公司企业行政部员工培训PPT课件：高效会议管理

1、高效会议管理高效会议管理( (学员版学员版) )E f f i c i e n t m e e t i n g m a n a g e m e n t汇报人：汇报人：XXXXXX目录CONTENT0101会前会前Before the Meeting0202会中会中During the Meeting0303会后会后After the Meeting01Before the Meeting会前会前会议的类型和目的p 制定决策p 解决问题p 交流汇报会前会前会议是有必要的吗？会议的成本p 时间成本p 会议直接成本p 机会成本会前会前会议的十大致命伤会议的十大致命伤没有议程没有议程 少数人垄断发言，

2、意见无法流畅地沟通少数人垄断发言，意见无法流畅地沟通 主持人不能拍板决定主持人不能拍板决定 一言堂，与者迎合附会领导的想法一言堂，与者迎合附会领导的想法 跑题，偏离讨论主题跑题，偏离讨论主题 打断别人，争辩打断别人，争辩议而不决，没有行动计划议而不决，没有行动计划会议场所不佳，与会议人频繁进出，办理会议场所不佳，与会议人频繁进出，办理与会议无关的事情与会议无关的事情与会人不对，与会议主题相关性不大与会人不对，与会议主题相关性不大与会者没有充分准备与会者没有充分准备 会前会前“ 必 要必 要 ” 的 会 议的 会 议 有负责会后考核工作的部门有负责会后考核工作的部门 “必要必要”会议目的单纯化会

3、议目的单纯化会议资料有准备会议资料有准备 会前先行沟通会前先行沟通 书面解决无法当场决定的事项书面解决无法当场决定的事项 报告内容有纪要 TITLE HERETITLE HERETITLE HERE一个中心两个基本点一个中心两个基本点前轮前轮- -会前准备会前准备一个中心一个中心会议议程会议议程后轮后轮会后跟踪会后跟踪会前会前准备会议准备会议什么人参加？什么人参加？会前会前相关问题的主相关问题的主要决策人要决策人为完成工作需为完成工作需要了解相关信要了解相关信息的人员息的人员能够提供相能够提供相关意见的人关意见的人员员对问题负有义对问题负有义务，或存在利务，或存在利害关系，或起害关系，或起作用

4、的人员作用的人员将要负责执将要负责执行会议做出行会议做出的决定的人的决定的人员员会议规范流程会议规范流程会前会前0101020203030404议程一议程一、二、三等、二、三等分享话题和目标分享话题和目标 交换信息交换信息 产生主意产生主意/ /做决定做决定/ /确认行动确认行动 小结小结结束会议结束会议 总结总结 安排下次会议安排下次会议开始开始欢迎欢迎会议目的议会议目的议程程时间安排时间安排规章制度规章制度跟进跟进会议纪要会议纪要 跟进计划跟进计划准备会议议程的要求准备会议议程的要求会前会前1 1由重要到不重要由重要到不重要会议开始时即讨论重要议题会议开始时即讨论重要议题, ,以免延误时影

5、响到后面以免延误时影响到后面重要议题重要议题。2 2由不尖锐到尖锐由不尖锐到尖锐将尖锐议题挪后将尖锐议题挪后, ,让与会人员建立默契和信任感让与会人员建立默契和信任感, ,再再接触尖锐议题接触尖锐议题, ,使气氛不尴尬。使气氛不尴尬。3 3由容易到困难由容易到困难让大家渐渐融入会议进行的节奏让大家渐渐融入会议进行的节奏, ,不要开始就接触未不要开始就接触未熟悉的会议造成挫折感。熟悉的会议造成挫折感。会 议 准 备 工 作 核 对 清 单会 议 准 备 工 作 核 对 清 单会前会前高效会议在开始之前就开始了高效会议在开始之前就开始了是否准备会议名签是否准备会议名签是否安排交通工具是否安排交通工

6、具是否安排与会者住宿是否安排与会者住宿是否发出了会议通知是否发出了会议通知确定视听材料确定视听材料确定辅助教材确定辅助教材准备会场周边位置图准备会场周边位置图是否要求与会者准备资料是否要求与会者准备资料确定相关资料确定相关资料是否安排会后娱乐项目是否安排会后娱乐项目 并做好事先通知并做好事先通知了解会议的目的了解会议的目的是否一定要开会是否一定要开会确定会议的形式确定会议的形式安排会议的议程安排会议的议程决定会议的时间决定会议的时间确定会议的主持人确定会议的主持人决定会议的地点决定会议的地点研究会场如何布置研究会场如何布置确定出席人数确定出席人数安排出席者座位安排出席者座位筹备工作的方方面面筹

