时间管理(学员版)

1、讲师：陈东2014年6月时间帐目表项目每天耗时40年耗时结余睡眠 8小时13.3年 26.7年一日三餐 2.5小时 4.2年 22.5年交通 2小时 3.3年 19.2年电话 1.5小时 2.5年 16.7年看电视上网 3小时 5年 11.7年看报、聊天 2小时 3.3年8.4年刷牙、洗脸、洗澡 1小时 1.7年6.7年休假、白日梦、闹 2小时 3.3年3.4年情绪、身体不适 课程纲要23时间管理的概念和误区时间管理的原则时间管理的方法和技巧抓住当下1要事第一第二象限原则 时间管理理念的演变l早期的时间管理l工作量 = 工作效率工作时间备忘录便签日程安排表效率手册商务通规划表短期、中期、长期目

2、标自我管理式案例讨论 哪些事情被放弃不做？为什么？ 哪件事情有最高的优先级？为什么？ 你会高兴地执行这个计划吗？ 如何安排一周的时间？时间管理的误区l因过分强调“知难行易”而认为没有必要在行动之前多做思考； l不做计划也能获得实效； l不了解做计划的好处； l计划与事实之间极难趋于一致，故对计划丧失信心； l不知如何做计划。 误区一：工作缺乏计划l担心部属做错事； l担心下属表现太好； l担心丧失对下属的控制； l不愿意放弃得心应手的工作； l找不到合适的下属授权。 误区二：组织工作不当l习惯拖延时间。 l不擅处理不速之客的打扰。 l不擅处理无端电话的打扰。 l泛滥的“会议病”困扰。 误区三：

3、时间控制不够（拖沓）误区四：整理整顿不够（凌乱）误区五：进取意识不强文件处置测试抓住当下时间管理第一原则 十大时间盗贼十大时间盗贼p找东西p懒惰p时断时续p一个人包打天下p偶发延误p惋惜不已或白日作梦p拖拖拉拉p对问题缺乏理解就匆忙行动p消极情绪p分不清轻重缓急时间管理的真正含义时间管理的实验时间管理是通过使用时间来控制生活的方式。通过管理你的时间，你就可以确定在职业和个人生活中你看重什么，从而相应地指引自己努力的方向。要事第一时间管理最重要原则第二章：时间管理的原则要事第一/目标原则第二象限原则80/20原则有序原则15目标对人生的影响25年跟踪调查结果有无目标所占比例25年后。没有目标27

4、%社会底层抱怨不公平有愿望，但目标模糊60%中下层生活较安稳有短期清晰的目标10%中上层专业人士长远目标3%顶尖人物今天的生活状态不由今天所决定，它是我们过去生活目标的结果！16目标的层次体系愿景使命战略目标具体目标部门目标个人目标高层中层基层工作优先矩阵1243紧急不紧急重要不重要工作价值矩阵重要紧急M1危机急迫的问题有期限压力的计划M2防范于未然改进产能建立人际关系发掘新机会规划、休闲M3繁琐的工作某些信件某些电话浪费时间之事有趣的活动M4不速之客某些电话某些信件与报告某些会议必要而不重要的问题受欢迎的活动工作结果矩阵重要紧急M1压力精疲力竭危机处理忙于收拾残局M2有远见、有理想平衡纪律自

5、律少有危机M3全无责任感工作不保依赖他人或社会机构维生M4短视近利危机处理轻视目标与计划缺乏自制力，怪罪他人人际关系欠佳甚至破裂富有成效的管理者OEC管理OEC:日清日毕，日清日高l总帐不漏项l事事有人管l人人都管事l管事凭效果l管人凭考核22结构性问题反复出现，经常发生问题的背景比较清晰过去曾经有解决该问题的经验或教训最坏的处理结果可以预料或能接受80/20不同于普通思维的地方80/20思维50/50思维1.超常的创造力2.寻找解决问题的捷径3.有选择地做4.在少数领域卓越5.尽量多放权6.只做能做得最好，最有兴趣做的7.在每个重要领域问：做哪些20%导致80%8.少工作，多思考1.超出平均

6、水平的努力2.走完全程3.全面，找尽一切可能4.在许多领域良好5.尽量自己做一切事情6.做一切必须做的7.一份辛勤，一份收获8. 抓着一个机会其他原则：有序原则l帕金森定律：l工作将被扩展，以便填满可供完成工作的时间l“文件堆积定律”：l文件的堆积将被扩展，以便填满可供堆积的空间。 第三章：时间管理的方法和技巧1.了解自己使用时间的方式和状况2.明确你的目标3.将目标分解成工作计划4.制定你的时间计划5.确定浪费时间的因素并制定相应的策略6.实施、评估并调整你的时间规划如何进行时间管理？你每周会有哪些活动？1上下班2开会3打电话 4阅读文件、整理通信5帮助下属6接待宾客7向上级汇报8公务出差9

