外贸英语函电第七版chapter one：信函格式

1、本课程是国际贸易专业的核心业务课程之一，本课程是国际贸易专业的核心业务课程之一，是一门将英语与外贸业务相结合的课程。是一门将英语与外贸业务相结合的课程。 本课程通过介绍外贸实务流程中各种英文业本课程通过介绍外贸实务流程中各种英文业务函件，电子邮件、传真以及其它方式的写作务函件，电子邮件、传真以及其它方式的写作格式，商业术语和各种不同的表达方法，并通格式，商业术语和各种不同的表达方法，并通过介绍对外贸易各环节的具体操作方法，使学过介绍对外贸易各环节的具体操作方法，使学生在提高英语水平的同时，熟练掌握对外贸易生在提高英语水平的同时，熟练掌握对外贸易业务中常用的基本术语及表达技能，培养和提业务中常用

2、的基本术语及表达技能，培养和提高他们的对外贸易业务工作能力。高他们的对外贸易业务工作能力。学习外贸业务书信的标准格式学习外贸业务书信的标准格式;了解通过哪些途径发展新客户，开拓新了解通过哪些途径发展新客户，开拓新市场市场;如何进行询购某商品，怎样报盘和还盘如何进行询购某商品，怎样报盘和还盘;怎样灵活运用付款方式怎样灵活运用付款方式;如何做到重合同守信用如何做到重合同守信用;怎样去审查信用证，做到不出差错怎样去审查信用证，做到不出差错;在理赔和索赔中做到有理有理有节；在理赔和索赔中做到有理有理有节；学会拟写信函和电传传真的写作技巧。学会拟写信函和电传传真的写作技巧。本课程主要通过学习大量外贸实务

3、基本课程主要通过学习大量外贸实务基本环节中有代表性的信例来掌握术语、本环节中有代表性的信例来掌握术语、表达法及书写技巧。表达法及书写技巧。外贸实务基本环节有：建立业务关系外贸实务基本环节有：建立业务关系和资信调查、询盘、报盘和报价、还和资信调查、询盘、报盘和报价、还盘、订单，履行订单、支付、包装和盘、订单，履行订单、支付、包装和运输、信用证的修改和展期、索赔和运输、信用证的修改和展期、索赔和解决索赔等。解决索赔等。外贸函电是一门实践操作性很强的课程。外贸函电是一门实践操作性很强的课程。也就是说，要达到正确拟写外贸业务信函的也就是说，要达到正确拟写外贸业务信函的目的，仅有理论是远远不够的，必须学

4、习大目的，仅有理论是远远不够的，必须学习大量外贸实务中有一定代表性的信函，深入体量外贸实务中有一定代表性的信函，深入体会何为七个会何为七个“CS”写作的基础理论知识，更写作的基础理论知识，更重要的是通过学习信例，熟悉大量外贸业务重要的是通过学习信例，熟悉大量外贸业务中各个环节中常用语，包括词汇、短语、句中各个环节中常用语，包括词汇、短语、句型以及习惯表达方式等等，再通过一定量的型以及习惯表达方式等等，再通过一定量的练习，对常用语进行操练运用，从而达到掌练习，对常用语进行操练运用，从而达到掌握并熟练使用的目的。握并熟练使用的目的。u 首先，外贸函电有其独特的语首先，外贸函电有其独特的语言风格和用

5、语。言风格和用语。u 其次，外贸函电充满了贸易术其次，外贸函电充满了贸易术语、缩略语和缩写词。语、缩略语和缩写词。u 最后，外贸函电的内容与外贸最后，外贸函电的内容与外贸业务实践密切相关。业务实践密切相关。独特的语言风格和用语独特的语言风格和用语 We are in the market for silk blouses and should be pleased if you kindly quote us your keenest prices for the goods listed below.贸易术语、缩略语和缩写词贸易术语、缩略语和缩写词在外贸函电中为什么要使用缩略在外贸函电中为什

