第4章 Excel 2003 的使用

1、Excel 2003 的使用Excel 2003Excel 2003的主要功能和特点的主要功能和特点Excel 2003电子表格是Office2003系列办公软件的一种，实现对日常生活、工作中的表格的数据处理。它通过友好的人机界面，方便易学的智能化操作方式，使用户轻松拥有实用美观个性十足的实时表格，是工作、生活中的得力助手。 一、Excel 2003功能概述 1、功能全面：几乎可以处理各种数据 2、操作方便：菜单、窗口、对话框、工具栏 3、丰富的数据处理函数 4、丰富的绘制图表功能：自动创建各种统计图表 5、丰富的自动化功能：自动更正、自动排序、自动筛选等 6、运算快速准确： 7、方便的数据交

2、换能力 8、新增的Web工具Excel 2003Excel2003的启动和退出的启动和退出打开Office 2003下的任何一种应用程序的方法点击“开始”菜单，点击“程序”，再点取应用程序。从桌面打开（双击桌面上的快捷图标或鼠标右键并选择“打开”)。在文件夹里找到应用程序（.Exe文件）并双击或鼠标右键并选择“打开”。从命令行打开:“开始”-“运行”-“Excel.exe”二、二、Excel 2003启动启动后的窗口界面后的窗口界面Excel 2000窗口如上图所示，它大体上可以分为两大部分： 工作簿编辑区（又称工作簿窗口）和功能菜单区：Excel 2003Excel 2003（1）功能菜单区

3、）功能菜单区标题栏：位于窗口的最上方。内容有：控制图标、标题栏：位于窗口的最上方。内容有：控制图标、Excel文档名称、文档名称、“最小化、最大化最小化、最大化/还原、关闭还原、关闭”按钮按钮菜单栏：菜单栏：Alt+选定某一菜单项，如选定某一菜单项，如Alt+F表示选定表示选定“文件文件(F)”菜单菜单工具栏：其上的按钮代表最常用的一些工具栏：其上的按钮代表最常用的一些Excel命令。设置方式如下：命令。设置方式如下：菜单菜单视图视图工具栏工具栏光标置于任意工具栏上，右键光标置于任意工具栏上，右键编辑栏：用于指明当前被编辑单元的名称和编辑内容编辑栏：用于指明当前被编辑单元的名称和编辑内容状态栏

4、：用于显示当前状态的有关信息状态栏：用于显示当前状态的有关信息（2）工作簿编辑区）工作簿编辑区 类似于类似于Word的编辑区，是的编辑区，是Excel的主要工作区，在编辑区中，通常展示的是工作簿中的某一页工作表的主要工作区，在编辑区中，通常展示的是工作簿中的某一页工作表由虚线网格构由虚线网格构成的表格。当鼠标指针处于工作簿文档窗口时形状变为成的表格。当鼠标指针处于工作簿文档窗口时形状变为“”符号。符号。 工作簿编辑区的最左一列和最上一行分别是行号栏和列标栏，分别表示工作表单元格的行号和列标。工作簿编辑区的最左一列和最上一行分别是行号栏和列标栏，分别表示工作表单元格的行号和列标。 在编辑区的下方

5、，还显示了工作表标签在编辑区的下方，还显示了工作表标签Sheet1、Sheet2等。等。三、三、Excel的退出的退出方法：先关闭在方法：先关闭在Excel中打开的所有工作簿文件，再单击文件菜单中的中打开的所有工作簿文件，再单击文件菜单中的“退出退出”，或单击，或单击“关闭关闭”按纽来关闭按纽来关闭Excel主程序主程序的窗口。的窗口。Excel 2003Excel 2003的基本概念的基本概念 进入具体的操作性学习之前，先说明几个基本的概念，请仔细观看下图：一、文件一、文件 用术语说，文件就是存储在磁盘上的信息实体。用电脑，可以说我们几乎天天都在和文件打交道。对我们初学者来说，要明白文件是有

6、不同的类型的，我们可以通过它的后缀名来区分。就拿微软Office家族来讲，Word创建的文件文档文件后缀名为DOC，Excel创建的工作薄文件后缀名为XLS，PowerPoint创建的演示文稿文件的后缀名为PPT等。 不过类型的文件，需要不同的应用程序才能打开它，有的初学者从别的电脑上复制了一个用Excel创建的工作薄文件到自己的电脑上，可是无论如何也打不开它，后来才明白原因是自己的电脑上没有安装Excel应用程序。 所以，要顺利地进行后面的学习，请现在你的电脑上安装Excel 2003，其它版本的Excel虽然可以仿照操作，但是由于本系列课程都是以Excel 2003为蓝本的，因此建议读者朋

7、友尽量使用Excel 2000进行学习。 Excel 2003二、工作薄二、工作薄 工作薄是一种由Excel创建的文件，由一个至多个相关的工作表组成。在缺省情况下，一个工作薄文件会打开3个工作表。一个工作薄最多可以有255个工作表。可以这样形象的理解，工作薄是一个笔记本，而工作表是这个笔记本里的每页纸。操作和使用Excel，绝大部分工作是在工作表中进行的。 三、工作表三、工作表 是指由65536行和256列所构成的一个表格。默认情况下的3个工作表分别有一个默认的名字，分别是：Sheet1，Sheet2和Sheet3。用户可以通过位于工作薄窗口下方的工作表“标签”来选择不同的工作表。当单击某一个