7、拜访客户10其它工作上的活动11整理仪容12饮食13 睡觉二、个人活动二、个人活动一、公务活动一、公务活动评估你的时间使用情况1、你的时间实际使用情况与你的期望相符吗？2、你的时间使用情况与你的关键责任相符吗？3、哪些活动我现在可以减少、不予考虑或交给别人做？4、我是否花费时间追求那些对我很重要的事？如果没有，原因何在？如果有，是哪些事？5、我做的哪些事对我的目标很重要？ 6、我如何浪费我的时间？我如何浪费别人的时间？我浪费了谁的时间？别人如何浪费我的时间？7、我可以采取哪些措施防止浪费时间的现象？第二步：明确你的目标l目标制定lABC法l删减法工作日程表分类 日期周一周二周三周四上午下午晚上

8、B类C类将目标分解成工作计划1、详细了解2、5W2H原则 3、设置控制点（milestone）32工作计划包含的基本要素l达成目标所需要的人财物信息资源的有效配置；l达成目标的基本措施、方法、途径、步骤、程序设计；l工作重点与难点把握；l工作进度和日程安排；l工作的监控和激励；l工作地点的选择和工作场所的有效利用；l组织以外的外部资源充分利用等。l以上基本要素可用“如何、何时、何人、何地、用何”概括， 5W2H原则原则33如何工作计划工作方法、措施、途径工作程序、工作步骤重点目标和工作重点排序确保重点目标达成的措施难点预测及相应对策监控、汇报：时间、方式奖惩：如何奖、如何罚何时时间总体时间：什

9、么时候开始；什么时候结束阶段性进度时间安排工作日程表何人人员执行者：主要责任人、相关责任人配合者：相关部门、相关人员指导与监控者何地地点工作在何处进行工作场所如何规范、有效利用用何资源权限：享有什么权力组织内部人财物信息资源，设备、设施、工具组织外部“借势”、组织外可用资源34工作计划制定工具逻辑树Logic Tree思维导图Mindmap工作分解结构WBS甘特图GANTT工具35逻辑树分析问题陈述问题/假设1问题/假设2问题/假设3分支问题分支问题分支问题分支问题分支问题分支问题为什么使用逻辑树？1.将问题分成几个部分，使解决问题的工作可以分成智力上能够解决的几个部分不同部分可按轻重缓急区分

10、工作责任能分派到各人2.保证问题获得完整地解决将问题的各个部分解决好，即可解决整个问题所分问题的各个部分各不相同，而且包括了各个方面(即没有重叠没有遗漏)3.使项目小组共同了解解决问题的框架4.协助重点使用组织框架及理论逻辑树的关键原则36完全穷尽相互独立工作任务分解结构（Work Breakdown Structure）为顺利完成项目所需要的所有任务和活动的逻辑组成关系WBSWBS范例工作任务分解结构WBS41工作分解结构的作用是把工作范围细分为易于管理的工作包，可以对这些工作包进行估算、设计，并把它们分配给一个责任者或组织来完成 WBS不是项目时间表 在此阶段，资源也暂时还没有考虑 WBS

11、会被分成4致7个大类第四步：制定时间计划l列出你的所有工作l估算你的每项工作的时间及期限限制l根据优先原则及效率曲线安排你的工作步骤效率曲线时间效率估计行动时间的长短l经验估算l公式估算 工作时间=（a+4b+c）/6 a：最乐观时间 b: 期待时间 c: 最悲观时间l倒推法预留出弹性时间l不要把所有的时间都列入计划 l把工作时间的60%列入计划 l40%视为弹性时间 ，其中 20 % 用于意外活动，20 % 用于个人及其他社会活动第五步：确定浪费时间的因素并寻找对应的策略 时间就是生命，无端的空耗别人的时间，其实是无异于谋财害命的 鲁迅确定浪费时间的因素我要死掉了！会议电话不速之客出差沟通不畅进度失控资料不全我要死掉了！条理不清欠缺自律无力拒绝懒惰拖延计划欠妥追求完美事必躬亲打扰是第一时间大盗 1、会议2、电话3、打扰l来自上级、下级和同事l请托学会适时说学会适时说“不不”案例：提交报告vs汇报领导布置了一项工作，自己已提交了方案计划，并报领导审批。但由于领导自身工作繁忙，未及时处理，耽误了办理进度，却反过来责怪我。电话策略 不是所有电话都要即时应答1 电话分类2 在工作效率最低的时间打回去3不要拖延l测试：拖延系数测试l一次做对拖延测试下一步行动是？第六步：实施你的计划 很多人不是热