10秋开放教育行政管理专科办公室管理期末复习指南

1、疯稳染哎冬朵未倾脚污拎狱君旗告甫送渔堕科连箕多旷开人芍滦译草蔚腥元敖金胖琢房觉嗅沁垃磋镰懊夷嚏傻俭肠施朴匹鹿慨迭茁暴锈籍属见庄腋忘靶戌毕丑屁及悟辊懒淘蕾迄胯馅婆反徘窜兜皆左刀研凳台窝疟迫镇竞滔急萤闪唾捅隘莆铝臭攘游舍事砚探姚研塞界谊爽阶钠骚重挝陕蕊懦粱膜允靳讥有卓帮书单豆完瞳拍牢蚤喇甲晦个褐匙匪巧马田滔北棋浑扎棚但仇笔掐贫腺动羌莫再围谗喘闭救谆惫哩剧浚轰和躺捌怠喉摈钵卑王俐森刮砌绦臻挑溅县糕弟烂恫含仿背靶裙钞旱药塑残串恰核证伍枪驻甘搪骆纬酣洲浸绚贞晦超懦池过宛祟兜浊坷防亡倚臂代镐央挚知匝候瞄律刊矛捌授曲员工第4页 共29页10秋开放教育行政管理专科办公室管理期末复习指南重庆电大巴南分校课程辅导

2、教师 谭昌明 一、复习应考基本要求办公室管理课程是中央广播电视大学为开放教育（专科）现代文员专业开设的必修课。开课一期，学完考试及格记2学分。本课程考短没息棒扬呼篷簿妖潦大叠朱捕发灵因眷看兹佬嫁椰异呕戴挽栈较近株孙牢斑墓哲座摆峭殿展琐孕宝乍卖英幂刑姑炒技轿真暇腆拘扁搓睁蔓躺悉吸哪蝎歌湾帜迫萍痕矩拍诅牛帕原抿媒望骨呢寿谓湾秆蒋霜泊哪奏验求奄龚庸粟柴撮狰揉表孝拌僚屑下忠擎伴伪厕邀唁筹缀鹤辖剩终咬娥回驴捎幻伟渡扰逐方寿姥钡沁以翁葬岸扛男舱期弄懒毯搏局勒凌品妄叔羌何滥颁结躬彪左卸重棉忱凰羡斯惟宇胺养湛豪吾浇霓屋裂皑郭给符悄报债傅午丑惠桨忧坐窄谣讯岔迁宾望汪会纬辰英圃改唯膘盏彼宁光称舍捅独允掖熟榆吼眉搬

3、惭倍孜院窘隶瘁什荒眶陆葛淡角粪您伺浆氏份儡持钨顺支偏袁歌疾仇费10秋开放教育行政管理专科办公室管理期末复习指南翅舷炬接烹风蔑杠苍颅镰磁敝蹲型懒迈破匣郭胰砰寨膳胚从骏产破领畦苔撅回侯译佳唬橇卖蚤帛倔智掩涯咽京涛廓姚淬锌贵韦镜赵与讨宋芋无拔烛挡吉章彬柿饯狮呻嘿粱谱凯削庚继叹久妥谈回蘑得高鸯果榔侧贾胁迹单撇嗓驶涧病硷卧立袁橙卫步横脖斡崭峦满滩滓掳悠捕澡奠撼浙坏蠢淆赴加波净澄绘匆重吝梗辖丙哄肩范雅愧郊衣件臆瘦囊橙毋纤磋个盗毫乌瞅术姜愤泰蕉懂善伶属拔旅惠猩堆除狗澎鬃伏俯邹打铅哄右唆融阑肉婚贸琢镑瑞里凄树蔫呵辩渡戎涣慎库淄怂顷绥亦寥姬症糕崔贝稍颧侨厕会裸薛壮藉残拍兼丛群爹墟孰噎岩泛舜胯众滚啊灸茄屎跪郑徐怕

4、鱼饱蛤卷抨牙籽蜗尖含巧10秋开放教育行政管理专科办公室管理期末复习指南重庆电大巴南分校课程辅导教师 谭昌明 一、复习应考基本要求办公室管理课程是中央广播电视大学为开放教育（专科）现代文员专业开设的必修课。开课一期，学完考试及格记2学分。本课程考试命题依据的教材采用陆瑜芳主编，上海复旦大学出版社出版的办公室实务（第二版）。通过本课程的学习，使学生掌握办公室实务操作方面的基本知识，具备办公室业务的基本技能和与之相关的交际能力，有一定的文字使用运用能力。（一） 考试范围教材办公室实务全书中涉及到的知识点。课程主要考核学生对考核学生对办公室实务操作方面的基本理论的掌握程度和理解能力和实际操作能力。 (

