文件制度管理规定

1、文件制度管理规定1 目的与范围1.1 目的 为统一公司各项文件的编写、发放的管理，规范文件文本，确保公司内所有单位使用的文件具有统一性和有效性，特制定本规定。1.2 适用范围本规定适用于公司所属各单位。1.3 应用领域本公司之人事任免、机构设立、制度、规定、办法、程序、标准等各项文件的编写、下发与管理。2 参考文件中共中央办公厅和国务院办公厅于2012年4月16日联合下发的（中办发（2012）14号）党政机关公文处理工作条例等。3 术语和定义 3.1三级文件：本公司按照发文级别将公司文件分为三级。公司三级文件包括： 一级文件：公司下发的人员任免、机构设立、制度、规定、办法、程序、标准等文件。二

2、级文件：各管理组下发的对管辖内容具有约束力的文件。三级文件：管理组下发的对本组具有约束力的文件。3.2外来文件：指来源于公司外部用以指导、约束本公司某些作业的文件。3.3公司公文和种类3.3.1决议：适用于公司按公司章程决定重大事项，部署公司全局工作。3.3.2决定：适用于对重要事项或重要行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销所属企业不适当的决定事项。3.3.3通告：适用于公布各有关方面应当遵守或周知的事项。3.3.4通知：适用于批转所属单位的公文，转发上级机关或不相隶属部门的公文，传达要求所属单位办理和有关单位周知或者要共同执行的事项，任免和聘用人员。业务通知是为了减少红头文件的数量

3、，规范公司内部专项业务或者事项管理设定的公司内部文种。3.3.5通报：适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或情况。3.3.6报告:适用于向上一级部门或者向党政机关、其他行业管理部门汇报工作、反映情况、回复政府及其部门的询问。3.3.7请示：适用于向上级请求指示、批准。3.3.8批复：适用于批准所属单位请示的重要事项（不同意用“复函”）。3.3.9意见：适用于对重要问题提出见解和处理方法。可用于上行文、下行文和平行文。3.3.10函：适用于不相隶属部门、单位之间商洽工作，询问和答复问题，向无隶属关系的部门请求批准，答复所属单位一般审批事项的请示可以用“复函”。3.3.11会议纪要：适用于记载和

4、传达会议情况和决定事项。3.4公司向党政机关行文，常用“请示”、“报告”和“意见”。请求需答复的事项，必须用“请示”；汇报无需答复的事项，应用“报告”；回复对一般问题、事情的看法，可以用“意见”。4 职责4.1行政管理组负责本规定的编写、分发和保管。4.2行政管理组组织对各单位文件编制人员、管理人员进行本规定的理解与应用培训。4.3文件、制度的编写、审核、批准、发放。4.3.1文件编制人员在编写过程中，要遵照国家法律法规、行业标准规定和紧密结合公司实际；注重实用；内容的实际操作性要强；语言要通俗易懂。4.3.2文件在编写完成后，发相关管理人员审核，征求意见。4.3.3一级文件经副总指挥审核后，

5、由编写单位在OA中办理发文单，走发文流程，正式发文。4.3.4管理组和组内分别对二、三级文件进行审批和维护，由行政管理组统一编号并备案。4.4编制单位或主管单位对试行期内的一级文件收集意见并修订，试用期满前修订后向相关管理人员征求意见，向副总指挥申请批准发布。4.5正式实施的一、二、三级文件由主管单位负责跟踪与维护。5 管理要求5.1 基本要求 5.1.1文件制度的编制，不准违背法律法规、行业标准规定、公司规章制度和管理规定，要紧密结合公司实际，保证文件制度的科学性、适用性和可实施性。5.1.2公文要求情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清晰，字词规范，标点正确，篇幅力求简短。5.1.

6、3草拟“请示”必须说理清晰透彻，要求明确妥当；草拟“报告”必须综合情况，叙述完整而简练；草拟“意见”必须切合实际，有较强的针对性和可靠性；草拟“通知”必须结构严谨，专业术语用词准确。5.1.4公文的文种应当根据行文目的、公司与主送单位的行文关系确定。5.1.5人名、地名、数字、引文、词句使用要规范、准确；引用公文应当先列标题，后引发文字号。引用外文应当注明中文含义。日期应当写明具体的年、月、日。5.1.6应当使用国家法定计量单位。5.1.7公文标题、正文及附件等可使用规范简称。文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称，且文内简称必须统一。使用国际组织外文名称或其缩写形式，应当在第一次出现时

7、注明准确的中文译名。5.1.8公文中的数字，除结构层次序数和在词、词组、贯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。5.2格式要求5.2.1公文格式5.2.1.1 版头(1)发文机关标识字体：宋体；(2)发文字号：3号仿宋_GB2312体字,用六角括号，序号不编虚位；(3)“签发人”：3号仿宋_GB2312体字；(4)签发人姓名：3号楷体_GB2312体字；(5)红色反线156。5.2.1.2主体(1)标题：由发文机关名称、事由和文种组成。用小2号宋体字加粗，红色反线下空2行，分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，长短适宜，间距恰当，标