8、工作表“标签”时，就激活了该工作表（称为当前工作表或活动工作表），活动工作表的标签以白色显示，而其余标签是灰色的。四、行号与列标四、行号与列标 Excel的工作表由256列和65536行构成。每列用字母标识，从A、B、Z、AA、AB、BA、BB、一直到IV，称作列标。每行用数字标识，从165536，称作行号。五、单元格五、单元格 在工作表中，每个行列交叉点称为单元格（Cell），单元格是指表格中的一个格子，每个单元格都有相应的地址，其基本表示方法是：列标+行号。如工作表的左上角单元格，即第一行、第一列的单元格用A1表示，而D2表示D列2行的单元格，即第二行、第四列的单元格。每个单元格中可以存放

9、文本、数值和公式等不同的内容。正是通过在不同的单元格中输入不同的内容，特别是可以在单元格中输入包含有单元格引用的各种公式，并自动完成各种计算，使得电子数据表软件具备了数据处理的多方面的强大功能。Excel 2003六、六、 单元格区域单元格区域 在Excel的操作过程中，有时需要同时对多个单元格进行操作。例如求某一行若干个单元格中数据的和，或是同时设置某列多个单元格的数据格式，或是在多个单元格中查找指定的数据等。这时可以使用单元格区域（Range）来定义或标识出指定的多个单元格。 所谓单元格区域是指由若干个连续的单元格构成的矩形区域，使用其某个对角的两个单元格地址标识。例如以A1为左上角，C4

10、为右下角的12个单元格组成的区域，可以指定为“A1:C4”，或是“C4:A1”，或是“A4:C1”，也可以是“C1:A4”。但是无论如何指定，Excel都自动将其转换成“A1:C4”的形式。七、活动工作表七、活动工作表 一个工作簿中包含有多张工作表，但其中只有一个或其中几个是处于工作状态，称作活动工作表，用户的操作只对活动工作表起作用。在活动工作表当中用户只能针对其中的一个工作表进行操作。该工作表称作当前工作表。但用户对当前工作表的操作将会对所有的活动工作表起作用。如果只有一个活动工作表，则它同时也是当前工作表。八、活动单元格和当前单元格八、活动单元格和当前单元格 在工作表的众多单元格中，用户

11、的操作只能对其中的一个或若干个单元格起作用。这些单元格称作活动单元格。要使多个单元格成为活动单元格，应使用选定单元格区域的操作。在活动单元格中其中有一个单元格呈反相显示，它称作当前单元格。用户的输入、编辑等操作只针对当前单元格进行。而关于格式的设置、数据的清除等操作则对所有的活动单元格起作用。如果只有一个活动单元格，则它同时也是当前单元格。九、数据清单九、数据清单 是包含相关数据的一系列工作表数据行。例如发货单数据库或一组客户信息。* 在数据清单中行表示记录，列表示字段，第一行被称为列标志，第一列被称为行标志.* 数据清单中必须要包含列标志。 Excel 2003十、单元格引用十、单元格引用

12、在Excel 2000中，对于工作表的一系列的操作都是以单元格为最小单元进行的。而针对于单元格的相关操作，则常常借助于单元格的地址，对其进行引用，来达到我们操作的目的。 如，两个单元格内容相加：A1+B3 十一、十一、 相对地址相对地址 以列标和行号组成，如A1，B2，C3等。在进行公式复制等操作时，若引用公式的单元格地址发生变动，公式中的相对地址会随之变动。十二、十二、 绝对地址绝对地址 以列标和行号前加上符号“$”构成，如$A$1。在进行公式复制等操作时，当引用公式的单元格地址发生变动时，公式中的绝对地址保持不变十三、混合地址十三、混合地址 是相对地址和绝对地址的混合使用方式，如，$A1（

13、绝对列相对行），A$1（相对列绝对行）等。在公式复制等操作时，公式中相对行和相对列部分会随引用公式的单元格地址变动而变动，而绝对行和绝对列部分保持不变十四、不同工作表单元格的引用十四、不同工作表单元格的引用 为了区分不同工作表中的单元格，还可以在单元格地址的前面增加工作表名称，如Sheet1!A2，即在工作表名与单元格之间用“！”来分隔。 Excel 2003Excel 2003的数据类型的数据类型 在Excel的单元格中可以输入多种类型的数据，如文本型、数值型、日期时间型等等。下面简单介绍这几种类型的数据。1字符型数据字符型数据 在Excel中，字符型数据包括汉字、英文字母、空格等，每个单元

14、格最多可容纳32000个字符。默认情况下，字符数据自动沿单元格左边对齐。当输入的字符串超出了当前单元格的宽度时，如果右边相邻单元格里没有数据，那么字符串会往右延伸；如果右边单元格有数据，超出的那部分数据就会隐藏起来，只有把单元格的宽度变大后才能显示出来。 如果要输入的字符串全部由数字组成，如邮政编码、电话号码、存折帐号等，为了避免Excel把它按数值型数据处理，在输入时可以先输一个单引号“”(英文符号)，再接着输入具体的数字。例如，要在单元格中输入电话号码“64016633”，先连续输入“64016633”，然后敲回车键，出现在单元格里的就是“64016633”，并自动左对齐。 2数值型数据数

15、值型数据 在Excel中，数值型数据包括09中的数字以及含有正号、负号、货币符号、百分号等任一种符号的数据。默认情况下，数值自动沿单元格右边对齐。在输入过程中，有以下两种比较特殊的情况要注意。 (1) 负数：在数值前加一个“-”号或把数值放在括号里，都可以输入负数，例如要在单元格中输入“66”，可以连续输入“66”“(66)”，然后敲回车键都可以在单元格中出现“66”。(2) 分数：要在单元格中输入分数形式的数据，应先在编辑框中输入“0”和一个空格，然后再输入分数，否则Excel会把分数当作日期处理。例如，要在单元格中输入分数“2/3”，在编辑框中输入“0”和一个空格，然后接着输入“2/3”，