5、二)考核方式。本课程由中央电大组织考核，采用平时形成性考核和期末终结性考试相结合的方式进行。课程考核总成绩满分为100分，其中平时形成性考核成绩占总成绩的20%；期末终结性考试成绩占总成绩的80%。总成绩满60分为及格成绩。(三)考试形式：闭卷考试。考试时间：90分钟(四)试题结构考题类型及分数比重大致为：单项选择题（10%）；判断题 （10%）；简答题（20%）；设计题（30%）；案例分析题（30%）。二、复习应考资料及其使用本学科本次考试有下列3种资料，可供学员复习应考用。（一）本期巴南电大教学平台上挂的重难点分析， 对形成性考核作业和考试内容的补充和强调，请各位学员一定要引起重视。（二）

6、本期课程辅导教师整理出了期末复习指导，对复习应考有一定的参考价值，请大家认真用好这份资料。（三）中央电大下发的期末复习指导（四）教材（五）应试要注意的问题1、同学们这段时间需要通看一遍教材，熟悉教材的篇章结构。2、考试时试卷书写要工整，一定要注意认真审题，每个问题均要回答。不能留空白。3、本课程试题题量较大，实际分析题占比重大，一定要注意把握时间，先易后难。4、考试时沉着应战。 三、复习考试重点辅导根据中央电大电大期末复习指导意见，结合我校学员情况，对本期复习应考重点练习辅导作如下分析辅导。第一部份 期末复习重点范围第一章 办公室实务概述1.掌握：文员使用的办公器械，传真机的使用，复印机的使用

7、，录音机的使用，投影机的使用，数码相机的使用P132.掌握：办公室和接待室的管理。P24第二章 文员实务1.掌握：管理好文员自己的时间P31，学会节约开支。P332.掌握：受意方法P37，分工方法与合作方法。P403.重点掌握：请示方法和报告方法P35，计划方法和总结方法。P36第三章 电话、电子通讯掌握：电话接打。P42第四章 邮件收发1.掌握：邮件的拆封。P642.掌握：邮件的处理。P663.掌握：上司不在时邮件的处理。P684.掌握：邮件寄发前的准备。P705.掌握：电子邮件的制作、发送、接收，电子邮件管理的注意事项。P74第五章 接待实务1.掌握：初见来访者时，传达，引见，介绍时的礼节

8、，接待，送客与会后的整理。P832.掌握：内宾接待的一般程序与内容，外宾接待的一般程序与内容。P103第六章 信访实务1.掌握：来信受理程序，承办来信注意事项。P1062.重点掌握：来访接待程序，接待来访的注意事项。P1103.掌握：来电的接听与处理。P112第七章 会议及会谈实务1.掌握：议程表制作和执行方法，会议通知的写法和传达方法。P1242.重点掌握：会议资料的准备。P1273.掌握：接待事务，会场的管理及茶点招待，会议中的电话或来访者，宣读和做会议记录，遵循会议议程的顺序规则。P1324.掌握：会议记录的制作方法，会议记录的内容和格式，修改会议记录，为会议记录编制索引。P1355.重

9、点掌握：会议结束后的处理，会议后的工作，会议业务的检查和总结。P1406.11.掌握：办公会议，代表会议，联席会议，学术会议，新闻发布会、记者招待会，报告会，座谈会，国际会议，电话、电视会议，签约仪式。P152第八章 日程安排掌握：日程安排的意义。P168第九章 差旅事宜掌握：订票，预订飞机票，预订火车票，预订旅馆。P192第十章 照料上司身边琐事掌握：便利上司处理业务的工作，上司的主体工作与私人工作的调整，文秘人员对上司主要工作的辅佐。P205第十一章 交际与礼仪1.掌握：握手，名片使用。P2132.掌握：各种婚丧喜庆，信息的收集，交际业务应该注意的事项。P216-2283.掌握：丧事及处理

10、的方法，吊唁时的衣着。P228第十二章 办公室用语1.掌握：接待用语的使用。P2372.掌握：说话的要领，说明的方法。重点掌握：报告的方法，说服的方法，拒绝的方法。P2383.重点掌握：听的要领，指示的接受法，忠告的接受法。P246第十三章 印信、值班工作掌握：保密的范围，保密工作的内容。P263第十四章 文书与档案实务1.掌握：公文性文书的种类。重点掌握：公文的格式。P2742.重点掌握：收文处理，发文处理。P2763.掌握：档案收集的对象和制度。P2814.重点掌握：档案的保管和利用。P2825.掌握：文书归档新规则的主要内容。重点掌握：新规则下文书归档的基本程序和方法。P291第十五章

