关于《文书档案管理》讲解

1、关于关于文书档案管理文书档案管理讲解讲解一、一、文书档案管理文书档案管理的结构的结构 教材结构:共分五章：共分五章： 第一章第一章 归档文件归档文件 第二章第二章 归档文件的形成归档文件的形成 第三章第三章 文件的归档文件的归档 第四章第四章 归档文件整理方法归档文件整理方法单份文件整理单份文件整理 第五章第五章 归档文件整理方法归档文件整理方法立卷法立卷法二、修订的重点二、修订的重点n本次教材修订以简明、实用为指导原则，本次教材修订以简明、实用为指导原则，尊重成人学习规律，突出文书档案工作特尊重成人学习规律，突出文书档案工作特点。相较旧版而言，新教材主要作了以下点。相较旧版而言，新教材主要作

2、了以下修改：修改：n1 1名称改变名称改变（1 1）课程名称改变）课程名称改变文书档案文书档案 文书档案管理文书档案管理（2）章节名称改变原教材新教材第一章第一章文件归档文件第二章第二章 文件处理归档文件的形成第三章第三章 归档文件整理文件的归档第四章第四章文书档案的鉴定与移交归档文件整理方法单份文件整理第五章第五章归档文件整理方法立卷法2内容增减n针对旧版教材中存在的文字叙述过多、内针对旧版教材中存在的文字叙述过多、内容陈旧等问题，新教材补充了直观、形象容陈旧等问题，新教材补充了直观、形象的图示，提供了大量最新实例，调整、完的图示，提供了大量最新实例，调整、完善了各章节的结构层次及具体内容，

3、从而善了各章节的结构层次及具体内容，从而使结构更加清晰、合理，符合逻辑。使结构更加清晰、合理，符合逻辑。增加的内容：增加的内容：n（1 1）重点丰富了归档范围划分和文书档案保管）重点丰富了归档范围划分和文书档案保管期限判定的相关内容。补充了国家档案局第期限判定的相关内容。补充了国家档案局第8 8号号令中关于文件材料归档范围与保管期限的最新令中关于文件材料归档范围与保管期限的最新规定。吸收了课题的研究成果。规定。吸收了课题的研究成果。（2 2）详细介绍了）详细介绍了“单件单件”和和“立卷立卷”两大常用两大常用整理方法。特别是在整理方法。特别是在“单件整理方法单件整理方法”中吸收中吸收了近年来国家

4、及省制发的有关文件精神和要求，了近年来国家及省制发的有关文件精神和要求，进行了更加详细的表述，更加注重操作性。进行了更加详细的表述，更加注重操作性。删减的内容：删减的内容：n（1 1）旧版）旧版“第四章第四章 文书档案的鉴定与移文书档案的鉴定与移交交”中的相关内容删减后归入中的相关内容删减后归入“文件归文件归档档”， （2 2）删除了）删除了“行文关系行文关系”“”“行文方向和行文方向和行文方式行文方式”“”“行文规则行文规则”的内容的内容3章节调整 （1 1）四章变五章）四章变五章（2 2）按实际操作的习惯安排教材的顺序）按实际操作的习惯安排教材的顺序（3 3）突出文件归档环节，单列一章）突

5、出文件归档环节，单列一章（4 4）单份整理方法单列一章并提前）单份整理方法单列一章并提前三、本教材须把握的重点、难点三、本教材须把握的重点、难点（一）公文的体式与稿本（一）公文的体式与稿本n公文的体式与稿本是体现公文权威性和有效性的重要标志。 n基于归档文件形成质量对归档质量影响的基于归档文件形成质量对归档质量影响的考虑，作为新入行的档案人员应了解公文考虑，作为新入行的档案人员应了解公文的规范体式和不同的稿本；公文体式的相的规范体式和不同的稿本；公文体式的相关内容与整理时的著录项目有直接关系。关内容与整理时的著录项目有直接关系。n体会：用文件演示并在课件中链接标准的公文格式岗位班0903(全省