6、么要使用缩略语，目的就在于省时省事。语，目的就在于省时省事。 如如CIF Shanghai 几个字一写，读几个字一写，读信人就会明白货物是运抵上海港信人就会明白货物是运抵上海港CIF价，而无需把价，而无需把Cost Insurance and Freight 全部写出来。全部写出来。与外贸业务实践密切相关与外贸业务实践密切相关Immediate shipment 立即装船，立即装船，在国际惯例中立即装船是指在国际惯例中立即装船是指“30天内装船天内装船”，同美国人做生意，同美国人做生意，即是指即是指10天内装船，超过这规定天内装船，超过这规定的期限，由此引起的损失当然要的期限，由此引起的损失当

7、然要由没有读懂这句话的一方来承担。由没有读懂这句话的一方来承担。这既是外贸业务水平的问题，也这既是外贸业务水平的问题，也是外贸英语水平的问题是外贸英语水平的问题。 Essentials and Forms of Business Letter-writing 商业信函的组成部分和格式1.Parts of a Business Letter 信件组成部分信件组成部分Essential Parts 必要部分必要部分1. The letterhead 信头信头2. The date line 日期日期3. The inside name and address 收信人名称地址收信人名称地址4. Th

8、e salutation 称呼称呼5. The body of the letter 信文信文6. The complimentary close 结尾敬语结尾敬语7. The signature 落款落款Optional Parts 附加部分附加部分8. The attention line 具体收信人具体收信人9. The subject line 事由事由10. The reference notation 案号案号11. The enclosure 附件附件12. The carbon copy notation 抄送抄送13. The postscript 附言附言1.China N

9、ational Cereals, Oils and Foodstuffs Imp & Exp Corp.8 Jianguomen Nei DajieBeijing 10005, ChinaTelephone: 86-10-6526-8888Fax: 86-10-6527-6028E-mail: 2.Our Ref. Your Ref. Date: 15th November, 20-3.Messrs H. Ronald & Co. 556 Eastcheap London, E.C. 3, England8.Attention: Import Dept.4.Dear Sirs,

10、9.Aquatic Products 5.We thank you for your enquiry of 5 November. In compliance with your request, we are sending you herewith a copy of our illustrated catalogue and a quotation sheet for your reference. All prices are subject to our confirmation for our aquatic products have been selling well this

11、 season. Therefore, we would suggest that you advise us by a fax in case of interest. We await your early favorable reply. 6.Yours truly, 7. China National Cereals, Oils and Foodstuffs Imp & Exp Corp. Sig. _ (Manager)10.QS/AN11.Enclosures12.cc our Shanghai Branch Office13.P.S. We require payment

12、 by L/C for a total value not exceeding USD50,000.信函组成信函组成部分示例部分示例组成部分分项示例组成部分分项示例1. China National Cereals, Oils & Foodstuffs Imp & Exp Corp.8 Jianguomen Nei DajieBeijing 10005, ChinaTelephone: 86-10-6526-8888Fax: 86-10-6527-6028E-mail: 2. Our Ref. Your Ref. Date: 15th November, 20-信头信头日期日期

13、3.Messrs H. Ronald & Co. 556 Eastcheap London, E.C. 3, England8.Attention: Import Dept.4.Dear Sirs,9.Aquatic Products收信人名称和地收信人名称和地址址具体收信人具体收信人称呼称呼事由事由5. We thank you for your enquiry of 5 November. In compliance with your request, we are sending you herewith a copy of our illustrated catalogue

14、and a quotation sheet for your reference. All prices are subject to our confirmation for our aquatic products have been selling well this season. Therefore, we would suggest that you advise us by a fax in case of interest. We await your early favorable reply. 6. Yours truly, 7. China National Cereal

15、s, Oils and Foodstuffs Imp & Exp Corp. Sig. _ (Manager)结尾敬语结尾敬语信文信文落款落款10. QS/AN11. Enclosures12. cc our Shanghai Branch Office13. P.S. We require payment by L/C for a total value not exceeding USD50,000.案号案号附件附件抄送抄送附言附言各部分写法各部分写法信头和收信人名称、地址信头和收信人名称、地址 英语：名称在上，地址在下英语：名称在上，地址在下 地址先小后大地址先小后大 中文：名称