8、题排列应当使用梯形或菱形。(2)主送机关：公文的主要受理机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。编排在标题下空一行，左侧顶格号仿宋_GB2312体字编排，回行时仍顶格，最后一个主送机关名称后标全角冒号。(3)正文：用3号仿宋_GB2312体字，每面排22行，每行排28字，每个自然段左空二字，回行顶格。文中结构层次序数依次可以用“一、”“（一）”“1、”“（1）”标注；一般第一层用黑体字、第二层用仿宋_GB2312体字加粗、第三层和第四层用仿宋_GB2312体字标注。(4)附件：如有附件，在正文下空一行左空二字编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称。如有多个附件，使用阿拉伯数字标

9、注附件顺序号（如“附件：1. ”）；附件名称后不加标点符号。附件名称较长需回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐。附件应当另面编排，并在版记之前，与公文正文一起装订。“附件”二字及附件顺序号用3号黑体字顶格编排在版心左上角第一行。附件标题居中编排在版心第三行。(5)发文署名：单一机关行文时，在正文（或附件说明）下空一行右空二字编排发文机关署名，在发文机关署名下一行编排成文日期，首字比发文机关署名首字右移二字，如成文日期长于发文机关署名，应当使成文日期右空二字编排，并相应增加发文机关署名右空字数。(6)成文日期中的数字：用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01）

10、。公文的成文日期以负责人签发的日期为准，联合行文以最后签发机关负责人的签发日期为准。经会议批准的文件，以会议通过的日期为准。5.2.1.3版记(1)分隔线：版记中的分隔线与版心等宽，首条分隔线和末条分隔线用粗线，高度0.35 mm；中间的分隔线用细线，高度0.25 mm。首条分隔线位于版记中第一个要素之上，末条分隔线与公文最后一面的版心下边缘重合（即正文边框）。 (2)抄送机关：如有抄送机关，一般用4号仿宋_GB2312体字，在印发机关和印发日期之上一行，左右各空一字编排。“抄送”二字后加全角冒号和抄送机关名称，回行时与冒号后的首字对齐，最后一个抄送机关名称后标句号。如需把主送机关移至版记，除

11、将“抄送”二字改为“主送”外，编排方法同抄送机关。即有主送机关又有抄送机关时应当将主送机关置于抄送机关之上一行，之间不加分隔线。(3)印发机关和印发日期：印发机关和印发日期一般4号仿宋_GB2312体字，编排在末条分隔线之上，印发机关左空一字，印发日期右空一字，用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01），后加“印发”二字(4)页码：用4号半角宋体阿拉伯数字，编排在公文版心下边缘之下，数字左右各放一条一字线（如：-1-）；一字线上距版心下边缘7 mm。单页码居右空一字，双页码居左空一字。公文的版记页前有空白页的，空白页和版记页均不编排页码。公文的附件与正文一起装

12、订时，页码应当连续编排。5.2.2程序文件格式5.2.2.1标题：宋体三号加粗。5.2.2.2正文：宋体小四号字，编号：按照多级符号依次排列,例如:“1 1.1 1.1.1 1.1.1.1排列”。5.2.2.3 发文署名：宋体小四号字。5.2.2.4日期：宋体小四号字。5.3 文件下发要求5.3.1行政管理组与各管理组的文件管理人员，依照文件内容对三级文件予以整理、校准编号后下发文件。5.3.2文件的格式均统一标准：上行文格式参考上行文格式（附件1）；下行文格式参考下行文格式（附件2）。另外，公司技术文件，如操作规程、技术说明书、施工图纸、装置PID图等由技术工艺组进行编号和统一管理，参照工艺

13、安全信息管理程序和部门的相关规定执行，本规定对此不作详细规定。5.3.3本公司所有文件第一次发行为第A版，第一次修订为该版第1次修订，依此类推。5.3.4一级、二级文件发行对象以文件负责单位的要求为准，发行份数依所辖部门的实际需要决定。5.3.5文件管理员必要时，以电子档的形式进行发放。5.4修订5.4.1凡公司所属员工5至10人以上对其担当业务相关文件，发觉有不适、质疑、难以施行或需要有所改善时，可随时向文件的维护单位提出修订申请。5.4.3 修订审核后，依照文件级别，行政管理组或文件的维护单位，重新依本管理规定发行新版文件。5.4.3一级、二级文件每次修订后重新下发。纸质一级、二级文件再版

14、发行时，应同时将旧版文件收回销毁，同时行政管理组及时更新公司正在运行的一级、二级文件的清单信息。编制单位和行政管理组的文件管理人员，应对所保留的原始草案、存档作废。5.5文件保管5.5.1各项文件发放到各组后，各组指定专人负责保管或存储，以方便调阅。5.5.2 行政管理组将文件的电子文档放入公司的档案存储专用电脑上。5.6文件保密管理公司拥有文件的知识产权，按文件秘密级别，按保密管理办法执行文件保密管理。6 审核、复核、更新与培训6.1 行政管理组负责组织本规定的编制与修订；对文件制度管理规定提供辅导和审核。6.2 行政管理组是本规定的日常管理维护部门，负责对执行情况的跟踪和规定的更新，并保留本规定各版本的留存记录和修改明细。7 附录附件