预订业务管理

1、预订业务管理 小张是某酒店的前厅接待员。国庆节期间，本市几乎所有酒店客房都已爆满，而且房价飙升。10月1日11 30左右，小张在繁忙的工作中接到一位李先生预订客房的 。李先生是该酒店某协议单位的老总，也是酒店的常客，所以小张格外小心。当时刚好还剩下一间标准间，小张就把它留给了李先生，并与他约好抵店时间是当晚23 00。但一直等到23 40，李总还未抵店。在这半个多小时期间，有许多 或客人亲自到酒店来问是否还有客房，小张都一一婉言谢绝了。之后小张心想：也许李先生不会来了，因为经常有客人订了房间后不来住，如果再不卖掉，24 00以后就很难卖出去了。为了酒店的利益，不能白白空一间房，到23 45，小

2、张将这最后一间标准间卖给了一位正急需客房的熟客。24 00左右李总出现在总台，并说因车子抛锚、 无电，故未事先来电说明。一听说房间已卖掉，他顿时恼羞成怒，立即要求酒店赔偿损失，并声称将取消与酒店的协议。 酒店与客人是否违规？酒店与客人是否违规？ 预订的内涵是什么？为什么要开展预订？预订的内涵是什么？为什么要开展预订？ 酒店为什么要进行预订？客人怎么预订？酒店为什么要进行预订？客人怎么预订？ 酒店预订的工作程序是什么？酒店预订的工作程序是什么？ 在预订中发生了问题，如何处理？依据是在预订中发生了问题，如何处理？依据是什么？什么？预订是指客人在抵店前对酒店客房的预先订预订是指客人在抵店前对酒店客房

3、的预先订约即使用委托，预先约定超过当天午夜。约即使用委托，预先约定超过当天午夜。预订的意义：预订的意义： 1 1适应现代旅游者需求：免遭客满适应现代旅游者需求：免遭客满的风险、对饭店房间按客人要求保存。的风险、对饭店房间按客人要求保存。 2 2适应饭店管理的需求：饭店可以适应饭店管理的需求：饭店可以有效地控制客人抵店、离店活动；可以促进有效地控制客人抵店、离店活动；可以促进饭店的销售，明确销售对象；有利于饭店的饭店的销售，明确销售对象；有利于饭店的决策和方案，有利于预测客源结构、客源市决策和方案，有利于预测客源结构、客源市场变化，决定促销手段。场变化，决定促销手段。 第二章 预订业务管理 第一

4、节第一节 客房预订的渠道及方式客房预订的渠道及方式 第二节第二节 客房预订的类别与程序客房预订的类别与程序 第三节第三节 客房预订中的失约行为及处理客房预订中的失约行为及处理 第一节 客房预订的渠道及方式客房预订的渠道客房预订的渠道 客房预订的方式客房预订的方式 直接渠道客人本人或委托他人或委托接待单位直接客人本人或委托他人或委托接待单位直接向饭店预订客房向饭店预订客房旅游团体或会议的组织者直接向饭店预订旅游团体或会议的组织者直接向饭店预订所需的客房所需的客房旅游中间商作为饭店的直接客户向饭店批旅游中间商作为饭店的直接客户向饭店批量预订房间量预订房间间接渠道通过旅行社订房通过旅行社订房通过航空

5、公司及其他交通运输公司订房通过航空公司及其他交通运输公司订房通过专门的饭店订房代理商订房通过专门的饭店订房代理商订房通过会议和展览组织机构订房通过会议和展览组织机构订房 客房预订的方式 面谈面谈信函信函 国际互联网国际互联网第二节 客房预订的类别与程序客房预订的类别客房预订的类别 客房预订的程序客房预订的程序 客房预订信息预报客房预订信息预报 一、客房预订的类别 非保证类预订非保证类预订(Non-Guaranteed Reservation) 保证类预订保证类预订(Guaranteed Reservation) (一)非保证类预订临时类预订临时类预订(Advanced Reservation)

6、 确认类预订确认类预订(Confirmed Reservation)等候类预订等候类预订(OnWait Reservation)1临时类预订 客人的订房日期或时间与抵达的日期客人的订房日期或时间与抵达的日期或时间很接近，饭店一般没有足够的时间或时间很接近，饭店一般没有足够的时间给客人以书面确认或没有给予客人确认。给客人以书面确认或没有给予客人确认。2确认类预订客人的订房要求已被饭店接受，而且饭店客人的订房要求已被饭店接受，而且饭店以口头或书面形式予以确认。一般不要求以口头或书面形式予以确认。一般不要求客人支付预订金，但规定客人必须在预订客人支付预订金，但规定客人必须在预订入住日的时限内到达饭店

