第4讲展前准备-3印刷品的准备

1、第四讲：第三节第三个环节：会刊等印刷品的准备招展函、招商函、参展商手册、会刊的制作 知识要点： 四种印刷品的定义 四种印刷品的内容构成要素 四种印刷品的发放时间 四种印刷品的异同比较一、定义 招展函 是组展方向目标参展商介绍展会情况以招徕参展商的小册子，是展会营销的核心材料之一。 招商函（观众邀请函） 是组展方向观众介绍展会情况以招徕观众的小册子，是展会营销的核心材料之一。 参展商手册 面向参展商发行，指导参展商怎样参展的纲领性文件。提供给已报名参展单位。 会刊 面向观众发行，指导观众怎样参展的小册子，同时也是宣传册。 参展商手册会刊的作用： 是指导参展商参展、观众参观的纲领性文件，因此它们的

2、制作是否成功，是关系到展会能否高效、有序地进行的关键因素。参展商手册（一）、招展函的内容要素 （1）展会基本信息 展会名称 时间 地点 展会主承办机构 展品范围 具体日程安排 （2）展会招商和宣传推广安排 历届展会情况 上届展会的参展商的构成情况、境内外专业观众的分析资料 本届展会宣传推广的手段、方法、渠道及措施 配套活动二、四种印刷品的内容构成要素 （3）参展程序 参展资格要求 参展费用 报名方法 （包括付款方式及展位分配原则） 主办方联系方式及交款帐户 （4）参展回执（参展申请表） 以表格形式登记参展公司的单位全称、联系方式、预定展位面积、费用总额等主要参展信息。中国国际产业博览会参展回执

3、（申请表） （1）介绍展会的概况 （2）介绍招展的情况 （3）展会的相关配套服务 酒店预订、观众预登记、办展城市区位图、周边地区交通图、展馆实景图、展馆平面图、展位分布图 （4）邀请确认函（二）、观众邀请函的内容要素第十七届韩国国际工业自动化博览会观众邀请确认函 参会确认函 本公司系在国家工商行政管理部门注册的、具有独立法人资格的企业，现接受上海展览服务有限公司的邀请，决定赴韩参观第十七届韩国国际工业自动化博览会。 单位名称：_ 地址： 邮编：_ 电话： 传真：_ 电子信箱：_ 联系人： 本公司希望出发地： 上海 其它_ 公司类型： 生产企业 销售商/代理商 行业协会 专业媒体 进出口贸易商

4、学院、科研机构 其它（请注明）：_ 参会人员工作性质： 总裁、总经理 企业技术部门 设计/研发部门 采购/计划部门 设备管理部门 生产/制造部门企业行政管理部门 市场/销售/国际贸易 工程技术服务 参观目的 技术交流 采购产品 寻求代理 开展国际贸易 市场调查 寻求劳资合作 其它（请注明）：_ （1）前言 （2）展会的基本信息 （3）展览场地的基本情况 （4）展位的搭装说明 （5）展品的运输 （6）展会的规则 （7）相关表格（三）、参展商手册的内容要素参展商手册 1、前言。 主要是对参展商参加本展会表示欢迎，说明本手册编制的原则和目的。 参展商手册 2、展会基本信息 （1）展会的名称 （2）举

5、办地点 （3）展览时间 （4）办展机构 （5）活动日程安排 （6）与参展商相关的服务商 附：关于展览时间 展会的布展时间 开幕时间 对专业观众和普通大众开放的时间 撤展时间 布展撤展加班时间等 对以上时间尽量精确到分钟参展商手册 （3）展览场地基本情况 1）展馆及展区平面图 2）交通图 3）展览场地的基本技术数据 附：平面图 展区和展位的划分 服务设施等 内部通道和出入口 附：交通图 展馆在该城市的位置 到展馆的交通工具和交通路线 各指定接待酒店的位置 附：展览场地的基本技术数据 地面承重 展馆室内空间高度 展馆入口高度和宽度 展馆的水电供应状况 货运电梯容积 馆内通风条件参展商手册 （4）展

6、位搭装指南。 是对展会展位搭装的一些基本要求和说明，主要包括标准展位说明和空地展位搭装说明等。 标准展位说明： 对展位的标准配置作出说明 列明参展商使用标准展位的注意事项 如果参展商需要增加非标准配置以外的其他配置的处理办法等。 空地展位搭装说明： 主要是对参展商搭建空地展位作出的一些规定和要求，如使用材料的要求、动火作业的规定、消防安全的规定和铺设电线的规定等。参展商手册 （5）展品运输指南 是对参展商将展品等物品运到展览现场所作的一些指引和说明，主要包括海外运输指南和国内运输指南等。 包装 各种货品的交运和文件提交的期限 海关报关 收费标准 （6）展会规则 现场展品销售 现场展品演示 展会

7、现场保安 物品储藏 展位清洁 证件使用和管理 知识产权保护 现场使用水电及消防规定参展商手册 （7）相关表格 是有关参展商在筹展和布展过程中需要使用的各种表格。 展览表格： 参展商证件申请表 服务项目申请表 刊登会刊广告申请表 关于展会现场节目表演及演讲时段申请书 各种承诺书 展品运输处理回执 展位搭装表格： 标准展位门楣字及设施确认单 标准展位设施位置图 电力设施申请表 压缩空气及水申请表（国内展品运输处理回执）参展商手册 （二）、参展商手册的发放方法： 1、邮寄 2、发布在展会的专门网站上供参展商阅览和下载二、会刊 （一）会刊的作用 1、既是宣传册，也是展会期间指导参观者参观的指南。 2、

8、是展会组织者办展收入的主要来源之一。会刊 （二）会刊的内容 1）展会的基本信息 2）对地区的介绍 3）对展览公司的介绍 4）对展会的介绍 5）对参展企业的介绍 6）对参展商品的介绍案例：2005中国义乌国际小商品博览会会刊会刊 （三）关于会刊的制作时间 必须在展会开幕前完成（四）会刊封面 1）展会名称 2）会标 3）主办单位 4）“会刊”字样 5）体现会刊内容及性质的装饰性图案、色彩 招展函：提前一年或半年 观众邀请函：提前半年 参展商手册：参展商确定参展后 会刊：开幕前完成三、四种印刷品的发放时间招展函与观众邀请函的比较招展函与参展商手册的比较观众邀请函与会刊的比较 四、四种印刷品的异同比较 招展函 （1）基本信息 （2）招商以及宣传推广情况 （3）参展程序 （4）参展回执四种印刷品的异同： 观众邀请函： （1）基本信息 （2）招展情况 （3）配套服务 （4）邀请确认函 参展商手册 （1）前言