会务组织的细节管理-20141113

1、培训、会务组织的细节管理培训、会务组织的细节管理会议的筹划与管理会议的筹划与管理presented by 四环医药控股集团四环医药控股集团-行政部行政部 1、精神上紧张、思想上重视精神上紧张、思想上重视 积极的行动力、高效的执行力积极的行动力、高效的执行力2、活动前、活动中、活动后的精细化管理活动前、活动中、活动后的精细化管理3、费用控制与人性化管理的有机结合费用控制与人性化管理的有机结合4、善于总结，及时改进善于总结，及时改进费用控制与人性化管理的有机结合费用控制与人性化管理的有机结合费用控制三费用控制三原则原则可不用、能省下的钱绝不多花一分能循环利用的绝不一次性浪费有讨价还价余地的要尽量争

2、取人性化管理人性化管理的体现的体现费用控制的前提下，提供尽可能的舒适环境尽量满足个性化需求、提供额外帮助等活动前的准备会务的细节管理会务的细节管理Company Logo活动前的准备 涉外第三方，例如酒店、度假村等 公司内部会议地点的选择 正式发文通知会议事宜，附带报名反馈表（需含日期、订票需求等信息） 表格统计完毕后及时发送给相关领导、本次会议培训的召集人、酒店联络人知悉。会议通知会议地点的选择会议地点的选择涉外第三方酒店星级、整体档次如何会议日期酒店是否已被预定酒店地理位置：距离机场、火车站、汽车站、商业区等的距离远近酒店各种价格，如房间、餐饮、娱乐设施等是否有足够会议室、房间、餐厅等，接

3、待能力是否足够，视听设备是否足够绝大多数人希望每次会议地点不同，并且交通方便公司内部会议室选定，需考虑到面积、桌椅数量、可承载人数等住宿，需考虑到房间数量、大小及其配置，如公司内部达不到要求可安排就近酒店会场布置，按照会议类型布置不同格局及大小的会场设置贵宾席、记者席、会务组坐席等茶歇购买及摆放安排现场投影、音效等技术支持Company LogoTIP1合适的酒店合适的酒店其实不多其实不多也总有人认为也总有人认为“不就是找个会场这么点事儿不就是找个会场这么点事儿”TIP2会议通知会议通知下发下发通知通知分公司/集团各部门正式发文通知会议，附带反馈表。表格统计完毕后及时发送给相关领导、本次会议的

4、召集人、酒店联络人知悉。序号序号部门部门姓名姓名联系方式联系方式某月某日是某月某日是否住宿否住宿备注备注1杭州密度桥路营业部李2杭州天目山路营业部刘3杭州富春江路营业部傅4杭州凤起路营业部喻5宁波环城西路营业部朱文0.5（男）6温州欧洲城营业部王1（女）7南昌北京西路营业部刘0.5（男）8浙江分公司罗9浙江分公司赵维10客户服务部黄凤单间

5、住1.2号备注：黄色部分公司统一结算；名牌 联系人：赵维达例：实例：XXXX年年XXXX公司公司XXXXXXXX会议报名会议报名/ /反馈表反馈表还可加入是否需要预定机票、是否需要接送站等信息会务会务的细节管理的细节管理会务用房会务用房会议室会议室会议准备工作会议准备工作会议用餐会议用餐会议接待会议接待会务的细节管理会务的细节管理-1 房间数量和价格房间数量和价格 是否提供免费早餐？若无，早餐单点价格是否提供免费早餐？若无，早餐单点价格如何？如何？ 是否可以免费上网？同时是否可以免费上网？同时1 1人还是人还是2 2人可免人可免费上网？费上网？ 退房时间协调退房时间协

6、调 是否提供欢迎水果？日期、人数和形式、是否提供欢迎水果？日期、人数和形式、价格（会场内）价格（会场内）会务的细节管理会务的细节管理-2日期日期房间房间类别类别数量数量门市价门市价优惠价优惠价总价总价大床房标准间大床房标准间大床房标准间大床房标准间会务的细节管理会务的细节管理-3 白板、大白纸、夹子、不同颜色的油笔白板、大白纸、夹子、不同颜色的油笔 是否无线上网？网速如何？是否无线上网？网速如何？ 垃圾桶数量垃圾桶数量 烟灰缸数量烟灰缸数量 茶歇大托盘数量茶歇大托盘数量 茶歇单个小盘子数量茶歇单个小盘子数量 是够需要鲜花是够需要鲜花 讲师台及座位数量讲师台及座位数量 是否需要站式讲台是否需要站

7、式讲台 横幅长度横幅长度 接线板数量接线板数量 是否有服务生倒茶递话筒？有几人？是否一直在是否有服务生倒茶递话筒？有几人？是否一直在场，不是的话多久循环一次？场，不是的话多久循环一次？ 是否需要投影仪、相应的电脑、电子指示笔、翻是否需要投影仪、相应的电脑、电子指示笔、翻页笔页笔 分组名单分组名单 背景音乐（业务材料演示播放）背景音乐（业务材料演示播放）会务的细节管理会务的细节管理-4 使用日期使用日期 人数和形式人数和形式 价格价格 是否需要准备桌签是否需要准备桌签？数量？数量？ 酒店提供茶水酒店提供茶水 酒店提供纸笔酒店提供纸笔 矿泉水矿泉水 员工用水笔员工用水笔 话筒（立式；无线）话筒（立