7、，否那么作为自入住日的时限内到达饭店，否那么作为自动放弃预订。动放弃预订。确认预订的方式有两种：一种为口头确认，确认预订的方式有两种：一种为口头确认，另一种为书面确认。另一种为书面确认。3等候类预订 饭店在客房订满的情况下，因考虑到有一定的“水分，如取消、变更等，有时仍按一定数量给予等候订房。 (二)保证类预订 宾客通过预付订金来保证自己的订宾客通过预付订金来保证自己的订房要求。饭店要求宾客预付订金加以保房要求。饭店要求宾客预付订金加以保证。这类预订称之为保证类预订。证。这类预订称之为保证类预订。 订房担保方式使用信用卡使用信用卡预付订金预付订金订立商业合同订立商业合同由于各地区、各饭店的实由

8、于各地区、各饭店的实际情况不同，担保的方法际情况不同，担保的方法也不尽相同。采取何种有也不尽相同。采取何种有效的订房担保，应视情况效的订房担保，应视情况而定。而定。 二、客房预订的程序通讯联系通讯联系明确订房要求明确订房要求接受或婉拒预订接受或婉拒预订确认预订确认预订记录、储存订房资料记录、储存订房资料预订的变更、取消及客人抵店前准备工作预订的变更、取消及客人抵店前准备工作电话预订电话预订电传预订电传预订 信函预订：及时回信；避免公函式；内容明信函预订：及时回信；避免公函式；内容明 确、简洁、有条理；书信的格式、日期、信确、简洁、有条理；书信的格式、日期、信 纸、信封的档次纸、信封的档次 传真

9、预订传真预订网络预订网络预订抵店日期、住店天数、用房类型、用房数量抵店日期、住店天数、用房类型、用房数量 发预订确认书、预订婉拒函发预订确认书、预订婉拒函预订确认书预订确认书 是否满足了客人的要求是否满足了客人的要求 房价是否达成了一致的协议房价是否达成了一致的协议 付款方式是否达成一致付款方式是否达成一致 是否申明饭店预订取消的规定是否申明饭店预订取消的规定 是否就客人的选择表示感谢是否就客人的选择表示感谢预订资料的记录预订资料的记录 填写订房单填写订房单 填写预订卡条填写预订卡条 勾注排房总表勾注排房总表 填写预订记录簿填写预订记录簿三、客房预订信息预报 客房预订信息处理及预报是客房预订的

10、客房预订信息处理及预报是客房预订的最后一环，又是前台宾客人住接待的前提，最后一环，又是前台宾客人住接待的前提，它起着承上启下、举足轻重的作用。它起着承上启下、举足轻重的作用。 预订处必须每天将客房预订情况及订房客人的资料预订处必须每天将客房预订情况及订房客人的资料等提前一天或数天预报给接待处，使其做到心中有等提前一天或数天预报给接待处，使其做到心中有数，准确地将房间销售给客人。数，准确地将房间销售给客人。 预订员要在每天早晨与接待处核对房间控制情况，预订员要在每天早晨与接待处核对房间控制情况，了解客人离店时间和各类客人预订住宿天数，与预了解客人离店时间和各类客人预订住宿天数，与预订控制表对照比

11、较，防止客房预订和已住客房发生订控制表对照比较，防止客房预订和已住客房发生冲突。冲突。 如果客人订房时指定要某房号的房间，假设可能，如果客人订房时指定要某房号的房间，假设可能，预订处必须事先分房；或与接待处联系，请接待处预订处必须事先分房；或与接待处联系，请接待处留意保证该房；假设不行，那么向客人作多方解释留意保证该房；假设不行，那么向客人作多方解释与协调。与协调。 如果未经预订的客人要求住店，特别是要求住宿几如果未经预订的客人要求住店，特别是要求住宿几天以上的，前台接待员应主动与预订处联系，防止天以上的，前台接待员应主动与预订处联系，防止与客房预订发生冲突，引起订房纠纷。与客房预订发生冲突，