16、敲一下回车键，单元格中就会出现分数“2/3”。 Excel 20033日期时间型数据日期时间型数据 在人事管理中，经常需要录入一些日期时间型的数据，在录入过程中要注意以下几点：(1) 输入日期时，年、月、日之间要用“/”号或“-”号隔开，如“2002-8-16”、“2002/8/16”。(2) 输入时间时，时、分、秒之间要用冒号隔开，如“10:29:36”。 (3) 若要在单元格中同时输入日期和时间，日期和时间之间应该用空格隔开。说明：Ctrl+；：输入当前系统日期Ctrl+Shift+；：输入当前系统时间Excel 2003的数据类型的数据类型 Excel 2003工作簿的基本操作工作簿的基

17、本操作 一、创建工作薄一、创建工作薄在Excel中，有时关闭文件后，工作簿窗口可能看不到任何的工作表，那么就无法对工作簿和工作表进行任何操作。出现这种情况时，用户可以创建新的工作簿来编辑新文件。创建工作簿的方法如下：1）只要单击工具栏中的新建按钮 2）在文件菜单项中执行新建命令 在Excel主窗口的右边就会出现新建工作簿这一任务窗格，如下图所示： Excel 2003工作簿的基本操作工作簿的基本操作 你可以选择“工作簿”，来新建一个空白工作薄。新建了空白工作簿后，用户就可以进行编辑数据了，如下图所示3）而在新建一个空白工作薄的时候，又可以根据现有工作簿新建和根据模板新建来分别新建一个新工作簿。

18、根据现有工作簿新建就是要在已经设计好的工作簿模板中选择一个工作簿做样本来新建一个新的工作簿。如下图： Excel 2003工作簿的基本操作工作簿的基本操作 4）根据模板新建，就是要根据Excel内部的模板来新建工作簿。单击通用模板,就会出现模板对话框，然后单击工作簿（如下图所示），最后再单击确定按钮就行了。 Excel 2003工作簿的基本操作工作簿的基本操作 二、打二、打开开工作簿工作簿打开一个工作簿同前一章介绍打开.doc文件一样，可以通过： 1）单击工具栏中的打开按钮 2）或执行“文件”菜单项下的“打开”命令。就会出现如右图所示的打开对话框： 在上图中的“查找范围这一项中，选择文件所在的

19、目录，就会在下面的文件列表中看到你想要打开的文件，单击此文件，所选的文件就会显示在文件名右边的文本框中，最后单击打开按钮就把文件打开了。3） 如果要打开的工作簿是最近使用过的，可以在Microsoft Excel的运行环境下，选中文件菜单项，其中有一块是最近打开过的一些工作簿，你可以选择想要打开的工作簿名。或者在新建工作簿任务窗格中的第一栏打开工作簿栏下，就会显示最近打开的工作簿名。只要单击想要打开的工作簿就可以了。Excel 2003工作簿的基本操作工作簿的基本操作 三、保存保存与关闭与关闭工作簿工作簿当用户对一个工作簿编辑完毕后，在关闭工作簿之前，要把此工作簿的内容保存下来，以便下次使用或

20、修改。要是工作簿是新建的，那么执行文件菜单项下的保存或另存为命令是同样的结果。要是工作簿是之前已经存在的，那么上述两个命令的执行结果是不同的。如果执行的是保存命令，则原有的工作簿将被编辑后的工作簿覆盖，原来的内容将丢失；如果执行的是另存为命令，则以另一个文件名来保存此编辑后的工作簿，原来的工作簿将没有任何改动。其保存工作簿的具体步骤如下： 1执行文件菜单项的下的另存为命令，就会出现另存为的对话框。如下图： 2在对话框中的保存位置列表中选择保存工作簿的文件夹。3在对话框中的文件名文本框中输入工作簿的文件名，其扩展名为.xls。 4. 最后单击在旁边的保存按扭，工作簿就被保存好了。下次再打开此工作

21、簿，Excel窗口的标题栏将会显示上次保存的文件名。当用户将文件保存后，如果要编辑新文件，就可以先关闭当前文件。其方法如下： 1）可以选择文件菜单项下的关闭命令来关闭工作簿。2）或者你也可以单击位于工作簿窗口又上角的 按钮就行了。 3）如果你想要关闭整个Excel的运行环境，只要单击位于窗口右上角的关闭按钮 ，或者文件菜单项下的退出命令即可。还有一种较简便的方法，就是使用+快捷键。 Excel 2003工作表的工作表的编辑编辑和和单单元格格式的元格格式的设设置置 工作表的编辑主要包括单元格的选定、插入、删除、复制和移动；单元格的文字和数字格式的设置方法等操作. 一、选定表格区 “先选定，后操作

22、”是Excel重要的工作方式，当需要对某部分单元格进行操作时，首先应选定该部分。1、选定单元格 就是把指定单元格变成活动单元格。除了采用通常的运用鼠标选定单元格的方法外，还可以使用“菜单编辑定位或查找”，对话框如下：可在“引用位置”框中输入要定位的单元格，如A2，B3等，也可以利用“定位条件”进行定位，对话框如右上：Excel 20032、选定一个表格区域 当一个表格区域被选定后，该区域会变成黑色。方法如下：用鼠标选取区域左上角单元格按住鼠标左键，拖动到右下角单元格松开鼠标 用键盘选取区域左上角单元格按住Shift键，并用、PgUp、PgDn选定要选的区域松开按键3、选定不相邻的多个区域 在使