8、式；无线） 茶歇（品种、数量、总价）茶歇（品种、数量、总价） 点心类点心类 冲泡饮品冲泡饮品 糖果蜜饯类（润喉糖）；糖果蜜饯类（润喉糖）； 纸杯和搅拌棒纸杯和搅拌棒讨论：各种会场的利与弊讨论：各种会场的利与弊Company Logo会场类型会场类型优点优点缺点缺点圆桌式圆桌式礼堂式礼堂式/剧场式剧场式中空方型中空方型“U”字式字式课堂式课堂式/教室式教室式会场桌型实例会场桌型实例-圆桌式圆桌式圆桌式圆桌式 圆桌圆桌式就是指会式就是指会议出席者和主持人环议出席者和主持人环桌而坐，没有礼宾顺桌而坐，没有礼宾顺序上的高低贵贱，因序上的高低贵贱，因而能更好地体现平等而能更好地体现平等协商的原则。也常有

9、协商的原则。也常有非正式协商之意，所非正式协商之意，所以这种排列形式以这种排列形式，在在国际会议中使用较多。国际会议中使用较多。Company Logo（a)(b)(c)(d)会场桌型实例会场桌型实例-礼堂式礼堂式/剧场式剧场式礼堂式礼堂式/剧场式剧场式 是是最常用的排座方最常用的排座方式之一。它要求椅子式之一。它要求椅子面对主席台，主桌或面对主席台，主桌或讲演者按行排列。这讲演者按行排列。这种排列方式适合不用种排列方式适合不用记太多笔记的大会、记太多笔记的大会、讲座和论坛等活动，讲座和论坛等活动，大小会都可使用。大小会都可使用。Company Logo(a)(b)(c)(d)会场桌型实例会场

10、桌型实例-中空方型中空方型中空方中空方型型 这种排座方式有这种排座方式有些像些像“U”字式和字式和“马蹄马蹄式式”，只不过是，只不过是将开口将开口封封上上,这样这样座椅自然地座椅自然地被安排在桌子的外边被安排在桌子的外边，在在小型会议的布置中小型会议的布置中最常见。用中空方型最常见。用中空方型和中空圆型排座通常和中空圆型排座通常最多排最多排40人的座位。人的座位。Company Logo(a)(b)会场桌型实例会场桌型实例-“U”字字式式“U”字式字式 “U”字式又称为字式又称为“U”型台式，这样面对面型台式，这样面对面坐的安排，便于讨论坐的安排，便于讨论与交谈，适用于小型与交谈，适用于小型会

11、议。缺点是会议主会议。缺点是会议主持人往往看不清会议持人往往看不清会议出席者的名牌。出席者的名牌。 Company Logo会场桌型实例会场桌型实例-课堂课堂式式/教室教室式式课堂式课堂式/教室式教室式 是是常见的会议场地常见的会议场地布置方法布置方法之一适用于之一适用于大型大型活动活动及及小型小型会议、会议、典礼、小型演讲会或典礼、小型演讲会或讨论活动，所以又称讨论活动，所以又称为研讨式排座。这种为研讨式排座。这种排座方式的优缺点基排座方式的优缺点基本上同礼堂式本上同礼堂式/剧场式剧场式相似，还相似，还可以最大限可以最大限度地利用场地度地利用场地空间。空间。Company Logo(a)(b

12、)(c)会务的细节管理会务的细节管理-5 签到桌和签到表签到桌和签到表 照相机（摄像机）照相机（摄像机） 指引牌（大堂和会议室门口）指引牌（大堂和会议室门口） 是否要支付定金是否要支付定金 是否要展架、易拉宝、宣传册之类是否要展架、易拉宝、宣传册之类 是否需要包车是否需要包车 是否需要拍专业集体照是否需要拍专业集体照 电话叫醒电话叫醒 邀请函（三种）邀请函（三种） 大堂横幅长度大堂横幅长度 其他其他会务的细节管理会务的细节管理-6用餐时间用餐时间地点地点人数人数桌数桌数总价总价报到日晚报到日晚餐餐第一天午第一天午餐餐第一天晚第一天晚餐餐第二天午第二天午餐餐第二天晚第二天晚餐餐注意事项注意事项1

13、 1、点菜是否落实、点菜是否落实2 2、能否保证人员到齐后准时用餐、能否保证人员到齐后准时用餐3 3、若外出用餐，包车的事宜联络是否落实、若外出用餐，包车的事宜联络是否落实会务的细节管理会务的细节管理-7 需要接待人员需要接待人员 到达日期到达日期，航班号航班号； 离离开日开日期，期，航班号航班号 接的人员接的人员，送的人员送的人员，协调用车协调用车 如有外部讲师参加，如有外部讲师参加，是否是否需要讲师需要讲师费、价格费、价格 是否需要准备礼品？种类、价格是否需要准备礼品？种类、价格 其他需求其他需求活动中的及时跟进 辅助讲师，保证投影仪器的正常放映。 传递话筒（若服务生并不一直在场）。 适时

14、添茶（若服务生并不一直在场）。 参会人员提出的其他需求。 开场白、串场等（看需求而定）。 提前离场点菜；或是确定冷菜可上，何时上热菜需要与场内同事及时保持联系。 对酒店提出服务生必须一直在场的要求。 需要有同事协助沟通确定餐饮等事宜。培训、会务的细节管理培训、会务的细节管理活动中的及时跟进会议纪要的心得会议纪要的心得今天的会议纪要明天就能出，再多页的也一样。会前准备今天的会议纪要明天就能出，再多页的也一样。会前准备会议纪要模板。开会时总会有些休息和大家暂时没说有意会议纪要模板。开会时总会有些休息和大家暂时没说有意义的话的时候，这个时候就要抓紧整理，能大大提高效率义的话的时候，这个时候就要抓紧整理，能大大提高效率手记易丢内容；字迹潦草得整理时自己都认不得；累个半死。录音笔看起来最方便省事，实际录制过程中心里会不踏实，且后续整理费神费时费力，整理过程漫长，效率低下。手记+录音笔后续整理时有重点提示，实际上做起来仍会很吃力。活动后的整理培训、会