12、引起订房纠纷。 接待处每天早晨将前一天的接待处每天早晨将前一天的“无到无到(NOShow)名单整理成两份，一份送预订处作为计算临时取消名单整理成两份，一份送预订处作为计算临时取消率的资料，一份存档。率的资料，一份存档。“无到客人的订房作失效无到客人的订房作失效处理，已交预订金的，按规定作没收补偿处理。处理，已交预订金的，按规定作没收补偿处理。第三节 客房预订中的失约行为及处理超额预订超额预订(OverBooking)订房契约及纠纷处理订房契约及纠纷处理一、超额预订(OverBooking)指饭店在一定时期内，指饭店在一定时期内，有意识地使其所接受的有意识地使其所接受的客房预订数超过其客房客房预

13、订数超过其客房接待能力的一种预订现接待能力的一种预订现象，其目的是充分利用象，其目的是充分利用酒店客房，提高开房率。酒店客房，提高开房率。做好超额订房的关键，做好超额订房的关键，在于掌握超额订房的数在于掌握超额订房的数量和幅度。按国际酒店量和幅度。按国际酒店的管理经验，超额订房的管理经验，超额订房的百分数可以是的百分数可以是1020左右。左右。超额订房时注意分析掌握以下关系掌握团体订房和散客订房的比例掌握团体订房和散客订房的比例掌握预订类别之间的比例掌握预订类别之间的比例统计以下客人数量在预订客房者中的比例：统计以下客人数量在预订客房者中的比例： 订房不到者订房不到者(No-Shows) 临时

14、取消者临时取消者(Cancellations) 提前离店者提前离店者(Understays) 逾期留宿者逾期留宿者(Overstays)二、订房契约及纠纷处理预订工作中容易产生的纠纷及其原因预订工作中容易产生的纠纷及其原因 纠纷的处理及控制的方法纠纷的处理及控制的方法1.预订工作中容易产生的纠纷及其原因未能正确掌握可出租房的数量未能正确掌握可出租房的数量记录、储存的预订资料出现过失记录、储存的预订资料出现过失对房价的变更及有关销售政策缺乏了解对房价的变更及有关销售政策缺乏了解未能满足客人的要求未能满足客人的要求实施超额预订不当而造成的过失实施超额预订不当而造成的过失2.纠纷的处理及控制的方法纠

15、纷的处理纠纷的处理控制纠纷的方法控制纠纷的方法(1)纠纷的处理 因超额预订而不能使客人入住，酒店需要：因超额预订而不能使客人入住，酒店需要： 诚恳地致歉诚恳地致歉 征得客人同意后，将客人安排到其他同类型或更高等级的征得客人同意后，将客人安排到其他同类型或更高等级的酒店入住，并负责提供交通工具和房费差价酒店入住，并负责提供交通工具和房费差价 如客人同意，将搬回本饭店的时间告诉客人，并表示如客人同意，将搬回本饭店的时间告诉客人，并表示欢送欢送 事后向提供援助的饭店致谢事后向提供援助的饭店致谢(1)纠纷的处理 如客人属于保证类预订，酒店还需要：如客人属于保证类预订，酒店还需要： 支付第一夜房费，或客

16、人搬回后享受一天免费房支付第一夜房费，或客人搬回后享受一天免费房 免费提供免费提供1-21-2次长话费或电传、次长话费或电传、 费，以便客人能将临时费，以便客人能将临时改变住宿地址的消息通知他人改变住宿地址的消息通知他人 保存客人的有关信息，以便向客人提供邮件及查询效劳保存客人的有关信息，以便向客人提供邮件及查询效劳 做好客人搬回本饭店时的接待工作，如大堂值班经理欢做好客人搬回本饭店时的接待工作，如大堂值班经理欢送、房内放致歉信、赠送鲜花水果等送、房内放致歉信、赠送鲜花水果等 向订房委托人发致歉信，对造成的不便表示歉意，并希望向订房委托人发致歉信，对造成的不便表示歉意，并希望客人以后有时机再次光临客人以后有时机再次光临(2)控制纠纷的方法加强对预订员及其他有关人员的培训教育，加强对预订员及其他有关人员的培训教育，提高其工作责任心和业务素质提高其工作责任心和业务素质由专人负责标注客房预订总表或将预订信由专人负责标注客房预订总表或将预订信息按要求输人电脑息按要求输人电脑建立和健全与开房处等保持有效