。2、办公室的职责：(1) 拟定年度办公费用的总指标，根据公司审批通过的总指标或 预算进行分解指标；(2) 指定专人按月对办公费用进行统计， 分摊费用到部门 / 工程与 人，每月 10 号前出上月的统计报表；(3) 按月收集各部门 / 工程固定资产、

2、低值易耗品、办公用品及耗 材的采购并汇总；(4) 负责办公费用的统计、审核并按月分解到个人，公用性质的 办公费用分解到各部门 / 工程公司公用的办公费用分到办公室但不纳 入办公室办公费用考核 ；(5) 负责固定资产购置费用、低值易耗品购置费用以及办公用品 和耗材费用、维修费用的请款以及报销手续办理；(6) 监督各部门/工程的费用使用情况并对可能超支的单位提前预警；(7) 负责办公费用的考核。每季度第一月10日前、每年一月份的10日前内分别对上季度、上一年的办公费用进行考核并公布考核结果。三、各部门/工程的职责：(1) 每月25日前填报本部门/工程次月的?办公用品月度需用方案申报表?交办公室；(

3、2) 负责对办公室提供的费用统计表进行确认并签署意见；四、办公费用控制1、坚持办公用品登记、签字、领用制度。各部门办公用品有专人管理，在申请领用文具类或纸张类办公用品时应将其上次领用情况作备 注说明。电池类用品一律实行“以坏换新的原那么，临时急用用品除外可反复使用的办公用品一律不得新购。2、 剪刀、订书机、计算器、直尺等人手一件，损坏按领用时间2年 以上允许以旧换新。如属于质量问题损坏，视情况而定3、加快推进无纸化办公，利用 0A办公系统或网络电子文档进行公 文处理，减少纸质文件和复印数量。4、根据文件需要确需纸质打印或复印时，要严格控制纸张数量，提倡纸张双面使用和单面废纸再利用。各部门打印机

4、、复印机旁设置“可再利用纸张收集箱，用于收集用纸过程中可再利用的纸张。打印、复 印非正式资料时，应首先使用收集箱中的单面纸张。属于保密资料的 文件，即不可再利用，各部门应及时销毁。5、 严格控制办公用品及复印纸张的领取，1包以上含1包的复 印纸必须经部门经理签批，并做好纸张用途及数量登记，接受质检的 监督检查。6、 电脑、打印机、复印机、机、照相机等设备，要落实管理责任， 加强管理延长其使用寿命，在使用中出现故障以检查维修为主，使用 期不考虑更换。尽量减少硒鼓、墨粉等材料的消耗量，防止因保管及 使用不当导致损耗，降低办公设备消耗；电脑设备不能维修的，统一 由电脑部整合作零部件再次利用。7、加强

5、复印机管理，各部门每次复印时在复印登记本上签字，综合 部随时抽查登记情况。财务对各部门办公用品使用情况进行季度专项 检查，并将结果纳入其绩效考核。8、办公笔提倡选用钢笔和墨水，减少中性笔或签字笔申购，重复利 用中性笔或签字笔笔套，到达降本的目的。9、减少申购，物品公用。如照相机、复印机、打印机网络打印 等，由专人保管建立内部借用登记制度。如需外借，未经领导批准， 保管人不得擅自外借，如因私自借出或使用保管不善造成损坏、丧失 的，按?酒店财务制度?进行赔偿。10、来访人员接待视情况提供一次性纸杯，尽量减少一次性纸杯的使 用量。五、办公配套费用控制1、用电1春秋季减少空调的开启；2冬夏季根据天气情

6、况，适度控制空调温度。办公区域夏季室内 温度26 C以上开启空调；冬季室内温度18 C以下开启空调，离开 办公室必须关闭空调；3开空调时不准开门窗，工作时间提倡每天少开1小时空调；4碎纸机、复印机用后立即关闭电源；5饮水机下班后关闭电源；6办公电脑长时间不用时，应关闭电脑显示器；下班前1分钟应关闭办公室内全部电器设备。2、纯洁水1各办公室要合理使用纯洁水，减少水资源浪费；2不得用纯洁水涮杯子，浇花草。以上建议主要是通过部门加强办公用品的科学管理及有效利用， 减少浪费，增强降本意识，切实把“降本增效工作落到实处。六、费用组成说明1、 固定资产费用与低值易耗品费用是指各部门 /工程新购物品产生的

7、费用。各部门/工程闲置的固定资产由办公室统一调拨，调拨的固定资 产不进入调入部门的固定资产费用。2、2500元以下办公用品及耗材是以各部门/工程的领用量乘以领用物 品的单价进行结算。3、维修费是以各部门/工程实际发生的维修费用进行统计，复印机的维修费按各部门/工程复印量的比例进行分摊。 公司公用设施、设备包 括但不限于机、程控交换机等的维修费用分到办公室但不纳入办公室办公费用考核。七、办公费用考核方法1、办公费用的考核采用过程控制与结果控制相结合的方法；采用季度 考核与年终考核相结合的方式进行。考核单必须由办公室与责任人双 方签字生效，将在季度末和年终公布，公布前将对超出标准的责任人 先进行核

8、对。2、 考核方法中所有的费用数据是以费用产生部门/工程与办公室双方 签字确认的统计数据为准。3、办公费用考核标准是以人均办公费用的标准作为考核依据。分为季 度考核标准和年考核标准。八、部门考核标准1、季度考核标准人均办公费用标准x季度末月部门/工程人数x 32、年考核标准人均办公费用标准x当年末月本部门/工程人数x 123、以上标准中所涉及到的当月、当季度、当年末月人数是指以办公室 提供的当月最后一天、当季度最后一天以及当年最后一天单位在岗人 数。部门/工程办公费用考核标准表部门办公用品易耗品备注工程部元/月元/月筹划部元/月元/月材料部元/月元/月财务部元/月元/月造价部元/月元/月销售部

9、元/月元/月办公室元/月元/月东托工程部元/月元/月工程技术部元/月元/月辽河口工程部元/月元/月阜新工程部元/月元/月集团办元/月元/月九、考核方法1、 办公室根据统计的结果以及设定的标准来判断各部门/工程的办公费用标准并与部门负责人签定?部门人均办公费用确认书?，同时公开明确?物品使用时间?，按月将各部门的办公费用进行分摊并按季度考 核；主要针对各部门是否将每月、每季度以及当年全年的办公费用控制在规定的额度范围内。2、考核结果主要用于对部门的提示与预警，作为部门控制办公费用的 参考数据。3、各部门考核结果评判标准为人均标准，有实际情况不同者，可在考核结果核对期间3日内到办公室申述并提供相关证明材料方可修订考 核结果，过期或材料不可取过于违反常理或没有部门分管领导签字 认可那么按照原考核结果生效。十、考核超标的标准与奖罚1、根据各部门签定的?部门办公费用确认单?的最低人均办公费用标准，浮动在10%以上那么超标，浮动在10%以下那么应提出奖励；部门/ 工程如果当季度的办公费