项目五 商业信函

1、 商业信函可以沟通商品信息，也可以对商品交易的某些事项进行磋商，以达到经济业务活动顺利开展的目的。一、概念一、概念 是指在经济业务活动中经常使用的各类是指在经济业务活动中经常使用的各类专用书信。专用书信。二、特点与种类二、特点与种类（一）特点（一）特点1.商务性：联络、洽谈、询答商务性：联络、洽谈、询答2.凭证性：一方面可以存档备凭证性：一方面可以存档备查、一方面可以保证商务活动查、一方面可以保证商务活动的顺利进行。的顺利进行。v（二）种类（二）种类 1.联系函：用于建立商务关系。 2.询答函：询问情况和回答问题。 3.交涉函：对某问题进行讨论，以求得问题 的解决。 4.告知函：企业拓展新业务

2、、或搬迁新址或 有变动等，通过函件进行告知。 5.索赔函：在履行合同过程中，发生争议，争 议发生过程中或者争议发生 后索 赔理赔过程中使用的函件三、商务信函的作用三、商务信函的作用 四、商务函件的写法 通常有信头、发函对象、事由、正文、 祝颂语落款组成公司公司 地址：地址：市市街街号号 电话：电话： 传真：传真： 发文字号：发文字号： 公司公司 总经理总经理 台鉴台鉴 。 此致此致 商安商安 附件：附件： 20年年月月日日信头信头发函对象发函对象事由事由正文正文祝颂语祝颂语附件附件落款落款 v 1.1.信头。信头。v 商函一般采用本企业特制的信笺，其上方中间已经预先印好信头。v 信头一般包括本

3、企业的名称、地址、邮政编码、电话号码、电报挂号等，有的还有商函编号。如果使用普通信笺，就没有信头部分。v 外贸商函信头的打印或者书写，应该按照对方国家的习惯格式。 v2、发函对象：是对接收信函人一种称呼。 一般是公司、商号的名称，如“三江公司”。 也有写给对方公司负责人，在名字后加上职务 名称或称“先生”、“女士”。 称呼后接着写敬语，如“台鉴”、“雅鉴”等。v3.3.事由：是函件的主旨事由：是函件的主旨v 标题应准确简要地概括商函的主要内容，并且标明文种名称，以使对方迅速了解商函的主旨。v 可以使用能够表达主旨的词语或者短语点明事由，如 “事由: 建立贸易关系”。收函者展读事由就可以知道信函

4、内容v4.4.正文。正文。v（1）发函缘由。自我介绍、开门见山、引述来函；v（2）发函的事项。或者介绍具体情况，或者告知有关事项，或者说明具体意见，或者提出解决问题的办法，或者针对来函做出答复。如果事项内容较多，有几个方面或几层意思，可以分条列项，以使眉目清楚。v（3）对收文者的希望或要求。是指在发函的事项交待清楚之后用简短的一两句话表明希望或者要求。 五、写作要求1、熟悉业务、调查研究。 询盘、发盘、还盘、接收2 、态度诚恳、平等对话 。 也是一种平行文3、内容完整、用语讲究。附录附录: : 商务信函惯用语商务信函惯用语 （一）称呼部分的惯用语。（一）称呼部分的惯用语。 台鉴“台”，旧时对别

5、人的敬称（下同）。“台鉴”，是“你审阅”的意思。 例:湖北省化工进出口公司财务经理先生，台鉴 例:辽宁省外运公司经理先生，台鉴 雅鉴“雅”、“雅正”，说对方高雅，请其指正的客气话。“雅鉴”，是“请你指教并审阅”的意思。 例吉林省包装公司先生，雅鉴 （二）正文开头部分的惯用语。（二）正文开头部分的惯用语。 悉“知道、了解”的意思。 例:三月八日来函已悉。 谨悉“恭敬地明了（其中的内容）”的意思。 例:来函谨悉。 兹启者 “兹”，“现在” 之意。 “兹启者”，是 “现在陈述的” 的意思。 例:兹启者，合约事实上早作撤销处理，我司不可能再办理装运货物出口。若贵司对该货仍有需求，请即提出新订单。 顷接

6、“刚才接到” 的意思。 例:顷接来函，所询改变付款方式一事答复如下 （三）正文送达发函者意见部分的惯用语。（三）正文送达发函者意见部分的惯用语。 鉴于“由于考虑到” 的意思。 例:鉴于我司目前财力较紧，我方恳请以分期付款的方式支付。 拟于“打算在” 的意思。 例:我司拟于下月初派员前去洽谈有关事宜。 就绪“已经安排好” 的意思。 例:看样订货会筹备工作就绪。 业经“已经经过” 的意思。 例:贵司来函所叙提高黄豆销价一事，业经我董事会商讨同意，请按5%提价数执行。 径向“直接向” 的意思。 例:关于信用证一事径向我公司驻京办事处联系。 贵我“贵方和我方” 的意思。 例:目前仿制品已大量上市，倘任

7、其鱼目混珠，将影响贵我信誉。 系“是” 的意思。 例:经技术鉴定，贵方金质首饰确系14K，未达到合同所定成色标准。 显系“显然是” 的意思。 例:应付款迟迟没有支付，显系对方已无偿贷能力。 赓即“继续” 的意思。 例:如贵司对我司所报账单有异议，请赓即函告。 讫“终了”、“完毕” 的意思。 例:贵司寄来清单验讫， 一体“一律” 的意思。 例:上述各项商品一体按合同价格交售。 竭诚“竭尽全力，真心真意” 的意思。 例:贵司若须查询各类有关商品行情，请随时函电示知，我司当竭诚服务，情报保证快捷准确。 藉“凭借” 的意思。 例:藉此希望能为发展贵我之间的经贸合作做出贡献。 歉难“抱歉难以” 的意思。

8、 例:造成亏损原因不在我公司，歉难承担经济责任. 俾“使” 的意思。 例:请于七月八日前来电确认俾客制约。 （四）正文结束语部分的文言惯用语。（四）正文结束语部分的文言惯用语。 函达“写信告知”的意思。 例:特此函达。 见复“得到答复”的意思。 例:希迅予办理见复。 查照“查看”的意思。 例:希查照办理为荷。 复希“还希望”的意思。 例:复希将查照结果告知。 洽照“商量并查看”的意思。 例:复希洽照协助办理。 为荷“承受别人的恩惠” 叫“荷”，“为荷”，可解释为 “感谢你们的帮助”。 例:请根据上述要求组织生产、又及新成品商泸前先函告我公司为荷。 （五）客套语部分的文言惯用语。（五）客套语部分的文言惯用语。 台安“你安好”的意思。 例:敬颂台安! 台祺“你吉祥、福气” 的意思。 例:顺颂台祺! 台绥“你平安” 的意思。 例:即颂台绥! 近祉“祉”读Zh ，“福”的意思。 近祉是 “近来幸福” 的意思。 例:此问近祉。 时祉“现在幸福”的意思。 例:祝时祉! 商安“生意安好” 的意思。 例:顺致商安! （六）落款签名部分的惯用语。（六）落款签名部分的惯用语。 谨泐“泐”读le ，“写”的意思。 “谨泐” 是 “恭敬地书写” 的意思。 例