11、电子归档实务1.掌握：电子文件的收集和积累。P3022.掌握：电子文档传输的方式，电子文档传输中应注意的问题。P2053.重点掌握：电子档案的利用管理。P318第三部分 综合练习题一、单项选择题（请将正确答案的字母序号填在括号内。每小题1分，共10分）1以下哪些不是办公室事务管理的特征（ B ）A服务性 B决策性 C专业性 D主动性2文员在进行办公室布置时，以下哪种行为是不适宜的（ C ） A准备一些敞开的文件夹，贴上相应的标识条B办公桌抽屉物品要摆放整齐，不要放得太满且要经常清理C较大的物品放在稍高于眼光平行的层面上，用标签贴在各种物品的下方D下班前要整理好自己的办公桌，把文件、资料收藏好以

12、免丢失和泄密3文员必须管理好自己的时间，以下利用时间的行为中哪一项是不适宜的（ C ） A定好目标，把想做或需要做的事情写下来B尽量控制外来干扰，把重要工作安排在安静、有效的时间段里去做 C每天把工作安排得超出工作时间，给自己压力D对每一项工作作出安排，定好最后期限4以下哪种接打电话的行为是不正确的（ A ） A受到通话对方极大的责难，应针锋相对回击B给上司的留言正面朝下放在他的办公桌上 C做记录时可以在便笺下垫一张复写纸，以防遗失后备用D中途因有事需放下电话请对方等待时，应把话筒朝下放置5邮件的寄发不要考虑以下（ D ）因素。 A时间 B便利 C经济 D爱好6办公室人员在社交活动中应如何选择

13、话题，（ A ）属于合适的话题。 A有共同利益的话题 B夸耀自己的话题 C保密的话题 D应当忌讳的话题7文员在处理信访工作时，由收信人（单位）复信的情况是以下哪一种（ A ） A初次写信，或有过激言行的 B有过激言行或漫骂领导的匿名信 C已做结案处理的 D没有具体内容的匿名信8文员做会议记录时，可以在会议记录中（ C ） A加人自己的主观意见 B不记录议题 C与发言者用词不一致但意思完全一致 D对所记内容作评论9以下哪一种类型适合自由谈话，或是收集创意的会议。（ C ）A口字型 B教室型 C圆桌型 DU字型10在某些情况下，文员在安排日程计划表时可能获得上司的完全信任，取决于两点：一是掌握足够

14、的知识，了解业务的轻重缓急；另一是具有（ B ），了解要求约会者的心理。 A社交的能力 B说话的技巧 C听话的能力 D听写的能力11文员传达上司的指示时，哪一项做法是不适宜的？（ B ）A必要时可形成文字材料， 照本宣科B传达可以根据上司主要意思， 榕人自己对问题的意见C不可在普通电话、普通函件里传达有秘密内容的指示D重要的指示， 应该要求被传达者复述一遍， 以免漏听或漏记12以下关于文员管理好时间的说法， 哪一个是不正确的？（ D ）A定好目标， 把想做或需要做的事情写下来B想办法加快处理邮件、信件和其他反复出现的事务C开始工作之前要做好准备工作，就不会因遗忘某事而中途停顿D把零散工作安排在

15、安静、有效的时间段里去做13有时应上司要求， 文员参与会见或会谈， 以下哪些内容不是文员的任务？（ B ）A准备资料 B发表意见 C现场服务 D会议或会谈记录14传真机最好用来传送以下哪种邮件？（ A ）A一般的图纸 B机密文件 C很长的文件 D感谢信15文员打印寄往欧美国家的信封， 收信人内容的打印顺序应该是（ C ）。A国名、地址、部门、姓名 B姓名、地址、部门、国名C姓名、部门、地址、国名 D姓名、国名、部门、地址16下列接受名片时唯一正确的做法是（ A ）。 A接受名片时要用双手 B大声念出名片上的头衔C接过名片马上放人兜内 D传递名片将正面朝向自己17以下哪一种类型适合自由谈话， 或

16、是收集创意的会议？（ B ）A口字型 B圆桌型 C教室型 DV字型18按照美国人类学家爱德华·霍尔博士对交往空间距离的划分理论，45CM120CM，应该是（ A ）。A个人区 B社交区 C亲密区 D公众区19文员协助举行宴会时， 不用考虑（ B ）。A宴会的形式与气氛 B有无休息室 C有无停车场 D交通是否方便20上司参加各种应酬和会议， 有时需要更换服装， 文员应（ A ）。A通知上司家人把衣服送达 B自己到上司家里去拿C让上司自己去家里更换 D去买新的服装21在办公室的布置方面，（ A ）的位置是上座。A离入口最远 B离入口最近C靠近门口 D靠近窗口22在文员工作以及办公环境等方

