Office办公软件学习资料总结材料

1、OfficeXP办公日动化软件OfficeXP主要包括：字处理软件Word、Excel、PowerPoint等应用程序。它们具有统一的界面、相似的常用工具栏及大同小异的操作方法，只是各自的侧重点有所不同。Word是文字处理软件。它集成文字处理、表格处理和图形处理于一体，汇集了对各种对象的处理工具，使图片、图表、表格、艺术字等的处理得心应手。Excel是以表格化数据处理为基础的集成化处理软件。它不但能实现电子表格数据处理，也具有数据库管理、统计图表自动生成等功能。PowerPoint是创作电子渔示文稿的软件。利用它可以方便地制作出集文字、图形、图像、声音、视频和动画于一体的多媒体渔示文稿。一、W

2、ord特点对文档提供了多种查看方法；如：普通视图、页面视图、大纲视图、Web版式视图、文档结构图、全房显示、Web页预览、打印预览等。1. 具有专业级的表格处理功能；使用方便的多栏彩色图文混排、艺术字处理；具有功能很强的数学公式编辑器；具有多种类型文件的转换功能。二、窗口介绍菜单栏、常用工具栏、格式工具栏、正文编辑区、状态栏、标尺、滚动条等。注：工具栏的显示与隐藏（视图T工具栏T各种工具栏。）三、页面设置：“文件"7“页面设置”。1.纸张的大小（常用的纸张：A3、8K、B4、A4、16K、B5。）文档2 .设置页边距：调整正文到纸张边界2大2小。四、文档编辑.建立文档(Ctrl+N)

3、(1) 录入文字，录入时不要排版，每()1一段敲一次回车，每段前空两个汉字位置。(2) 特殊符号录入：“插入”t“符号”或用动态键盘。(3) 显示/隐藏文档中的非打印符号。1 .保存文档(1) 保存(Ctrl+S)(2) 另存为.打开和关闭文件(打开：Ctrl+O)文档选择基本方法(1) 拖动选择直接拖动是移动Ctrl+拖动复制(2) 选定区(栏)选择选择一行7单击行首的选定栏。选择一段r双击段首的选定栏。选择全文7三击选定栏(Ctrl+A)。(3) 矩形块选择：Alt+拖动。4. 基本编辑操作(1) 插入：单击定位插入点，直接输入文字。(2) 删除：选中7"Delete”。(3)

4、恢复、撤消：Word能够撤消100步内所做的编辑操作(Ctrl+Z)(Ctrl+Y)。(4) 移动：选中7直接拖动。(5) 复制：选中7Ctrl+拖动。(6) 简捷菜单：选中r单击鼠标右键r选择相应的操作。注：Home/End光标移到一行行首/行尾Ctrl+Home/Ctrl+End光标移到文件行首/行尾Shift+Home/Shift+End选中当前光标位置到彳亍首/行尾Shift+Ctrl+Home/ShiftCtrl+End选中当前光标位置到文文档件首/文件尾查找/替换/定位查找/替换/定位查找/替换/定位打印Ctrl+F/Ctrl+H/Ctrl+GCtrl+P五、字符格式设置：汉字字模

5、、字体、字号的概念字体：汉字的体式和风格，常用的字体有(书宋、仿宋、楷体和黑体四种)。字体同时乂是区别版面中标题与正文，主要内容与一般内容的表达式。1. 字形：字的形态。例如：长形、扁形、粗笔、细笔等。3 .字号：字的大小规格。4. 字模：在铅字中字模是铸铅活字的模型，例如：铜模等。在计算机信息处理技术中，字模是字体、字形数字体的数据信息。5.基线：无论一行字有多大或多小，字的底部总是在一条线上。例如：中华人民共和国六、字体字号的选用原则书宋：SS笔画横平竖直，粗细适中，布局合理，使人看起来清晰爽目，久读不易疲劳，经试验统计表明，在同样字号，同样阅读条件下，书宋与其他字体相比，阅读最省视力，所