23、用鼠标和键盘选定的同时，按下Ctrl键，即可选定不相邻的多个区域。4、选定行或列 使用鼠标单击行号或列标即可选定单行或单列，在行号栏或列标栏上拖动鼠标则可选定多个连续的行或列。5、选定整个工作表单击工作簿窗口的左上角（即）行号和列标交叉处Ctrl+A6、撤消选定单击任意单元格按下键盘任意一个箭头键工作表的工作表的编辑编辑和和单单元格格式的元格格式的设设置置 Excel 2003二、单元格的插入和删除1、插入空白单元格或区域 选定位置或区域，菜单插入单元格，出现如下对话框： 2、插入空白行或列 选定插入行或列所在位置上的任意单元格，也可以选定整行或整列，插入方法可选如下之一：菜单插入行（或列）右

24、键快捷菜单插入 若要插入多行（或列），则应选定相应数量的行（或列）。3、删除单元格或区域 删除操作是指将单元格内的数据及其所在位置完全删除。被删除的单元格会被其相邻单元格报取代。操作如下： 选定要删除的单元格或区域，菜单编辑删除，出现如下对话框： 工作表的工作表的编辑编辑和和单单元格格式的元格格式的设设置置 选取一种删除方式，“确定”4、删除行或列 选取要删除的行或列，菜单编辑删除 Excel 2003工作表的工作表的编辑编辑和和单单元格格式的元格格式的设设置置 三、表格数据的复制、移动和清除1、复制表格数据 复制表格区域中的数据，可在同一张工作表中进行，也可以在不同工作表中进行，与Word一

25、样，Excel也可以在剪贴板中保存多达12次剪贴（复制或剪贴）内容，用户可以从“剪贴板”工具栏中选择某一项剪贴内容。以下介绍两种常用方法：使用“常用”工具栏上的命令按钮复制数据选定要复制的区域单击工具栏上的“复制”按钮（或Ctrl+C），此时要复制的区域边框变成闪烁虚线选定要复制数据的目的区域左上角的单元格单击工具栏上的“粘贴”按钮（或Ctrl+V）用鼠标拖放来复制数据选定要复制的区域将鼠标指针移到该区域边框，当指针呈现箭头状?时，按住Ctrl键的同时按住鼠标左键，再拖动到要复制的目的区域左上角的单元格处。松开鼠标左键和Ctrl键2、移动表格数据 与复制操作基本相同。3、清除表格数据 也称清除

26、单元格，是指将单元格中的内容（含公式）、格式等加以清除，但单元格本身仍保留在原处（这与删除单元格不同）。操作步骤如下：选定要清除数据的单元格（或区域）、行或列菜单编辑清除，再从级联菜单中选择相应的选项。选项内容如下：注：选定单元格、行或列后按Delete键，也可以直接清除单元格中的内容（保留单元格中的原有格式）。Excel 2003工作表的工作表的编辑编辑和和单单元格格式的元格格式的设设置置 四、表格数据的查找与替换1、查找数据“查找”命令可以在很大的工作表中快速找到相应数据的位置。操作步骤如下：选定开始查找的位置，否则，从当前单元格开始往下查找。菜单编辑查找，出现下面对话 输入查找内容2、

27、替换数据 与查找方式类似，菜单编辑替换，对话框如下Excel 2003工作表的工作表的编辑编辑和和单单元格格式的元格格式的设设置置 五、撤消与恢复 用于恢复被撤消的各种操作“常用”工具栏上的“恢复”按钮菜单编辑恢复六、单元格格式设置1、文本格式的设置 包括字体、字号、字形及对齐方式等。常用方法：（1）利用“格式”工具栏上的有关工具，如“字体”列表框、“字号”列表框、“字形”按钮、对齐方式按钮Excel 2003工作表的工作表的编辑编辑和和单单元格格式的元格格式的设设置置 （2）菜单格式单元格2、数字格式的设置Excel的基本数据类型包括数字型、文字型、日期及时间型。当向单元格输入数字格式的数据

28、时，系统会自动识别为数字类型（或称数值类型）；任何输入，如果包含数字、字母、汉字及其它符号组合时，系统就认为是文字类型。Excel为数值数据提供了不少预定义的数字格式。此外，用户也可以自定义自己的数字格式。设置数字格式的对话框如下（2）0：数字预留位。预留位置的规则与“#”一样。不同的地方是当小数点右边的数字位数比“0”个数少时，少掉的位会被用“0”补足。如121.5，若采用格式“000.00”，则显示的结果是121.50；若采用格式“#.#”，则显示的结果是121.5。（3）.：小数点。小数点前后的位数由“#”、“0”的位数确定，如123.567，若采用格式“#.00”，则显示的结果是123

29、.57。（4）%：百分号。将指定数乘以100并在后面加%（5），：逗号（千位分隔符）。从个位数开始每三位整数加一个逗号分隔符。如1234.564，若采用格式“#，#.#”，则显示的结果是1，234.56（6）；：分号。表示将数字格式分为两部分，分号前面为正数格式，分号之后为负数格式。Excel 2003工作表的工作表的编辑编辑和和单单元格格式的元格格式的设设置置 3、调整单元格的行高和列宽 常用方法有：（1）采用菜单命令选定要调整的行（或列）菜单格式行（或列）命令，出现相应的级联菜单从级联菜单中选择“行高”（或列宽）选项，然后根据需要进行设置（2）采用拖放操作把鼠标指针移到相应行的行号下侧格线

30、上当鼠标指针变为双箭头形状时，按住左键往上下方向拖动列宽的调整与此类似。注：由于系统能够根据单元格中的内容来自动调整行高，因此在一般情况下行高不需要人工调整。Excel 2003工作表的工作表的编辑编辑和和单单元格格式的元格格式的设设置置 4、表格框线的设置 方法如下：（1）使用“格式”工具栏上的“边框”按钮加表格框线选定区域单击“格式”工具栏上“边框”按钮右边的小箭头单击某个小图标 （2）使用菜单命令添加表格框线 选定区域菜单格式单元格，出现对话框，选取“边框”选项卡作相应的设置 Excel 2003公式和函数公式和函数 一、 公式 （一）公式输入方法 公式是在工作表中对数据进行分析的等式。