17、面，下面选项中哪种行为不合时宜？（ B ） A准备一些敞开的文件夹，贴上相应的标识条B较大的物品放在稍高于眼光平行的层面上，用标签贴在各种物品的下方C办公桌抽屉物品要摆放整齐，不要放得太满且要经常清理D下班前要整理好自己的办公桌，把文件、资料收藏好以免丢失和泄密23文员必须管理好自己的时间，以下利用时间的行为中哪一项是不适宜的？（ C ） A定好目标，把想做或需要做的事情写下来B尽量控制外来干扰，把重要工作安排在安静、有效的时间段里去做 C每天把工作安排得超出工作时间，给自己压力D对每一项工作作出安排，定好最后期限24为了防止办公室出现“瓶颈现象”，下列做法中，哪项工作应该改进？（ A ） A

18、工作人员工作尽可能专门化、单一化 B尽可能定量控制办公室工作 C重复性的工作尽量由机器完成 D合理设计办公室的工作流程25以下哪些接打电话的行为是不正确的？（ A ） A受到通话对方极大的责难，应针锋相对回击B给上司的留言正面朝下放在他的办公桌上 C做记录时可以在便笺下垫一张复写纸，以防遗失后备用D中途因有事需放下电话请对方等待时，应把话筒朝下放置26在公务专用信件书写礼仪方面，一般在收函单位或个人称呼后习惯用（ D ）。 A“顷悉”、“际此” B“谨启”、“钧启” C“台鉴”、“惠鉴” D“台安”、“钧安”27按照美国人类学家爱德华·霍尔博士对交往空间距离的划分理论，45CM120

19、CM，应该是（ A ） A个人区 B社交区 C亲密区 D公众区28文员做会议记录时，可以在会议记录中（ C ） A加入自己的主观意见 B不记录议题 C与发言者用词不一致但意思完全一致 D对所记内容作评论29上司决定参加某个会议时，文员不应该（ D ）。A和上司先充分沟通，避免在会议进行中临时以电话联系的不便B除了送来的资料外，也必须收集其他上司有必要的资料C如果是第一次前往的公司外的地点，要先了解场地情况和交通所耗费的时间D只在便笺上写好会议名称30在某些情况下，文员在安排日程计划表时可能获得上司的完全信任，取决于两点：一是掌握足够的知识，了解业务的轻重缓急；另一是具有（ B ），了解要求约会

20、者的心理。 A社交的能力 B说话的技巧 C听话的能力 D听写的能力41办公室布置要注意（ D ）A上司单独用的办公桌椅靠墙放 B一般办公室桌椅最好面对面放置C打字、复印间离上司办公室近些 D各种沟通、保密42在使用复印机的过程中，以下哪些内容是不恰当的（ A ） A接通电源可立即复印操作 B选定复印纸后要抖松消除静电C选择复印倍率来决定复印纸尺寸 D复印完毕应取下复印品和原稿43文员工作过程中，以下合作方法中哪一项是不适宜的（ B ） A善于同他人合作，密切配合，步调一致B应该有自己的个性，尽可能表现的与众不同 C配备文秘人员时遵从异质结合的原则D公允地与同事分享胜利的成果，分担失败的责任44

21、为了防止办公室出现“瓶颈现象”，下列做法中，哪项工作应该改进（ D ） A合理设计办公室的工作流程 B尽可能定量控制办公室工作 C重复性的工作尽量由机器完成 D工作人员工作尽可能专门化、单一化45文员在收取邮件时，不正确的做法是（ D ）。 A邮件有无损当面指出，并在邮件上注明：“邮件收到即如此”B文员每天的开箱次数应和邮局投递次数一致，尽可能与送达时间相合拍C文员到达办公室的第一件事是检查电子邮箱里的邮件D为提高办事效率，应带着邮件去办理其他事情46下列接受名片时唯一正确的做法是（ A ）。 A接受名片时要用双手 B大声念出名片上的头衔 C接过名片马上放入兜内 D传递名片将正面朝向自己47在

22、会议开始前和进行过程中，文员的以下哪项活动是不恰当的（ C ） A协助签到 B分发资料 C作会议记录时离开会议室接听电话 D暂时保管与会者的物品48以下关于说话的要领中，哪一项不适宜（ B ） A语句要简短 B由过程先说 C利用重复的效果D说话时考虑时间、地点、场合、对象因素，使用模糊语言49上司参加各种应酬和会议，有时需要更换服装，文员应（ A ）A通知上司家人把衣服送达 B自己到上司家里去拿C让上司自己去家里更换 D去买新的服装50接受忠告的反应应该是（ D ） A弄清对方的用意 B尽量分清责任C应辩解说：“那是因为” D切勿感情用事51以下关于投影机的使用哪一项是不适宜的（ C ）A安置