7、备工作的方方面面会前会前会议主题会议主题时间地点时间地点负责人负责人预算预算会议资料会议资料住宿住宿邀请通知邀请通知嘉宾嘉宾报到报到演出演出参会者参会者展台展台会场会场接送接送用餐用餐宴会宴会参观参观旅游旅游02During the Meeting会中会中如如 何何 开开 场场会中会中01020304介绍背景介绍背景会议目的会议目的议程议程会议期待会议期待主持人的守则与责任主持人的守则与责任会中会中 营造和谐气氛营造和谐气氛 按照议程进行按照议程进行 正确总结讨论的内容正确总结讨论的内容 引导发言者解释令人困惑的发言引导发言者解释令人困惑的发言 帮助与会者理清不假思索的想法帮助与会者理清不假思

8、索的想法 尊重别人，避免出现会中意见一边倒的情况尊重别人，避免出现会中意见一边倒的情况 减少与议题无关的争辩和讨论减少与议题无关的争辩和讨论 保持中立态度保持中立态度与会者的守则与责任与会者的守则与责任会中会中 耐心聆听，尊重他人的意见耐心聆听，尊重他人的意见 勇于发言，言之有物勇于发言，言之有物 不进行人身攻击不进行人身攻击 避免出现不当的肢体语言避免出现不当的肢体语言 会后总结会后总结会前充分准备会前充分准备会中全情投入，贡献自己的创意与意会中全情投入，贡献自己的创意与意见见以解决问题为己任以解决问题为己任保持开放的心态，摒除部门之见保持开放的心态，摒除部门之见尽可能多地获取信息尽可能多地

9、获取信息职 场 沟 通职 场 沟 通 3 3 模 型 模 型会中会中Asking QuestionsAsking Questions问问题问问题ActiveActive listeninglistening积极倾听积极倾听AdvocacyAdvocacy陈述意见陈述意见换位思考积 极 倾 听 的 技 巧积 极 倾 听 的 技 巧会中会中倾听与你是否同意其他人的讲话是倾听与你是否同意其他人的讲话是毫无关系的。毫无关系的。倾听就是接收到其他人所讲的一切。倾听就是接收到其他人所讲的一切。倾听就是理解其他人的想法。倾听就是理解其他人的想法。理解并不意味着接受。理解并不意味着接受。倾听中的障碍什么是倾听

10、？听的听的速度速度说的说的速度速度 学 会 听学 会 听 首 先 要 学 会 沉 默首 先 要 学 会 沉 默会中会中1 1 2 2 3 3 4 4 把所有个人见解放在一边聚精会神，不要走神注意一些非言语的示意动作(沉默、手势模仿、表示赞同、反对、思考、怀疑、有兴趣 或厌倦、以及身体疲乏等等的形体姿势 或动作)不加筛选地收集所有的观点采用合适的反馈方式采用合适的反馈方式会中会中3 32 24 41 16 6了解了解5 5演绎演绎支持支持决定决定判断判断复述复述积 极 倾 听积 极 倾 听会中会中复述复述复述是用另一种表达方式重复对方刚说的话复述是用另一种表达方式重复对方刚说的话或者或者直接引用

11、直接引用他的话他的话或者用自己的语言或者用自己的语言重组重组对方的话对方的话把对方的原意保持完整把对方的原意保持完整复述，就是告诉对方你对他的信息的理解！复述，就是告诉对方你对他的信息的理解！在这两种情况在这两种情况 下尤其有用下尤其有用当对方给予的是重要的感情上当对方给予的是重要的感情上的信息时的信息时当你不确定对方的意思时当你不确定对方的意思时积极倾听的八个方面积极倾听的八个方面会中会中复述复述避免中途打断避免中途打断不要多说不要多说共情共情目光接触目光接触赞赏性的点头和恰当的表情赞赏性的点头和恰当的表情提问提问避免分心的手势避免分心的手势问 题 类 型问 题 类 型会中会中开放式问题开放

12、式问题这种问题需要解这种问题需要解释和说明，同时释和说明，同时向对方表示你对向对方表示你对他们说的话很感他们说的话很感兴趣，还想了解兴趣，还想了解更多的内容更多的内容封闭式问题封闭式问题 你是哪里人？你是哪里人？ 你多大啦？你多大啦？ 结婚了吗？结婚了吗？ 引 发 讨 论 的 三 种 提 问引 发 讨 论 的 三 种 提 问会中会中TITLE HERETITLE HERETITLE HERE以个人为中心的问题以团队为中心的问题以事实为中心的问题妨碍讨论的三种提问妨碍讨论的三种提问会中会中问题的定义是什么？最可能的原因有哪些？应该采取什么措施?多个多个问题问题“您难道不认为我们应该参与该业务吗？