31、它可以对工作表数值进行加法、减法或乘法等运算。还可以引用同一工作表中的其他单元格、同一工作薄不同工作表中的单元格、或者其它工作薄的工作表中的单元格。 公式由运算符、常量、单元格引用值、名称和工作表函数等元素构成1、公式中使用的运算符根据公式所处理的数据类型及运算结果，可将常用运算符号分为：算术运算符、文字运算符和比较运算符。算术运算符包括：+（加）、-（减）、*（乘）、/（除）、（乘幂）、%（百分号，即求百分数）等。例：83*25%表示8的立方再乘以0.25，结果为128。日期/时间型数据也可以参以简单运算，例如，A1+80（假设A1为日期型数据）表示日期A1加上80天。文字运算符只有一个运算

32、符&。其作用是把两个文字连接起来而生成一个新的文字值。例：A1&B2；“计算机”&“电脑”计算机电脑比较运算符包括：=（等于）、（大于）、=（大于等于）、=（小于等于）、（不等于）。比较运算的结果是逻辑值，即TRUE（真）、FALSE（假）。Excel具有强大的计算功能，为分析数据和处理工作表中的数据提供了极大的方便。在公式中，可以对工作表数值进行加、减、乘、除等运算。只要输入正确的计算公式之后，就会立即在单元格中显示计算结果。如果工作表中的数据有变动，系统会自动将变动之后的答案算出，使用户能随时观察到正确的结果。Excel 2003公式和函数公式和函数 2、输入公式、

33、输入公式直接直接键键入的方法：入的方法：选定需要输入公式的单元格。在所选的单元格中输入等号，如果单击了编辑公式（编辑栏）按钮或粘贴函数（常用工具栏）按钮，这时将自动插入一个等号。输入公式内容。如果计算中用到单元格中的数据，可用鼠标单击所需引用的单元格，如果输入错了，在未输入新的运算符之前，可再单击正确的单元格；也可使用手工方法引用单元格，即在光标处键入单元格的坐标。公式输入完后，按Enter键，Excel自动计算并将计算结果显示在单元格中，公式内容显示在编辑栏中。按Ctrl（位于数字键左端），可使单元格在显示公式内容与公式结果之间进行切换。从从上述步上述步骤骤可知，可知，公式的最前面必公式的最

34、前面必须须是等是等号号，后面是，后面是计计算的算的内内容。容。例如，要在G4中建立一个公式来计算E4F4的值，则在G4中输入：E4F4输入公式后按回车键确认，结果将显示在G4单元格中。在在编辑栏编辑栏里里输输入公式的步入公式的步骤为骤为：1、单击要输入公式的单元格（即需要结算结果的单元格）。2、输入等号“=”或单击编辑栏中的编辑公式按钮“=”。3、在编辑栏里输入公式（运算符和数据），如果公式中的数据项是其他单元格的数据，可以直接单击该单元格来输入数据。4、输入完毕后，按回车键或单击编辑栏中的输入按钮“”。Excel 2003公式和函数公式和函数 （二）公式使用技巧 1.复制 复制是将公式应用于

35、其它单元格的操作，最常用的有以下几种方法： (1)拖动复制 操作方法是：选中存放公式的单元格，移动空心十字光标至单元格右下角。待光标变成小实心十字时，按住鼠标左键沿列（对行计算时）或行（对列计算时）拖动，至数据结尾完成公式的复制和计算。公式复制的快慢可由小实心十字光标距虚框的远近来调节：小实心十字光标距虚框越远，复制越快；反之，复制越慢。 (2)输入复制 此法是在公式输入结束后立即完成公式的复制。操作方法是：选中需要使用该公式的所有单元格，用上面介绍的方法输入公式，完成后按住Ctrl键并按回车键，该公式就被复制到已选中的所有单元格。 (3)选择性粘贴 操作方法是：选中存放公式的单元格，单击Ex

36、cel工具栏中的“复制”按钮。然后选中需要使用该公式的单元格，在选中区域内单击鼠标右键，选择快捷选单中的“选择性粘贴”命令。打开“选择性粘贴”对话框后选中“粘贴”命令，单击“确定”，公式就被复制到已选中的单元格。 Excel 2003公式和函数公式和函数 2.编辑 (1)打开公式选项板 如果公式是由几个Excel函数组合而成，而你又要用公式选项板修改某个函数的参数，则可用鼠标单击函数名称或括号内的参数，再单击编辑栏左端的“=”按钮，即可打开这个函数的公式选项板。修改完毕后单击“确定”将其关闭。 (2)公式与结果切换 单元格中的公式执行后显示的是计算结果，按Ctrl键（位于键盘左上角），可使公式

37、在显示公式内容与显示公式结果之间切换，方便了公式编辑和计算结果查看。 (3)单元格引用 单元格引用的目的在于确定计算范围。鼠标拖动引用单元格既快捷又不易出错。以SUM函数为例，如果你使用了公式选项板，可让光标停在“Number”框内，然后用鼠标拖过需要计算的单元格。若这些单元格是不连续的，可以按住Ctrl键分别拖过它们。如果你是用手工输入的公式，可用鼠标在SUM字样后的括号内单击，然后按相同方法拖过需要计算的单元格区域，则被引用的单元格区域及其分隔符会自动出现在公式中。Excel 2003公式和函数公式和函数 二二 函数函数(一一)什么是函数什么是函数 Excel中所提的函数其实是一些预定义的