16、在上，地址在下中文：名称在上，地址在下 地址先大后小地址先大后小信头信头外贸商号的信笺，一般都印有信头，外贸商号的信笺，一般都印有信头，包括发信人的姓名、地址、电话号码、包括发信人的姓名、地址、电话号码、传真号、及传真号、及E-mailE-mail等，有些会将经营项等，有些会将经营项目目 ，注册商标和公司董事、经理等姓名，注册商标和公司董事、经理等姓名一并印在信头上。一并印在信头上。 如需打印，则信头位于信笺上中央如需打印，则信头位于信笺上中央或右上方。或右上方。 收信人的姓名和地址一般是列在信笺的左上方，沿左收信人的姓名和地址一般是列在信笺的左上方，沿左页边线写起。封内地址与信封地址写法相同

17、。信内把页边线写起。封内地址与信封地址写法相同。信内把收信人名称地址写明对工作有便利。收信人名称地址写明对工作有便利。 对发信人而言，便利有二：对发信人而言，便利有二：一是发信时可与信封地址相互对照，避免放入信封时发生差一是发信时可与信封地址相互对照，避免放入信封时发生差误；误；二是发信后便于准确归档，便于以后查找。二是发信后便于准确归档，便于以后查找。 对收信人而言，便利也有二：对收信人而言，便利也有二：一是收信人读信时，如发现信封名称地址与封内名称地址不一是收信人读信时，如发现信封名称地址与封内名称地址不符，可以知道是放入信封时发生错误，将信返回；符，可以知道是放入信封时发生错误，将信返回

18、；二是收信后如信封与信函分离原信仍能保持完整，便于查阅。二是收信后如信封与信函分离原信仍能保持完整，便于查阅。封内地址封内地址名称、地址名称、地址A UK address: Air Environmental MechanicalEquipment Limited2076 West Main StreetDevon, EX14 0RAU.K. 公司名称公司名称门牌号门牌号街道街道城市城市邮编邮编国家国家中文名称、地址举例中文名称、地址举例仲恺农业工程学院仲恺农业工程学院中国广东省广州市纺织东沙街中国广东省广州市纺织东沙街24号号单位名称单位名称地址由大到地址由大到小小中国地址名称用英文写中国地

19、址名称用英文写Sinochem Jiangsu Import and Export CorporationJiangsu International Business Mansion,50 Zhonghua Road, Nanjing210001, P.R. China 单位名称单位名称门牌号门牌号大楼名称大楼名称街道街道邮编邮编城市城市国家国家中国地名的翻译规范中国地名的翻译规范 用汉语拼音直译用汉语拼音直译; ; 一个地名只大写第一个字母一个地名只大写第一个字母 例如：例如：“山东青岛山东青岛”Qingdao, Shandong Qingdao, Shandong Qing Dao, Sh

20、an Dong Qing Dao, Shan Dong 可用缩写可用缩写: :Rd. = Road, Fl. = Floor, Ave = AvenueRd. = Road, Fl. = Floor, Ave = Avenue日期日期位置：位置：美式：在信头和收信人名称地址之间美式：在信头和收信人名称地址之间英式：通常在收信人名称地址之下英式：通常在收信人名称地址之下 均可以齐头，也可以靠右均可以齐头，也可以靠右写法：写法：美式：月美式：月-日日-年年英式：日英式：日-月月-年年美式日期举例Interstate Products, Inc. 511 Interstate Court Saras

21、ota, FL 34240 USA Date: April 4, 20- Shandong Foreign Trade (Holdings) Corporation Limited 51,TAIPING ROAD QINGDAO, 266001 CHINA 日期日期英式日期举例OFFICE SYSTEMS PTY. LTD. 124 Oak Street Tel (61-2)419 3209 Chatswood Fax (61-2)419 4011 England E-mail .uk Aqueous Technologies 291 Caxton Street Sante Fe U.S.A

22、18 November, 20- Dear Sir or Madam, 日期日期写法注意事项日期写法注意事项 “月份月份”最好用文字，如：最好用文字，如： 1.2nd May, 20- 2.2 May, 20- 3.2 May 20- (Comma can be omitted) 4.September 21st, 20- 5.September 21,20- 避免月份用数字，如避免月份用数字，如11/12/20称呼称呼 salutation 位置：位置：必须齐头必须齐头 写法：写法：对男士（正规）：对男士（正规）：Dear Sir, 或或Dear Sirs,或或Gentlemen:对女士（正

