外贸部内部交流分享之细节决定成败

1、深圳市比洋光通信科技有限公司外贸部交流分享之 细节决定成败导语所谓细节，就是细小的环节或情节，通俗的讲，就是细枝末节。传统思想一贯认为细节并不重要，也有成大事者不拘小节之说因为一个马掌钉丢掉一个王国的故事海尔集团张瑞敏曾经拿一个例子比较中日两个民族的认真精神德国与日本的崛起。为什么全世界公认德国与日本的工业产品数一数二撇开业务员不可控的环节，我们应该在哪些细节方面下手从某些方面来讲，我们外贸行业的性质是更接近服务业的外贸流程中的环节 外贸流程图外贸的环节下面我们就外贸流程中的各个环节来谈一下其中的细节1. 开发信（已分享过）2. 询盘与复盘，报价与议价3. 样品确认4. 形式发票与合同客户付款

2、之前都属于未成交客户，其细节尤为重要5. 生产过程6. 联系安排发货7. 发货后的追踪8. 客户的售后服务与新订单外贸各环节中的细节2.询盘与复盘，报价与议价收到询盘/询价的回复，当天或者第二天能否整理出价格，如果有相关资料，24小时之内必须回复，如果没有相关资料也应及时告知客户，表示邮件/询价已收到，我会在什么时候提供给你相关的资料。这是一个你做事是否有效率的信号，发达国家的人喜欢工作的时候高效率的人。你的邮件签名是否完整，是否提供了不在电脑面前时可以找到你的方式，老外是否可以在紧急的时候联系到你，老外工作的时间很有限，下班后基本不看邮件（老板例外），这就是为什么我们每次和客户确认一个问题都

3、要等一天。我们要了解客户所在地的上班时间，以此调整自己的时间与客户联系。世界各国客户上班时间表报价单是否注明了报价有效期每封邮件发送前是否检查了邮件内容的拼写，语法，字体，段落，布局甚至标点符号有没有问题。邮件附件的命名规则，报价单，参数表，说明书，产品图片命名中是否需要要有Bynet，是否需要显示产品名称，是否需要包含发送时间，Bynet quotation of Patch cord 20160419 Quotation of patch cord-bynet20160419 Bynet quote to Peter for Patch cord 20160419外贸各环节中的细节3. 样

4、品确认样品参数是否反复确认，是否有明确的样品参数表或者邮件记录，切忌我记得客户要求我以为客户好像说过有些通过电话确认的细节，或者面谈确认的细节，结束后必须有相应的邮件把要点复述一遍，并征求客户的确认样品费用是否明确，快递费用是否明确样品邮寄的时候是否随寄了名片，Catalog, 价格表，参数表样品是否在显眼处有标签或吊牌，标示出产品信息或公司信息，让客户拿起样品就知道是我们的样品的包装是否考虑抗压抗震防摔甚至防水，拆箱时防割伤等等样品寄走后是否及时提供快递单号给客户，有些业务员会把底单扫描给客户。自己追踪快递签收后或者清关完成后及时通知客户确认。如果不确认被他同事签收后放哪个角落里都有可能外贸

5、各环节中的细节4. 形式发票与合同供求双方信息是否完整，千万不能有错是否有订单号和签约日期（必须有），交货日期（尽量有,end of April）交易条款和金额不容有错，总金额的大写不能按照自己的理解随意写，有官方标准的。SAY USD XX THOUSAND XX HUNDRED AND XX DOLLORS XX CENTS ONLY是否有完整的Description，准确描述。如果超出一页的文件，每页都要盖章，有必要的盖骑缝章付款方式和预付款比例，何时结尾款要明确提供的银行账号要规范，开户地址的翻译要准确 （Long Hua Branch Longhua Branch外贸各环节中的细节5

6、. 生产过程生产进度是否有向客户汇报，不要等着客户来催问进度生产过程中应主动向客户索要货代的联系方式如果交期已经知道要发生延期或者提前，应及时与客户沟通汇报如果生产过程中发生单货不符的事情立即向客户汇报，（除非自己内部能解决）不要自己认为客户能或者不能接受大货是否通过了品质部的检测，自己对质量是否心中有数。弄清楚客户是否需要验货。生产结束前是否与货代沟通好发货相关事宜生产结束前是否已做好相关出口单证，核对实际重量体积是否需要更改发货前摸清楚客户是否需要产地证一类的需要申请的文件外贸各环节中的细节6. 联系安排发货货物生产完成之前是否已安排好装运时间与送货时间，将确认的发货时间通告客户知晓。发货

7、前明确此票货物是否需要报关是否按照代理要求格式（如有）做好出口单证是否在送货之前就确认了这批货物的相关费用是否合理，可否议价包装完毕待运时要拍照发送给客户，外箱情况，货品堆放情况。催收货款确认收到尾款后再发货（有约定的除外）问货代索要进仓通知单后持单发货按照约定时间送至指定仓库或集装箱上门拖车外贸各环节中的细节7. 发货后的追踪发货后第一时间通知客户并发送Packing list和commercial invoice给客户与货代确认费用并开票付货代款并通知货代转移货物所有权追问客户清关文件是否齐全，防止客户清关出现问题在预计到岸时间提醒客户我们的货物要到岸了总之：在你发货之后，客户收到货物之前

8、，务必确认所有环节都OKAY，因为如果有任何问题导致客户提货有困难，将很难有返单。外贸各环节中的细节8. 客户的售后服务与新订单确认客户收到货后，your comments will be highly valued. Your new order will be appreciated.之后的一到两周可以不做跟进如果超过10天未有回音可以跟进一次，询问工程进度和产品使用评价。在此之后每周正常跟进一次，直至有新订单对于客户反应的问题，首先对相关问题和责任进行确认，如果自己能够解决的，在第一时间内（见到反馈后一个小时内）给予答复并解决，超出自己权限的马上上报，如果公司不能在短期内给出解决方案，需

9、要向客户说明何时给予答复。经公司确定相关责任和补偿办法后及时通告客户, 切忌擅自做主，切忌延误不报外贸各环节中的细节总结：外贸流程的十一个“主动”主动介绍公司服务及产品，主动(定期)与客户保持联系，主动索取客户快递帐号， 主动提供快递单号，主动提供样品产品图片，主动索取及确认外箱唛头，主动提供订单生产进度，主动约定验货时间，主动提供验货报告，主动要求客户提供订单产品质量反馈主动向客户推荐公司新产品。外贸各环节中的细节总结：“认真”“责任感”，今天的工作是明天的结果，前几个月的工作会带来现在的订单。公司收到的每一封询价都是公司广告宣传投资的结果，不认真跟进客户就是对公司资源的浪费。全面熟悉公司产品，报价，制样，订单审批，生产，质检，验货，出货流程。这是为客户提供专业服务的基础。每一天上班时明确当天的工作，下班前总结今天工作情况。确保完成最重要和最紧急的工作。注意邮件的礼貌性，所有日常与客户邮件中必须有称呼，有署名。保证沟通的双向性。收到客户信函第一时间进行回复。不能给予明确回复时，发送“信函收