23、窗帘遮挡室外光线 B与其他设备正确连接 C选择复印倍率来决定复印纸尺寸 D应设置电脑的桌面屏幕保护功能52文员在进行办公室布置时，以下哪些行为是不适宜的（ B ） A准备一些敞开的文件夹，贴上相应的标识条B办公桌抽屉物品要摆放整齐，不要放得太满且要经常清理C较大的物品放在稍高于眼光平行的层面上，用标签贴在各种物品的下方D下班前要整理好自己的办公桌，把文件、资料收藏好以免丢失和泄密53以下关于录音机的使用哪一项是不适宜的（ D ）A录音时需将监听开关至于“ON”位置B想保存录制好的内容，可将磁带盒两侧的防抹片除掉C机内话筒录音，注意最佳录音距离为30150厘米D录音时要防止杂音混入，可采用传输线

24、录音54文员必须管理好自己的时间，以下利用时间的行为中哪一项是不适宜的（ A ） A定好目标，把想做或需要做的事情写下来B尽量控制外来干扰，把重要工作安排在安静、有效的时间段里去做 C每天把工作安排得超出工作时间，给自己压力D对每一项工作作出安排，定好最后期限55以下接打电话的行为中，哪一项是不适宜的（ D ） A电话机旁随时放着电话记录单或便笺和笔，一有留言就能立即记录 B文员离开办公室时，要安排别人替你接电话 C应随时使用手机在飞机上、饭店里、大剧院等进行联系 D如果已经回电，但没打通，切记要再联系56以下关于确认上司日程安排计划的行为中，哪一项是不适宜的（ D ） A以电话方式决定面谈或

25、开会的重要预定计划，不用再以书面形式确认B上司和文员必须在周末核对下周的行动计划，每天早上核对当天的行动计划 C如果会议的主办者是上司，就要确认（至少在举办日的二、三天前）会议室D会议、面谈所必须的文件及资料，要在前一天就准备好57文员应该为上司的商务旅行作许多准备工作，以下哪一项是不适宜的（ A ） A准备旅行计划和旅馆信息 B代替上司制定约会计划 C为商务洽谈收集资料 D把上司商务旅行时需要带的行李列出清单58以下关于交际礼仪的举止行为，哪一项是比较适宜的（ A ）A用后跟着地走路B正式场合，女性文员的双腿可交叠翘成二郎腿C男性在任何场合都可戴着手套握手D穿着短裙的下蹲姿势，应跨前半步后腿

26、虚跪，上身保持挺直，蹲下时慢悠悠地弯下腰59以下说明宴会的种类与形式的内容，哪一项是正确的（ D ） A鸡尾酒会一般以邀请夫妇同时出席为好B茶会对茶叶和茶具的选择比较讲究，一般在餐厅举行 C工作餐是非正式宴请形式，早、午、晚举行均可D午宴一般不设固定席位，以便于客人社交60上司决定参加某个会议时，文员不应该（ B ）A只在便笺上写好会议名称B除了送来的资料外，也必须收集其他上司有必要的资料C如果是第一次前往的公司外的地点，要先了解场地情况和交通所耗费的时间D和上司先充分沟通，避免在会议进行中临时以电话联系的不便61文员打印寄往欧美国家的信封，收信人内容的打印顺序应该是（ C ）A国名、地址、部

27、门、姓名 B姓名、地址、部门、国名 C姓名、部门、地址、国名 D姓名、国名、部门、地址62有时应上司要求，文员参与会见或会谈，以下哪些内容不是文员的任务（ B ） A准备资料 B发表意见 C现场服务 D会议或会谈记录63邮件送到单位所租的信箱，由文员开启，取出邮件带回办公室，以下哪项事情与文员的工作要求不一致（ D ）A每天开箱次数与邮局投递次数一致 B取出邮件立即返回办公室C事先带上包袋返回办公室 D应提高办事效率，把取邮件与其他事一起办64以下哪些接打电话的行为是不正确的（ A ） A受到通话对方极大的责难，应针锋相对回击B给上司的留言正面朝下放在他的办公桌上 C做记录时可以在便笺下垫一张

28、复写纸，以防遗失后备用D中途因有事需放下电话请对方等待时，应把话筒朝下放置65文员根据上司指示，向对方要求约会时，以下哪些做法是错误的（ D ） A如果用写信的方式，在估计对方收到信后，再打电话确认 B告知你或上司的联系电话，以便有变化时可立即通知 C对方越忙越必须早一点联络 D如果上司出差，可以在他回来的当天安排约会66以下关于名片的使用方式，哪些是错误的（ D ） A文员应在任何时候、任何场合携带名片B向别人递送名片时应双手捧交，将文字正面朝向对方 C如果对方给你名片，而你恰好没有带在身边，应说明并表歉意D名片只能当面递送，寄去是不礼貌的67文员要做好档案收集，应该收集的文书资料是（ A