38、公式，它们使用一些称为参数的特定数值按特定的顺序或结构进行中所提的函数其实是一些预定义的公式，它们使用一些称为参数的特定数值按特定的顺序或结构进行计算。用户可以直接用它们对某个区域内的数值进行一系列运算，如分析和处理日期值和时间值、确定贷计算。用户可以直接用它们对某个区域内的数值进行一系列运算，如分析和处理日期值和时间值、确定贷款的支付额、确定单元格中的数据类型、计算平均值、排序显示和运算文本数据等等。例如，款的支付额、确定单元格中的数据类型、计算平均值、排序显示和运算文本数据等等。例如，SUM 函数对函数对单元格或单元格区域进行加法运算。单元格或单元格区域进行加法运算。 函数是否可以是多重的

39、呢？也就是说一个函数是否可以是另一个函数的参数呢？当然可以，这就是函数是否可以是多重的呢？也就是说一个函数是否可以是另一个函数的参数呢？当然可以，这就是嵌套函嵌套函数数的含义。所谓嵌套函数，就是指在某些情况下，您可能需要将某函数作为另一函数的参数使用。例如下的含义。所谓嵌套函数，就是指在某些情况下，您可能需要将某函数作为另一函数的参数使用。例如下图中所示的公式使用了嵌套的图中所示的公式使用了嵌套的 AVERAGE 函数，并将结果与函数，并将结果与 50 相比较。这个公式的含义是：如果单元格相比较。这个公式的含义是：如果单元格F2到到F5的平均值大于的平均值大于50，则求，则求F2到到F5的和，

40、否则显示数值的和，否则显示数值0。Excel 2003公式和函数公式和函数 在学习Excel函数之前，我们需要对于函数的结构做以必要的了解。函数的结构以函数名称开始，后面是左圆括号、以逗号分隔的参数和右圆括号。如果函数以公式的形式出现，请在函数名称前面键入等号（=）。如：=SUM(A1:B4,F3,G5:H10)+D6；在创建包含函数的公式时，公式选项板将提供相关的帮助。 公式选项板-帮助创建或编辑公式的工具，还可提供有关函数及其参数的信息。单击编辑栏中的编辑公式按钮，或是单击常用工具栏中的粘贴函数 按钮之后，就会在编辑栏下面出现公式选项板。整个过程如下图： Excel 2003公式和函数公式

41、和函数 （二）用函（二）用函数数的步的步骤骤 在Excel中如何使用函数呢？ 1.单击需要输入函数的单元格，如图所示，单击单元格C1，出现编辑栏 2.单击编辑栏中编辑公式按钮 ，将会在编辑栏下面出现一个公式选项板，此时名称框将变成函数按钮，如图所示。 Excel 2003公式和函数公式和函数 3.单击函数按钮右端的箭头，打开函数列表框，从中选择所需的函数； 4.当选中所需的函数后，Excel 2003将打开公式选项板。用户可以在这个选项板中输入函数的参数，当输入完参数后，在公式选项板中还将显示函数计算的结果； 5.单击确定按钮，即可完成函数的输入； 6.如果列表中没有所需的函数，可以单击其它函

42、数选项，打开粘贴函数对话框，用户可以从中选择所需的函数，然后单击确定按钮返回到公式选项板对话框。Excel 2003公式和函数公式和函数 （三）函数的种类 Excel函数一共有11类，分别是数据库函数、日期与时间函数、工程函数、财务函数、信息函数、逻辑函数、查询和引用函数、数学和三角函数、统计函数、文本函数以及用户自定义函数。 1.数据库函数数据库函数-当需要分析数据清单中的数值是否符合特定条件时，可以使用数据库工作表函数。例如，在一个包含销售信息的数据清单中，可以计算出所有销售数值大于 1,000 且小于 2,500 的行或记录的总数。Microsoft Excel 共有 12 个工作表函数

43、用于对存储在数据清单或数据库中的数据进行分析，这些函数的统一名称为 Dfunctions，也称为 D 函数，每个函数均有三个相同的参数：database、field 和 criteria。这些参数指向数据库函数所使用的工作表区域。其中参数 database 为工作表上包含数据清单的区域。参数 field 为需要汇总的列的标志。参数 criteria 为工作表上包含指定条件的区域。 2.日期与时间函数日期与时间函数-通过日期与时间函数，可以在公式中分析和处理日期值和时间值。3.工程函数工程函数-工程工作表函数用于工程分析。这类函数中的大多数可分为三种类型：对复数进行处理的函数、在不同的数字系统（

44、如十进制系统、十六进制系统、八进制系统和二进制系统）间进行数值转换的函数、在不同的度量系统中进行数值转换的函数。 4.财务函数财务函数-财务函数可以进行一般的财务计算，如确定贷款的支付额、投资的未来值或净现值，以及债券或息票的价值。财务函数中常见的参数： 未来值 (fv)-在所有付款发生后的投资或贷款的价值。期间数 (nper)-投资的总支付期间数。付款 (pmt)-对于一项投资或贷款的定期支付数额。 现值 (pv)-在投资期初的投资或贷款的价值。例如，贷款的现值为所借入的本金数额。 利率 (rate)-投资或贷款的利率或贴现率。 类型 (type)-付款期间内进行支付的间隔，如在月初或月末。

45、Excel 2003公式和函数公式和函数 5.信息函数信息函数-可以使用信息工作表函数确定存储在单元格中的数据的类型。信息函数包含一组称为 IS 的工作表函数，在单元格满足条件时返回 TRUE。例如，如果单元格包含一个偶数值，ISEVEN 工作表函数返回 TRUE。如果需要确定某个单元格区域中是否存在空白单元格，可以使用 COUNTBLANK 工作表函数对单元格区域中的空白单元格进行计数，或者使用 ISBLANK 工作表函数确定区域中的某个单元格是否为空。6.逻辑函数逻辑函数-使用逻辑函数可以进行真假值判断，或者进行复合检验。例如，可以使用 IF 函数确定条件为真还是假，并由此返回不同的数值。