23、规）：对女士（正规）：Dear Madam, 或或Dear Mesdames,对关系密切的商业伙伴：对关系密切的商业伙伴：Dear Jack,词首字母全大写，用词首字母全大写，用逗号或不用标点符号逗号或不用标点符号Gentlemen后后用冒号用冒号salutation1. If unsure to whom you should address a letter, you should use the following salutations: Dear Sir or Madam, 2. If you know the name but are not familiar with the o

24、ther person, you should use the following salutation: Dear Mr./Mrs. XXX,外外 贸贸 函函 电电salutation 3. If you are quite familiar with the other person, you may use the following salutation: Hi XXX, Hello XXX, XXX,外外 贸贸 函函 电电Informal salutation其位置比封内地址和经办人行低两行，并与之平其位置比封内地址和经办人行低两行，并与之平头头 1.商业函件商业函件 1)用用“De

25、ar Sirs, ” 不能单独用不能单独用“Sirs,” 2)美国人用美国人用“Gentlemen：”,更加普遍更加普遍 (不能用单数）不能用单数）,单数时称单数时称“Dear Sir” 3)如果是女性公司，则用如果是女性公司，则用 “Dear Mesdames,” 2. 公事函件：公事函件：“ Dear Sir，”对一般机关团体负责人适用对一般机关团体负责人适用此外公事函件还可以用此外公事函件还可以用“To those who may be concerned，”外外 贸贸 函函 电电Body of a Letter This is the main part of the letter.

26、It expresses the writers idea, opinion, purpose and wishes, etc., so it should be carefully planned. When writing, pay attention to the following:Write simply, clearly, courteously, grammatically, and to the point.Paragraph correctly, confining each paragraph to one topic.See that your typing is acc

27、urate and the display artistic. 这是书信的主体，表达发信人的意见。在信的开头有开这是书信的主体，表达发信人的意见。在信的开头有开头语头语(Opening Sentences),(Opening Sentences),自成一节，在习惯上是用客自成一节，在习惯上是用客套语先将收到对方的来信的日期、编号或查号、主题及套语先将收到对方的来信的日期、编号或查号、主题及简单内容加以综合叙述，使对方一目了然这封信是答复简单内容加以综合叙述，使对方一目了然这封信是答复哪一封去信的。如果是第一次通信也可以利用开头语作哪一封去信的。如果是第一次通信也可以利用开头语作必要的自我介绍。

28、必要的自我介绍。Body of a letter 在信的结尾一般有结尾语在信的结尾一般有结尾语(The closing Sentences), 一般用来总结本文所谈的事一般用来总结本文所谈的事项，提示对受信人的要求，如希望来函项，提示对受信人的要求，如希望来函或电报订货、答复询问或作必要的声明或电报订货、答复询问或作必要的声明等。另起一段。如等。另起一段。如:We hope to receive your early reply.Body of a letter The body of a business letter typically contains three paragraphs:

29、 1.introductory paragraph 2.one or more body paragraphs 3.concluding paragraph外外 贸贸 函函 电电Body of a letter注意事项： 1）段与段之间一般空两行 想一想：如果信的正文很长，一页纸不够用而需两张或数张联页，该怎么办？外外 贸贸 函函 电电Body of a letter如果信的正文很长，一页纸不够用而需两张或数张联页，应在第一页的右下端打“待续”（to be continued),并在联页上端注明收信人的名称、日期、页数，再继续打正文。这是为了避免第一页和第二页，第三页在发信时误置。外外 贸贸

30、函函 电电结尾敬语结尾敬语 Complimentary Close 位置：位置：齐头式靠左对齐，缩格式偏右齐头式靠左对齐，缩格式偏右 正规场合下常用：正规场合下常用：1.Yours faithfully,2.Yours truly,3.Faithfully yours,4.Truly yours,第二个单词小第二个单词小写，用逗号或写，用逗号或不用标点符号不用标点符号 Formal Truly/sincerely/Faithfully yours, Informal Best regards,外外 贸贸 函函 电电Complimentary CloseCapitalize only the f