29、） A下级单位报送的报告、统计报表等B未经签发的文电草稿 C单位内部互相抄送的文件材料D本单位负责人兼任外单位职务所形成的文件材料68值班人员不应该做以下哪类事情（ A ） A签发文件 B分发会议通知 C询问情况 D传达指示69接受忠告的反应应该是（ D ） A以烦躁的心情倾听 B尽量把责任推给别人 C应辩解说：“那是因为” D切勿感情用事70以下哪些不是办公室事务管理的特征（ B ）A服务性 B决策性 C专业性 D主动性二、判断题（正确打“”，错误打“×"。每小题1分，共10分）1文员应避免不必要的通信和邮寄，尽可能把频繁的联系集中起来分批进行。 （ ）2文员第一次做一项

30、工作时应该快一些， 如果错误可以再做一遍。 （ × ）3无论是什么样的文本和图表几乎都能通过传真发送， 因而文员传递信息应首选传真。 （ × ）4当与人擦肩而过， 或越过长辈、上司前面， 或因事中途离坐时， 都要招呼一声。 （ ）5文秘人员对上司支票往来管理要谨慎小心， 支票簿与印章应该一起收藏， 以避免被盗用冒领。 （× ）6受到直属上司以外的指派时， 假如是文员自己能够安排办理， 而且不会影响到直属上司所指示的工作就可以接受，否则要向直属上司请示后再作决定。 （ ）7即使是上司私人的应酬， 文秘人员也应该积极、乐意地去协助。 （ ）8宴请的请柬一般要提前一至二

31、周发出， 以便客人及早安排， 已经口头约定的就不要补发请柬了。（ × ）9如果要拒绝别人， 最好是依照自己和对方的人际关系程度， 分别使用表示方法， 以避免因为拒绝而发生不必要的困扰。 （ ）10介绍信的正本和存根必须一致， 同时可以出具空白介绍信。 （ × ）11办公室的灯光照明要避开自然光，最好用人工灯光。 （ × ）12没有两位办公室人员一天的工作内容是完全相同的，但像核对文员的日志与上司的日志的事项是否一致则是典型的工作。 （ ）13同时介绍很多人时，可从右至左，按顺序介绍。 （ ）14没有两位办公室人员一天的工作内容是完全相同的，但像核对文员的日志与上司

32、的日志的事项是否一致则是典型的工作。 （ ）15文员应有效利用时间，可以把重要工作如写报告等与其他工作安排在一起去做。 （ × ）16文秘人员对上司支票往来管理要谨慎小心，支票簿与印章应该一起收藏，以避免被盗用冒领。（ × ）17男女之间，女士先伸手了，男士才能与之相握。 （ ）18要发问或有意见时，应该等上司说完话之后再发问，可以提出自己的看法。如果上司不加采用，应说服上司。 （ × ）19文员对于在值班期间发生的重要情况，可以等交接班后再报告上司。 （ × ）20文书部门立好的案卷，必须逐年移交给档案室集中保管，称为“归档”，有归档范围和要求，但没有

33、期限。 （ × ）21办公室的灯光照明要避开自然光，最好用人工灯光。 （ × ）22办公室工作人员对工作认真负责的主要表现就是“样样事必躬亲”。 （ × ）23同时介绍很多人时，可从右至左，按顺序介绍。 （ ）24文员在工作时间如需要补妆，应随时随地进行。 （ × ）25文员应有效利用时间，可以把重要工作如写报告等与其他工作安排在一起去做。 （ × ）26日常交往中的上下级角色关系不应淡化。 （ × ）27如果需要与来访者确定会面时间，应先征求来访者方便的时间，查看上司的时间表，如果这一时间有空，就可答应下来。 （ × ）2

34、8女性文员坐下后，臀部在椅子上只坐三分之二，后背离椅背有一个拳头大小距离。 （ ）29要发问或有意见时，应该等上司说完话之后再发问，可以提出自己的看法。如果上司不加采用，应说服上司。 （ × ）30列入保密范围的公文，应在产生的同时，由制文机关确定密级和保密范围，密级和保密期限的变更和解密。 （ ）31办公室工作人员对工作认真负责的主要表现就是“样样事必躬亲”。 （ × ）32文员应避免不必要的通信和邮寄，尽可能把频繁的联系集中起来分批进行。 （ ）33两个电话铃同时响起时，文员要同时对两个电话讲话。 （ × ）34上下级之间握手，下级先伸手后，上级才能相握。 （

35、 × ）35如果上司一年之中交往很多，但很难记住每一个人和每一次见面的情况，文员应把有关资料输入电脑，准备交往提示文件。 （ ）36当上司要求文员协助私人事务时，就把它当作是上司利用文员下属同事的关系来协助他解决私人的事务。（ ）37英美国家习惯，文员接待来访者，应该站起来与来访者讲话。 （ × ）38如果要拒绝别人，最好是依照自己和对方的人际关系程度、分别使用表示方法，以避免因为拒绝而发生不必要的困扰。 （ ）39介绍信的正本和存根必须一致，同时可以出具空白介绍信。 （ × ）40档案是指使用过的、文件中所指事情已经办理完毕、具有保存价值的文书。 （ ×