46、7.查询和引用函数查询和引用函数-当需要在数据清单或表格中查找特定数值，或者需要查找某一单元格的引用时，可以使用查询和引用工作表函数。例如，如果需要在表格中查找与第一列中的值相匹配的数值，可以使用 VLOOKUP 工作表函数。如果需要确定数据清单中数值的位置，可以使用 MATCH 工作表函数。8.数学和三角函数数学和三角函数-通过数学和三角函数，可以处理简单的计算，例如对数字取整、计算单元格区域中的数值总和或复杂计算。9.统计函数统计函数-统计工作表函数用于对数据区域进行统计分析。例如，统计工作表函数可以提供由一组给定值绘制出的直线的相关信息，如直线的斜率和 y 轴截距，或构成直线的实际点数值

47、。10.文本函数文本函数-通过文本函数，可以在公式中处理文字串。例如，可以改变大小写或确定文字串的长度。可以将日期插入文字串或连接在文字串上。下面的公式为一个示例，借以说明如何使用函数 TODAY 和函数 TEXT 来创建一条信息，该信息包含着当前日期并将日期以dd-mm-yy的格式表示。11.用户自定义函数用户自定义函数-如果要在公式或计算中使用特别复杂的计算，而工作表函数又无法满足需要，则需要创建用户自定义函数。这些函数，称为用户自定义函数，可以通过使用 Visual Basic for Applications 来创建。以上对Excel函数及有关知识做了简要的介绍，在以后的文章中笔者将逐

48、一介绍每一类函数的使用方法及应用技巧。但是由于Excel的函数相当多，因此也可能仅介绍几种比较常用的函数使用方法，其他更多的函数您可以从Excel的在线帮助功能中了解更详细的资讯。Excel 2003有序数据的填充有序数据的填充 一、一、数数据据输输入入单元格是Excel工作表的最基本单位，所以数据的输入和编辑是以（活动）单元格为对象的。输入数据前必须先选定某个工作表，再选定单元格，用鼠标单击单元格可以选定一个单元格，拖动光标可以选定单元格范围。向单元格中输入数据，有两种方法。即，一是借助于编辑栏；二是直接输入。输入文本等的方法与在Word中的相同，输入后，默认的对齐方式是：文本（非文本（非数

49、值数值）左）左对齐对齐；数值数值右右对齐对齐、逻辑值逻辑值居中居中。此外，需要特别说明的是输入分数、日期和时间等的方法：数值数值型型数数据的据的输输入：入：数值数值型型数数据默据默认认是沿是沿单单元格右元格右边对齐边对齐1、正整、正整数数：直接直接输输入入2、负负整整数数：在在数数字前加一字前加一个负号个负号或或给数给数字加上字加上圆圆括括号号3、输输入分入分数数：输输入分入分数时数时，必，必须须在在数值数值前面加前面加0和空格。例如，输入1/3时，应输入0空格1/3。4、输输入百分比入百分比数数据：据：直接在直接在数值数值后后输输入百分入百分号号“%” 5、小、小数数：直接在指定的位置直接在

50、指定的位置输输入小入小数数点点 技巧：多技巧：多个数个数据小据小数数位相同位相同时时可可进进行行“ “批量批量处处理理” ”Excel 2003有序数据的填充有序数据的填充 6、输入日期、输入日期通常，日期和时间属数字类。但也可将它们定义为文本。通常，日期和时间属数字类。但也可将它们定义为文本。首先输入1-12数字作为月份，然后输入“/”进行分隔，再输入1-31数字作为日，接着输入“/”分隔，最后输入年份的数字。如果省略年份，则以当前的年份作为默认值。注意：如果注意：如果输输入的格式或入的格式或数数字不字不对对，则则Excel 不能不能识别识别出出当当前前输输入的日期，而把入的日期，而把它它作

51、作为为一般文本一般文本处处理。理。日期的格式有多种，如:1999/5/4、4/5/1999、04/05/1999、一九九九年五月四日等。 Excel支持两种日期系统：1900年和1904年日期系统。默认的日期系统是1900年日期系统。如果要改为1904年日期系统，应在工具选项对话框的重新计算选项卡上，选定1904年日期系统复选框。当在Excel中输入日期，但仅为年份输入两位数字时，则默认为：1、如果为年份输入的数字在00到29之间，则默认为是2000到2029年。例如，如果键入7/30/13，则默认为这个日期是2013年7月30日。2、如果为年份输入的数字在30到99之间，则默认为是1930到

52、1999年。例如，如果键入7/30/66，则默认为该日期为1966年7月30日。默认的格式是年份/月份/日期。年份可以不输，可以只输后两位。7、输输入入时间时间小时、分、秒之间用冒号分隔；Excel一般把输入的时间（12小时制）默认为上午的时间，若输入的时间是下午时间，则需在时间后加一个空格，然后输入“PM”来表示下午；或者直接输入24小时制的时间也可，不用再加“PM”。在单元格格式对话框的数字选项卡上，可改变日期和时间的格式。字符型字符型数数据的据的输输入：字母、入：字母、汉汉字及其他字符；字及其他字符；字符型数据默认沿单元格左边对齐。数字也可以作为字符型数据，输入方法：在数据前加上单引号“

53、”；说明： 当单元格内输入的数据超过了单元格的宽度时，会产生两种结果：(1)如果右边相邻的单元格中没有任何数据，则超出的文字会显示在右边相邻的单元格中；(2)如果右边相邻的单元格已经有数据，那么超出单元格宽度的部分将不显示，但其内容依然存在，可以选中该单元格看编辑栏的显示。 Excel 2003有序数据的填充有序数据的填充 二、自动填充数据二、自动填充数据在输入数据和公式的过程中，如果输入的数据有某种规律，可以通过拖动当前单元格填充柄来自动填充数据。1、以相同的数据填充相邻的单元格、以相同的数据填充相邻的单元格在某个单元格中输入数据；选中该单元格，把鼠标放在单元格的填充柄（右下角小方块）处，使

