航运部商务管理员岗位任务说明书

1、航运部商务管理员岗位任务说明书编号：_YD/HY/005拟制：_核准：_生效日期：_一、基本资料部门名称航运部岗位名称商务管理员直接上级商务主管所辖人员/二、工作说明1、主要职责1、做好账单流转。2、及时联系财务审计部做好收、汇款安排。3、做好营运统计、分析。4、做好台账和档案资料管理。5、做好部门内务工作。2、主要工作内容1、做好有关账单流转和处理。2、及时联系财务审计部门做好收付款安排，跟踪反馈收付情况。3、协助主管做好部门信息管理工作，负责信息的传递、整理。4、编制营运统计报表。5、做好部门档案管理工作。6、管理部门的图书资料。7、收发部门内各类信函、电文。8、做好部门会议资料的准备和会

2、议记录等。9、做好部门文件的接收、传递、起草、打印、发放和管理。10、做好部门办公设施和设备的登记、造册、管理和维护工作。11、做好部门内务卫生的管理工作。12、做好部门各种办公用品的申领、发放。13、完成上级布置的其他工作。3、主要工作要求1、商务处理1.1做好部门内部账单的收集、核对、整理、登记、流转工作。1.2及时登记收（付）款通知书，将通知书及时送交财务审计部并做好交接记录；跟踪款项收、付情况，及时向财务审计部门查询。1.3接收到财务审计部的反馈单后及时将情况通知收（付）款人并登记备案；汇款要按船舶或人员建立档案，如果需要要收集汇款单证提供给申请人。1.4涉及港口使费、加油费、经纪人佣

3、金等需要公司分管领导审批的款项，要及时将经理签字的汇款通知书和有关单证送给领导审批。1.5每月27日前要列表统计各轮本月度营运收入实际到账金额，做好营运分析表，做到准确无误，交给商务主管审核。1.6及时将营运收入结算表于每月30日之前送交财务审计部门。1.7做好船舶额外劳务费用的登记并及时通知财务审计部，每年年末要统计各轮的额外劳务费发生情况，编制成报表交商务主管审核。1.8掌握有关款项回收情况，及时联系回收业务余款。2、档案、台账2.1要及时登记、记录本部门工作情况。记录、台账整齐、规范，无漏登、漏记和翻查不便的情况。2.2分门别类妥善保管有关合同，做好记录，及时催促各主管将合同归档。2.3

4、妥善保管文件资料，及时进行整理、归档。其他部门借阅和本部门人员借阅需过夜时要填写“文件资料借阅登记表”。有关资料、档案要按照公司的档案管理规定，及时移交档案室，并做好交接记录。失效的部门文件要及时销毁，原始签发件要打上“作废文件，仅供参考”字样作为历史资料保存。3、文件收发3.1接收到发放至航运部的外来文件资料后在“文件资料领用登记表”上登记，并修改“航运部文件资料清单”，及时通知部门经理安排传阅学习。接收到公司文件后要及时安排传阅，然后编号、登记并归档备查。3.2要及时联系相关部室做好文件会签。3.3对外发文要规范格式、认真校对、做好登记。4、内务工作4.1协助商务主管管理图书室，将图书编号

5、登记在册，做好借阅和归还登记，及时将新到业务期刊分门别类放置于期刊架上，供阅览，图书管理工作要做到井然有序。4.2收到各类信函要做好登记，加盖收妥章并标明收到日期后交部门经理签阅，未署名的业务信函要及时进行拆封、处理；接听电话要做好记录，代接电话要留条示意以免误事；部门内各类函、电的收/发记录齐全、规范，并保证收/发的函、电传递到责任人处，避免因传递不及时影响工作。4.3部门内办公设施和设备登记、造册要及时，内容要全面，定期进行维护保养。4.4办公用品的申领、发放及时。4.5资料室和会议室环境干净、整洁。4.6部门会议资料准备齐全，记录和纪要完整、准确。4.7积极做好其他部门内务工作，保证部门

6、内务协调、高效；迅速、准确、高质量地落实领导交办的其他工作，并将结果及时反馈。三、任职资格因素细分因素等级限定条件知识学历C航运、管理、外语、经贸、文秘类相关专业专科以上学历或相当程度。行业知识C了解航运行业知识，了解行业中先进的管理经验。专业知识B熟悉航运专业知识；掌握公司安全管理体系以及国际国内安全、防污染公约、规则；了解船舶、航运、港口装卸等方面的知识，掌握账单处理程序。能力事务处理能力B能够合理安排工作计划，及时、正确的完成各项工作。理解能力A准确把握本身职务定位、工作内容；准确、迅速的理解上级的指示、意图和所布置的工作；准确理解同事、下属、客户的目的和意图；对于所学的知识和技能能够迅速理解和掌握，反应机敏，能够举一反三。判断能力B能迅速、准确的判断各种问题，掌握其实质，能较为准确的判断从未遇到的问题，找到解决的办法。表达能力C表达内容准备较充分、主题较明确、构思较清楚。经验行业工作经验/相关工作经验/6个月以上