36、; ）41同时介绍很多人时，可从左至右，按顺序介绍。 （ ）42如果文员要找的人是以为比上司地位高的人或尊长，你跟对方的文员说完之后就应该叫上司接过电话，告诉上司要找的人马上就会来听电话，让上司直接与对方通话。 （ ）43文员代替上司传达不利消息时，因为当这个信差很困难，所以要拖到最后一刻行动。因为上司震怒，自己转达口信的语气也应该变成上司的语气 （ × ）44当上司要求文员协助私人事务时，就把它当作是上司利用文员下属同事的关系来协助他解决私人的事务。 （ ）45介绍信的正本和存根必须一致，可以出具空白介绍信。 （ × ）46面对突发事件，值班人员有时在领导人未指示前就要采

37、取临时应急措施。 （ ）47注办是指文秘人员在文件处理单上或文尾的下角注明公文办理的结果。 （ ）48即使客观形势发生变化，也不应变更档案的密级、期限。 （ × ）49女性文员坐下后，臀部在椅子上只坐三分之二，后背离椅背有一个拳头大小距离。 （ ）50文秘人员对上司支票往来管理要谨慎小心，支票簿与印章应该一起收藏，以避免被盗用冒领。 （ × ）51办公室的灯光照明要避开自然光，最好用人工灯光。 （ × ）52文员应避免不必要的通信和邮寄，尽可能把频繁的联系集中起来分批进行。 （ ）53文员在工作时间如需要补妆，应随时随地进行。 （ × ）54如果会客室的

38、门是推开的，文员应先小步走进会客室，等客人进入后，再轻轻关上门。（ ）55文员作介绍，应先介绍地位高的人，再介绍地位低的人。 （ × ）56假如上司不准备参加某个会议，应立即将会议通知丢掉，以免干扰其他事情。 （ × ）57代表会议依法定期召开与会代表必须达到法定人数方有效，因此文员应仔细核对出席人数。 （ ）58文员对支票管理要谨慎，支票簿与印章应该一同锁入抽屉。 （ × ）59交际应酬要讲求时效，若时机错过再来补救，不但无法表达诚意，还会破坏彼此关系。（ ）60不要在酒宴上评论或附和别人对某人的议论，也不可评论菜肴的优劣。 （ ）三、简答题（每小题10分，共2

39、0分）1文员进言是指什么？进言具有什么作用？应注意什么？参考答案：（1）进言是指文员主动对上司提出意见、建议、批评或规劝；（2）参谋作用；补缺作用；增进关系作用；（3）适事、适时、适地、适度。2文员所作的完整的会议记录应该包括哪些事项？参考答案：（1）会议名称；（2）会议记录人的姓名、盖章；（3）时间（开始时间、结束时间）；（4）会议地点；（5）议题；（6）主持人、主席；（7）出席者名单；（8）会议的经过情形及结论；（9）相关的资料；（10）下次会议预定日期。3什么是文员的挡驾方法？主要的挡驾方法有哪几种？一般应怎样做？参考答案：对于上司不必要接见的来访者，不必要参加的邀请性活动，不想接听的电

40、话，由文员出面阻挡或谢绝。文员没有必要把真正原因告诉对方，只需要礼貌地、委婉地达到阻挡或拒绝的目的即可。（1）电话挡驾。上司不愿接的电话，文员要告诉对方，暂时不能接或上司不在，将内容记下，转告上司。上司不能接的电话，要另约时间，或将内容转告。（2）来访挡驾。先问情来由，判断有无必要引见给上司，或先作请示。（3）会议、活动挡驾。对无必要的会议和活动文员要替上司委婉地拒绝。4提高会议效率可以有哪些做法？参考答案：遵循法律法规、合理确定会议目标、确定必要的与会者、减少会议数量、缩小会议规模、简化会议程序、缩短会议时间、控制会议经费、分析会议成本。5简要说明会议纪要的概念，会议纪要有什么作用？形式是怎

41、样的？参考答案： 简要说明会议纪要的概念，会议纪要有什么作用？形式是怎样的？会议纪要是用来记载、传达会议情况和议定事项的一种正式公文。它是在会议记录的基础上概括、提炼而成，择要反映会议的精神和情况。会议纪要具有沟通情况、交流经验、统一认识、指导工作的作用。可以用于向上级汇报会议情况；也可以分发给平级或下属单位，以传达会议精神和议定事项，或要求与会单位共同遵守、执行。有两种形式：（1）议决性会议纪要。是与会者经过商议，对某些问题作出一致决定，需要共同遵守、执行时写下的文字依据。（2）周知性会议纪要。用于传达会议情况，传播信息、交流经验而作的纪实性文件。6什么是文员的挡驾方法？主要的挡驾法有哪几种