31、irst word in the complimentary close, and follow all phrases with a comma.Complimentary Close 注意： 1）结束礼词写在结尾语下隔一行，正中或略向右边写起 2）只有第一个字母大写，后面加逗号 3）欧洲信函把Yours放前，美国则把副词放前 4）用Yours而不用Your，与Yours连用的一定是带-ly的副词。称呼与结尾敬语的对应关系Salutation Close Occasion Dear Sir(s) Dear Sir or Madam (Mmes) Yours faithfully Faithf

32、ully yours Standard and formal closure Gentlemen Ladies/Gentlemen Yours (very) truly Very truly yours Used by Americans Dear Mr. Malone Yours sincerely/ Sincerely Best wishes (U.K.) Best regards/ Regards (U.S.) Less formal and between persons known to each other The SignatureIt is common to type the

33、 name of the writers firm or company immediately below complimentary close. 结束语的下面，应将行结束语的下面，应将行号的名称用大写打出，必须由负责人签名，号的名称用大写打出，必须由负责人签名，签名的下面为使对方了解签名人的姓名、职签名的下面为使对方了解签名人的姓名、职位，可以打字注明。位，可以打字注明。Never sign a letter with a rubber stamp.外国外国函件都必须由负责亲笔签名，用橡皮戳说明函件都必须由负责亲笔签名，用橡皮戳说明该信并非本人亲自过目，只是通函，不为人该信并非本人亲自过

34、目，只是通函，不为人重视。重视。Signature Companys name Your signature typed signature (job title)ELECTRONICS LTD. Harold Jones Harold Jones Manager外外 贸贸 函函 电电 想一想：如果有资格签署的人不在公司，想请他人签署，该怎么办？外外 贸贸 函函 电电Signature 注意： 1)p.p. 有时候有资格签署的人不在公司，常以授权（power of attorney)授权一负责的雇员签署，在这 情况下，则应在公司行号前写上P.P.( Per Procuration)或Per P

35、ro.,它的意思是代理。也有用for代替p.p.的。 格式一般如下： Yours faithfully （P.P.）THE NATIONAL TRANSPORT CO.， T.M.White T.M.White Manager外外 贸贸 函函 电电Signature落款落款Yours faithfully, Ciba-Geigy Chemicals Co. Pam LotisPam Lotis Pam Lotis Inspection coordinator Yours faithfully, Pam LotisPam Lotis Pam Lotis Inspection coordinato

36、r For Ciba-Geigy Chemicals Co. Yours faithfully, L. Van LindeL. Van Linde L. Van Linde Manager, QAD Software Co. 结尾敬语结尾敬语手写签名手写签名打印签名打印签名职务职务公司名称公司名称Attention Line指定收信人指定收信人 If you want your letter attended by or directed to a specific person or department, add an attention line. This will speed up

37、the sorting process within a company. 如需注明对方经办人，希望收信商号将信迅速交如需注明对方经办人，希望收信商号将信迅速交经办人办理，可以在封内地址下加经办人办理，可以在封内地址下加Attention Attention 或或Attention ofAttention of 例例1 Richard Thomas & Baldwins Ltd., 151 Gower Street London,SC7 6DY,England Attention Mr.Cave or Attention of Purchasing Manager 具体收信人具体收信人

38、 位置：位置： 1. 收信人名称地址之下收信人名称地址之下 2. 齐头式靠左，缩格式居中齐头式靠左，缩格式居中 3. 要加下划线要加下划线 表示的是承办本信件的具体个人或部门表示的是承办本信件的具体个人或部门 1. Attention: Mr. H. A. Donnan, Export Manager 2. Attention of Mr. Cave 3. To the attention of Mr. Liu Ming Subject Line or Caption Line Subject line is actually the general idea of a letter. It