6、以一般书刊的正文都用书宋体。另外印刷性好，一般书籍正文都用5号字书宋。1. 楷体：K笔画接近于手写体，直接由古代书法发展而来，字体端正匀称。一般用于：(1)小学课本及幼教读物，选4号楷体。(2) 中小号标题、作者署名等，但用楷体作标题时，至少要比正文大一个字号。(3) 报刊中的短文正文。3 .仿宋：F是古代印刷体，笔画粗细一致。一般用于：(1)作中、小号标题。(2) 报刊中的短文正文。(3) 小4号、4号、3号字的文件。(4) 古典文献和仿古版面。4 .黑体：H横竖笔画粗细相同，平直粗黑。一般用于：(1)各级大、小标题字，封面字。(2)正文中要突出的部分。5. 小标宋:XBS笔画横细竖粗，刚劲

7、有力，笔锋突出，是华光系统基本字模中理想的排大、小标题字、封面字的字体。6. 报宋：BS字形方正、笔画比书宋细，比仿宋粗，排报纸版心字，用小五号或六号报宋。7. 段落格式：完成段落内部、段落之间的格式处理。文档(1) 段落标记符调整段落中的行距、段落之间的间距：“格式”一“段落”。(2) 首字下沉：“格式”一“首字下沉”。(3) 缩进(用标尺)：首行缩进、悬挂缩进、左、右缩进("Alt"+拖动：微移)。8. 页码设置插入："插入"“页码"。(1) 删除：任选某一页页码删除，全部的页码都删除。9. 页眉和页脚：“视图”r“页眉和页脚”。创建不同的

8、页眉和页角必须先在需要使用不同页眉页脚的文档处插入一个分节符。(1) 在页眉工具栏上“同前”按钮，断开和前一节的连结。(2) 然后才能为该节创建新的页眉和页角。首页：开始页设置拼写检查：“工具”“拼写和语法”(F7)。10. 脚注和尾注：“插入”一“引用”一“脚注和尾注”(Ctrl+Alt+F/Ctrl+Alt+D)。12.字符加圈：“格式”r“中文版式”，“带圈字符”。七、表格编辑五、表格编辑显示“表格与边框”工具栏。1. 单击"插入表格”工具栏，插入任意行列表格。强迫表格折分：Ctrl+Shift+Enter强迫表格折页：Ctrl+Enter增加行：将光标移到表格最后右侧回车符处

9、回车即可。2. 增加列：用拆分单元格或用铅笔画竖线即可。3. 调整行高与列宽：鼠标按线左右、上下拖动或双击要调整的竖线。文档ShifCtrl以当前点为中心横、竖同时扩大Shif+Ctrl以当前点为中心横、竖同时扩大并强制画正方形、6.单元格的拆分、合并：“表格和边框”工具栏r“合并”、“拆分”按钮或用快捷方式。7. 单元格内容的调整。8. 更改单元格间距7“选项”-允许调整单元格间距7输入数值绘制斜线表头：“表格”r"绘制斜线表头”或用铅笔画。10 .连续排表题：选择表题行表格一一表题行重复。11 .将表格转化成文本、或将文本转化成表格。将表格转化成无格式文本：复制一编辑一选择性粘贴

10、一形式六、分栏与图文混排1.分栏：选定要分栏的内容r“格式“分栏”。2. 图文处理：单击定位插入点一“插入”一“图片”r选择所需的图片。3, 文本框：“插入”“文本框”。文本框的链接和断开：4艺术字体：常用工具栏r“绘图”按钮-“插入艺术字”。5.数学公式：“插入"t"对象”选择“Microsoft公式3.0"选项。10例:例:xidx注：Ctrl+强制画正方形、正圆附加内容文档(3) 1.水印：在文档的背景设置一些隐约的文字或图案(1)“视图”-“页眉和页脚”-“显示/隐藏文档文字”(2)插入图片或艺术字利用“图象控制”改变图形的颜色，环绕方式设置为“无环绕”关