13、”诱导性诱导性问题问题 “为什么我们需要这么长时间才能完成这个项目？”“小张，保证进度真的这么困难吗？批评性批评性问题问题 提问题时常见的问题提问题时常见的问题会中会中问题过于宽泛问题过于宽泛开始的问题太难问引导性问是最封闭的问题提批判型问题找不到提问的内容 通过问问题进行深入探讨通过问问题进行深入探讨 ProbeProbe会中会中提出概括性的开放式问题使被提问者能够用不同方式回答。 示例:“我们现在这个项目进展怎样？”提出具体的开放式的问题集中在关键点以获得具体信息。 示例:“这个新设计有哪些优点？提出封闭式问题确认您的理解的准确性。 示例:”八层板是否能使横梁的支撑力提高一倍？” （如果不

14、能，重新开始该流程。）深 入 探 讨 问 题 举 例深 入 探 讨 问 题 举 例会中会中问：问： 您是否认为下次会议开始时您是否认为下次会议开始时用用 10 10 分钟来制订一个合理分钟来制订一个合理议程会有帮助？议程会有帮助？( (封闭式问封闭式问题题) )答：答： 是的。但您必须确保大家能是的。但您必须确保大家能够在时间限制内发言完。够在时间限制内发言完。问：会议进行得怎么样？问：会议进行得怎么样？( (概括性和开放式问概括性和开放式问题题) )答：会议时间太长！答：会议时间太长！问：问： 今后我们可能采取什么措施今后我们可能采取什么措施改进会议？改进会议？( (具体和开放式具体和开放式

15、的问题的问题) )答：答： 我们可以使用会议议程。我们可以使用会议议程。问：问： 哪种议程最有用？您有什么哪种议程最有用？您有什么看法？看法？( (具体和开放式的问具体和开放式的问题题) )答：答： 我认为应当一起讨论会议议我认为应当一起讨论会议议程并制定合理时间限制。程并制定合理时间限制。陈 述 意 见陈 述 意 见会中会中清晰、完整表达自己的感受：清晰、完整表达自己的感受：1看见/听见(seeing/hearing) 当我看/听的时候2感受(feeling) 我感觉3因为我(because I ) 因为我想要/需要,我认为4现在我希望(now I want) 现在/然后,我要/希望5以便(

16、so that) 以便练 习练 习会中会中你已发现小张提交的数据分析报告有多处错误，而且你已发现小张提交的数据分析报告有多处错误，而且这已经是第三次出现类似的错误，你准备和他聊一下这已经是第三次出现类似的错误，你准备和他聊一下深 入 探 讨 问 题 举 例深 入 探 讨 问 题 举 例会中会中以具体语言描述行为说明此行为的后果征求对方或团队的确认帮助制定计划以继续或停止该行为使用正面反馈表扬有效行为有效反馈技巧有效反馈技巧会中会中SpecificSpecific具体具体DescriptiveDescriptive描述描述VerifiablVerifiable e证实证实Owned - I-Ow

17、ned - I-Message“Message“我给出反馈我给出反馈SolutionSolution建议建议Well-Well-TimedTimed及时及时赏不逾时，欲民速得为善之利赏不逾时，欲民速得为善之利也也罚不迁列，欲民速睹为不善之害罚不迁列，欲民速睹为不善之害也也干预的方法干预的方法会中会中M M Mirror Mirror 说说明明T -T -Transfer Transfer 转移转移OOutline OOutline 总结总结E -Evaluate E -Evaluate 评价评价H Help H Help 帮助帮助DDecide DDecide 决策决策理 性 决 策 模 型理

18、 性 决 策 模 型会中会中1 1识别决策问题识别决策问题2 2确认决策标准确认决策标准3 3开发备选方案开发备选方案4 4选择备选方案选择备选方案5 5实施备选方案实施备选方案6 6评估决策结果评估决策结果决 策 方 式决 策 方 式会中会中决定一致通过法一致通过法多数票通过法多数票通过法领导决定法领导决定法影响群体决策的因素影响群体决策的因素会中会中心理定势心理定势自尊、自信从众行为从众行为合理化动机权威效应责任扩散、风险转移会 议 成 功 的 小 窍 门会 议 成 功 的 小 窍 门会中会中1 13 35 52 24 46 6采用头脑风暴法采用头脑风暴法决策制定会议，一定要把方决策制定会议，一定要把方案的提出与方案的评价分开案的提出与方案的评价分开 让每个人都有发言的机会让每个人都有发言的机会 会议室放置一个活页板会议室放置一个活页板/ /白报白报纸架纸架/ /白板白板 制造幽默的会议氛围制造幽默的会议氛围 适时应用切腊肠策略：对取适时应用切腊肠策略：对取得的成果进行归纳总结得的成果进行归纳总结会议达成目的的七大技巧会议达成目的的七大技巧会中会中假想对方的假想对方的反对意见反对意见 克服脾气克服脾气选择最佳选择最佳时机时机 鼓励