39、is inserted between the salutation and the body of the letter either at the left-hand margin for fully-blocked letter form or centrally over the body for other forms. It calls the receivers attention to the topic of the letter. 事由写在称呼语下面两行，一般是在信笺中间事由写在称呼语下面两行，一般是在信笺中间位置，事由要简单扼要，说明商品名称，数量，位置，事由要简单扼要，

40、说明商品名称，数量，信用证或合同号等即可信用证或合同号等即可。事由事由 位置：位置： 1.称呼和正文之间称呼和正文之间 2.齐头式靠左，缩格式居中齐头式靠左，缩格式居中 3.要加下划线要加下划线 表示的是该信函的主题表示的是该信函的主题 1. Re: Your Order No.463 for1,000 Wide-screen TV Sets 2. SHEEP WOOL Enclosure If something is enclosed, note it below the signature.如信中有附件时，应在签名下如信中有附件时，应在签名下注明注明Encl.或或Enc.如附件不止一件应

41、注明如附件不止一件应注明 2 Encls or 3 Encls,或详细列明如下：或详细列明如下： Encls: 2 Invoices Enc: 1 B/L 1 Photo 1 Certificate 附件附件 位置：位置： 落款之下，左对齐落款之下，左对齐 说明该信件有附件说明该信件有附件 1. Enclosure 2. Enc. 3. Encl. As Stated 4. Enclosure: BrochureThe Carbon Copy Notation When copies of the letter are sent to others, type c.c. below the s

42、ignature at the left margin. 如果函件要抄送其他有关单位，同时使如果函件要抄送其他有关单位，同时使对方也知道已抄送其他单位，可在信件对方也知道已抄送其他单位，可在信件最后的左下角注明最后的左下角注明“CC to xxx” or “CC xxx”抄送抄送 位置：位置： 附件之下，左对齐附件之下，左对齐 表示该信件同时抄送给他人表示该信件同时抄送给他人 1. 明抄：明抄：cc Marketing Department 2. 暗抄：暗抄：bcc Mr. Simpson Carbon copy,收信收信人知道被抄送人知道被抄送Blind carbon copy,收信人不知收

43、信人不知道被抄送，只出道被抄送，只出现在发给被抄送现在发给被抄送人的信件里人的信件里Postscript If the writer wishes to add something he forgot to mention or for emphasis, he may add his postscript two spaces below the carbon copy notation. 信写完后，如果想起还有要紧的要说，信写完后，如果想起还有要紧的要说，可以在信末加可以在信末加P.S. 引出补叙的话，然后引出补叙的话，然后由发信人签署本人简笔签名由发信人签署本人简笔签名(本人姓名的本人姓

44、名的第一个字母第一个字母)。2.Writing Principles of the Business Letters7 “C” Courtesy 礼貌礼貌By courtesy we mean trading people with respect and friendly human concern. In order to make a business letter courteous, try to avoid irritating, offensive, or belittling statements. To answer letters promptly is also a ma

45、tter of courtesy. Following rules should be followed:Change the commanding tone into requesting tone;Use mitigation平静平静 and avoid overemphasizing your own opinion or irritating your partner.Passive voice should be adopted accordingly;相应的采用被动相应的采用被动语态语态Try to avoid using the word with forcing tone or

46、 arousing unpleasantness.1)语言要有礼且谦虚，及时地回信也是礼貌的表现语言要有礼且谦虚，及时地回信也是礼貌的表现。 Comparison:You did not enclose the price list in your letter.你们没有在信中附价格单。你们没有在信中附价格单。The price list was not enclosed in your letter.贵方信中没有附价格单。贵方信中没有附价格单。We must refuse your offer.我们拒绝贵方报价。我们拒绝贵方报价。We regret that we are unable to

47、 accept your offer.很遗憾我们不能接受贵方报价。很遗憾我们不能接受贵方报价。We have received with many thanks your letter of 20 May, and we take the pleasure of sending you our latest catalog. We wish to draw your attention to a special offer which we have made in it.（polite）You will be particularly interested in a special offe

48、r on page 5 of the latest catalog enclosed, which you requested in your letter of 20 May. （courteous）2) Consideration 体谅：体谅：Consideration means thoughtfulness.Consideration emphasizes You-attitude rather than We-attitude. Keep the readers request, needs, desires, as well as his feelings in mind.In a