54、鼠标变为黑色的十字型；接着用鼠标拖动小方块(按行或按列方向)，Excel在相邻的单元格中自动填充与第一个单元格相同的数据。2、有序数列的自动填充、有序数列的自动填充一种方法是：一种方法是：在起始单元格中输入初始值（如果要给定一个步长值，则应在下一个单元格中输入第二个数字）并选定，将光标移至右下角，当光标变成小黑十字（称填充柄）后，按左键拖动填充柄至所需单元格的底部即可。 以等差数列为例：可以采用输入前两个数据的方法来实现。以等差数列为例：可以采用输入前两个数据的方法来实现。在前两个单元格中分别输入前两个数据；选定这两个单元格；拖动右下角的填充柄，就会按这两个单元格的差自动填入等差序列。Exce

55、l 2003有序数据的填充有序数据的填充 另一种自定义充填的办法是：另一种自定义充填的办法是：1、在列（行）首的单元格中输入初始值，仍作为活动单元格（或选定需充填的所有单元格）。2、单击“编辑”“充填”“序列”。3、在“序列”对话框上，设定相应的值（条件），然后单击“确定”。3、公式自动填充、公式自动填充在一个单元格输入公式后，如果相邻的单元格中需要进行同类型的计算（如数据行合计），可以利用公式的自动填充功能。其方法是：选择公式所在的单元格，移动鼠标到单元格的右下角变成黑十字形，即填充柄。当鼠标变成小黑十字时，按住鼠标左键，拖动填充柄经过目标区域。当到达目标区域后，放开鼠标左键，公式自动填充完

56、毕。例如计算学生各学科的总成绩时，可以在第一个学生的总成绩单元格里输入计算公式，然后拖动该单元格的填充柄到其他学生总成绩的单元格，即可自动计算出每个学生总成绩。Excel 2003数据的排序、筛选、统计数据的排序、筛选、统计 Excel 2000的数据库管理功能非常强大。本节将介绍如何建立数据清单、对工作表中的数据进行排序、筛选、分类汇总等操作。使用Excel的数据库管理功能时，要求工作表是一个规则的二维数据列表，即：工作表中的数据由若干列组成，每列有一个列标题，称为字段名。数据列表中的每一行相当于数据库中的一条记录。数据列表中应避免空白行和空白列，单元格不要以空格开头。 从行角度来看，数据清

57、单包含两部分内容：标题栏和记录。建立数据库清单时，先要将标题栏录入，然后在标题栏下逐行输入每个记录。输入记录的方法，一是在单元格中直接录入记录内容，二是通过“菜单数据记录单”来追加记录。 例如：要在空白工作表上，采用“记录单”命令来建立一个成绩表数据清单，操作步骤如下：（1）在A1,b1,c1,d1四个单元格中分别录入“学号”、“姓名”、“成绩”、“班号”四个字段名。字段的宽度由字段所在列的缺省列宽决定。（2）选定当前数据清单，其操作方法是：在要输入数据的数据清单中选中任一个单元格，如A2，使之成为活动单元格。因为在一个工作表中可能有多个数据清单，因此，必须确定当前要进行操作的是哪一个数据清单

58、。（3）选择“菜单数据记录单”，得对话框，单击“确定”按钮，系统弹出如下对话框：Excel 2003数据的排序、筛选、统计数据的排序、筛选、统计 （4）以记录为单位，键入相应的记录内容。录入操作中还可以使用以下控制键：Tab：移动光标至下一个字段Shift+Tab：移动光标至上一个字段Enter：结束一个记录的输入：移动到上一个记录：移动到下一个记录 （5）完成输入后，单击“关闭”命令按钮来结束2、记录的增加、修改和删除完成记录的输入后，如果发现有错，还可以对记录内容进行增加、修改和删除操作。操作步骤如下：（1）选定数据清单。单击数据清单中记录区域任一单元格，使之成为活动单元格。（2）菜单数据

59、记录单，得如下对话框： Excel 2003数据的排序、筛选、统计数据的排序、筛选、统计 一、一、数数据排序据排序对数据按一定的次序进行排列，是Excel 2003数据库管理的一个基本功能。比如按分数由高到低排列某个班的数据等。对数据的排序可以加快对数据的查找速度，同时，排序也是对数据分类汇总的前提。注意，只能对二维表中的数据进行上下排序，不能左右排序。Excel 2003中常用的排序方法有两类：1. 使用“常用”工具栏中的“排序”按钮 利用“排序”按钮可以对工作表中的数据快速排序。具体步骤是： 单击作为排序依据的那一列的任一单元格。 单击“常用”工具栏中的“升序”（由小到大）或“降序”（由大

60、到小）按钮即可。如图所示。Excel 2003数据的排序、筛选、统计数据的排序、筛选、统计 2. 使用“数据”菜单中的“排序”命令通过使用“排序”菜单项可以完成较为复杂的排序工作。具体步骤是： 单击数据列表中的任一单元格。 选择“数据”菜单中的“排序”命令，会出现一个排序对话框。如图4-2所示。 在出现的对话框中进行相应的排序设置。 排序对话框中的“主要关键字”是排序的首要依据，对于那些与主要关键字对应的数据相同的那些记录，可以按照次要关键字进一步排序。例如，将各班的语文成绩按降序排列，则应该将“班级”设为“主要关键字”，将“语文”设为“次要关键字”，且设为降序。即，先按“班级”排序，对于同一个班的同学，再按“语文