11、闭“页眉和页脚”工具栏，在文档的每页将看到水印。2.邮件合并：“工具”-“信函与邮件”T“邮件合并向导”学号01001001姓名理想*高数80英语85"-物理91政治77->家长姓名理由家庭住址北京r>邮编1001001010010020100100.李黎明82798770李建设西安710410301001004rV'iJu文闫岩57929083659080931解大明闫立军天水太原|74110003005601001005张樟76588190张国庆石河子83210001001006、1土、【二86菲937565李成功成都610101O资料1:成绩通知单家长：您好

12、！现*同学本亨期学习绩报告如卜'，希坦您督促同学利用假由复习，温习功课，#接新学期的到来J高数：英*此致物理:政治:2005XX大学诉息工程学牛年11J4日3. 公章(利用绘图工具)文档4 .制表位设定（几行文本按列对齐或制作不带表格线的简易表格）“格式”T“制表位5.（1）可读保护：（只能看内容不能修改）“工具”T“保护文档”7选择“窗体”7输入密码7“确定”7再输入密码T"确定”。解除普通密码：“工具”7解除密码保护-输入密码7确定（2）绝密保护：（不能看内容也不能修改）“工具”7选项一安全性Excel部分一、基本概念1.工作薄：一个Excel文件就是一个工作薄,扩展名为

13、.xls,可以包括若干个工作表。2. 工作表：由若干彳亍和歹U组成，对应一个二维表格，最大行65536行最大列255列。3. 单元格：行列交叉的小格子，相当于表格中的一格。4. 数据类型：Excel中常用的数据类型为字符型（或文本型）、数值型。5. 字符型数据：可以由任意键盘符号组成，没有大小、多少等数值含义。6. 数值型数据：由0-9、小数点、正负号等字符组成，有大小、多少等数值含义的数据。二、工作表的编辑文档1. 单元格的编辑(1) 数据的录入、类型的定义(注意：纯数字字符录入)。输入文本：如电话、邮政编码等作这字符串处理，在数字前加一个单引号输入数值：数据如果位数过长容纳不下时，会自动进

14、行格式转换。数值型数据：右对齐。输入日期：2002-4-1或2002/4/1当前日期输入：“Ctrl+；”输入时间：a上午；p下午：9:05P,时间后空一格，21:05:00当前时间输入：“Ctrl+Shift+:”(2) 数据的修改、删除、复制、移动、自动填充(完成学生名单、成绩单录入)。自动填充：不连续单元格填充：先选定要填充的单元格，编辑格一一“Ctrl+Enter”(3) 单元格格式的设置(给学生名单、成绩单添加标题与制表日期)。(4) 自定义序列：“工具”T“选项”T“自定义序列”T“录入新序列”7添加即可。(5) 数据有效性：数据有效性(6) 相对引用：就是直接使用单元格地址，如：

15、A1、B2、D2,绝对引用：是在行号和列号前加$符号。如：$A$1绝对引用不会随公式变化,混,引用：既有绝对引用乂有相对引用,如$A4.B$5公式的相对引用部分随位置变化，而绝对引用部分将保持不变。2. 单元格的选择三、基本功能1. 数据处理(1)数据计算(完成学生成绩、派车单计算)Sum:求和Average:求平均Rand:得到一个(0,1)区间的随机数文档Int:取整Rank:排序（名次）And:所有条件是都正确IF:条件格式（=if（b1<60,”不及格”，”及格”）（2）条件格式：选择区域“格式”一“条件格式”（在学生成绩表中标出高分为红色）。（3）排序：选择内容一“数据”一“排序”（完成学生成绩单、派车单）。（4）数据筛选：选择内容r“数据”一“筛选”。（5）分