49、ddition, we should try to discuss problems in a positive way rather than in a negative way. The following points are necessary for writing a letter to embody consideration: You-attitude: You earn 2 percent discount when you pay cash. We will send you the brochure next month. We allow 2 percent disco

50、unt for cash payment. We wont be able to send you the brochure this month. Focus on the positive approach: We feel sure that you will be entirely satisfied. (Positive) We do not believe you will have cause for dissatisfaction. (Negative) 3) Completeness 完整完整A business letter should include all the n

51、ecessary information. It is essential to check the message carefully before it is sent out.As you work hard for completeness, keep the following guidelines in mind: Why do you write the letter? What are the facts supporting the reasons? Have you answered the questions asked?一封商业信函应概况了各项必需的事项，如一封商业信函

52、应概况了各项必需的事项，如邀请信应说明时间、地点等，确忌寄出含糊邀请信应说明时间、地点等，确忌寄出含糊不清的信件。不清的信件。4) Clarity/Clearness 清楚清楚意思表达明确，要注意：意思表达明确，要注意：Avoid using the words which have different understanding or unclear meaning避免使用有避免使用有歧义的文字歧义的文字;Pay attention to the position of the modifiers注注意修饰语所放的位置：意修饰语所放的位置：Pay attention to the ratio

53、nality in logic:注意语注意语言的逻辑性言的逻辑性5)Conciseness 简洁简洁Conciseness is often considered to be the most important writing principle and language feature.Conciseness also means you should clearly express what you would do in a short and pithy style 短小精短小精悍的写作方式悍的写作方式of writing as possible as you can. Avoid

54、using wordy expressions:避免废话连篇避免废话连篇 Avoid unnecessary repetition:避免不必要的重复避免不必要的重复 Using short sentences, simple words and clear explanations:短句、单词的运用短句、单词的运用 Avoid the out-of-date commercial jargons and try to use modern English.不要使用过时的语言，要运用现代英语。不要使用过时的语言，要运用现代英语。 Comparison：We would like to know

55、whether you would allow us to extend the time of shipment for twenty days and if you would be so kind as to allow us to do so, kindly give us your reply by fax without delay.(wordy)Please reply by fax immediately if you will allow us to delay the shipment until April 21.(concise)They attend the Guan

56、gzhou Trade Fair for the purpose of finding a business partner.They attend the Guangzhou Trade Fair to find a partner. Out of date commercial jargons:Due to the fact that 由于由于的事实的事实Terminate 结束结束Attached hereto 随函附随函附Acknowledge receipt of 确认收到确认收到Inst. 本月本月Up to this writing 在写这封信的时候在写这封信的时候 Modern

57、 English:As, because or sinceEndEnclosed is/areThank you forI receivedThis monthSo far6)Concreteness 具体具体: Make the message specific, definite and vivid. Try to heed the following tips:Complete with the 6Ws: Who? What? Why? How? Where? When?Concreteness in action: using specific language to make our

58、 information more concrete and convincing;Using concrete words. Compare:ST858L 5-Band Stereo Radio Cassette Recorder is full functions.ST858L 5-Band Stereo Radio Cassette Recorder can delivers superb FM/MW/LW/SW1/SW2/FM Stereo band reception. Full auto-stop and automatic quick program search (AQPS s

59、ystem).自动快速搜索自动快速搜索系统系统We have drawn on you as usual under your L/C.We have drawn on you our sight draft No.345 for the Invoice amount, US $560.00, under your L/C No.234 of the China Bank.7)Correctness 正确正确:Correctness not only refers to the correct grammar rules, contents, and forms, but also accur

60、acy in style, language and typing. Usually, mistakes with tone can be avoided by using the following techniques:Place more emphasis on the reader than yourself;把把重点放在读者身上，而不是你身上；重点放在读者身上，而不是你身上；Avoid extreme cases of humility, flattery, and modesty;避免过度谦卑、奉承和谦虚避免过度谦卑、奉承和谦虚Avoid condescension ,kndisenn; 避免傲慢避免傲慢Avoid lecturing 避免说教避免说