6、班)公文格式公文标准样式（上行文）.docn讲述不同公文类型格式的异同n各构成要素的位置、结构、字体、字号等常识性内容字体、字号、边距字体、字号、边距n正文三号仿宋n标题为二号小标宋n主题词三字为3号黑体、主题词词目为3号小标宋n每面排22行，每行28个字双面印刷n左侧装订n左边距为28，右边距为26，天头（上白边）37n（二）归档范围及保管期限（难点内容）（二）归档范围及保管期限（难点内容） 在整理方法简化之后，归档文件内在质量比在整理方法简化之后，归档文件内在质量比归档文件整理的外在形式重要得多。归档文件内归档文件整理的外在形式重要得多。归档文件内在质量主要体现在归档范围是否齐全、保管期限

7、在质量主要体现在归档范围是否齐全、保管期限判定是否准确。判定是否准确。 在实际工作中基层档案人员最难掌握、兼职在实际工作中基层档案人员最难掌握、兼职教师最难讲清楚的也是归档范围和保管期限的判教师最难讲清楚的也是归档范围和保管期限的判定。定。因此，本教材第三章的内容既是重点也是难点。因此，本教材第三章的内容既是重点也是难点。如何在规范指引下教会这部分内容是需要我们共如何在规范指引下教会这部分内容是需要我们共同探讨的。同探讨的。归档范围讲授体会归档范围讲授体会n国家和省的相关文件要明确地告诉学员n划分原则要务必讲清楚 以我为主 既不能有文必档 也不能有档不归机关文件归档范围机关文件归档范围n重点掌

8、握两点内容nP33保管期限讲解保管期限讲解n重点讲解国家档案局8号令的相关内容n掌握应永久保管的文书档案的内容n记述本机关主要职能活动（报告、报表 、总结等）、发展历史和人事变迁n指导本地区、本系统、本行业工作的全面、系统性文件文书档案保管期限表的编制也应作文书档案保管期限表的编制也应作为重点内容进行讲解为重点内容进行讲解n引导学员分析本单位主要职能n学会检查年度归档文件的完整性，是否全面反映了本单位年度工作n在大事记或年度工作报告中提到的工作是否留下了相关的记录n（三）单份文件整理方法的操作（三）单份文件整理方法的操作 档案人员岗位培训的目的主要是学会整理。档案人员岗位培训的目的主要是学会整

9、理。具体操作是其中的重要内容。在目前的情况之下，具体操作是其中的重要内容。在目前的情况之下，单份文件整理方法应作为主要的方法进行讲解和单份文件整理方法应作为主要的方法进行讲解和演示。演示。分类分类n尽可能地简单n在以年度为周期进行整理的情况下，淡化分类n不主张以问题分类页码部分页码部分n在装订的情况下，以强调页数为主排序排序n整理工作的重点内容之一n从方便利用的角度解释排序的意义n不推荐按文号顺序排序著录著录n整理工作的重点内容n项目要全n内容要准n尤其是题名项归档说明归档说明n三个部分的内容讲清楚n最好是有实例提供四、几点体会四、几点体会n(一)熟悉规范国家行政机关公文处理办法国家行政机关公

10、文处理办法中国共产党机关公文处理条例中国共产党机关公文处理条例 国家行政机关公文格式国家行政机关公文格式 国家档案局国家档案局8 8号令号令国有企业文件材料归档办法国有企业文件材料归档办法企业档案工作规范企业档案工作规范 ( (二二) )掌握标准掌握标准n关于印发关于印发广东省机关文书档案保管期限表广东省机关文书档案保管期限表的通知的通知（粤档发（粤档发200720073030号）号）n归档文件整理规则归档文件整理规则n广东省文件材料归档方法改革方案广东省文件材料归档方法改革方案n单份文件归档整理工作流程、控制措施与质量单份文件归档整理工作流程、控制措施与质量标准标准( (三三) )把握原则把握原则n归档范围判定原则归档范围判定原则 以我为主：以本单位各项职能活动形成的文件材料为主要归档内容n整理原则整理原则 遵循文件材料形成规律，保持文件的原貌和完整，准确判定保管期限，便于保管和利用。（在把握原则基础上不苛求细节）( (