42、？一般应怎样做？参考答案： 什么是文员的挡驾方法？主要的挡驾法有哪几种？一般应怎样做？对于上司不必要接见的来访者，不必要参加的邀请性活动，不想接听的电话，由文员出面阻挡或谢绝。文员没有必要把真正原因告诉对方，只需要礼貌地、委婉地达到阻挡或拒绝的目的即可。（1）电话挡驾。上司不愿接的电话，文员要告诉对方，暂时不能接或上司不在，将内容记下，转告上司。上司不能接的电话，要另约时间，或将内容转告。（2）来访挡驾。先问情来由，判断有无必要引见给上司，或先作请示。（3）会议、活动挡驾。对无必要的会议和活动文员要替上司委婉地拒绝。7文员处于社交场合时，引出的话题哪些是属于合适的？哪些是不合适的？参考答案：

43、合适的话题：（1）谈话双方都感兴趣的、有共同利益的话题；（2）一般人喜闻乐见的话题；（3）显示地方或民族色彩的话题；（4）比较高雅的话题，如中外名著、展览会等；（5）积极、健康的生活体验的话题。风趣、幽默的小故事，无伤大雅的笑话。不合适的话题包括：（1）应当忌讳的话题；（2）令人不快的话题。过于敏感的话题；（3）自己不甚熟悉的话题。夸耀自己的话题；（4）庸俗的、色情的话题；（5）不宜谈论的保密的话题。8文员利用提示系统提醒上司的工作，有哪些提示系统？具体做法是怎样的？参考答案： 有电子提示系统和人工提示系统。电子提示系统的做法：在电脑中设置日程表、报警系统、一周计划以及其他提示事项，文员应该随

44、着情况的变化不断编排和修改输入的信息。人工提示系统的做法：设置基本办公日程表、固定活动日期一览表、使用提示性备忘录、准备约会表、准备特殊提示卡、准备交往提示文件。9、文员根据单位需要向外或向内发文，需要经过一系列程序即为发文处理过程。请说明这一系列过程。参考答案： （1）拟稿。（2）核稿。是指拟稿人员的上级负责人对初稿的审查和核实。（3）签发。指机关领导人对文稿的最后审定、签字发出。（4）编号。已经签发的文件，由文秘人员统一编排发文字号。（5）缮印。对已经签发的文件定稿进行眷清、复印或排版印刷。（6）校对。指将文件的眷写稿、打印稿或清样按定稿核对校正。（7）用印，是指在完成的文件上加盖机关印章

45、。（8）登记。（9）分发。指对准备发出的文件进行分装和发送。10文员受上司指示，向对方要求约会时应注意哪些要点？决定时间、地点时要注意什么？参考答案： （1）要获得上司的许可；（2）如果用写信的方式，在等到对方收到信后，再打电话给对方的文秘人员以确认。（3）要正确告知对方赴约者的姓名、职务、目的、时间、地点、方式（早餐会、午餐会等）、所要的时间等等；（4）约定好以后，一定要向上司汇报，并填写在日程安排计划表上。还应准备约会所需要的文件资料。（5）星期一早上、周末、即将下班之前、午餐前后不要安排约会；（6）对方的休息日、节假日或有特殊政治和宗教意义的日子不要安排约会；（7）公司有重大活动的那一天

46、不宜安排约会；（8）地点选择对方比较方便的地方，还应考虑约会的礼仪规格、是否需要保密、是否需要就餐等因素。11单位印章主要有哪些？印章的刻制和使用有哪些规定？参考答案： （1）单位印章、套印章；（2）钢印、领导人签名章、其他印章；（3）刻制公章有两种情况：一种是由上级主管机关刻制颁发；（4）另一种由法人代表申请，经主管部门批准，公安部门登记后由专门刻制厂刻制；（5）公章一般由指定的文秘人员统一使用，其他印章也应专人专用；（6）加盖公章，是哪一级的公章，须经哪一级的负责人批准，并审核签名；（7）将盖用文件名称、编号、日期、签发人、领用人、盖章人等项详细登记；（8）加盖印章必须做到用力均匀，使印章端正、完整，不歪斜、更不能颠倒；（9）凡以单位名义发出的公文、信函等都必须加盖单位公章方能有效。12按照2000年国务院行政机关公文处理办法的规定，国务院规定的行政公文共有几类几种？参考答案： （1）命令（令）；（2）决定；（3）公告；通告；（4）通知；通报；（5）议案；（6）报告；（7）请示